20 de șabloane și foi de calcul Excel indispensabile pentru managementul proiectelor

Înainte de a vă putea planifica proiectul, trebuie să aveți instrumentele potrivite pentru a colecta datele de care aveți nevoie pentru a formula o strategie – iar șabloanele Excel pentru managementul proiectelor sunt un loc minunat de început.

Utilizarea Excel pentru managementul proiectelor

Gândiți-vă la toate lucrurile pe care trebuie să le procesați pe drumul către un proiect de succes – programare, planificare a resurselor, definirea sarcinilor și etapelor de referință etc. Zilele notițelor Post-It și a caietelor pline cu bucăți de hârtie au trecut de mult. Din fericire, astăzi managerii de proiect pot folosi șabloanele Microsoft Excel pentru managementul proiectelor.

Microsoft Excel face o mulțime de lucruri bine: matematică, analiză, organizare. Dar, nu este intuitiv pentru managementul proiectelor din cauza formatului de foi de calcul necompletat. Așadar, fără a utiliza foi de calcul sau șabloane de gestionare a proiectelor preconstruite, este greu să executați managementul de proiect pe Excel.

Cele mai bune șabloane de management de proiect și foi de calcul pentru Excel

Vizitați pagina noastră de șabloane și veți găsi șabloane Excel și Word pentru a crea toate documentele de proiect de care aveți nevoie pentru a vă gestiona proiectul. Dar, dacă aveți nevoie doar de șabloane și foi de calcul gratuite pentru managementul proiectelor Excel, atunci nu căutați mai departe.

Iată 20 de șabloane Excel esențiale pentru managementul proiectelor pe care le puteți descărca și utiliza chiar acum. Transformați foile de calcul Excel în șabloane de management de proiect concepute de experți și duceți procesele Excel de management de proiect la nivelul următor.

1. Șablon de diagramă Gantt

O diagramă Gantt este un instrument vizual care vă ajută să vedeți dintr-o privire programarea sarcinilor și dependențele acestora de-a lungul cronologiei proiectului. Asta îl face un șablon grozav de planificator de proiecte.

Deși este adevărat, o diagramă Gantt poate fi prea complexă în foile de calcul Excel, mai ales atunci când aveți nevoie de funcții de programare mai avansate, cum ar fi dependențele de sarcini și alocarea de resurse, acestea rămân o parte vitală a setului de instrumente al oricărui manager de proiect. De aceea, vă recomandăm să utilizați software online pentru diagrame Gantt pentru a vă ajuta să planificați sarcinile și proiectele în colaborare cu echipa dvs.

Instrumentele online pentru diagrame Gantt se integrează în software-ul de management și planificare a proiectelor, astfel încât să se poată actualiza în timp real. Acest lucru permite modificări simple prin glisare și plasare și poate fi codificat cu culori pentru a le personaliza după cum aveți nevoie. ProjectManager este un software de management de proiect care face toate acestea și multe altele. Încercați-l pentru dvs. astăzi!

Dar pentru a crea rapid o diagramă Gantt din listele de sarcini, descărcați acest șablon gratuit Excel pentru diagramă Gantt pentru o modalitate ușoară de a crea un program de proiect. Doar adăugați sarcini și termene limită la această foaie de calcul Excel și vizualizați cât timp va dura proiectul dvs.

2. Șablon de raport privind starea proiectului

Necesitatea unui raport de stadiu al proiectului este evidentă. Dacă nu ai informații bune despre ceea ce se întâmplă în proiect, atunci te descurci orb. Habar nu ai dacă ești pe drumul cel bun sau dacă resursele sunt blocate.

Cu acest șablon gratuit de raport de stare a proiectului Excel, aveți un instrument pentru a vă îmbunătăți semnificativ comunicarea proiectului, atât cu părțile interesate atunci când prezentați o prezentare, cât și cu membrii echipei.

Depinde de tine să decizi cu privire la frecvența rapoartelor. Dar, cu un șablon de raport de stare a proiectului, o mare parte din munca ocupată care vă poate îndepărta de un proiect este deja făcută, oferindu-vă un acces mai mare la informațiile de care aveți nevoie.

