6 moduri de a reduce cheltuielile de afaceri (și de a crește veniturile!)

Ți-ai dat seama că trebuie să reduceți costurile afacerii și să reduceți în principal cheltuielile, dar vă faceți griji că vă paralizați afacerea?

Nu vă faceți griji, vă avem acoperit! Al doilea episod din seria Survive and Thrive se concentrează pe reducerea inteligentă a cheltuielilor din afacerea dvs. și pe pregătirea dvs. pentru succesul pe termen lung!

Gazdele Alisa Meredith și Jeff Sieh li s-a alăturat nimeni altul decât Andrew English, propriul director financiar al Tailwind, pentru a-i învăța pe spectatorii noștri ce trebuie să știe despre a-și rezolva cheltuielile de afaceri pe termen scurt.

Urmărește emisiunea completă de mai jos și derulează în jos pentru a vedea notele emisiunii, concluziile cheie și o fișă de lucru minunată care te va ajuta să-ți faci față propriilor costuri!

Urmărește reluarea completă pe FB Live

Faceți cunoștință cu Andrew English, director financiar la Tailwind App!

Andrew English (alias Andy), iubitul nostru director financiar a intrat în acest episod special Survive and Thrive pentru a discuta despre subiectul său preferat:

Bani! Mai exact, salvarea lui.

Numit frecvent „James Bond of Finances” în jurul biroului, Andy are o mulțime de cunoștințe și experiență acumulate de peste 16 ani în gestionarea finanțelor în industriile tehnologice și media .

Înainte de a se alătura echipei Tailwind, Andy a fost VP of Finance la publicația internațională The Economist . Inutil să spun că dacă ai întrebări despre gestionarea banilor tăi, el este cel care trebuie să-l întrebe!

Am fost atât de onorați încât a luat o pauză de la a căuta chitanțele de cheltuieli de la echipa Tailwind (îmi pare rău, Andy!) pentru acest FB Live special.

Continuați să citiți pentru a obține sfaturi utile și perspective despre cum să vă reduceți cheltuielile de afaceri și să vă creșteți veniturile.

Și nu uitați să descărcați foaia de lucru gratuită pe care am creat-o pentru a vă ajuta să faceți față tuturor acestor cheltuieli chiar acum!

Sfatul #1: Începeți prin a sorta cheltuielile de afaceri

Când vine vorba de a determina ce cheltuieli pot fi reduse, Andy începe cu un sistem simplu de sortare.

Mi-am petrecut ultimele două sau trei săptămâni coborând lista noastră de vânzători, listându-i pe toți. Care este numele lor, cât sunt, care este data viitoare când trebuie să le plătim și cât este acesta?

Apoi, în esență, le împart în trei grupuri: există „ Mult-Haves ”, „ Adaugă valoare, dar are nevoie de revizuire ” și apoi „ Nu am nevoie ”. Acestea sunt lucruri de care ne putem lipsi cu ușurință sau sunt neglijențe pentru care trebuie să facem ceva.

Andy English

Apoi, el trasează un alt plan de atac, pe baza în care găleată se încadrează un vânzător!

Căutați oportunități de a economisi din „must-haves”

Probabil că nu poți scăpa în siguranță de elementele tale obligatorii, deoarece acestea sunt esențiale pentru operațiunile tale de afaceri . Cu toate acestea, asta nu înseamnă că nu poți căuta oportunități de a economisi niște bani pe ele!

De exemplu, dacă utilizați o platformă software bazată pe utilizatori, toți membrii companiei dvs. au nevoie de o licență pentru a o accesa?

Chiar dacă trebuie să reduceți locuri în software-ul dvs. pe termen scurt pentru a face față COVID-19, aceasta poate fi o modalitate ușoară de a economisi niște bani - și le puteți oricând să le adăugați înapoi atunci când lucrurile se încep!

Cântărește găleata „Adaugă valoare” și fii pregătit să iei decizii dificile

Pentru Andy, grupul de valoare adăugată tinde să conțină lucruri care generează valoare afacerii, dar nu au un impact imediat asupra operațiunilor . Acestea pot arăta ca un software, un antreprenor sau o resursă de proiectare, de exemplu!

