6 sfaturi pentru dezvoltarea unui flux de lucru eficient pentru conținut [+Șablon]

Scrierea de conținut este atât un proces creativ, cât și orientat spre afaceri și, ca atare, trebuie să urmeze reguli clar definite pentru a fi eficient și productiv. Cel mai bun mod de a realiza acest lucru este să configurați un flux de lucru de conținut și să oferiți informații detaliate despre fiecare etapă a conductei.

În timp ce organizarea și creativitatea sunt de cele mai multe ori considerate incompatibile, atunci când punctele lor forte sunt combinate, companiile pot optimiza și îmbunătăți producția de conținut. Acest lucru dă putere tuturor celor implicați să se concentreze pe munca lor, mai degrabă decât să piardă timp și energie descoperind procesul și rolul lor în acesta. În plus, atunci când fluxul de lucru este documentat și lipsit de ambiguitate, riscul de greșeli și întârzieri este minimizat.

În acest articol, vom oferi o listă de sfaturi și trucuri aplicabile pentru dezvoltarea unui conținut eficient și a fluxului de lucru editorial. Tehnicile pot fi aplicate atât marketingului de conținut, cât și jurnalismului și adaptate oricărui tip de conținut.

Așa că citiți mai departe pentru a vă eficientiza eforturile și pentru a vă crește rezultatele!

1. Păstrați un stoc solid ca rezervă

Nu contează ce spune cineva, regula numărul unu pentru un flux de lucru de conținut eficient și de succes este păstrarea unui stoc solid de conținut.

Chiar dacă aveți un proces solid și rezistent la glonț și nu există un singur leneș în mijlocul echipei dvs., ar trebui să fiți pregătit să faceți față potențialelor eșecuri în producție. Acestea pot fi cauzate de zilele libere, capcanele de productivitate, factori externi neaștepți, fluctuația angajaților și altele. Cea mai bună modalitate de a evita aceste întârzieri este să aveți la îndemână un stoc de articole care sunt în așteptare și gata să fie publicate.

În acest fel, veți avea flexibilitatea de a schimba prioritățile, de a explora idei noi și de a gestiona situațiile de urgență fără a afecta integritatea calendarului dvs. editorial. Publicarea regulată și la timp este vitală pentru strategia ta și, pentru a-ți păstra publicul și a menține implicarea, ar trebui să fii capabil de consecvență în toate circumstanțele.

În plus, deținerea unei copii de rezervă sau a stocului vă permite să mențineți calitatea conținutului, deoarece nu trebuie să vă grăbiți nicio etapă a procesului de creație și să aveți suficient timp pentru a șlefui fiecare piesă pe care o produceți.

Cu toate acestea, dacă abia începi cu eforturile tale de conținut și ai un personal scurt, acest lucru poate fi dificil de realizat, deoarece oricum ți-ar putea fi greu să ții pasul cu programul tău. Cea mai sigură cale de acțiune în acest caz este să construiți un stoc înainte de a începe să publicați complet. Acest lucru va minimiza stresul implicat de respectarea termenelor limită și se va asigura că strategia dvs. nu va fi compromisă atunci când aveți scurt timp.

2. Planificați procesul de creare a conținutului

A mapa procesul de creare a conținutului înseamnă a enumera pașii fluxului de lucru de conținut în ordine consecutivă și a adăuga un scurt rezumat despre fiecare. Furnizarea acestor informații în alb-negru (sau, de ce nu, într-o grafică color) ajută companiile să eficientizeze crearea de conținut și se asigură că nimeni nu înțelege greșit locul lor în el.

Transparența pe care o oferă harta poate beneficia foarte mult atât managementului, cât și angajaților, deoarece le permite oamenilor să-și îndeplinească sarcinile fără a rata pași importanți ai procesului. Ca rezultat, producția funcționează fără probleme, iar potențialele blocaje sunt clar vizibile și mai ușor de gestionat.

Ce pași să includeți depind de tipul de conținut pe care îl creați și de ce membri ai echipei fac parte din proces. În plus, trebuie să configurați un flux de lucru individual pentru fiecare tip de conținut din calendarul dvs.

La sfârșitul acestui articol, oferim un șablon de flux de lucru de conținut pentru crearea de articole și postări de blog. Referirea la acesta vă poate ajuta să vă faceți o idee despre ce să includeți în al dumneavoastră.

3. Pregătiți documentația exhaustivă

Pe lângă rezumarea a ceea ce implică fiecare pas al fluxului de lucru de conținut, ar trebui să furnizați documentație exhaustivă despre cum să-l implementați. În ea, ar trebui să descrii ce se așteaptă de la persoana căreia îi este atribuită sarcina, unde poate găsi resurse suplimentare și la cine să apeleze în cazul în care are întrebări suplimentare.

Pe scurt, ar trebui să ofere instrucțiuni clare care să permită fiecărei persoane să-și îndeplinească sarcinile fără eșecuri și incertitudine.

