Modificarea comenzilor în managementul proiectelor, construcții și alte industrii

Schimbările fac parte din livrarea oricărui proiect. Pentru a menține proiectul în termen și în bugetul său, acele modificări trebuie gestionate. Un ordin de modificare (sau o modificare) este un mecanism care identifică, definește și urmărește acele modificări într-un mod care este acceptabil pentru toate părțile. Aceasta include costurile suplimentare sau timpul necesar pentru implementarea schimbării.

A avea o comandă de modificare și un jurnal de comenzi de modificare sunt documente cheie în special în managementul proiectelor de construcții, unde contractele dintre proprietarul proiectului și diferiții antreprenori care lucrează la executarea planului sunt vitale pentru progresul unui proiect. Dar o ordine de modificare a contractului se poate aplica multor industrii.

Ce este o comandă de modificare?

O comandă de modificare este un document de management al schimbărilor care abordează orice modificare a domeniului de aplicare al proiectului, detaliind ce trebuie să se întâmple, cât va costa și când se poate aștepta să ajungă la finalizare.

Ordinul de modificare este un mijloc de a modifica contractele existente și, de fapt, de a ajusta prețul și calendarul proiectului. Din cauza acestor modificări ale bugetului și programului, comenzile de modificare nu sunt luate în considerare până când atât proprietarul proiectului, cât și antreprenorul responsabil pentru modificare nu convin asupra termenilor și condițiilor. Există două tipuri de ordine de modificare: aditive și deductive.

Aditiv

O modificare aditivă este una care ar putea fi la fel de simplă ca o culoare diferită a vopselei sau mutarea unei structuri dintr-un loc în altul pe amplasamentul proiectului. Nu iau nimic din proiect, doar schimbă o parte din execuție.

Deductiv

Pe de altă parte, dacă solicitați ștergerea unei părți a lucrării, aceasta este o ordine deductivă de modificare. Spre deosebire de ordinea de modificare aditivă, o modificare deductivă va duce mai probabil la o reducere a costurilor și ar putea chiar să reducă ceva timp din programul proiectului.

Ordinele de modificare sunt o parte critică a procesului de control al schimbărilor. De asemenea, fac adesea parte dintr-un proces care începe cu o cerere de informații (RFI), care este un document care răspunde la orice întrebări care pot apărea pe parcursul executării unui proiect de construcție. Este folosit pentru a clarifica ceva sau pentru a cere informații suplimentare. Acest lucru poate duce adesea la o modificare a contractului, care va declanșa apoi formularul de comandă de modificare.

De ce să folosiți o comandă de modificare?

O comandă de modificare este utilizată atunci când este solicitată o modificare. Nu se face nici un plan din piatra, mai ales pentru proiectele de constructii care sunt eforturi complexe. Managerii de proiect se pot pregăti pentru risc, dar este imposibil să anticipezi tot ce s-ar putea întâmpla.

Deoarece aceste două tipuri de modificări care pot avea un impact asupra domeniului de aplicare apar într-un proiect, este nevoie să le controlați și să le gestionați. De aceea este atât de importantă utilizarea unui formular de comandă de modificare. Acesta surprinde detaliile modificării solicitate, cât va costa și timpul implicat, astfel încât toate părțile să poată lua decizia dacă vor continua sau nu.

Ce este un jurnal de comenzi de modificare?

Dacă modificarea este aprobată, atunci este nevoie de un jurnal de comenzi de modificare. Un jurnal de ordine de modificare surprinde modificările care sunt făcute într-un proiect și asigură că acestea se desfășoară conform programului. Este, de asemenea, un loc în care sunt colectate toate comenzile de modificare, deoarece de obicei există mai multe pe parcursul unui proiect. Cu un jurnal de modificări, este mai puțin probabil ca aceste modificări să se piardă în execuția proiectului.

Jurnalul de ordine de modificare vă ajută, de asemenea, să alegeți ce modificări să inițiați și menține acest proces organizat, acordând fiecărei comenzi de modificare un număr. Tipul de modificare poate fi identificat, definit și cauza cererii de modificare poate fi notă.

Jurnalul de ordine de modificare este un loc pentru a nota modul în care modificarea va afecta proiectul, ceea ce ajută la luarea deciziei finale dacă să avansezi sau nu. Alte detalii din formularul de comandă de modificare sunt colectate aici, cum ar fi data la care a fost creată comanda de modificare, cine a creat-o, care este starea acesteia (dacă a fost aprobată), cine a aprobat-o (sau de ce a fost respinsă) și acțiunile necesare.