Lucrul dificil la această găleată este că de obicei există un anumit impact al reducerii acestor cheltuieli.

Sunt adesea lucruri care, dacă le-am îndepărta, ar avea un impact pe termen lung asupra afacerii noastre. S-ar putea să nu vedem acest lucru peste noapte, dar nu reduceți doar valorile adăugate, deoarece vă va afecta afacerea la un moment dat.

Deci, aceasta este cea mai dificilă găleată de parcurs, există o mulțime de cântăriri unul față de celălalt.

Andy English

Deci, cum începi să iei acele decizii? Vă ajută să țineți două sau mai multe dintre articolele din această găleată unul împotriva celuilalt și să vă dați seama care dintre ele vă oferă cea mai mare valoare, vă economisește cel mai mult timp sau oferă cea mai bună rentabilitate a investiției dvs.

Reduceți-vă cheltuielile „nu aveți nevoie”.

Această găleată este cel mai ușor de abordat, iar dacă ești copleșit, Andy sugerează să începi de aici .

Există un sentiment de a prelua controlul asupra ei, simțind că ai făcut-o, că este bifat. Cu siguranță, m-a făcut să mă simt mai bine în ceea ce privește progresul pe care îl facem în ceea ce privește costurile, la fel de mult cu suma pe care am economisit-o în ultimele săptămâni!

Andy English

În această găleată sunt lucruri pentru care pur și simplu nu trebuie să cheltuiești bani acum. Nu trebuie să fie întotdeauna o anulare strictă a unui software sau serviciu. Poti de asemenea:

• Treceți la un plan de nivel inferior
• Reduceți numărul de utilizatori
• Anulați suplimentele, serviciile și funcțiile pe care nu le utilizați
• Îndepărtarea duplicatelor

De exemplu, Andy a găsit recent trei abonamente software pentru desfășurarea întâlnirilor și două pentru programarea lor în uz în companie. Acestea sunt duplicate și o modalitate ușoară de a reduce cheltuielile care nu sunt cruciale.

Sfat profesionist: nu trebuie să economisiți revizuirea furnizorilor și abonamentelor pentru momente grele. Pune o notă în calendar la fiecare 6 luni pentru a-ți revizui cheltuielile și pentru a te asigura că cheltuiești cu înțelepciune!

Sfatul #2: Fiți confortabil să vorbiți despre bani

Pentru a profita la maximum de primul nostru sfat, va fi foarte important să vă simțiți cât mai confortabil vorbind despre bani . Dacă acest lucru se simte incredibil de ciudat, nu transpirați! Utilizați funcția de chat dacă este disponibilă.

Înainte de a începe să vă ocupați de primele două găleți și să căutați oportunități de a reduce cheltuielile sau de a schimba planurile, subliniați foarte clar următoarele. Puteți folosi un document Word și chiar să copiați și să lipiți dacă intenționați să vorbiți cu mai mulți furnizori!

Iată ce trebuie adresat:

• În ce situație vă aflați (de exemplu: trebuie să reduc costurile imediat)
• De ce faci asta (de exemplu: încerc să economisesc bani din acest motiv)
• Scopul pe care doriți să-l atingeți (de exemplu: trebuie să economisesc X suma sau trebuie să obțin o reducere de 50%)
• Întreabă pentru ajutor

Când vorbești cu cineva, de 9 ori din 10 vei primi un răspuns mai bun decât trimiterea unui e-mail. Fii transparent și clar; în mod realist, ei sunt acolo încercând să ajute.

Andy English

Aflați cum puteți reduce costurile fără a cere doar o reducere

Pentru a facilita ambele părți să găsească o soluție comună, este util să aveți câteva opțiuni pregătite, mai degrabă decât să solicitați doar o reducere .

De exemplu, puteți trece la un alt contract, puteți reduce utilizatorii sau puteți aranja să amânați plata, păstrând serviciul pentru încă câteva luni?