Documentația se poate referi la liniile directoare ale mărcii și la baza de cunoștințe sau poate fi prezentată sub forma unui pdf autonom.

În plus, asigurați-vă că furnizați o listă cu orice instrumente care pot sau ar trebui utilizate în acest proces, precum și instrucțiuni despre cum să le utilizați. Dacă este necesar, asigurați instruire și încurajați angajații să solicite asistență dacă nu au încredere în abilitățile lor.

4. Distribuiți responsabilitățile în mod corespunzător

Fiecare persoană ar trebui să fie conștientă de pașii pentru care este responsabil și cine este responsabil de restul. În acest fel, ei vor ști cui să treacă sarcina atunci când își vor îndeplini partea și, de asemenea, la cine să apeleze în caz de eșecuri.

În plus, trebuie să existe o singură persoană responsabilă de întregul proces, acesta poate fi un manager de proiect, un strateg de marketing de conținut, un manager de conținut sau un proprietar de proiect dedicat. Această persoană se asigură că conținutul creat se încadrează în strategia de conținut a companiei, atenuează problemele și monitorizează performanța conținutului odată publicat.

Cu toate acestea, rețineți că, în diferite companii, rolurile fluxului de lucru de conținut pot fi combinate pentru a fi implementate de un expert în marketing sau pot fi mai multe persoane la locul de muncă.

De asemenea, pentru ca fluxul de lucru de conținut să se desfășoare fără probleme, fiecare membru al echipei ar trebui să știe cui își poate delega responsabilitățile, în cazul în care trebuie să lipsească. În acest fel, zilele de vacanță sunt mai puțin susceptibile de a crea blocanți sau probleme de producție.

5. Definiți intervalele de timp pentru sarcini

Această parte a fluxului de lucru de conținut rămâne adesea trecută cu vederea, dar poate deveni cu ușurință motivul pentru care o faceți sau o întrerupeți.

În documentație, ar trebui să furnizați instrucțiuni clare cu privire la cât timp este de așteptat să dureze fiecare sarcină. În caz contrar, riști posibilitatea ca oamenii să-și înțeleagă greșit prioritățile și să creeze blocaje.

În plus, toată lumea trebuie să fie conștientă nu numai de propriile perioade de timp, ci și de cronologia întregului proces, astfel încât să își poată planifica sarcinile în mod corespunzător, zilnic, săptămânal și lunar.

Cu toate acestea, asigurați-vă că termenele și termenele limită furnizate sunt realiste și realizabile. Nu este nevoie ca toată lumea să aibă zeci de sarcini restante. Acest lucru demotivează oamenii. Dacă observați că personalul rămâne în urmă în mod regulat, ar trebui să investigați de ce și să vă revizuiți strategia dacă este necesar.

6. Implementați un instrument BPM

Instrumentele de management al proceselor de afaceri (BPM) facilitează urmărirea și monitorizarea proceselor, identificarea problemelor și menținerea tuturor pe drumul cel bun cu munca lor. Acestea nu numai că promovează transparența, dar pot simplifica fluxul de lucru pentru conținut atât pentru management, cât și pentru angajați.

Există multe soluții SaaS BPM disponibile care sunt accesibile atât pentru organizațiile mici și mijlocii, cât și pentru întreprinderile mari. Implementarea unuia în compania dvs. vă poate oferi o imagine de ansamblu mai bună nu numai asupra fluxului de lucru al conținutului, ci și asupra tuturor operațiunilor. În plus, poate îmbunătăți comunicarea, permite managementului să aibă o abordare mai individuală a performanței angajaților și poate contribui la o productivitate mai bună.

În plus, facilitează stabilirea și respectarea termenelor limită. Fluxul de lucru poate fi organizat în șabloane și poate afișa notificări pentru apropierea termenelor limită. În plus, poate fi automatizat și ajustat atunci când este necesar.

Bonus: șablon de flux de lucru de conținut

Am creat un șablon de flux de lucru pentru conținut, care poate fi folosit atunci când publicați articole și postări pe blog. Îl puteți adapta la nevoile dvs. de afaceri în funcție de pașii din conducta dvs. și de resursele pe care le aveți la dispoziție.

Harta de creare a continutului:

1. Brainstorming și sugestie de titlu. Crearea unei liste de titluri de conținut sau postări pilon care contribuie la strategia companiei. Adăugarea titlurilor în calendarul editorial și atribuirea lor scriitorilor. Persoana responsabilă: Strategist și/sau scriitor Perioada de timp: Ar trebui să se facă cel puțin o dată pe lună pentru a se asigura că există suficiente subiecte pentru a alimenta canalul.
2. Cercetarea cuvintelor cheie. Găsirea celor mai buni termeni de căutare pentru fiecare titlu care să corespundă intenției utilizatorului cu obiectivele companiei. Furnizarea unei liste de subteme care trebuie menționate pentru a asigura o acoperire aprofundată a subiectului. Persoana responsabilă: Strategist și/sau scriitor Perioada de timp: Cuvântul cheie principal trebuie furnizat în timpul sugestiei de titlu. Termeni și subiecte de căutare suplimentare pot fi livrați ulterior.
3. Scurtă și atribuire de titlu . Furnizarea de informații despre modul în care subiectul va fi abordat și atribuirea acestuia unui scriitor. Persoana responsabilă: Strategist, manager de conținut și/sau scriitor Perioada de timp: Conform calendarului editorial și intervalelor de timp ale procesului. Ar trebui să fie livrat cu suficient avans pentru a se asigura că echipa poate implementa sarcina la timp.

