Prezentări de proiect: Cum să pregătiți și să livrați o prezentare de proiect

Poate ceva să facă inima unui manager de proiect să se scufunde mai repede decât i se spune că trebuie să prezinte un proiect consiliului de administrație? Presiunea. Responsabilitatea. Sigur, ești fericit că directorii companiei au suficientă încredere în tine încât să-ți dorească contribuția în proiect, dar faptul că trebuie să te prezinți în fața acestor jucători puternici face ca nivelul tău de stres să crească.

Dacă nu ați întâlnit încă aceste solicitări de prezentare din partea managerilor superiori, o veți face! Aceste scenarii sunt comune pe proiecte, în special proiectele care introduc un produs nou sau implică schimbare organizațională. Dar nu te simți copleșit. Oferirea de prezentări de proiect poate fi înfricoșătoare, dar puteți planifica și pregăti pentru ele la fel ca orice altă întâlnire.

Ce este o prezentare de proiect?

O prezentare a unui proiect este o oportunitate pentru dvs. de a explica procesele și rezultatele proiectului dumneavoastră părților interesate cheie. Acestea pot fi informale, cum ar fi o actualizare rapidă prin rapoarte cu câteva persoane, sau formale. Prezentările formale ale proiectelor necesită adesea ore adecvate de întâlnire, diapozitive bine gândite, revizuire a obiectivelor și multe altele. Ne vom petrece cea mai mare parte a timpului discutând cum să pregătim și să livrăm o prezentare oficială a proiectului.

O prezentare formală a proiectului necesită date bune. Software-ul de management de proiect vă poate oferi tablourile de bord și rapoartele de care aveți nevoie pentru a vă completa punctele și actualizările de progres. ProjectManager are tablouri de bord în timp real pe care le puteți partaja cu părțile interesate și opt rapoarte diferite de proiect aprofundate pe care le puteți face cu doar câteva clicuri. Începeți gratuit astăzi!

De ce este o prezentare de proiect atât de importantă?

O prezentare a unui proiect este oportunitatea ta de a transmite importanța muncii pe care tu și echipa ta ați făcut-o. Dacă nu reușiți să vă exprimați progresul și realizările, părțile interesate cheie nu vor înțelege de ce sunt cheltuiți bani, timp și resurse pentru proiectul dvs.

Când te gândești la asta așa, nu e de mirare de ce oamenii petrec atât de mult timp pregătindu-se pentru prezentările proiectelor lor. Citiți mai departe pentru a vedea cum vă puteți elimina următoarea prezentare din parc.

Cum să vă pregătiți pentru prezentarea unui proiect

Pregătirea pentru prezentarea unui proiect poate fi mai importantă decât livrarea reală. Asta pentru că o bună pregătire te poate pregăti pentru succes în ziua cea mare. Să trecem prin câteva tehnici de pregătire pe care le poți face pentru prezentarea proiectului tău.

1. Creați o invitație în calendar pentru prezentarea proiectului dvs

Nu vă puteți aștepta ca oamenii să apară – trebuie să știe că există un eveniment important care necesită prezența lor, așa că scrieți-l în jurnalele lor. Oamenii își planifică întâlnirile și întâlnirile din calendar, uneori, cu mult timp înainte, oferind ample avertisment. Programați prezentarea cât mai curând posibil și verificați cu persoanele (sau asistenții lor) dacă nu primiți un răspuns despre disponibilitatea lor.

Dacă ați fost invitat la întâlnirea cu altcineva pentru a vorbi despre proiectul dvs., asigurați-vă că este în planificatorul dvs. și rezervați timp pentru a-l planifica din timp. Dacă nu, riscați să rămâneți fără timp pentru a vă pregăti materialul.

2. Selectați un format pentru prezentarea dvs

Cum vei transmite mesajul tău? Dacă ați programat o întâlnire, este posibil să vă așteptați să faceți o prezentare oficială. E bine, dar cum? Veți folosi diapozitive sau flip chart sau veți oglindi iPad-ul pe un monitor? Vă așteptați ca publicul să participe la vreo parte a prezentării? Poți vorbi fără note sau ar fi mai bine să ai niște indicii cu tine în ziua respectivă?

De asemenea, ar trebui să vă gândiți unde veți susține prezentarea. De exemplu, un format care este potrivit pentru o sală mică și un public limitat, cum ar fi o actualizare a proiectului slab structurată, cu câteva diapozitive, nu va fi potrivit pentru o sală plină de părți interesate, așezată ca o sală de prelegeri. cu tine la un pupitru din față.

3. Exersați-vă prezentarea de management de proiect

A face prezentări este o abilitate. Exersează, exersează, exersează. Înainte de prezentarea mare a proiectului, oferați-vă voluntar pentru a face unele mai mici, cum ar fi briefing-uri pentru personal sau actualizări mai scurte la întâlnirile echipei. Vrei să te simți confortabil atât stând în picioare în fața camerei, cât și cu materialul. Rulați prezentarea acasă sau într-o sală de ședințe goală, astfel încât să vă amintiți unde sunt tranzițiile diapozitivelor. Exersați utilizarea proiectorului și a unui clicker pentru a muta diapozitivele înainte. Scrie-ți flipcharts de mai multe ori, astfel încât să devină a doua natură.

Practica și formarea vă vor face livrarea mult mai rafinată și mai profesionistă și vor oferi publicului o experiență mult mai bună.

4. Scrieți mare, astfel încât prezentarea dvs. să fie lizibilă

Indiferent dacă utilizați diapozitive sau flipchart, scrieți mari sau folosiți fonturi mari. Este adesea dificil să vezi ce este pe ecran, chiar și într-o cameră mică - și asta înseamnă că mesajul tău nu este transmis. Și este o scuză pentru membrii publicului să își verifice telefoanele în loc să te asculte.