Când vă faceți temele despre soluții potențiale, oferiți vânzătorilor și contractorilor mai mult spațiu pentru a găsi o soluție care să funcționeze pentru amândoi - astfel încât situația să se transforme într-un câștig pentru toate!

Apelați contractorii sau persoanelor care au lucrat personal cu dvs

O parte importantă a negocierii contractelor și a reducerii cheltuielilor este păstrarea relațiilor. Dacă ați lucrat personal cu un antreprenor sau un freelancer sau un furnizor de servicii, ar trebui să alegeți să le dați un apel telefonic sau să intrați într-un chat video pentru a discuta.

Consultați planul pe care l-ați făcut și subliniați motivul din spatele întrebării dvs.

De ce este cu adevărat important – ar putea fi menținerea afacerii pe linia de plutire, asigurarea faptului că poți oferi lucruri pentru familia ta, etc. De ce este foarte important să comunici, deoarece oamenii sunt receptivi la asta și înțeleg. Suntem în asta împreună.

Andy English

Căutați aici soluții comune care pot reduce costurile în orice mod care are sens. Poate că este vorba de renegocierea domeniului de aplicare a serviciilor, cererea de plată amânată sau ceva mai specific relației.

Mai presus de toate, fii deschis, transparent și lucrează pentru a păstra relația. La urma urmei, această situație nu va dura pentru totdeauna!

Sfatul #3: Combină-ți plățile pentru reînnoiri automate

Nu este nimic mai rău decât să uiți de o aplicație sau un abonament la o platformă, doar pentru a vedea că îți atinge contul bancar în cel mai rău moment posibil!

Asigurați-vă că enumerați datele de plată și de reînnoire – iar dacă știți că este un abonament de care nu veți avea nevoie în viitor, anulați-l acum.

Avem lucruri pentru care plătim anual din cauza unei reduceri, dar știm că nu vom avea nevoie pe termen lung.

Dacă aveți oricare dintre acestea, intrați și anulați-l acum, timp de trei luni sau șase luni... ori de câte ori se termină, astfel încât să nu fiți lovit de acea reînnoire automată.

Andy English

Sfat #4: Citiți literele mici ale contractelor dvs

Pe măsură ce trecem la o nouă normalitate de lucru de acasă, evenimente anulate și uși închise, este important să vă cercetați contractele pentru clauze care vă pot ajuta.

De exemplu, clauzele de forță majoră vă permit să explorați anularea contractelor în caz de dezastru sau forțe care nu sunt sub controlul dumneavoastră . Acest lucru vă poate elibera unele cheltuieli și vă poate pune înapoi în buzunar banii de care ați putea avea nevoie!

Negociați închirierea pentru spații de afaceri sau birouri

Închirierea spațiului de birouri, în special spațiul de coworking, s-ar putea să vă fie inutil acum. Dacă vă puteți anula închirierea într-un spațiu de coworking precum We Work, încercați să faceți asta – sau reduceți contractul la minimumul de locuri pe termen scurt.

Merită să discutați cu managerul de cont, proprietarul sau managerul clădirii pentru opțiunile de închiriere – întreruperea contractelor sau amânarea plății până când vremurile sunt mai bune și afacerea revine.

Discutați cu brokerii dvs. de asigurări pentru orice asistență potențială

Veți dori să contactați brokerii sau furnizorii dvs. de asigurări mai devreme decât mai târziu din două motive.

1. Actualizați-vă adresa pentru ca ei să știe unde vă aflați.
2. Întrebați dacă există ceva în oricare dintre politicile dvs. care vă va proteja în acest timp

De exemplu, pierderea de venit poate fi încorporată undeva sau ceva în asigurarea dvs. de proprietate care ar putea însemna o rambursare sau acoperire a cheltuielilor.

Mai presus de toate, asigurarea nu este o cheltuială pe care ar trebui să o reduceți dacă vă puteți ajuta cu nimic. Evitarea riscului potențial pentru cost merită – dezavantajul problemelor majore fără asigurare este atât de rău încât merită să îl păstrați dacă puteți.

