7 sfaturi pentru a preveni depășirea costurilor pentru proiecte

Evitarea depășirii costurilor este cheia pentru închiderea unui proiect de succes. Calitatea livrabilelor și execuția la timp pot ieși din fereastră dacă proiectul este livrat peste buget.

Desigur, este ușor să spui că vei păstra un buget restrâns. Dar depășirea costurilor se poate întâmpla în atât de multe locuri, încât menținerea costurilor la un nivel scăzut poate fi uneori să pară un joc de lovire.

Ce este depășirea costurilor?

Termenul depășire a costurilor se referă la costuri neașteptate care ajung să depășească bugetul unui proiect. Depășirea costurilor poate apărea în orice proiect și este deosebit de comună în proiectele de construcții, producție și dezvoltare software. Depășirea costurilor este cunoscută și ca o creștere a costurilor sau depășire a bugetului și poate fi cauzată din mai multe motive.

Înainte de a aprofunda motivele pentru care proiectele pot depăși bugetul, să ne uităm la software-ul de management al proiectelor care vă poate ajuta să preveniți depășirea costurilor. ProjectManager este un software care colectează date în timp real pentru a vă ajuta să vă monitorizați mai bine cheltuielile. Tabloul nostru de bord live colectează și calculează automat șase valori ale proiectului, inclusiv costul, și le afișează în grafice colorate, ușor de citit. Spre deosebire de instrumentele ușoare, nu este necesară configurarea. Începeți cu ProjectManager gratuit astăzi.

Principalele cauze ale depășirii costurilor

Gestionarea costurilor poate fi o sarcină epuizantă. În calitate de manager de proiect, va trebui să verificați în mod constant costurile proiectului pentru a vă asigura că lucrurile merg bine în orice moment. În plus, va trebui să monitorizați și alte constrângeri ale proiectului, cum ar fi timpul, domeniul de aplicare, riscul și calitatea.

Am enumerat mai jos principalele cauze ale depășirii costurilor, astfel încât să puteți evita această problemă și să vă livrați proiectele la timp și sub buget.

• Estimări proaste ale proiectului: Estimarea costurilor este critică pentru succesul în managementul proiectului, deoarece fiecare manager de proiect trebuie să estimeze toate costurile proiectului înainte de a crea un buget de proiect. Asigurați-vă că utilizați toate instrumentele pe care le aveți la dispoziție, cum ar fi datele istorice sau un grup de experți pentru a vă ajuta să definiți costurile proiectului. Dacă bugetul proiectului este insuficient, este foarte probabil să vă confruntați cu o depășire a costurilor.
• Scope Creep: Scope creep apare atunci când domeniul de aplicare al proiectului nu este bine definit. În termeni simpli, aceasta înseamnă că veți avea sarcini neașteptate care apar în timpul fazei de execuție. Executarea sarcinilor neprevăzute vă crește costurile, ceea ce face foarte probabil să vă depășească bugetul proiectului și să provoace depășirea costurilor.
• Management slab al riscurilor: Orice proiect se confruntă cu multe riscuri potențiale. Este responsabilitatea managerului de proiect și a echipei de management de proiect să creeze un plan de management al riscului care să descrie toate riscurile potențiale și strategiile de atenuare care trebuie implementate dacă este necesar. Atunci când un plan de management al riscului nu este creat, puteți avea riscuri neașteptate să vă afecteze proiectul, ceea ce duce la creșterea costurilor și, prin urmare, provoacă o depășire a costurilor.
• Lipsa de comunicare: Un proiect este un efort care necesită muncă în echipă și comunicare. În calitate de manager de proiect, trebuie să fii lipiciul care ține împreună sponsorul proiectului, echipa de proiect și părțile interesate ale proiectului. Lipsa de comunicare poate duce la modificări neașteptate ale planului de proiect sau poate provoca alte probleme care ar putea cauza depășirea costurilor.

