7 moduri în care antreprenorii ocupați își pot face timp pentru proiecte importante

A fi antreprenor înseamnă responsabilități nesfârșite cu privire la fiecare problemă mică legată de afacerea ta. Aceasta înseamnă că antreprenorii jonglează cu miliarde de sarcini zilnic. De la strategii de planificare, bugetare, recrutare, îndeplinirea țintelor, monitorizarea performanței departamentelor, până la asigurarea faptului că afacerea își desfășoară activitatea cu succes și că clienții sunt mulțumiți de produsul sau serviciul afacerii lor.

Acest lucru face ca antreprenoriatul să fie o meserie grea, care necesită o serie de abilități și calități de conducere diferite. Iar managementul timpului este o calitate superioară pe care trebuie să o aibă orice antreprenor. Ar trebui să cunoască timpul potrivit de alocat pentru fiecare sarcină în programul lor agitat de lucru și să-și facă timp pentru proiecte importante.

Dar gestionarea timpului nu este un lucru ușor de făcut, deoarece programul tău de lucru nu se va clarifica magic, astfel încât să te poți concentra pe proiecte importante, trebuie să-ți gestionezi activ timpul pentru asta. Și iată 10 moduri prin care poți stăpâni arta managementului timpului și poți face timp pentru proiecte importante.

• Utilizați instrumente de management de proiect și productivitate

În calitate de antreprenor, aveți responsabilitatea de a trece cu vederea și de a gestiona proiectele în derulare pentru a vă asigura că acestea își îndeplinesc obiectivele. Cu toate acestea, cu mai multe proiecte aflate în derulare în același timp, colaborarea cu managerii și membrii echipei în ceea ce privește progresul și obiectivele poate fi o activitate complexă și consumatoare de timp. Apelarea la întâlniri pentru a urmări fiecare aspect al proiectului poate fi o pierdere de timp pentru dvs. și pentru angajații dvs.

În schimb, puteți utiliza diferite tipuri de software disponibile pentru managementul proiectelor și monitorizarea productivității. Software-uri precum Trello, Atlassian JIRA, Huddle și Basecamp vă pot ajuta să supravegheați activitățile proiectului, distribuirea sarcinilor, programul și alte informații relevante despre proiectele în derulare. În acest fel, puteți economisi timp și puteți fi la curent cu progresul proiectelor dvs.

• Programați totul în calendarul dvs

Pentru un management eficient al timpului, un antreprenor trebuie să-și folosească calendarul în mod religios. Vă este imposibil să vă amintiți fiecare întâlnire, întâlnire și sarcină pe care trebuie să le faceți în timpul zilei. Prin urmare, trebuie să vă faceți un obicei de a programa totul într-un calendar, chiar și timpul liber, astfel încât ziua să curgă lin. Acest lucru nu numai că vă va scuti mintea de a fi nevoit să vă amintiți totul, dar vă va permite și să vă concentrați asupra lucrurilor importante. Pentru aceasta, puteți folosi un calendar de birou tradițional sau puteți utiliza o aplicație software de calendar pentru a vă programa întâlnirile, sarcinile și termenele limită. De asemenea, ar trebui să vă faceți un obicei de a vă parcurge calendarul în fiecare dimineață pentru a înțelege activitățile programate pentru acea zi.

• Învață să delegați sarcini

În calitate de antreprenor care conduce întreaga afacere, ați putea simți că trebuie să gestionați totul pe cont propriu. A face singur treaba ar putea fi foarte consumatoare de timp și uneori imposibil de gestionat singur. Și pentru a nu rămâne blocat într-o singură sarcină și a pierde timpul, este esențial să înveți cum să delegați sarcini.

Acest lucru nu înseamnă că dvs. transferați fiecare sarcină altor oameni. În schimb, înseamnă că înainte de a începe fiecare sarcină pe cont propriu și când te trezești blocat într-o sarcină fără sfârșit, trebuie să te întrebi „când” și „ce” poți delega altor oameni pentru a duce treaba la bun sfârșit. Căutați în jur oameni care sunt disponibili și vă pot împrumuta expertiza și le pot delega unele sarcini. Acest lucru vă va clarifica programul de lucru și vă va lăsa timp să investiți în alte lucrări de mare valoare. Iată un ghid pentru a afla cum să delegați munca.

• Începeți cu cea mai simplă sarcină

Este o tendință umană comună de a amâna începerea oricărei sarcini care este dificilă. S-ar putea să vă trezi adesea blocat într-un proiect și nu doriți să continuați cu munca. Acest lucru poate însemna că pierzi timp inutil să amâni și să te simți anxios. Pentru a evita acest lucru, ar trebui să urmați mai întâi abordarea de a începe cu cele mai simple sarcini.