4. Cercetare și schiță. Cercetarea subiectului și conturarea articolului. În funcție de abilitățile, experiența și cunoștințele scriitorului cu privire la subiect, aceștia pot fie să trimită schița spre aprobare, fie să continue direct la scrierea articolului și să trimită schița odată ce este gata. Persoana responsabilă: Scriitor Perioada de timp: 1 zi

5. Scris. Crearea textului, optimizarea lui cu cuvinte cheie și formatarea corectă cu titluri și subtitluri. Scriitorul poate adăuga, de asemenea, legături interne și să ofere o listă de articole conexe, precum și să sugereze linkuri externe către cercetări, statistici și informații relevante. Scriitorul ar trebui să ofere, de asemenea, idei pentru imagini și grafice. Persoana responsabilă: Scriitor Termen: 2 zile
6. Revizuire. Revizuirea textului pentru a vă asigura că se potrivește cu brief-ul și că este în conformitate cu cerințele companiei. Persoana responsabilă poate efectua și o verificare a plagiatului pentru a confirma că conținutul este original și nu creează probleme de duplicare. Apoi, ei atribuie sarcina înapoi scriitorului pentru a implementa modificări și pentru a face ajustări, dacă există. Persoană responsabilă: manager de conținut sau scriitor senior Perioada de timp: 1 zi
7. Aprobare expert în materie. În funcție de subiect, textul poate fi desemnat să fie revizuit de un expert care poate verifica greșelile de fapt și alte probleme și poate sugera îmbunătățiri. Persoana responsabilă: expert în domeniu Termen: 1 zi
8. Editare. Revizuirea textului pentru a elimina greșelile gramaticale și de ortografie și problemele de lizibilitate. Persoana responsabilă: Editor Perioada de timp: 1 zi
9. Design grafic. Formatarea tuturor imaginilor și capturilor de ecran furnizate, realizarea unei imagini prezentate și crearea elementelor grafice, vizuale, infografice, GIF-uri solicitate etc. Odată ce imaginile au fost aprobate, conținutul este gata pentru publicare.
   
   Responsabil: Designer grafic Perioada de timp: 2-3 zile
10. Încărcare și publicare. Încărcarea conținutului pe CMS, împreună cu imaginile. Persoana responsabilă se ocupă de orice optimizare SEO suplimentară, cum ar fi markupul schemei, meta-descrierea, etichetele alt imagine, optimizarea URL-ului și așa mai departe. Odată făcut acest lucru, conținutul este publicat online. Persoana responsabilă: Manager de conținut Perioada de timp: 1 zi, în funcție de programul de conținut
11. Distributie. Reutilizarea conținutului pentru strategia de marketing omnicanal a companiei, inclusiv partajarea rețelelor sociale, buletine informative prin e-mail, podcasturi, videoclipuri etc. Acest pas poate include reclame și text suplimentare, care pot face obiectul unui flux de lucru diferit de conținut. Responsabil: Social media manager, email marketing manager Durata: 1 zi, in functie de programul respectiv

Documentatia necesara:

• Lungimea conținutului (în cuvinte sau caractere)
• Tonul vocii
• Vocabular și stil
• Formatare
• Șabloane
• Structura
• Stilul casei de titlu
• Utilizarea virgulelor Oxford
• Instrumente de scriere și SEO

Lista resurselor suplimentare:

• Design grafic și linii directoare vizuale
• Orientări pentru rețelele sociale
• Ghid de marketing prin e-mail

Concluzie

Deși este posibil să rulați cu succes crearea de conținut fără un flux de lucru, omiterea de a documenta procesul și de a oferi instrucțiuni clare tuturor celor implicați compromite, fără îndoială, eficiența.

Oferind linii directoare și intervale de timp și distribuirea responsabilităților în consecință, faceți posibil ca oamenii să-și facă treaba fără distragere. Fluxul de lucru poate fi atât o foaie de parcurs care permite oamenilor să navigheze cu încredere în proces, cât și o rețea de siguranță care oferă securitate cu privire la modul de a proceda în caz de îndoială.

Acestea fiind spuse, cel mai mare beneficiu al fluxurilor de lucru este că fac minuni pentru productivitate și pot transforma o echipă într-o mașină bine unsă.