10 automatizări ale fluxului de lucru al agenției pentru a vă gestiona sarcinile zilnice

Conducerea unei agenții poate fi copleșitoare.

Trebuie să gestionați mai multe echipe și proiecte. Lucrezi cu o mulțime de clienți diferiți. Trebuie să ții totul organizat – și să aduci în continuare afaceri noi pe ușă.

Sarcinile de zi cu zi pot consuma mult timp. Dar dacă ți-aș spune că nu trebuie?

Această postare are 10 automatizări ale fluxului de lucru al agenției, utilizabile instantaneu, concepute pentru a vă oferi înapoi o parte din acel timp. Cu aceste automatizări, puteți:

• Misiuni de muncă la bord și în afara bordului (fără bătăi de cap)
• Păstrați-vă la curent cu managementul și urmărirea proiectului pentru a vă asigura satisfacția
• Aduceți contacte în pâlnie și hrăniți-le în consecință

Iată cele 10 automatizări ale fluxului de lucru al agenției:

1. Livrarea magnetului de plumb și crearea de oferte
2. Fluxul de pre-alocare
3. Revizuirea finală a sarcinii – Contact
4. Revizuirea finală a misiunii – Companie
5. Automatizați disponibilitatea contactelor
6. Flux de memento pentru actualizarea proiectului
7. Verificarea finalizării proiectului
8. Atribuiți în mod egal proprietarii de tranzacții
9. Configurare apel de consultare – integrare
10. Fluxul de audiență Facebook bazat pe punctaj

1. Livrarea magnetului de plumb și crearea de oferte

Oferiți ceva valoros părților interesate, cum ar fi o carte electronică sau o carte albă, și doriți să începeți imediat să urmăriți clientul interesat.
Iată pașii acestei automatizări:

1. Când un contact trimite formularul dvs., acesta este magnetul principal pe care l-ați promis
2. În partea din spate, creați o ofertă pentru a le stoca în CRM
3. Proprietarul noii oferte primește o notificare și este creată prima sarcină de atingere.

Când oamenii trimit un magnet de plumb pe site-ul dvs., vă vorbesc puțin despre ceea ce sunt interesați. Când membrul echipei dvs. urmărește, au deja câteva informații cu care să lucreze - și când nu trebuie să mergeți în frig, puteți închide mai multe oferte.

2. Fluxul de preatribuire

Cum te poți asigura că munca se face la timp? Pregătindu-se în consecință.

Acest flux de lucru de automatizare este conceput pentru a trimite o serie de e-mailuri unui contractor independent – ​​oferindu-i toate detaliile de care au nevoie pentru a finaliza o misiune viitoare.

(Notă: puteți modifica cu ușurință automatizarea pentru a fi utilizată și pentru membrii echipei interne)

Iată cum funcționează această automatizare:

1. Ați creat un câmp personalizat pentru „Disponibilitatea sarcinii”, care indică dacă membrul echipei dvs. este liber să accepte o nouă temă
2. Câmpul respectiv poate fi schimbat în „La o temă”, ceea ce indică faptul că membrul echipei lucrează la ceva (și declanșează această automatizare)
3. Un al doilea câmp personalizat are data de începere a sarcinii
   Automatizarea trimite e-mailuri de memento cu două săptămâni înainte de atribuire, cu o săptămână înainte și cu o zi înainte
4. În ziua în care începe misiunea, automatizarea trimite un e-mail cu instrucțiunile de lucru ale companiei și informații despre atribuire

Utilizarea unui șablon de bază și a etichetelor de personalizare poate fi o modalitate excelentă de a crea un e-mail cu aspect profesional, în timp ce atrageți informații specifice persoanei de contact.

3. Revizuire finală a sarcinii – Contact

Această automatizare este concepută pentru a încheia proiecte și pentru a colecta feedback de la membrii echipei și contractori.