Cum să evitați depășirea costurilor

Depășirea costurilor sau orice fel de cheltuială care împinge un proiect peste bugetul convenit este ceva cu care un manager de proiect trebuie să fie constant vigilent. Există mai multe moduri prin care se poate preveni depășirea costurilor.

Iată șapte sfaturi pentru a vă ajuta să vă păstrați bugetul.

1. Planificarea amănunțită a proiectului

Cel mai bun mod de a opri depășirea costurilor este să planificați împotriva acesteia înainte de a executa un proiect. Cu cât estimările dvs. sunt mai amănunțite și mai precise, cu atât este mai probabil să vă mențineți bugetul. Riscurile proiectului pot fi contabilizate printr-un plan exhaustiv de management al riscului. Când planificați orice proiect, trebuie să luați în considerare toate scenariile posibile și să utilizați date istorice, interviuri și experiență. Odată ce planul a fost detaliat, aprobă-l de către părțile interesate ale proiectului, astfel încât toată lumea să fie pe aceeași pagină în ceea ce privește așteptările.

2. Cunoaște-ți furnizorii

Multe proiecte necesită asistență de la furnizori externi, fie pentru a ajuta cu sarcini specifice sau pentru a furniza materiale și echipamente. O relație cu orice furnizor extern vă deschide proiectul la depășiri de costuri care sunt adesea în afara controlului dumneavoastră. Acest lucru face ca este esențial să faceți diligență înainte ca relațiile să fie cimentate.

În primul rând, înțelegeți capacitatea furnizorului și dacă acesta va satisface nevoile dvs. Când furnizorul cotează un cost, asigurați-vă că este corect. Apoi, înainte de a semna contractul, faceți o mică verificare de fundal pentru a vedea dacă furnizorul respectă termenele limită și pentru a vedea ce au de spus alții despre lucrul cu ei.

3. Respectați domeniul planificat

Creptarea domeniului de aplicare este una dintre cele mai mari amenințări la adresa depășirii costurilor unui proiect. Solicitările de schimbare împotesc întotdeauna birourile managerilor de proiect. Acestea provin de la stakeholderi sau clienți, dar și de la membrii echipei. Toți au dorințe și nevoi. Multe dintre ele pot fi adecvate și chiar benefice pentru proiect. Cu toate acestea, prea multe modificări pot avea un impact drastic asupra proiectului, făcând depășirile de costuri inevitabile. Gândiți-vă la imaginea de ansamblu înainte de a crește aria de aplicare a proiectului.

4. Utilizați un instrument de planificare a proiectelor

Este un dat că un instrument puternic va ușura munca unui manager de proiect, va spori productivitatea proiectului și va crește eficiența. De asemenea, ajută la menținerea depășirilor de costuri la minimum. Un instrument de programare precum diagrama Gantt poate ajuta la menținerea proiectului pe drumul cel bun și la prevenirea depășirilor de costuri.

5. Țineți la curent părțile interesate

Dacă nu există o linie clară de comunicare între părțile interesate și managerii de proiect, întârzierile sunt inevitabile. Întârzierile duc la depășiri ale costurilor și există riscul prea mare ca munca să înceapă la sarcina greșită la momentul nepotrivit. Acest timp pierdut amenință să îndepărteze întregul proiect.

Părțile interesate, precum și echipele, au nevoie de comunicări adecvate, dar fiecare ar trebui să obțină informațiile potrivite. Echipele doresc detalii, în timp ce părțile interesate doresc linii mari pentru a se asigura că proiectul progresează conform planului.

6. Monitorizați progresul

Tabloul de bord în timp real de la ProjectManager este, de asemenea, ideal pentru a urmări progresul unui proiect pe măsură ce se întâmplă. Înainte ca problemele să devină probleme care amenință programul și bugetul proiectului, acestea pot fi rezolvate. Tabloul de bord în timp real măsoară nu numai progresul proiectului, ci și volumul de muncă al echipei și termenele pentru finalizarea planificată și reală, inclusiv derapajul proiectului și multe altele.