3. Șablon de structură de defalcare a lucrărilor

Un proiect este format din livrabile, iar acele livrabile sunt create de sarcini. Structura de defalcare a lucrărilor (WBS) este o modalitate de a vizualiza livrabilele proiectului, sarcinile și subsarcinile, care sunt necesare pentru a le realiza.

ProjectManager are un șablon WBS gratuit care structurează procesul de împărțire a proiectului mare în sarcini din ce în ce mai mici, într-o imagine ierarhică care vă permite să vedeți întregul domeniu de activitate al proiectului.

Acesta este un element cheie al planificării proiectului, dar este, de asemenea, esențial pentru estimarea costurilor proiectului și stabilirea unui program realist. Mai bine, deoarece șablonul nostru gratuit WBS este o foaie de calcul Excel, acesta poate fi apoi încărcat în software-ul ProjectManager pentru a iniția un proiect, a atribui sarcini membrilor echipei și a monitoriza și urmări progresul odată ce proiectul este executat.

4. Șablon de plan de acțiune

Un proiect este inițiat pentru a finaliza realizarea unui obiectiv. Dar pentru a atinge acest obiectiv este nevoie de o strategie și apoi de pașii pentru a implementa acea strategie cu succes. Pe scurt, un plan de acțiune.

Proiectele sunt pragmatice, iar planul de acțiune este un cadru pentru a vă colecta gândurile despre executarea planului de proiect într-un mod eficient și eficient. Cu șablonul nostru gratuit de plan de acțiune, puteți doar să completați spațiile libere pentru a vă asigura că ați acoperit toate bazele și că ați făcut proiectul să înceapă cu piciorul potrivit. Este un șablon însoțitor excelent pentru un plan general de proiect și o carte de proiect.

De la prioritizarea sarcinilor până la atribuirea și notarea stării, calendarului și resurselor, vă avem acoperit. Și, din nou, planul de acțiune poate fi încărcat fără probleme în ProjectManager, astfel încât apoi să puteți utiliza toate caracteristicile noastre excelente pentru a vizualiza fluxul de lucru cu panouri kanban și pentru a monitoriza progresul cu tabloul nostru de bord în timp real.

5. Proiect Tracker & Task List Template

Urmărirea proiectului este esențială pentru a vă asigura că acesta rămâne în termen. Asta înseamnă, de asemenea, să ținem cont de lucru la nivel de sarcină.

Acest șablon de urmărire a proiectului și listă de activități poate ajuta ca listă de sarcini de făcut și include coloane pentru durata planificată și reală a proiectului, pentru a ști ce funcționează și ce necesită mai multă atenție.

Odată ce ați integrat proiectul și șablonul de urmărire a sarcinilor într-un sistem software de management al proiectelor, puteți apoi să produceți diagrame Gantt pentru a obține o imagine clară asupra cronologiei proiectului, precum și să primiți datele respective în tabloul de bord pentru a nota progresul proiectului în timp real. Și, desigur, puteți importa fișierele Excel și Microsoft Project fără probleme în ProjectManager. Software-ul nostru vă poate transforma fișierele Excel statice în instrumente uimitoare și dinamice de gestionare a proiectelor.

6. Șablon de registru de risc

Riscul face parte din gestionarea unui proiect. Slujba implică posibilitatea de a anticipa ce riscuri ar putea apărea și apoi formularea unui răspuns pentru a readuce proiectul pe drumul cel bun. Aici intervine acest șablon gratuit de urmărire a riscurilor Excel.

În primul rând, vă permite să enumerați toate riscurile posibile despre care credeți că se pot întâmpla pe parcursul proiectului. În continuare, puteți defini modul în care va afecta proiectul. Stabiliți nivelul de risc și îi atribuiți un proprietar, astfel încât cineva să fie responsabil să-l supravegheze.

Acum aveți un plan în vigoare pentru a rezolva rapid acest risc și un document care poate fi partajat, astfel încât riscul să nu primească niciodată șansa de a uita un proiect.

7. Șablon de urmărire a problemelor

Problemele apar atunci când ceva se întâmplă chiar acum în proiectul tău. Deci, ce faci când se întâmplă asta? Urmăriți aceste probleme și le rezolvați cu ajutorul acestui șablon gratuit de urmărire a problemelor.