Împărțiți întregul proiect în sarcini mici și simple și începeți cu ceea ce este ușor. În acest fel, este posibil să nu puteți finaliza întregul proiect deodată, dar veți putea începe de undeva. Și când termini primele sarcini, se revarsă în următoarea și așa mai departe, iar cândva mai târziu reușești să termini o cantitate considerabilă de muncă pe care ți-a fost greu să o începi de la început.

• Ai o rutină de lucru

A avea și a urma o rutină de lucru este, de asemenea, un alt sfat excelent pentru a gestiona timpul și a vă menține productiv. Aflați în ce momente ale zilei sunteți cel mai productiv, faceți o rutină în jurul acesteia și respectați-o. De exemplu, puteți avea o rutină zilnică precum:

1. Antrenament de dimineață la ora 5:00
2. Verificați-vă calendarul și gândiți-vă la o listă de lucruri de făcut la ora 7:00
3. Faceți o listă cu 5 lucruri de completat înainte de prânz la 8:00 am
4. Răspundeți la e-mailuri la ora 9:00 și închideți fila de e-mail pentru câteva ore
5. Lucrați la sarcinile aflate la îndemână neîntrerupt timp de o oră și apoi faceți o pauză de 10 minute - Faceți acest lucru în mod repetat pe parcursul zilei

Aderarea la o astfel de rutină te va face să te simți împlinit și să-ți facă ziua mai productivă și vei găsi timp suficient în timpul zilei pentru a lucra la proiecte importante.

• Auditează-ți timpul

Pentru a evalua modul în care vă folosiți timpul, trebuie să efectuați un audit al timpului. Efectuarea unui audit săptămânal al activităților desfășurate în timpul săptămânii și timpul necesar pentru a le finaliza, va dezvălui o mulțime de informații. Puteți să păstrați o fișă cu sarcinile efectuate zilnic și timpul acestora și să evaluați săptămânal ce sarcini au fost munca de cea mai mare valoare care a necesitat mai puțin timp și ce sarcini v-au ocupat cea mai mare parte a timpului în timpul săptămânii.

Un audit al timpului vă oferă o imagine clară despre modul în care vă folosiți timpul și îl puteți folosi pentru a lua decizii mai bune cu privire la modul în care vă petreceți timpul pe diferite sarcini în viitor.

• Urmați metoda „ABCDE”.

Urmarea metodei ABCDE este o altă practică excelentă pentru managementul timpului. Această regulă vă permite să vă prioritizați sarcinile, astfel încât să vă petreceți timpul pe cea mai valoroasă muncă. Începeți prin a face o listă cu tot ce trebuie să faceți într-o zi și să etichetați fiecare sarcină de pe listă în felul următor:

R: Sarcinile cu prioritate înaltă ar trebui să fie etichetate cu A. Acestea sunt sarcini pe care trebuie să le faceți, iar nerespectarea acestora poate avea consecințe grave.

B: Acestea sunt sarcini cu prioritate mijlocie pe care ar trebui să le faceți și nerespectarea acestora poate avea consecințe ușoare.

C: Sarcini cu prioritate redusă, fără consecințe asupra muncii tale. Le puteți executa dacă aveți timp sau puteți alege să le omiteți.

D: Sarcinile pot fi delegate altora.

E: Sarcini inutile care nu adaugă valoare muncii tale și ar trebui eliminate.

Regula generală a metodei ABCDE este că nu puteți efectua sarcinile etichetate A, B și C în afara ordinului. Pentru a efectua o sarcină B, trebuie să finalizați mai întâi toate sarcinile A și nu puteți efectua niciodată o sarcină C înainte de a finaliza sarcinile A și B. Aceasta este o modalitate simplă și ușoară de a vă prioritiza munca, astfel încât să vă puteți concentra timpul pe sarcini cu prioritate ridicată.

Să rezumăm!

Pentru antreprenori, gestionarea timpului lor pentru a se concentra pe proiecte importante poate fi o muncă dificilă. Le cere să facă schimbări în stilul lor de viață și obiceiuri, cum ar fi adoptarea unei rutine, utilizarea calendarelor, respectarea regulilor etc. De asemenea, le cere să fie mai conștienți despre modul în care își petrece timpul, auditându-și timpul, acordând prioritate anumitor sarcini și delegându-și munca.

Dacă ești un antreprenor care dorește să-și gestioneze timpul, ar trebui să urmezi toate sfaturile menționate mai sus, altfel vei rămâne blocat în programul tău agitat de lucru fără a avea timp și spațiu pentru a te concentra pe proiecte importante și de mare valoare.

Biografia autorului: Emily Williamson este scriitoare tehnică la Goodcore Software. Este o companie de dezvoltare web și software la comandă din Marea Britanie. Ne-am concentrat pe a ajuta antreprenorii, întreprinderile mici și mijlocii să creeze software competitiv și câștigător. Sunt pasionat să explorez și să scriu despre inovația tehnologică, aplicațiile mobile și soluțiile software.