7. Realocați resurse

Dacă descoperiți un proiect care cheltuiește mai mult decât bugetul, veți răspunde realocând resurse. Dar vă puteți pregăti și pentru acel scenariu evaluând resursele în prealabil și plasându-le acolo unde vor fi cele mai eficiente. Acest lucru este valabil mai ales pentru cea mai valoroasă resursă a ta: echipa ta.

Adunând cei mai experimentați și pricepuți membri ai echipei, puteți avea un proiect mai productiv și mai eficient. Aceste resurse ar putea costa mai mult, dar dacă ați făcut planificarea și ați rezervat fonduri, veți economisi bani pe backend atunci când sunt mai puține probleme de rezolvat.

Conținut similar pentru a preveni depășirea costurilor

ProjectManager este un software de management al muncii și al proiectelor care vă poate ajuta să vă gestionați proiectele, să eficientizați procesele și să colaborați cu echipa dvs. online. În plus, oferim sute de bloguri, șabloane și ghiduri de management de proiect. Iată câteva ghiduri rapide pentru a vă îmbunătăți abilitățile de gestionare a costurilor.

Analiza cost-beneficiu

Înainte de a începe orice proiect, echipa de management al proiectului trebuie să evalueze costurile și beneficiile potențiale așteptate din proiect pentru a convinge părțile interesate că beneficiile vor depăși costurile și investiția lor este sigură.

Estimarea costurilor în managementul proiectelor

Estimarea costurilor este una dintre cele mai importante responsabilități ale unui manager de proiect, deoarece estimarea proastă a costurilor duce la depășirea costurilor și la eșecul proiectului.

Cum să faci un plan de management al costurilor

Un plan de management al costurilor este un document care conține toate strategiile, procedurile și liniile directoare de management al costurilor care trebuie urmate de echipa de management al proiectului pentru a monitoriza costurile și a menține proiectele sub buget.

ProjectManager este instrumentul perfect pentru a vă menține costurile în linie

ProjectManager are o diagramă Gantt online puternică, dar ușor de utilizat. Încurajează colaborarea și actualizează starea instantaneu, astfel încât managerul de proiect și echipa să rămână la curent cu progresul proiectului. Programarea corectă ajută la menținerea estimărilor exacte și previne timpul inactiv, ceea ce duce la riscul depășirii costurilor.

Dependența sarcinilor poate fi conectată în diagrama Gantt a ProjectManager. În timp ce alți membri ai echipei își termină munca, aceste dependențe îi împiedică pe alții să fie blocați sau lăsați să aștepte fără nimic de făcut. Membrii echipei pot comenta la nivel de sarcină pentru o execuție mai colaborativă și mai eficientă. Fiecare sarcină poate avea fișiere atașate, fie că sunt documente sau imagini.

Tablourile de bord în timp real din ProjectManager se actualizează instantaneu

ProjectManager are tablouri de bord în timp real care fac raportarea către părțile interesate rapidă și ușoară. Tabloul de bord în timp real arată instantaneu actualizări de stare printr-o serie de grafice și diagrame care reflectă multe valori ale proiectului. Managerii de proiect pot filtra apoi aceste grafice și diagrame pentru a afișa datele de care au nevoie. Imprimarea acestor grafice și diagrame este o opțiune dacă doriți o copie pe hârtie în apropiere. Când prezentați părților interesate, puteți răspunde la întrebări găsind mai multe detalii în câteva clicuri.

ProjectManager este un software de management de proiect care oferă managerilor de proiect instrumentele de care au nevoie pentru a planifica, urmări și raporta. Depășirea costurilor este mai controlată și este mai puțin probabil să se ascundă și să scufunde un proiect datorită software-ului nostru dinamic și colaborativ, inclusiv panouri Kanban pentru fluxul de lucru vizual și diagrame Gantt interactive. Încercați-l astăzi cu versiunea noastră de încercare gratuită de 30 de zile.