Primul lucru, desigur, este identificarea acestor probleme pe măsură ce apar. Acesta este documentul în care puteți colecta acele informații. Șablonul de urmărire a problemelor vă ajută, asigurându-vă că fiecare pas al procesului, de la identificarea până la rezolvarea problemei, este documentat.

Desigur, veți dori să partajați șablonul de urmărire a problemelor și puteți cu acest șablon Excel gratuit, dar numai ca document static. Într-un program software de management de proiect, aceste informații sunt ușor de colectat și partajat, precum și de editat în timp real.

8. Schimbați șablonul formularului de cerere

Un lucru care este constant în orice proiect este schimbarea. Aceste schimbări, însă, trebuie gestionate. Aici intervine formularul de cerere de modificare.

Șablonul nostru gratuit de formular de cerere de modificare vă oferă structura pentru a identifica, urmări și rezolva acele modificări atunci când apar într-un proiect. Șablonul gratuit are spațiu pentru a nota care este schimbarea, pentru a oferi unui membru al echipei dreptul de a conduce sarcina de a o rezolva și apoi pentru a-l semna.

Când este utilizat împreună cu ProjectManager, formularul de cerere de modificare este mai dinamic. Poate acționa ca o platformă de colaborare în care membrii echipei pot comunica și atașa documente relevante, chiar și preluări și aprobări. Păstrarea totul sub un singur acoperiș este ceva pe care nu veți dori să îl schimbați.

Înrudit: Cum să rulați MS Project pe Mac pas cu pas!

9. Model de buget de proiect

Un proiect poate avea un plan grozav, dar fără sprijinul financiar pentru a-l plăti nimic nu se poate întâmpla. De aceea, un buget de proiect, oricât de plictisitor ar fi, este una dintre cele mai importante faze ale unui proiect pe drumul spre finalizarea cu succes.

Cu acest șablon de buget de proiect Excel gratuit, puteți vedea literalmente când sunteți în roșu, deoarece este codat cu culori. Și acest document, mai mult decât unul care este crucial pentru începerea unui proiect, este, de asemenea, o modalitate de a urmări bugetul respectiv de-a lungul ciclului de viață al proiectului.

Acest șablon are spațiu pentru a vă acoperi toate costurile, de la cele ușor de colectat, cum ar fi forța de muncă și materialele, până la cele care se modifică sau se transferă de la proiect la proiect. Bugetele sunt estimări, dar cu acest șablon gratuit acele numere vor fi mai precise.

10. Foaia de calcul pentru proiect

Membrii echipei trebuie să aibă o modalitate de a-și urmări munca prin sarcinile care le sunt atribuite, iar o simplă foaie de pontaj poate oferi o modalitate ușoară de a-i menține în program, precum și de a vă oferi informațiile necesare pentru a ști unde se află în sarcinile lor.

Foaia de pontaj Excel gratuită poate calcula costul pe oră și include coloane de vacanță și ore suplimentare, pentru a nota cu exactitate timpul petrecut în cadrul și în afara proiectului. Dar foile de pontaj ale proiectului sunt utile pentru o serie de scopuri diferite, deci acesta este un instrument la îndemână.

Când gestionați foile de pontaj cu un software de management de proiect online, atunci cauciucul iese la drum. Veți putea să filtrați coloanele și să personalizați rapoartele, să partajați cu ușurință într-un e-mail, fișier PDF sau Excel și CSV. În plus, echipa ta poate trimite foi de pontaj pe baza sarcinilor reale din sistem și vei fi avertizat prin e-mail atunci când o fac.

11. Șablon de tablou de bord al proiectului

Tabloul de bord al proiectului este ceea ce vă menține pe scaunul șoferului în timp ce călătoriți prin ciclul de viață al proiectului. Vă permite să monitorizați proiectul, urmărind starea sarcinii, bugetul și multe altele într-un singur loc.

Din acest tablou de bord gratuit de gestionare a proiectelor pentru Excel, creați grafice și diagrame care vă oferă o privire vizuală și ușor de digerat asupra gestionării sarcinilor și încărcăturii dvs. de lucru, precum și a costurilor. Este o modalitate sigură de a rămâne în fruntea unui proiect în general și de a ști unde trebuie să analizezi detaliile specifice.