Exemplu de șablon de formular de comandă de modificare

ProjectManager are o bibliotecă de postări pe blog și videoclipuri tutorial care se concentrează pe fiecare aspect al managementului de proiect, inclusiv zeci de șabloane gratuite de management de proiect, inclusiv șablonul nostru de formular de comandă de modificare.

Șablonul nostru de formular de comandă de modificare are spațiu pentru a capta informații interne despre proprietar și proiect, precum și ce oportunități pot fi create prin preluarea schimbării. Există, de asemenea, spațiu pentru a explica ce este schimbarea și cum va afecta proiectul.

Mai departe, există spațiu pentru a colecta detaliile specifice, cum ar fi detaliile schimbării și modul în care vor fi afectate costurile. Partea de jos a formularului are o semnătură și o linie de dată pentru momentul în care modificarea este fie aprobată, fie respinsă. În plus, este personalizabil pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră specifice.

Cele mai bune practici pentru comenzile de modificare a construcțiilor

Scopul unei comenzi de modificare este de a gestiona modificările și de a vă livra proiectul la timp și în limita bugetului său, oferind în același timp atât proprietarului, cât și antreprenorului șansa de a conveni asupra condițiilor și de a evita eventualele dispute mai târziu.

Pentru a vă asigura că comenzile dvs. de modificare îndeplinesc aceste funcții și pentru a gestiona procesul pentru cele mai bune rezultate în proiectul general, este important să urmați cele mai bune practici. Următoarele sunt câteva sugestii care vă pot ajuta să vă păstrați ordinele de modificare să facă ceea ce ar trebui să facă.

Cunoaște-ți contractul inițial

Ordinul de modificare modifică contractul pe care l-ați convenit deja; prin urmare, este important să fiți foarte familiarizat cu acel contract original. Domeniul de activitate convenit vă va permite să analizați schimbarea și să vă ajute să determinați cât de confortabil vă faceți schimbarea (și să vă asumați mai multe costuri).

Acordați costuri înainte de a lucra

Bugetul proiectului va fi afectat de ordinul de modificare, dar dacă aceste costuri nu sunt identificate și convenite, pot apărea probleme. De exemplu, micile modificări ar putea fi considerate doar o parte a proiectului inițial. Este esențial ca toată lumea să fie pe aceeași pagină înainte de a se termina orice lucru.

Obțineți schimbarea în scris

Poate părea evident, dar un formular de comandă de modificare este creat pentru a evita greșelile de comunicare. Prin urmare, o strângere de mână sau un acord verbal nu este un ordin de schimbare. Poate fi scânteia care pune în mișcare ordinea schimbării, dar orice decizie trebuie să fie detaliată pe hârtie și convenită.

Aveți un proces în vigoare

Fără un proces care să se ocupe de comenzile de modificare, veți avea probleme cu contractorii, bugetele și programele. Un jurnal de comenzi de modificare este primul pas în organizarea procesului dvs., dar crearea și urmărirea acestora pot fi simplificate cu software-ul de management al proiectelor.

Cum ajută ProjectManager să proceseze comenzile de modificare

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care organizează proiecte și echipe și vă menține procesele să ruleze eficient. Instrumentul nostru are stocare nelimitată de fișiere, ceea ce îl face centrul ideal pentru a centraliza toate documentele de proiect, inclusiv formularele de comandă de modificare.

Pentru a simplifica procesul, creați formularul de comandă de modificare în software-ul nostru. Folosind instrumentul kanban, care vizualizează fluxul de lucru cu carduri ca sarcini și coloane ca etape de producție, faceți comanda de modificare un card. Cardurile Kanban pot avea atașamente, etichete pentru prioritate și multe altele, descrieri detaliate și apoi pot fi atribuite.

Puteți urmări orele înregistrate la modificare și chiar puteți simplifica procesul de plată folosind foile noastre de pontaj. Acestea pot fi completate automat pentru sarcini recurente și, odată trimise pentru plată, sunt blocate pentru securitate. Deoarece software-ul nostru este bazat pe cloud, echipajul dumneavoastră își poate actualiza starea la fața locului, iar progresul se reflectă în timp real. Gestionarea comenzilor de modificare este ușoară atunci când progresul rămâne într-un singur instrument.

ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care vă menține echipele să lucreze în colaborare. Gestionați fiecare aspect al proiectului, de la planificare cu diagrame Gantt online până la monitorizarea progresului și a performanței pe un tablou de bord în timp real, apoi mențineți părțile interesate la curent cu funcții de raportare ușoare. Vedeți cum vă putem controla modificările proiectului și multe altele, luând astăzi această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.