Cum să scrieți cel mai bun e-mail de confirmare a întâlnirii (+ exemple)

Confirmări - se asigură că realitatea se ridică la nivelul așteptărilor tale. Gândiți-vă cât de esențiale sunt confirmările în viața de zi cu zi.

Te duci la McDonald's și-ți comanzi cafeaua și biscuitul bacon și ou — fără brânză — dar angajatul te grăbește fără să-ți confirme comanda. Apoi, pleci pe drum cu micul dejun doar pentru a descoperi că băutura ta este ciocolată caldă și biscuitul tău cu unt se prelinge cu brânză. Nu bueno.

Sau, la o scară mai dramatică, poate vă rezervați locul de recepție de vis pentru sâmbătă seara după nuntă. Luni mai târziu, afli că au programat duminică și au rezervat deja spațiul de sâmbătă seara pentru altcineva. Păcat, nu?

E-mailurile de confirmare a programării împiedică calamitatea sau chiar inconvenientele minore să nu se strecoare în viață. Sunt ușor de trimis, atât de simple și de-a dreptul puternice.

Dacă conduceți o afacere care oferă servicii de programare (fie că este vorba de consultații, întâlniri, interviuri sau chiar tratamente ulterioare cu pesticide), e-mailurile de confirmare a programării sunt o modalitate simplă de a preveni abuzurile și de a vă îmbunătăți experiența clienților. Deși nu are rost să plângi din cauza laptelui vărsat, există un motiv întemeiat pentru un vegan să plângă după un biscuit cu brânză - nu vrei să-i faci pe niciunul dintre clienții tăi să verse o lacrimă!

Ești gata să încorporezi aceste e-mailuri în comunicările tale? Din fericire pentru tine, am făcut toată munca grea. Mai jos, veți găsi exemple de top de e-mailuri de confirmare a programării, exemple de scripturi și sfaturi pentru a vă scrie propriile e-mailuri de la zero. Să începem!

Ce este un e-mail de confirmare a programării?

Ce este un e-mail de confirmare a programării? Totul este în nume — este un e-mail care confirmă o întâlnire. Destul de simplu.

Dar este ceva mai mult decât atât. Oricine poate trimite orice e-mail de confirmare, dar este nevoie de puțin tact și strategie pentru a crea un mesaj de calitate. Iată câteva bune practici simple pe care le puteți urma pentru a scrie e-mailuri eficiente de confirmare a programării.

Cum se scrie un e-mail de confirmare a întâlnirii

Eficacitatea e-mailului dvs. este totul în design, conținut și livrare.

Proiecta

E-mailurile de confirmare a programării ar trebui să fie dureros de simple. Rămâneți pe brand, dar nu vă lăsați atât de implicați în creativitate încât mesajul să-și piardă intenția. Amintiți-vă, acesta nu este un e-mail de marketing (mai multe despre de ce este important în scurt timp). Încercați doar să confirmați o întâlnire cu destinatarul.

Uită-te la acest exemplu de la Airbnb. Au păstrat lucrurile la minimum. Ei au confirmat călătoria, au oferit o imagine a cazării (care m-a ajutat să-mi amintesc pe care am ales-o), mi-au dat datele și au oferit câteva detalii suplimentare sub link-ul complet al itinerarului. Simplu, dar eficient.

Conţinut

Nu aveți nevoie de GIF-uri de lux, copii inteligente sau CTA convingătoare. Furnizați exact ceea ce se așteaptă destinatarul: detalii de confirmare pentru numirea sa. Nimic mai mult, nimic mai puțin.

În funcție de serviciul dvs., puteți include imagini de bază sau un link către „Confirmați programarea”. Toate astea sunt bune, dar nu treceți cu vederea scopul e-mailului dvs. de a confirma întâlnirea.

Livrare

La Twilio SendGrid, trăim după motto: „Trimiteți mesajul potrivit, persoanei potrivite, la momentul potrivit, cu frecvența potrivită, pe canalul potrivit.” Da, este o gură, dar este un ghid excelent pentru comunicarea cu destinatarii.

• Mesaj: e-mail de confirmare a programării
• Persoană: cei care și-au făcut o programare
• Timp: cât mai curând posibil
• Frecvență: un e-mail inițial și poate o a doua urmărire dacă programarea este mai departe
• Canal: destinatarul dvs. poate prefera e-mailul și/sau textul

Livrarea este, de asemenea, un factor esențial de luat în considerare. „Evitați să încercați să adăugați mesaje de marketing în mesajele dvs. tranzacționale”, spune Will Boyd , expert în livrarea de e-mailuri la Twilio SendGrid. „Acestea vă pot cauza probleme, deoarece furnizorii de căsuțe poștale vă scanează conținutul. Dacă ei simt că mesajul este mai mult pe partea de marketing... este mai probabil să introducă acel mesaj în spam, comparativ cu dacă simt că este pur și simplu e-mail tranzacțional.”