Puteți adăuga mai multă putere tablourilor de bord PM atunci când utilizați software-ul de management al proiectelor online. În acest fel, atunci când membrii echipei actualizează stările sarcinilor, tablourile de bord se completează cu date în timp real.

12. Model Plan de proiect

Un șablon de plan de proiect are tot ce aveți nevoie pentru a vă mapa proiectul odată ce acesta a fost aprobat. Are spațiu pentru a vă defini obiectivele proiectului, activitățile, sarcinile, precum și toate resursele de care veți avea nevoie pentru a executa munca. Puteți începe să vă programați activitățile, sarcinile și durata fiecăreia pe parcursul unui proiect. Există chiar și un loc pentru a identifica dependențele sarcinilor.

Planurile de proiect sunt adaptate în jurul proiectului dvs. și nu există două la fel. De aceea, acest șablon de management de proiect are un loc pentru a adăuga anexe. Aici puteți atașa un plan de management al domeniului, costurilor și programului sau o structură de defalcare a lucrărilor (WBS), precum și cazul dvs. de afaceri, studiul de fezabilitate și carta de proiect. Cu cât planul de proiect este mai detaliat, cu atât vă poziționați mai mult și echipa. pentru succes atunci când proiectul este executat.

13. Șablon de estimare a proiectului

Acest șablon gratuit de estimare a proiectului pentru Excel vă va ajuta să estimați un buget mai precis și un program realist. Înainte de a putea planifica un proiect, trebuie să identificați toate costurile care vor fi asociate cu acesta. Această foaie de calcul gratuită pentru managementul proiectelor vă permite să faceți o colecție mai detaliată a ceea ce va trebui să cheltuiți pentru forța de muncă, materialele și resursele proiectului.

De la o descriere a postului până la detalii de estimare, acest șablon de proiect este o modalitate excelentă nu numai de a vă da seama bugetul, ci și de a colecta diferiții furnizori și contractori pe care îi veți angaja pentru a vă ajuta să executați proiectul. Creați câte etape de proiect aveți nevoie. Fiecare este subtotalizat, iar acele subtotaluri sunt apoi calculate automat pentru o sumă finală. Schimbarea este imposibil de evitat atunci când gestionați un proiect, dar cu cât estimarea dvs. este mai exactă, cu atât este mai probabil să livrați la timp și în limita bugetului.

14. Șablon matrice RACI

Utilizarea unui șablon matrice RACI este un instrument esențial pentru organizarea proiectelor. Proiectele pot fi confuze, iar dacă oamenii nu sunt siguri de rolurile lor, vor apărea probleme. Șablonul RACI pentru Excel este un instrument gratuit pentru a identifica și defini diferitele roluri și responsabilități ale tuturor celor implicați în proiect.

Acest șablon Excel pentru managementul proiectelor este împărțit pe faza proiectului în stânga și în partea de sus sunt enumerate toate pozițiile diferite ale proiectului. Apoi, în caseta corespunzătoare de sub titlu se completează cu R, A, C sau I pentru a explica relația lor cu acel punct specific al proiectului. RACI înseamnă responsabil, responsabil, consultat, informat. Definirea acestor roluri cu această foaie de calcul Excel duce la operațiuni mai fluide.

15. Schimbați foaia de calcul jurnal

Încercați șablonul nostru gratuit de jurnal de modificări pentru Excel și creați un proces de gestionare a modificărilor de succes. Schimbarea va avea loc în fiecare proiect, fie că sunt solicitări din partea părților interesate sau din partea forțelor externe, cum ar fi problemele legate de vremea sau lanțul de aprovizionare. Pregătirea pentru schimbare și modul de răspuns la aceasta va face sau distruge proiectul tău.

Această foaie de calcul Excel pentru managementul proiectelor vă permite să numerotați modificările pe care le identificați în proiect pentru a le urmări mai ușor. Există un loc de capturat când schimbarea a fost descoperită pentru prima dată, cine o deține și are sarcina de a se ocupa de acea schimbare. Există chiar spațiu pentru a-și nota starea și a seta prioritatea, astfel încât să știți ce modificări trebuie tratate mai întâi. Având un jurnal de modificări înseamnă că puteți gestiona modificările și nu permiteți ca modificările să aibă un impact negativ asupra proiectului dvs.

