7 sfaturi pentru o mai bună comunicare la locul de muncă

Comunicarea la locul de muncă este unul dintre elementele fundamentale ale unei afaceri de succes. Chiar dacă adunați o echipă de profesioniști motivați și perspicace, dacă nu comunică și nu colaborează eficient, afacerea dvs. va avea de suferit.

Companiile acordă adesea prioritate comunicării B2B și cu clienții, dar atunci când relațiile interne nu sunt productive, acest lucru încetinește procesele, afectează fluxurile de lucru și creează blocaje. În plus, atunci când conducerea nu reușește să transmită cu succes mesajele lor către angajați, acest lucru creează o confuzie suplimentară și chiar haos.

De fapt, comunicarea greșită face ca companiile mari să piardă 62,4 milioane de dolari pe an, iar întreprinderile mici 420.000 de dolari pe an. Problema este atât de profundă încât s-a estimat că jumătate din toți angajații nu știu ce se așteaptă de la ei la locul de muncă și se luptă să ofere rezultate din acest motiv.

În acest articol, oferim idei practice despre cum să îmbunătățiți comunicarea la locul de muncă și să asigurați o productivitate mai mare. Citiți mai departe pentru a afla!

Cum poate comunicarea să îmbunătățească productivitatea?

Acum că știm care sunt pagubele, să ne concentrăm pe aspectele pozitive și să aruncăm o privire asupra modului în care comunicarea poate îmbunătăți productivitatea:

• Reduce neînțelegerile . Când toată lumea știe ce să facă și știe la cine să apeleze pentru sfat, oamenii sunt mai puțin probabil să facă greșeli.
• Îmbunătățește eficiența . Instrucțiuni și obiective clare permit un flux de lucru mai eficient și permit oamenilor să-și îndeplinească sarcinile mai rapid.
• Mai puțină frustrare . Când oamenii nu știu ce se așteaptă să facă, dar știu că trebuie să ofere rezultate, se simt frustrați și acest lucru reduce productivitatea.
• O mai bună rezolvare a conflictelor . Luptele la locul de muncă afectează productivitatea și creează un mediu toxic. Cel mai bun mod de a rezolva problemele este comunicarea lor, clarificarea neînțelegerilor și ajungerea la compromisuri acolo unde este necesar.
• Colaborare eficientă . Angajații care au relații profesionale bune și care pot comunica cu o atitudine prietenoasă au mai multe șanse să colaboreze eficient și să lucreze mai productiv.
• Echipa mai fericita . Oamenii se simt mai bine atunci când sunt capabili să-și comunice nevoile, sentimentele și gândurile. A fi înțeleși ne face mai încrezători și mai capabili să continuăm munca bună.
• Încurajează loialitatea și încrederea . Comunicarea este una dintre pietrele de temelie ale loialității și încrederii. Angajații care simt că sunt ținuți la curent cu actualizările relevante, se simt apreciați și importanți și sunt mai loiali companiei.

Cum să îmbunătățiți comunicarea la locul de muncă

Pentru a îmbunătăți cu succes comunicarea la locul de muncă, ar trebui să construiți o strategie în colaborare cu echipa dvs. de resurse umane și să aveți grijă să o continuați.

Iată câteva sfaturi practice despre cum să o faci:

1. Creați un mediu sigur

Când oamenii sunt fericiți la locul de muncă, se simt apreciați și au nevoile îndeplinite, este mai probabil să-și exprime o atitudine pozitivă la locul de muncă și să comunice liber problemele. Dacă există ceva cu care nu știu, nu înțeleg sau nu se simt confortabil, membrii echipei ar trebui să se simtă liberi să-și spună părerea și să fie auziți. În caz contrar, problemele necomunicate se vor acumula și vor afecta modul în care oamenii performează și le pot influența atitudinea față de muncă.

Cu toate acestea, HR și managementul ar trebui să se asigure că ascultă ceea ce spun oamenii, recunosc și abordează problemele în consecință. Chiar dacă nu există o soluție disponibilă, acest lucru ar trebui discutat, altfel persoana poate simți că este ignorată. Angajații care au vorbit și rămân neglijați au și mai multe șanse să se simtă nefericiți decât cei care sunt reticenți să-și împărtășească nemulțumirea.