Dacă trebuie să reduceți cheltuielile de asigurare, explorați mai întâi mutarea datelor de plată, amânarea plății sau tăierea părților din acoperire, astfel încât să aveți în continuare un fel de plasă de siguranță – chiar dacă este mai puțin!

Sfatul #5: Faceți un plan de luptă pentru taxe

Vestea bună este că Ziua Taxelor a fost amânată de câteva luni. Acest lucru înseamnă unul dintre cele două lucruri pentru tine, în funcție de situația fiscală.

Dacă știți că veți datora impozite guvernului, așteptați să depuneți. Puteți întârzia gestionarea acestei cheltuieli cu câteva luni, păstrând acei bani în buzunar atunci când aveți nevoie.

Cu toate acestea, dacă știți că vi se datorează o rambursare, primiți reclamația cât mai curând posibil. IRS accelerează procesarea rambursărilor pentru a primi bani înapoi celor care sunt datorați cât mai curând posibil. Aceasta înseamnă că îl veți primi înapoi în câteva săptămâni în majoritatea cazurilor.

Căutați deduceri frecvent neglijate

În timp ce vă examinați extrasele bancare pentru a identifica cheltuielile, este un moment bun pentru a căuta cheltuieli pe care le puteți deduce din impozite.

Treceți cu degetul pe cardul de credit sau pe extrasul de cont și întreabă: „Am folosit asta pentru serviciu? Aceasta făcea parte din companie mai degrabă decât din viața ta personală?”

Andy English

Este un moment bun să stai cu contabilul tău dacă ai unul sau să folosești funcția de chat din serviciile de depunere web pentru a clarifica deducerile și pentru a obține ajutor! Dacă lucrați de acasă, puteți desemna o parte din casă ca spațiu de birou pentru a vă deduce din impozite? Puteți cheltui o parte din ipoteca sau chiria în acest scop?

Acestea sunt doar câteva dintre cele mai neglijate deduceri potențiale care ar putea fi deosebit de relevante acum. În concluzie, doriți să ajungeți la esențialul extrasului dvs. bancar pentru a înțelege pe ce vă cheltuiți banii!

Sfatul #6: Faceți din banca dvs. noul cel mai bun prieten

Sfatul #6 este cel pe care Andy jură: Vorbește cu banca ta! Indiferent de situația în care vă aflați, împrumuturile guvernamentale , împrumuturile SBA etc., banca dvs. va fi primul dvs. punct de contact.

Potrivit lui Andy, o bancă locală poate fi chiar mai utilă și mai personală în această situație decât o bancă mai mare.

Unul dintre motivele pentru aceasta are de-a face cu împrumuturile SBA: băncile mai mari s-ar putea să-și fi atins deja limita cu guvernul și să nu mai accepte cereri.

Asta nu înseamnă că nu există bani acolo!

Dacă te găsești în această situație atunci când explorezi împrumuturile pentru întreprinderi mici din pachetele recente de stimulare COVID-19, discută cu o bancă locală înainte de a renunța. Mai mult ca sigur, sunt bucuroși să vă ajute să vă configurați un cont și să lucrați cu dvs. și este mai puțin probabil să fi atins deja limita.

Luați foaia de lucru pentru a vă evalua cheltuielile

Sunteți gata să vă evaluați cheltuielile și să începeți să economisiți banii? Fișa de lucru GRATUITĂ de mai jos vă va ajuta să începeți!

Aveți nevoie de mai multe resurse de afaceri în timp ce navigăm împreună în recesiunea COVID-19? Rămâneți la curent cu seria noastră specială Survive & Thrive în fiecare marți pe FB Live pentru mai multe sfaturi de experți și fișe de lucru la îndemână!

Aveți o întrebare arzătoare despre reducerea cheltuielilor sau negocierea cu furnizorii? Lăsați-l în comentarii de mai jos - îi citim pe fiecare!

Fixați-mă pentru mai târziu: