Angajarea unui asistent virtual este una dintre cele mai bune decizii pe care le poți lua pentru afacerea ta.

Nu numai că vă oferă mai mult timp pentru a vă concentra asupra a ceea ce contează, dar vă oferă și acces la un profesionist cu experiență, care știe să se ocupe de tot felul de sarcini.

Dar, având atâtea opțiuni, de unde știi care companie va fi potrivită pentru nevoile tale? Această postare pe blog conține sfaturi și trucuri care vă vor ajuta să găsiți VA perfectă!

Ce este un asistent virtual?

Un asistent virtual este cineva care efectuează sarcini pentru dvs. de la distanță - de obicei folosind e-mail, Zoom și alte instrumente online.

Angajând un asistent virtual, veți putea elibera timpul petrecut anterior pe sarcini de afaceri, astfel încât să vă puteți concentra asupra celor mai importante aspecte ale afacerii dvs.

Dacă doriți să găsiți un asistent virtual, puteți publica un anunț pe Upwork, Fiverr, Freelancer.com și alte panouri de locuri de muncă.

Ce poți externaliza?

Este important să vă gândiți la sarcinile pe care le externalizați în prezent atunci când angajați un asistent virtual.

Dacă lucrați cu mai multe companii VA, cu cât descrierea postului dvs. este mai specifică, cu atât mai bine - permițându-vă să găsiți candidatul ideal.

Iată câteva sarcini comune pentru care mulți angajează asistenți virtuali:

În plus, VA vă poate ajuta cu rețelele sociale, cum ar fi partajarea postărilor pe diverse platforme și efectuarea de cercetări pentru o nouă campanie.

VA vă pot ajuta cu serviciul pentru clienți; aceasta ar putea include răspunsul la e-mailuri sau mesaje de chat live, astfel încât să nu fie nevoie.

VA pot ajuta, de asemenea, să efectueze cercetări de piață, parcurgând datele dintr-o foaie de calcul sau scriind rapoartele lor pe un subiect.

Ce să cauți în asistentul virtual potrivit?

Când angajați o companie sau o persoană, există câteva lucruri pe care ar trebui să le căutați pentru a vă asigura că veți obține cel mai bun VA posibil:

Companie vs Individ

Există multe beneficii de a folosi o persoană în loc de o companie. De exemplu, o persoană va avea de obicei mai multă disponibilitate pentru a se potrivi nevoilor dvs. și poate oferi un nivel mai ridicat de calitate, deoarece îi angajați doar pentru proiecte specifice.

Cu toate acestea, aceasta poate să nu fie cea mai bună rută dacă aveți nevoie de cineva care vă va dedica în mod regulat o anumită perioadă de timp.

Când angajați o persoană, este important să luați în considerare modul în care aceasta va comunica cu dvs. De exemplu, veți dori să vă asigurați că persoana respectivă înțelege engleza, deoarece este limba internațională de afaceri – și că are un nivel suplimentar de securitate în contul său (cum ar fi autentificarea cu doi factori) în cazul unui hack sau al furtului.

Programare flexibilă

Este important să poți comunica cu asistentul tău virtual. Acest lucru se face de obicei printr-un birou virtual precum Zoom sau Skype și vă va permite să partajați fișiere și să interacționați unul cu celălalt după cum este necesar.

Când angajați o companie, unul dintre avantaje este că va oferi mai multă flexibilitate de planificare decât ar putea o persoană.

Astfel, dacă aveți nevoie de cineva care poate lucra la anumite proiecte în mod regulat, aceasta ar putea fi cea mai bună cale de urmat.

Proiecte pe oră vs. cu preț fix

Unele companii vor oferi anumite proiecte pentru o taxă orară, în timp ce altele le vor face la un preț fix.

De exemplu, dacă aveți nevoie de cineva care poate finaliza în mod regulat sarcinile de introducere a datelor în Excel, cel mai probabil veți plăti o taxă orară.

Cu toate acestea, dacă aveți nevoie de cineva care poate efectua cercetări de piață pentru un anumit proiect, cel mai bine ar fi să plătiți o taxă fixă, deoarece aceasta se va face dintr-o singură mișcare.

Calitatea muncii vs. preț

Desigur, atunci când angajați fie o persoană fizică, fie o companie, veți dori să luați în considerare prețurile acestora.

Cu toate acestea, deși costul ar putea părea un factor principal în angajarea unui asistent virtual, ar trebui să luați în considerare și calitatea muncii lor.

Este important să rețineți că munca de proastă calitate poate duce la mai multe costuri pe linie - deoarece va necesita o continuare sau remedieri suplimentare care pot depăși ceea ce plătiți.

Sfaturi pentru lucrul cu asistenți virtuali

Odată ce ai stabilit că trebuie să angajezi un asistent virtual, iată câteva sfaturi despre cum să lucrezi cel mai bine cu el:

Creați o listă de activități și programați sarcinile în mod corespunzător

Când lucrați cu cineva situat în altă țară, poate exista o diferență de timp de câteva ore. Astfel, cel mai bine poate fi să configurați o listă de sarcini pe care o trimiteți în anumite momente ale zilei.

În plus, ar putea ajuta, de asemenea, să oferiți obiective zilnice sau săptămânale cu privire la câte ore ar trebui să dedice pentru îndeplinirea sarcinilor pentru dvs.

Acest lucru va asigura că toată lumea știe volumul de muncă pentru fiecare zi și la ce să se aștepte în anumite săptămâni.

Comunicați frecvent

Este important să vă asigurați că comunicați în mod regulat cu asistentul dvs. virtual despre ceea ce trebuie să faceți și cum ar trebui finalizat. Acest lucru va ajuta, de asemenea, VA să ofere un nivel mai ridicat de calitate, deoarece vor ști exact ce așteptări de la ei.

Utilizați un sistem de management al sarcinilor

Deoarece veți trimite o listă de sarcini care trebuie finalizate, cel mai bine este să utilizați un sistem de gestionare a sarcinilor, astfel încât să puteți urmări ceea ce trebuie făcut și când este terminat.

De exemplu, un asistent virtual va folosi probabil un instrument precum Trello pentru a gestiona sarcini - iar acest lucru vă va oferi o imagine de ansamblu asupra a tot ceea ce se face.

Creați responsabilitate cu repere

Pe lângă configurarea unui sistem de gestionare a sarcinilor, este, de asemenea, important să folosiți reperele atunci când lucrați cu asistenți virtuali. Etapele sunt obiective stabilite care trebuie îndeplinite în anumite săptămâni sau luni când lucrezi cu un VA.

Acest lucru nu numai că vă oferă responsabilitate, dar oferă și asistentului virtual șansa de a-și vedea progresul - și acest lucru îl poate motiva să continue să avanseze.

Păstrați-i pe toți la curent cu privire la modificări

Cel mai bine este să-ți informezi întotdeauna asistentul virtual cu privire la orice modificare a termenelor limită sau a sarcinilor care trebuie efectuate. Acest lucru este important pentru a vă asigura că nu există neînțelegeri în ceea ce privește volumul de muncă sau programul.

În funcție de circumstanțe, s-ar putea să doriți chiar să vă mențineți asistentul virtual la curent dacă călătoriți sau vă luați concediu. Acest lucru îi va ajuta să planifice în consecință, deoarece vor ști exact ce se întâmplă cu proiectele lor.

Menținerea relațiilor cu asistenții virtuali

În cele din urmă, este important să ne amintim că relațiile în afaceri sunt construite pe comunicare și încredere. Deci, pentru a asigura o relație de lungă durată cu asistentul virtual, ar trebui să vă asigurați că:

• Îndepliniți termenele limită
• Oferiți actualizări regulate
• Sunteți sincer cu privire la ceea ce trebuie făcut

Menținând aceste relații, nu numai că veți avea acces la talente excelente care pot face cea mai bună muncă pentru dvs., dar vă veți putea, de asemenea, să vă bazați mai mult pe ele - făcând asistenții virtuali o soluție excelentă pentru antreprenori și proprietarii de afaceri mici care trebuie să îndeplinească diferite sarcini în același timp.

Asistenți virtuali vs. freelanceri

În continuare, să aruncăm o privire asupra diferențelor dintre liber profesioniști și asistenți virtuali:

Un freelancer poate oferi mai multă flexibilitate și abilități mai specializate decât un asistent virtual. De exemplu, un freelancer poate oferi o comunicare mai bună sau poate avea o muncă de calitate superioară decât un asistent virtual.

Acest lucru se datorează faptului că au experiență de lucru independent cu clienții sau sunt experți în domeniul lor datorită anilor de educație și practică. Drept urmare, puteți construi o relație lungă cu un freelancer decât ați face cu un VA.

Un freelancer este mai scump decât un asistent virtual și ar putea necesita mai mult timp pentru a construi munca pentru tine. În cele mai multe cazuri, cel mai bine este să angajați un asistent virtual dacă aveți nevoie de ajutor pentru a face sarcini administrative - și să angajați un freelancer dacă aveți nevoie de un expert în domeniul dvs. sau de un artist.

Independenții lucrează adesea pe cont propriu – iar acest lucru nu este întotdeauna cazul asistenților virtuali. În plus, mulți freelanceri lucrează de acasă sau din cafenele și este posibil să nu poată oferi un nivel ridicat de profesionalism sau disponibilitate atunci când vine vorba de comunicare.

Asistenții virtuali sunt de obicei disponibili în orice moment pentru întrebări și lucrează de la birou sau acasă. Mulți asistenți virtuali au stabilit ore în care sunt disponibili pentru a vorbi cu clienții și alți angajați - motiv pentru care mulți încep devreme dimineața.

Asistenții virtuali oferă flexibilitate

În cele mai multe cazuri, este mult mai ușor să gestionați sarcinile atunci când aveți la dispoziție un asistent virtual. Acest lucru se datorează faptului că vă pot oferi disponibilitate 24/7, ceea ce înseamnă că veți putea să-i contactați în orice moment și să întrebați despre o sarcină sau o misiune.

Să presupunem că asistentul tău virtual a lucrat pentru tine în trecut. În acest caz, este, de asemenea, posibil să stabiliți mai multă relație - ceea ce ar putea face comunicarea și mai ușoară dacă VA vă cunoaște nevoile și are mai multe informații despre ceea ce căutați.

În cele din urmă, asistenții virtuali sunt o modalitate excelentă de a economisi timp, deoarece se pot ocupa de sarcini obișnuite care, altfel, ar trebui să fie îndeplinite de un angajat.

Aceasta înseamnă că aveți mai mult timp să vă concentrați pe dezvoltarea afacerii dvs., în timp ce asistentul dvs. virtual se ocupă de responsabilitățile zilnice necesare pentru a vă menține afacerea în funcțiune.

întrebări frecvente

Cât costă asistenții virtuali pe lună?

Cât de mult plătiți pentru VA depinde de sarcinile care trebuie făcute. Deoarece oferă servicii în funcție de necesități, tarifele lor sunt de obicei determinate de numărul de ore necesare pentru a finaliza o sarcină sau un proiect.

De asemenea, puteți alege să angajați un asistent pe baza anumitor tarife pe oră sau pachete - care ar putea fi deosebit de utilă dacă aveți nevoie de ajutor cu mai multe sarcini în mod regulat.

Există o cerere mare pentru asistenți virtuali?

VA devin din ce în ce mai populare pe măsură ce întreprinderile mici și antreprenorii își dau seama de beneficiile angajării ajutorului. Acest lucru se poate datora faptului că lucrează adesea cu clienții în orice moment, ceea ce înseamnă că asistenții virtuali se pot ocupa de sarcini atunci când sunteți ocupat sau aveți nevoie de o sarcină finalizată în afara orelor de program.

De asemenea, este posibil ca antreprenorii și proprietarii de companii să angajeze VA care au experiență în aceeași industrie ca și ei - ceea ce înseamnă că asistentul dvs. virtual ar fi bine versat în ceea ce aveți nevoie de ajutor.

Ce tipuri de cariere pot fi externalizate unui asistent virtual?

Asistenții virtuali sunt de obicei angajați pentru a se ocupa de sarcini administrative, cum ar fi gestionarea rețelelor sociale, gestionarea e-mailurilor, aranjamentele de călătorie și managementul proiectelor.

Cu toate acestea, proprietarii de companii angajează adesea asistenți virtuali care au experiență în aceeași industrie. Astfel, puteți găsi pe cineva cu cunoștințe specifice despre nișa dvs. care vă poate ajuta să vă stimulați afacerea sau să vă îndepliniți obiectivele.

Asistenții virtuali sunt contractori?

Asistenții virtuali nu sunt întotdeauna contractori. Unii sunt liber profesioniști, dar mulți VA au program stabilit și sunt plătiți în fiecare lună pentru serviciile lor.

De asemenea, este posibil să angajați VA ca angajați. Acest lucru este util mai ales dacă aveți nevoie de ajutor în mai multe sarcini în mod regulat, deoarece puteți elabora un aranjament pentru asistență cu normă întreagă sau un salariu bazat pe numărul de ore necesare pentru a finaliza sarcinile.

Ultimele Gânduri

Este posibil ca afacerea dvs. să crească și aveți nevoie de mai mult ajutor pentru a ține pasul cu totul.

Te gândești să angajezi un asistent virtual pentru prima dată, dar de unde începi? Am creat acest ghid care subliniază ce este un VA și cum să-l găsiți pe unul care să vă satisfacă cel mai bine nevoile.

Când vine vorba de a alege între o persoană sau o companie, luați în considerare ce tip de muncă doriți să facă.

Dacă aveți sarcini administrative precum introducerea datelor sau programarea întâlnirilor, atunci angajați pe cineva pe cont propriu; dacă au nevoie de acces la informații sensibile sau abilități de nivel înalt (cum ar fi designul grafic), atunci mergeți la o companie.

Asigurați-vă că țineți cont și de costuri înainte de a lua orice decizie!