Cele mai bune practici

Iată câteva sfaturi suplimentare scurte și dulci pentru a vă ajuta să creați e-mailuri de confirmare a întâlnirii:

1. Creați o linie de subiect evidentă. Acum nu este momentul să devii drăguț. Faceți-vă subiectul super transparent. De exemplu, încercați „Confirmare programare pentru păr” sau „Confirmare pentru programarea viitoare la dentist”. Destinatarul dvs. nu va avea nicio problemă să ghicească despre ce este acest e-mail și, de asemenea, va putea căuta cu ușurință e-mailul dacă se chinuie să-l găsească mai târziu.
2. Spuneți clar de la cine vine e-mailul. Conform raportului nostru recent de implicare prin e -mail , expeditorul este cel mai important element al unui e-mail care influențează dacă un destinatar va deschide sau nu un e-mail. „Pentru unii destinatari, numai expeditorul reprezintă toate informațiile de care au nevoie pentru a deschide un e-mail.” Ah, și evitați adresele de e-mail fără răspuns (cele precum „[email protected]”). Iată de ce .
3. Includeți butoane de adăugare în calendar. Această comoditate suplimentară îmbunătățește șansele ca destinatarii dvs. să apară la întâlnirea lor - un câștig-câștig atât pentru dvs., cât și pentru clienți.
4. Furnizați informații de contact. Facilitați-le destinatarilor să vă contacteze dacă există o problemă cu programarea lor sau dacă trebuie să reprogrameze.

Exemplu de script de e-mail de confirmare a întâlnirii

Vocea și tonul e-mailurilor dvs. vor varia în funcție de marca dvs. Mai jos, am inclus un șablon simplu de e-mail pentru o confirmare mai formală. Simțiți-vă liber să îl utilizați așa cum este sau să îl adaptați nevoilor dvs.

Subiect: Numirea dvs. este confirmată

Bună [nume],

Întâlnirea dvs. [tipul de întâlnire] este confirmată pentru [ziua săptămânii], [luna] [data]], [anul].

Trebuie să vă schimbați programarea?

Pentru a face modificări la întâlnirea dvs., faceți clic aici , sunați la 000-0000-000 sau răspundeți la acest e-mail.

Simplu, nu? Asta e tot ce trebuie să includă e-mailul de confirmare a programării.

Exemple de e-mail de confirmare a programării

Căutați ceva inspirație pentru e-mailurile de confirmare a programării? Iată câteva exemple simple (dar eficiente).

Masaj înflorit

Crede-mă, nu aș rata niciodată masajul meu anual. Totuși, este grozav să primești un e-mail de confirmare a întâlnirii ca un memento prietenos. Blooming Massage îl obține chiar aici cu un design de bază și toate elementele esențiale: cine, ce, când, unde, cum - tot ce trebuie să știu.

Fidelitate

Fidelity o obține chiar aici, cu toate elementele esențiale. Știu când are loc întâlnirea, unde trebuie să fiu, ce vom discuta și cu cine mă voi întâlni. Toate informațiile sunt îngroșate, ușor de citit și rapid de găsit. Și dacă timpul nu mă mai funcționează, există un buton portocaliu mare pe care pot face clic pentru a-mi reprograma programarea.

SpotHero

Acest e-mail de confirmare a programării de la SpotHero conține toate detaliile pe care le-aș putea cere. Știu cu ce plăcuță de înmatriculare este cea cu care am rezervat locul, unde este locul, când pot intra, când trebuie să plec și cât m-a costat. În plus, includ un link către permisul meu de parcare în e-mail - un lucru mai puțin pe care să îl urmăresc.

Pentru a găsi șabloane de e-mail de confirmare a întâlnirii și alte modele de e-mail predefinite, consultați galeria noastră gratuită de șabloane de e-mail!

Utilizarea SMS-urilor cu e-mail

E-mailul a fost întotdeauna o metodă încercată și adevărată de a ajunge la publicul global, dar acum SMS-ul devine o modalitate excelentă pentru companii de a se conecta cu clienții lor. Din ce în ce mai multe companii folosesc mesajele SMS pentru a comunica cu clienții lor despre orice, de la promoții la reduceri la mementouri pentru întâlniri.

E-mailul este excelent pentru mesaje mai lungi care ar putea include imagini și atașamente sau informații pe care destinatarii ar putea dori să le salveze pentru mai târziu. SMS-ul este perfect pentru informații scurte și în timp util (cum ar fi un memento despre o întâlnire viitoare).

Dacă vă străduiți să decideți dacă să utilizați e-mail sau mesaje text pentru confirmările programării, consultați E- mail vs. SMS: ce canal ar trebui să alegeți? Indiferent dacă clienții dvs. preferă mesajele text sau e-mailurile, mesajele de confirmare a întâlnirii vă vor duce comunicarea cu clienții la un nivel superior - începeți mai devreme decât mai târziu!