Un ghid complet pentru PMIS

O abundență de informații este creată, transferată și stocată pe parcursul ciclului de viață al managementului de proiect. Fără o modalitate de a organiza documentația produsă, proiectul dvs. poate fi sortit eșecului. Atunci intervine PMIS, un acronim pentru sistemele informaționale de management al proiectelor. Un PMIS permite un flux de informații organizat și controlat, astfel încât nimic să nu fie deplasat sau deplasat.

Software-ul de management al proiectelor care este colaborativ și oferă stocare nelimitată de fișiere, cum ar fi ProjectManager, este un dat. Instrumentul nostru vă poate organiza documentele și le poate face accesibile echipei de proiect în oricare dintre multiplele noastre vizualizări ale proiectului. De exemplu, vizualizarea listă permite echipelor să partajeze fișiere și să comenteze sarcinile în timp real pentru a favoriza o comunicare mai bună. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Ce este PMIS?

Un sistem informatic de management al proiectului (PMIS) este modul în care sunt organizate informațiile unui proiect. Colectează și utilizează informații despre proiect prin una sau mai multe aplicații software. Aceste programe îi ajută pe managerii de proiect să-și planifice, să execute și să-și închidă proiectele și le permit să organizeze fluxul de informații, astfel încât să nu se înece în date.

Există diferite tipuri de software PMIS, dar majoritatea partajează seturi de caracteristici care includ instrumente pentru programare, autorizare de lucru, colectare și distribuire de informații etc. Unele au, de asemenea, colectarea și raportarea automată a indicatorilor cheie de performanță (KPI), în timp ce altele sunt pur și simplu o colecție de fișiere .

Pentru ce este folosit un PMIS?

Un PMIS este realizat pentru a sprijini toate aspectele managementului de proiect, inclusiv informațiile care sunt necesare pentru monitorizare sau colectare. Aceasta include managementul integrării, managementul domeniului proiectului, managementul costurilor proiectului, managementul timpului proiectului, managementul calității proiectului, managementul comunicațiilor proiectului, managementul riscului de proiect, managementul achizițiilor de proiect și managementul părților interesate din proiect.

Caracteristicile esențiale ale unui PMIS

Este o mulțime de informații pe care trebuie să le urmăriți și, atunci când gestionați un proiect, este esențial să puteți extrage imediat informațiile necesare din toate acele date. Un PMIS este un instrument important care vă oferă acces instantaneu la semnalul din zgomot. Informațiile sunt, de asemenea, esențiale pentru proiectele viitoare, pentru a ajuta la reducerea riscurilor, îmbunătățirea eficienței și reducerea costurilor.

Dacă un PMIS captează toate datele proiectului și le stochează într-un mod organizat, acesta trebuie, de asemenea, să poată fi recuperat, căutat, clasificabil, partajabil și analizabil. Pentru a realiza acest lucru, un PMIS tipic are o serie de instrumente.

• Programare și planificare: calculează programul devreme și târziu, timpii liberi și calea critică
• Managementul resurselor: include încărcarea resurselor, nivelarea, alocarea etc.
• Buget: costuri asociate sarcinilor individuale pentru o estimare și o generare mai precisă a bugetului.
• Control și performanță: Analizați și controlați costurile și performanța, actualizați planurile existente în raport cu modificările planificate ale datelor și furnizați scenarii ce se întâmplă dacă pentru managerul de proiect.
• Raportare și comunicare: Crearea de grafice, rapoarte și diagrame cu datele colectate și analizate care pot fi partajate cu părțile interesate și membrii echipei.
• Integrare și ușurință în utilizare: Unele PMIS vor accesa date din diferite proiecte pentru analiza multi-proiect, integrându-se cu alte sisteme, cum ar fi salarizarea, inventarul etc. Cu cât un PMIS este mai ușor de utilizat, cu atât mai puțin timp și bani sunt necesari pentru instruire.

Cum funcționează PMIS de-a lungul ciclului de viață al proiectului?

Un PMIS are funcții diferite în funcție de faza proiectului. La un nivel de bază, un PMIS ar trebui să ofere posibilitatea de a urmări scopul, timpul și costurile proiectului dumneavoastră. Un PMIS robust ar trebui să includă o mare varietate de caracteristici software de management de proiect pe care le puteți utiliza pe măsură ce parcurgeți ciclul de viață al proiectului.

ProjectManager are funcții avansate de gestionare a resurselor, de urmărire a timpului, de gestionare a muncii și de gestionare a proiectelor de care aveți nevoie dintr-un PMIS, plus funcții de colaborare în timp real, tablouri de bord, raportare și multe altele. Iată cum puteți utiliza un PMIS avansat pentru a vă gestiona ciclul de viață al proiectului.

Initierea proiectului

În faza de inițiere, un manager de proiect folosește un PMIS pentru a stabili un buget preliminar care include estimări de costuri și resurse. Un PMIS utilizat împreună cu alte instrumente poate ajuta la programarea proiectului. În ceea ce privește aprobarea, un PMIS ajută la definirea domeniului de activitate, ajută la pregătirea ofertei și poate fi utilizat la prezentarea datelor factorilor de decizie.

Planificarea proiectului

Când planificați un proiect, PMIS vă ajută cu detaliile de programare, inclusiv analiza sarcinilor și a căii critice. Suportă planificarea managementului costurilor, inclusiv analiza WBS și integrarea proceselor de control. PMIS se dovedește, de asemenea, benefic pentru managerul de proiect atunci când planificarea resurselor din punct de vedere al disponibilității și nivelului. De asemenea, poate ajuta la stabilirea unei linii de bază pentru domeniul, programul și costul proiectului.

Execuția proiectului

Odată ce proiectul a fost executat, PMIS colectează, organizează și stochează datele pe măsură ce vin de la echipa de proiect. Aceste date pot fi apoi comparate cu proiecțiile de referință. PMIS ajută la estimarea costurilor și a programului pentru a determina dacă sunt necesare modificări la mijlocul proiectului. Managementul materialelor, colectarea costurilor, măsurarea performanței și, bineînțeles, raportarea sunt toate susținute de PMIS.

Monitorizarea și controlul proiectelor

Un PMIS ar trebui să aibă toate caracteristicile de management al costurilor, managementului resurselor, managementului sarcinilor și urmăririi timpului de care aveți nevoie pentru a vă asigura că execuția proiectului decurge conform planului și nimic nu vă afectează programul sau bugetul proiectului. În cazul în care o problemă afectează planul dvs. de proiect, puteți utiliza un PMIS pentru a găsi toate informațiile de care aveți nevoie pentru a atenua acest risc și pentru a vă ajusta planul de proiect.

Închiderea Proiectului

Mai ales atunci când închideți un proiect, un PMIS este de mare ajutor. Ajută la revizuirea cerințelor pentru a vă asigura că proiectul și-a îndeplinit toate scopurile și obiectivele. De asemenea, organizează informațiile colectate pe parcursul proiectului pentru evaluarea performanței, analiza productivității, rapoartele finale și păstrează o arhivă de date istorice pentru proiectele viitoare.

Avantajele utilizării unui PMIS online

Deși există sisteme informatice manuale pentru managementul proiectelor, beneficiile utilizării unui sistem online sau bazat pe cloud sunt numeroase. Cu un sistem informatic online, sunt susținute viteza, capacitatea, eficiența, economia, acuratețea și capacitatea de a gestiona proiecte complexe. Dintre toate aceste beneficii, viteza este cea mai practică.

Înrudit: 20 de șabloane gratuite de management de proiect pentru Excel

Odată colectate datele, acestea pot fi apoi ajustate pentru a reflecta rezultatele de care are nevoie un manager de proiect cu mare viteză și acuratețe. Un program manual nu se va potrivi niciodată cu asta și nici nu poate crea și revizui planuri, programe sau bugete la fel de repede. Ceea ce odinioară a durat zile sau mai mult, acum este finalizat în câteva secunde.

Managerii de proiect și organizațiile lor pot stoca cantități mari de date cu un PMIS. Aceste date sunt, de asemenea, ușor de accesat, prioritizate și rezumate după cum este necesar. Și, spre deosebire de un sistem manual care este mare și necesită mult personal de asistență, un PMIS online necesită mult mai puțin suport și spațiu.

Cu acești factori, există și un cost-beneficiu. Avantajul de cost al digitalului față de un PMIS manual este de obicei semnificativ, mai ales când se ia în considerare stocarea și procesarea. Și dacă intrările sunt corecte, șansa de erori scade foarte mult cu un PMIS bazat pe cloud.

Încercați ProjectManager ca PMIS

ProjectManager este un software de management de proiect cu caracteristicile necesare pentru a face un PMIS excelent.

Tabloul de bord în timp real oferă o vizualizare actualizată a valorilor proiectului, calculând numere pentru dvs. și creând diagrame și grafice vii și ușor de citit, care pot fi tipărite pentru prezentări sau partajate digital. De asemenea, pot fi filtrate pentru a reflecta doar datele pe care trebuie să le arătați echipei sau părților interesate.

Stocare nelimitată a fișierelor de proiect

Deoarece software-ul este bazat pe cloud, există o mulțime de depozite de fișiere pentru a vă arhiva documentele, imaginile și alte fișiere. Acum sunt toate într-un singur loc, ceea ce le menține în siguranță, organizate și accesibile atunci când doriți.

Management eficient al sarcinilor

Comunicațiile dintre membrii echipei sunt, de asemenea, salvate, dar nu sunt pe e-mail sau pierdute într-o narațiune text lungă, ambele putând pierde timp prețios căutând informația potrivită. În schimb, cu ProjectManager, acele conversații sunt organizate la nivel de activitate folosind instrumentele noastre de gestionare a sarcinilor, inclusiv atașarea documentelor relevante, astfel încât toată lumea să știe unde să le găsească.

PMIS este esențial pentru a gestiona cantitățile masive de date care roiesc în jurul fiecărui proiect. ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, care are caracteristicile de care are nevoie un manager de proiect pentru a colecta, organiza, analiza și arhiva toate aceste informații. Este ușor de utilizat și întreaga echipă poate colabora. Ce mai astepti? Încercați gratuit ProjectManager cu această perioadă de încercare de 30 de zile.