16. Șablon de plan de resurse

Resursele sunt tot ce ai nevoie pentru un proiect. Șablonul nostru gratuit de plan de resurse pentru Excel este primul pas către gestionarea echipei și a resurselor. Îl puteți folosi pentru a identifica, enumera și organiza toate resursele proiectului, precum și pentru a afla cât de mult veți avea nevoie și cât va costa. Puteți utiliza acest șablon Excel de proiect pentru a se integra cu programul și bugetul dvs. pentru a urmări costurile pe măsură ce executați proiectul.

Deși veți dori să vă începeți planul de resurse în timpul fazei de planificare a proiectului, acesta ar trebui să fie un document viu care este actualizat în mod regulat pe măsură ce lucrurile se schimbă pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Odată ce proiectul a fost finalizat, puteți salva șablonul și îl puteți utiliza atunci când planificați resurse pentru proiecte viitoare care sunt similare. Utilizarea acestui șablon gratuit de gestionare a proiectelor pentru Excel îi ține pe toți informați, ceea ce duce la o mai bună funcționare a proiectului.

17. Foaie de calcul pentru analiza părților interesate

Părțile interesate sunt investite în proiect, iar managerii de proiect trebuie să-i țină la curent și să-și gestioneze așteptările. Aici intervine acest șablon gratuit de analiză a părților interesate pentru Excel. Vă ajută să identificați și să gestionați toate părțile interesate din proiectul dvs. Acest șablon gratuit este piatra de temelie a oricărui plan amănunțit de management al părților interesate.

Șablonul de analiză a părților interesate vă ajută să începeți cu o prezentare generală a proiectului, care este urmată de o listă a tuturor părților interesate implicate în proiect. Există un meniu derulant pentru a observa dacă acea parte interesată are o influență mare, medie sau scăzută. Asta înseamnă, câtă putere au pentru a afecta proiectul. Aceste informații sunt esențiale pentru modul de gestionare a acestora. Apoi identificați fiecare parte interesată în foaia de calcul, deoarece acestea se referă la proiect. Rețineți frecvența de care aveți nevoie pentru a comunica cu fiecare parte interesată și mai mult pentru a le gestiona și a menține proiectul să meargă mai departe.

18. Șablon de analiză a decalajului

Dacă doriți să vă îmbunătățiți afacerea și să rămâneți inovatoare, atunci aveți nevoie de acest șablon de analiză a decalajelor pentru Excel. Este unul dintre instrumentele pe care le puteți folosi pentru a obține o analiză strategică a locului în care vă aflați acum și a modului de a ajunge acolo unde doriți să ajungeți în viitor. Această foaie de calcul pentru managementul proiectelor vă va ajuta să elaborați un plan de acțiune pentru a vă muta de la situația actuală la oriunde intenționați să vă duceți organizația în viitor, fie că este vorba de o creștere a cotei de piață sau de introducerea rapidă a unui produs pe piață.

Acest șablon Excel gratuit are tot ce aveți nevoie pentru a începe să vă îndepliniți obiectivele, de la informații generale și starea actuală a afacerii dvs. până la starea viitoare pe care doriți să o atingeți, care este procentajul decalajului și acțiunile necesare pentru a reduce acel decalaj. Puteți identifica cine din organizație poate conduce inițiativa și chiar să urmăriți starea. Trebuie să începi de undeva și o analiză a decalajului este locul în care totul se reunește.

19. Foaie de calcul pentru analiza cost-beneficiu

Citiți numerele pentru a afla dacă proiectul dvs. merită urmărit cu șablonul nostru gratuit de analiză cost-beneficiu pentru Excel. Puteți vedea dacă proiectul poate fi livrat într-un anumit interval de timp și un cost rezonabil. Acest șablon Microsoft Excel vă permite să comparați ceea ce vă așteptați să cheltuiți cu beneficiile sau oportunitățile pe care le-ar putea oferi proiectul. Prin urmare, din perspectiva costurilor, puteți vedea dacă proiectul este viabil.

Indiferent dacă este un proiect personal sau profesional, șablonul nostru gratuit de analiză cost-beneficiu este un instrument puternic și flexibil. Poate fi folosit din nou și din nou, colectând informațiile despre proiect, costurile cantitative (indirecte, intangibile și de oportunitate) și apoi beneficiile cantitative (beneficii directe, beneficii indirecte, beneficii intangibile și beneficii competitive). Adunarea celor trei secțiuni de cost și a celor patru secțiuni de beneficii ale șablonului oferă un cost total de comparat cu beneficiile totale. Este o analiză esențială de întreprins înainte de a te angaja în orice proiect.

20. Foaie de calcul pentru programul de lucru săptămânal

Dacă aveți nevoie de ajutor pentru gestionarea resurselor umane, obțineți foaia noastră de calcul săptămânală gratuită pentru programul de lucru pentru Excel. Îl poți folosi pentru a gestiona munca săptămânală a echipei și fluxul de lucru al proiectului. Rețineți zilele în care echipa dvs. poate lucra și colecta rata de plată și orele în care lucrează la sarcinile sale. Acest program de lucru flexibil al angajaților se poate aplica săptămânii obișnuite de lucru de la nouă până la cinci sau unui model mai hibrid.

Utilizați acest șablon de management de proiect pentru Excel pentru a obține informații despre membrii echipei și programul lor de lucru. Le puteți adăuga numele, sarcinile care le sunt atribuite și proiectul la care lucrează. Există spațiu pentru a enumera toate zilele în care vor lucra. Acest șablon Excel este un loc minunat pentru a captura date, dar este un document static. Dacă doriți să îl actualizați, trebuie să faceți acest lucru manual. Poate dura timp și te poate îndepărta de la gestionarea proiectului și a muncii echipei tale.

Treceți dincolo de șabloane și foi de calcul Excel cu ProjectManager

Software-ul de management de proiect vă poate duce mult mai departe decât șabloanele Excel pentru managementul proiectelor ar putea vreodată. ProjectManager, un software de management de proiect premiat, este o platformă cuprinzătoare care vă permite să planificați, să urmăriți și să raportați proiectele dvs. online. Deoarece este un instrument online, obțineți vizibilitate live asupra echipei de proiect și a sarcinilor acestora.

Planificați-vă proiectele de la început până la sfârșit cu funcția noastră diagramă Gantt. Această caracteristică vă permite să mapați toate sarcinile proiectului în etape și apoi să le atribuiți membrilor echipei. Puteți chiar să creați dependențe și să stabiliți repere. În plus, puteți importa fișiere Excel și fișiere Microsoft Project în diagrama Gantt, dând viață șabloanele dvs. statice. În plus, ProjectManager se integrează cu peste 1000 de aplicații terțe, cum ar fi Google Drive, Slack și Microsoft Office 365, astfel încât să puteți partaja proiectul cu toți membrii echipei dvs.

Membrii echipei (și managerii) pot alege să-și gestioneze propriile sarcini fie în lista de activități, fie în vizualizarea kanban. Vizualizarea kanban este favorită pentru lucrătorii vizuali care au o mulțime de proiecte diferite în desfășurare. Coloanele personalizabile de pe un panou kanban permit unui utilizator să-și vadă cu ușurință progresul sau să-și sorteze sarcinile în funcție de proiect sau departament. Desigur, fiecare vizualizare, fie că este vorba despre Gantt, Listă sau Board, vă permite să colaborați cu alți membri ai echipei și să lucrați mai mult decât ați crezut vreodată posibil. Vă veți întreba de ce ați făcut vreodată procese Excel de management de proiect.

Obțineți toate caracteristicile acestor șabloane de management de proiect Excel și multe altele atunci când utilizați ProjectManager. Toate aceste instrumente sunt disponibile în software-ul nostru premiat de management de proiect pentru a vă ajuta să planificați, să urmăriți și să raportați despre proiectul dvs. în timp real. Vedeți ce poate face pentru dvs. luând o perioadă de probă gratuită de 30 de zile.