Sursă

Câteva modalități eficiente de a crea un mediu sigur la locul de muncă sunt:

• Țineți sesiuni regulate de feedback . Spuneți-le oamenilor că sunt apreciați, discutați despre dezvoltarea carierei lor în companie și oferiți feedback practic despre cum să-și îmbunătățească munca.
• Încurajați să puneți întrebări . Străduiți-vă să creați un mediu în care oamenii să se simtă în siguranță să pună întrebări și să nu se simtă judecați. Ar trebui să facă parte din cultura dvs. de muncă pe care toată lumea ar trebui să învețe de la alții și să fie dispuși să-și împărtășească cunoștințele profesionale și personale.
• Promovați comunicarea bidirecțională . Comunicarea la locul de muncă este o stradă cu două sensuri, iar managementul, iar resursele umane ar trebui să fie deschise și la feedback. Faceți cunoscut faptul că oamenii sunt bineveniți să vă spună cum se simt și să ofere sugestii. Ascultând ceea ce spun ei vă poate ajuta să le permiteți să lucreze mai productiv și să se simtă mai bine la locul de muncă.

2. Fii clar în privința protocolului de comportament și a regulilor

Oamenii consideră anumite tipuri de comportament adecvate și au limite diferite atât în ​​societate, cât și la locul de muncă. Oferirea unui set de reguli cu privire la modul în care angajații ar trebui să comunice între ei, ce ton al vocii este adecvat și ce forme de comunicare ar trebui utilizate, poate părea redundantă. Cu toate acestea, poate îmbunătăți dramatic calitatea relațiilor profesionale și poate reduce posibila tensiune care apare atunci când oamenii depășesc.

Luați în considerare crearea de seminarii și tutoriale video care să discute despre comunicarea la locul de muncă și să ofere un set clar de reguli și protocoale de comportament. S-ar putea să beneficieze doar o mână de oameni, dar cu siguranță merită.

Făcând cunoscute regulile, va contribui la un loc de muncă mai plăcut și, în plus, vă poate economisi complicații cu legea.

3. Stabiliți o cultură pozitivă a muncii

Sursă

Cultura pozitivă a muncii le permite angajaților să prospere și să-și dezvolte întregul potențial profesional. Companiile ar trebui să încurajeze oamenii să se sprijine și să se ajute reciproc, mai degrabă decât să se concentreze doar pe propria lor activitate. În acest fel, pot crea mai mult decât un loc de muncă plăcut - pot construi o echipă puternică.

Angajații care se simt înălțați și confortabil la locul de muncă și împărtășesc aceeași viziune și valori ca și compania au mai multe șanse să comunice deschis și productiv. În plus, aceștia se pot strădui să rezolve problemele și să optimizeze performanța, mai degrabă decât să se oprească asupra problemelor și să nu-și facă treaba.

Locurile de muncă care nu se ocupă de conflicte și nu încurajează rivalitatea creează un mediu neprietenos în care comunicarea toxică generează o comunicare mai toxică. Acest lucru îi împinge pe oameni să se concentreze asupra aspectelor negative și le afectează productivitatea.

Câteva elemente care vă pot ajuta să îmbunătățiți comunicarea prin jocul în echipă sunt:

• Activități de Team Building.
• Zona de agrement în birou.
• Sesiuni regulate de resurse umane.
• Proiecte de grup.
• Coaching intern și mentorat.

4. Înțelegeți nevoile individuale ale angajaților

Oameni diferiți au nevoie de diferite tipuri de motivație. În timp ce unii prosperă atunci când un lider îi împinge să obțină mai mult, alții sunt automotivați și trebuie să-și vadă munca grea și valoarea lor apreciată.

Managementul care nu reușește să înțeleagă angajații individuali și cum să comunice cu aceștia, riscă să-i piardă în fața concurenților care își prețuiesc mai mult forța de muncă.

Sursă

De exemplu, dacă o companie îi împinge în mod continuu pe angajați să atingă obiective imposibile, riscă să creeze un loc de muncă în care oamenii se simt ca neperformanți, chiar și atunci când fac tot posibilul. Unii angajați se pot strădui să se dovedească, depășind propriile limite, iar acest lucru va duce la burnout. Este posibil ca alții să se simtă subapreciați și nemotivați. În ambele cazuri, productivitatea scade.

Eșecul de a comunica problemele va îngreuna reținerea angajaților și va duce la eșecuri în proces.

5. Definiți un flux de lucru de comunicare clar

Companiile ar trebui să creeze un proces clar, pas cu pas, care să elaboreze modul în care trebuie să se desfășoare comunicarea cu privire la sarcini și sarcini și ce implică aceasta. Oamenii sunt predispuși să colaboreze mai eficient dacă au un protocol despre cum să-și comunice progresul muncii, ce detalii să împărtășească și când.

Fluxul de lucru ar trebui să permită membrilor echipei să ofere colegilor instrucțiuni clare și acces la toate activele relevante. De asemenea, trebuie subliniat că aceste informații trebuie solicitate dacă nu sunt furnizate.

Presupunând că procesul este ușor de urmat și simplu, atât conducerea, cât și angajații se pot obișnui rapid să-l urmeze și poate fi integrat în activitățile lor zilnice.

6. Încurajează rezolvarea productivă a problemelor

Indiferent dacă oamenii se află într-o relație personală sau profesională, argumentele și neînțelegerile sunt întotdeauna o posibilitate. Atunci când angajații ocupă un spațiu comun, există o șansă semnificativă ca diferențele personale să devină motivul unor dezacorduri, certuri și chiar certuri.

Conducerea ar trebui să rămână atentă pentru astfel de evoluții și, dacă oamenii nu sunt capabili să comunice și să rezolve aceste probleme între ei, ar trebui să fie transferați la HR.

7. Alegeți Communication Tooling Smart

În zilele noastre, multe echipe sunt parțial îndepărtate. Cu toate acestea, chiar dacă vă aflați la birou, poate fi dificil să mențineți o comunicare activă și să rămâneți la curent cu toate actualizările relevante ale proiectului. În plus, chiar și cei mai harnici profesioniști se întâmplă să uite și să comunice greșit lucruri.

Utilizarea instrumentelor moderne de comunicare, management de proiect, management al proceselor de afaceri și flux de lucru permite echipelor să rămână conectate și să își organizeze munca. Fie că este vorba de Slack, Asana, Zoom sau de altă soluție, aceasta permite membrilor echipei să facă schimb și să solicite informații, să colaboreze și să urmărească dezvoltarea sarcinilor.

De fapt, cercetările arată că implementarea tehnologiei de comunicare poate îmbunătăți productivitatea atât a managementului, cât și a angajaților cu până la 25%.

De exemplu, un instrument de comunicare precum Slack este excelent pentru schimburi de zi cu zi, sincronizari rapide și actualizări personale. Asana, pe de altă parte, optimizează comunicarea de gestionare a sarcinilor – oamenii au toate informațiile despre o misiune într-un singur loc, pot să părăsească sau să solicite actualizări de progres, să adauge colaboratori și să țină întotdeauna evidența sarcinilor și proiectelor lor în așteptare. Zoom permite echipelor să organizeze întâlniri, seminarii web și tutoriale în timp real și să comunice față în față chiar și de la distanță.

Per total, instrumentele inteligente fac posibilă creșterea calității comunicării la locul de muncă și conectarea oamenilor. Restul depinde de cultura ta de lucru pozitivă și de atitudinea corectă.

Concluzie

Comunicarea este o parte importantă a conducerii unei afaceri. Cu toate acestea, în timp ce majoritatea companiilor se concentrează pe comunicarea eficientă cu clienții lor, multe uită să îmbunătățească comunicarea internă.

Companiile ar trebui să se asigure că membrii echipei se înțeleg bine, schimbă suficiente informații despre sarcinile lor și procesele de care sunt responsabili și comunică eficient problemele.

O mai bună comunicare la locul de muncă este primul și cel mai important pas către un mediu de lucru pozitiv și productiv și succesul acestuia.