Un sfat bun este să vă imprimați diapozitivele și să le puneți pe podea. Dacă încă le puteți citi clar din poziție în picioare, atunci textul este suficient de mare. Dacă nu puteți citi cuvintele sau trebuie să vă aplecați pentru a le citi, măriți dimensiunea fontului!

5. Aveți un plan de rezervă pentru prezentarea dvs

Proiectoarele se sparg, sălile de ședințe nu au telefoane de conferință, pixurile se epuizează doar în momentul critic. Planificați ca totul să meargă prost. Publicul dvs. de prezentare este alcătuit din oameni ocupați și ei nu vor să stea acolo uitându-vă cum te joci cu tehnologia. Faceți totul să funcționeze înainte de sosirea lor și, dacă nu funcționează când porniți, asigurați-vă că aveți un plan de rezervă (cum ar fi o imprimare a diapozitivelor), astfel încât să puteți continua oricum.

Cum să faci o prezentare de proiect

Când sosește ziua fatidică, există câteva lucruri importante de care trebuie să ții cont atunci când faci prezentarea proiectului tău. Urmați aceste bune practici și vă veți prezenta proiectul și echipa în cea mai bună lumină posibilă.

1. Vorbește clar și nu te baza pe jargon

Prezentările depind de claritate și comunicare bună. Dacă vă împotmoliți prezentarea cu jargon și raționament convulat, vă veți pierde audiența. Asigurați-vă că utilizați un limbaj pe care publicul dvs. îl va înțelege, astfel încât să poată urmări toate punctele cheie pe care trebuie să le faceți.

Amintiți-vă, nu toată lumea din acea întâlnire va înțelege toate complexitățile proiectului dvs., de fapt, nici unul dintre ei probabil nu le va înțelege. Deci, vorbiți încet, clar și asigurați-vă că comunicați.

2. Respectați ceea ce contează și folosiți datele

Când prezentați proiectul dvs., nu pierdeți din vedere obiectivele și cerințele originale ale proiectului. Părțile dvs. interesate au fost de acord cu anumite obiective la început, cum sunteți tendința de a atinge aceste obiective? Uneori este ușor să te concentrezi pe eșecuri sau dificultăți sau pe lucruri pe care le poți găsi fascinante. Cu toate acestea, cel mai bine este să vă concentrați asupra obiectivelor de afaceri critice.

Este important să folosiți datele pentru a completa prezentarea proiectului dvs. pe măsură ce abordați obiectivele și inițiativele cheie. Dar nu folosi prea multe date! Oamenii se vor pierde în cifre și nu vor mai asculta ceea ce ai de spus. Este un echilibru delicat.

3. Spune o poveste

Probabil că ai participat la câteva prezentări în timpul tău și mă aștept că ai încercat să te împiedici să dai din cap în unele dintre ele. Actualizările privind starea proiectului pot fi plictisitoare. Dacă subiectul nu este plictisitor, adesea vorbitorul este. Nu lăsa să fii tu.

O modalitate de a menține atenția publicului este să vă structurați prezentarea în cel mai interesant mod. Luați în considerare ce vor găsi ei interesant (și nu va fi la fel cu ceea ce vi se pare interesant). Să spui povestea proiectului tău este o idee bună. Gândește-te la un început, un mijloc și un sfârșit al prezentării tale. Poate urmăriți ciclul de viață din perspectiva unui client.

Concentrați-vă pe beneficii și nu pe procesele de management de proiect. Dacă nu știi dacă materialul de prezentare are sens, trece-l pe lângă un prieten sau un membru al familiei care nu știe nimic despre proiectul tău. Dacă nu adorm, e în regulă!

4. Solicitați feedback cu privire la prezentarea dvs

Când prezentarea se termină, cere feedback. Puteți face acest lucru direct la sfârșitul sesiunii înainte ca oamenii să părăsească camera sau câteva zile mai târziu. Este bine să obțineți feedback, deoarece vă ajută să lucrați la ce să îmbunătățiți data viitoare.

Cereți-i oamenilor să vă dea impresiile lor atât despre abilitățile dumneavoastră de prezentare, cât și despre conținutul prezentării. Ai putea constata că conținutul este foarte bun, dar nu aveai încredere în a-l livra sau, dimpotrivă, ai fost un prezentator captivant, dar materialul nu era relevant pentru ei. Toate acestea sunt lucruri utile de știut și vă vor ajuta să vă îmbunătățiți abilitățile de prezentare pentru data viitoare.

Prezentările de management de proiect iau timp pentru a stăpâni

Prezentările nu sunt o întâmplare de zi cu zi în cadrul proiectelor, dar este probabil să fii nevoit să oferi una sau două în timpul ciclului de viață al proiectului – mai mult dacă proiectul tău implică o mulțime de ateliere sau sesiuni de utilizatori.

Nu intrați în panică – abilitățile de prezentare sunt ceva pe care îl puteți învăța și vă veți îmbunătăți cu exersarea! Odată ce l-ați descurcat, vă veți simți încrezător când livrați prezentări și veți descoperi că devine mai ușor să vă pregătiți pentru ele în viitor.

Funcțiile de programare ale software-ului nostru pot fi folosite pentru a vă rezerva prezentările în calendarul echipei, care poate fi văzut cu ușurință pe tabloul de bord al proiectului. Cu acesta aveți posibilitatea de a partaja agende și diapozitive după prezentare cu biblioteca de documente online. Apoi puteți continua discuția după întâlnire utilizând excelentul instrument de chat. Încercați software-ul de la ProjectManager gratuit timp de 30 de zile și vedeți cât de util este cu adevărat.