Iată cum funcționează această automatizare:

1. Un câmp personalizat conține data de încheiere a sarcinii
2. Cu o săptămână înainte de încheierea misiunii, automatizarea trimite un e-mail cu toate informațiile pentru deconectarea unei sarcini
3. La o zi după încheierea sarcinii, persoana de contact primește un e-mail cu un link către un formular de feedback

Veți dori să vă proiectați formularul de feedback pentru a colecta orice feedback pe care îl considerați cel mai valoros cu privire la timpul petrecut de persoana de contact cu tema.

Colectarea acestor informații vă permite să cunoașteți orice probleme sau preocupări pe care le-a avut contactul în timpul proiectului.

După ce formularul este trimis, o acțiune IF/ELSE verifică dacă persoana de contact a trimis formularul. Dacă nu au, primesc un memento la fiecare câteva zile până când formularul este trimis. Odată ce trimit formularul, ies din automatizare.

4. Revizuirea finală a misiunii – Companie

Asigurați-vă că urmăriți atât clienții, cât și contractorii dvs. Această automatizare este similară cu cea de mai sus, dar folosește pași de notificare pentru a trimite e-mailuri către companie în loc de persoana de contact.

1. Un câmp personalizat conține data de încheiere a sarcinii
2. Un alt câmp personalizat conține e-mailul companiei pentru care lucrează contactul
3. Cu o săptămână înainte de încheierea misiunii, automatizarea trimite un e-mail cu toate informațiile pentru deconectarea contactului care lucrează pentru companie
4. La o zi după încheierea misiunii, compania primește un e-mail cu un link către un formular de feedback

Veți dori să proiectați formularul pentru a aduna orice feedback pe care îl considerați cel mai valoros despre timpul pe care persoana de contact lucrează pentru companie din perspectiva companiei. Acest lucru vă permite să abordați orice nelămurire pe care compania le poate avea.

O acțiune IF/ELSE verifică dacă compania a trimis formularul după câteva zile. Dacă nu au făcut-o, intră într-un ciclu în care un memento este trimis la fiecare câteva zile până la trimiterea formularului. Odată ce trimit formularul, ies din automatizare.

Stocarea adresei de e-mail a interlocutorului companiei într-un câmp personalizat vă va permite să o completați automat cu o etichetă de personalizare în pasul de notificare.

5. Automatizați disponibilitatea contactelor

Odată ce un antreprenor sau un angajat termină cu o misiune, restabiliți-l să fie disponibil pentru o nouă muncă (fără a fi nevoie să ridicați un deget).

1. Utilizați câmpul personalizat pentru „Disponibilitatea atribuirii” (din automatizările anterioare)
2. Câmpul respectiv poate fi schimbat în „La o temă”, ceea ce indică faptul că membrul echipei lucrează la ceva (și declanșează această automatizare)
3. Contactul va fi apoi capturat într-un pas de așteptare până când ziua este aceeași cu data de încheiere a sarcinii, dată pe care o veți stoca într-un câmp personalizat.
4. Persoana de contact trece apoi la pasul Actualizare contact și are câmpul „Disponibilitate atribuire” setat din nou la Disponibil

Acest lucru vă asigură că știți întotdeauna cine este disponibil pentru un proiect (și cine este deja în mijlocul unuia).

6. Flux de memento pentru actualizarea proiectului

Când o echipă este concentrată pe un proiect, este ușor pentru ei să uite să comunice cu compania sau clientul tău. Această automatizare trimite mementouri automate pentru ca aceștia să partajeze starea proiectului (în timp ce le reamintește să se înregistreze între ei).

1. Un proiect este atribuit și se creează acordul pentru a-l muta prin conducta dvs
2. Proprietarului ofertei i se trimite un mesaj informându-i că vor fi trimise mementouri regulate pentru actualizări și ceea ce se așteaptă în răspuns
3. După două săptămâni, proprietarul ofertei primește e-mailul de memento - și va continua să primească memento la fiecare două săptămâni până când oferta este marcată ca finalizată (fie câștigată, fie pierdută)

7. Înregistrarea finalizării proiectului

Odată ce un proiect este marcat ca finalizat, urmăriți clientul pentru a vă asigura că a avut o experiență bună.

1. Când afacerea este marcată câștigată, clientul primește un e-mail 3 zile mai târziu (pentru a verifica dacă a fost mulțumit)
2. În campanie trebuie create două link-uri (unul pentru „satisfăcut” și unul pentru „nesatisfăcut”).
3. Dacă fac clic pe linkul „satisfăcut”, clientul părăsește automatizarea.
4. Dacă dă clic pe linkul „nemulțumit”, clientul primește un e-mail pentru a aduna mai multe feedback despre nemulțumirea lor. Acordul este redeschis și proprietarul tranzacției primește un e-mail pentru a-i anunța că proiectul mai trebuie să fie lucrat.
5. Dacă clientul nu face clic pe niciun link timp de o săptămână, iese din automatizare

8. Atribuiți în mod egal proprietarii ofertei

Asigurați-vă că clienții potențiali sunt împărțiți uniform în echipa dvs. Această automatizare distribuie în mod egal clienții potențiali, chiar dacă proprietarul unei oferte pleacă sau este adăugat.

1. Când o afacere intră într-o conductă, clienții potențiali merg pe o serie de acțiuni împărțite care îi trimit în mod egal pe 8 căi
2. La sfârșitul celor cinci căi este un pas Actualizare proprietarul ofertei care schimbă proprietarul ofertei
3. La sfârșitul a trei căi este o acțiune Go-To care îi trimite înapoi în partea de sus a căilor împărțite – astfel încât să poată fi trimise în jos și alocate unui proprietar de tranzacție

Acest lucru vă permite să distribuiți în mod egal clienții potențiali proprietarilor dvs. de tranzacții, indiferent de câți proprietari de tranzacții are compania.

Puteți adăuga sau elimina „actualizați proprietarul ofertei” sau pașii de acțiune în funcție de câți proprietari de oferte aveți. Puteți chiar să adăugați mai multe acțiuni împărțite dacă aveți mai mult de opt proprietari de tranzacții!

9. Configurare apel de consultare – Integrare

Dacă utilizați un serviciu precum Calendly sau Acuity, această automatizare este făcută pentru dvs.

1. Persoanele de contact trimit un formular prin care solicită mai multe informații sau o consultare
2. Persoanele de contact primesc o campanie cu un link către integrarea dvs. de programare, astfel încât să își poată programa apelul.
3. O acțiune IF/ELSE verifică dacă au configurat apelul
4. Dacă persoana de contact nu a configurat integrarea, va primi un e-mail de memento cu linkul către furnizorul dvs. de software de programare.

Utilizarea unui serviciu precum Zapier permite comunicarea în două sensuri între ActiveCampaign și software-ul dvs. de programare.

10. Fluxul de audiență Facebook bazat pe scor

Lasă acțiunile persoanelor de contact să determine unde se află în marketingul tău Facebook. Utilizați un scor care măsoară implicarea sau acțiunile dorite pentru a vă ajuta să faceți acest lucru.

1. Se creează o ofertă și persoana de contact este adăugată la publicul personalizat Facebook de început
2. Pe măsură ce scorul persoanei de contact crește, adăugați-le la segmentele de public personalizate mai concentrate și eliminați-le din cel precedent

Simțiți-vă liber să ajustați scorurile și să adăugați mai multe audiențe după cum este necesar.

„Ca opțiune de etichetă albă, ActiveCampaign vă oferă, de asemenea, mai multă libertate. Pe lângă domeniile și logo-urile personalizate, puteți modifica și stilul interfeței în sine pentru a se potrivi cu marca dvs..”

Aaron Brooks (Venture Harbor) spune de ce ActiveCampaign este alegerea lor pentru cel mai bun instrument de marketing prin e-mail pentru agenții.