Definirea și implementarea fluxurilor de lucru de aprobare

Nu trece niciodată cu vederea calitatea. Dacă obțineți livrabilele finalizate la timp, dar nu la nivelul așteptărilor părților interesate, aveți probleme. Un flux de lucru de aprobare poate ajuta la asigurarea calității și poate chiar eficientiza procesele atunci când face parte dintr-un flux de lucru automatizat mai amplu.

Există diferite tipuri de fluxuri de lucru de aprobare și nu toate sunt automatizate. După ce ați învățat definiția, o puteți alege pe cea care va fi cea mai bună pentru procesele dvs. Să aruncăm o privire la ce este un flux de lucru de aprobare și la modul în care automatizarea fluxurilor de lucru de aprobare vă poate ajuta să lucrați mai bine și mai eficient.

Ce este un flux de lucru de aprobare?

Un flux de lucru de aprobare este o modalitate de a direcționa ceva către o persoană cu autoritatea de a muta acel articol la următoarea etapă a producției. Face parte dintr-un flux de lucru care poate fi realizat manual sau automat. Acest lucru ajută la asigurarea calității prin conductă, dar și evită întârzierile privind aprobările necesare.

Secvența logică a sarcinilor este întreruptă de un flux de lucru de aprobare prin aceea că munca se oprește până când sarcina respectivă este aprobată de persoana desemnată. Automatizarea fluxurilor de lucru reduce blocajele și crește eficiența, ceea ce îmbunătățește productivitatea la locul de muncă.

Persoana cu autoritatea de a aproba munca este de obicei managerul direct al oricărei echipe care face acea activitate, dar poate fi și o persoană de asigurare a calității sau un manager între departamente, în funcție de proces. Pot exista multe sau puține aprobări în fluxul de lucru, în funcție de domeniul de aplicare al produsului și al organizației.

Prin automatizarea sarcinilor și adăugarea fluxurilor de lucru de aprobare, companiile pot ajuta echipele să lucreze mai productiv, asigurându-se în același timp că calitatea muncii rămâne la un standard ridicat. ProjectManager este un software online care automatizează fluxurile de lucru și are setări de aprobare a sarcinilor pentru a eficientiza munca. Adăugați aprobări de sarcini la fluxul de lucru personalizat sau alături de automatizare pentru a configura un aprobator înainte ca stările să poată fi actualizate. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Tipuri de fluxuri de lucru de aprobare

Există multe tipuri diferite de structuri de flux de lucru, dar vom începe cu un portal de trimitere a sarcinilor. Aici este depus un document, o comandă de achiziție sau un fel de sarcină, astfel încât o parte interesată, manager sau aprobator să îl poată semna.

Aceasta duce la definirea cine sunt acei aprobatori în fluxul de lucru. De exemplu, multe instrumente software cu automatizare au o modalitate de a acorda unei anumite persoane dreptul de a edita sau vizualiza sau administra trimiterea.

Fluxul de lucru de aprobare are de obicei un termen limită pentru a evita întârzierile, blocajele și întârzierile. Adesea, atunci când este trimisă spre aprobare, sarcina va declanșa o notificare pentru a alerta autorul de aprobare că lucrarea este gata pentru revizuire.

Există diferite tipuri de fluxuri de lucru de aprobare, fiecare folosit pentru a oferi o eficiență mai mare pentru procesele organizațiilor. Acestea permit lucrării să continue fără întârziere, fără a neglija calitatea muncii care trece printr-un flux de lucru de aprobare. Există trei tipuri principale de fluxuri de lucru de aprobare.

1. Flux de lucru pentru aprobarea procesului

Acest proces de aprobare este utilizat atunci când lucrați cu sarcini previzibile și repetabile. Acest flux de lucru este cel mai bine utilizat în procesele în care membrii echipei știu rezultatul pe care doresc să-l obțină și au o cale clară pentru a atinge acel obiectiv. De exemplu, în aprobarea documentelor, fluxul de lucru pentru aprobarea procesului este folosit în mod obișnuit.

2. Flux de lucru pentru aprobarea proiectelor

Dacă aveți nevoie de un flux de lucru mai flexibil, veți utiliza probabil un flux de lucru de aprobare a proiectului. Acest flux de lucru este potrivit și pentru sarcini cu obiective definite, cu toate acestea, spre deosebire de un flux de lucru de aprobare a procesului, calea către atingerea acestor obiective nu este clară. Acest flux de lucru de aprobare este adesea folosit în proiecte creative, deoarece sfârșitul este cunoscut, dar cum să ajungeți acolo este mai mult improvizație colectivă. Luați, de exemplu, campaniile de marketing, care au obiective specifice și trebuie să atingă indicatori cheie de performanță (KPI), dar modul în care acești KPI sunt atinși nu este clar și poate necesita mai multe încercări.

3. Flux de lucru pentru aprobarea cazului

Unele fluxuri de lucru nu au o cale clară. Într-un astfel de flux de lucru, ați aplica un flux de lucru pentru aprobarea cazurilor. Acesta este un flux de lucru ideal atunci când obiectivul nu este definit atunci când echipa își începe lucrul, dar se concentrează clar pe măsură ce lucrează prin informații suplimentare în procesul de lucru. Pentru a înțelege mai bine un flux de lucru pentru aprobarea unui caz, gândiți-vă la o cerere de asigurare. Rezultatul unei cereri de asigurare nu este clar până când nu sunt strânse mai multe informații pe măsură ce trece prin procesul său.

Automatizarea fluxurilor de lucru de aprobare

După cum sa menționat, fluxurile de lucru de aprobare pot fi efectuate manual sau procesul poate fi automatizat. În acest din urmă caz, automatizarea fluxurilor de lucru de aprobare mută elementele prin fluxul de lucru prin declanșarea unui răspuns odată ce o anumită acțiune este finalizată.

Procesele manuale de aprobare sunt problematice. Acest lucru poate cauza feedback contradictoriu, lipsă de claritate în ceea ce privește cine are autoritate atunci când există mai mulți evaluatori, comunicare greșită a obiectivelor, prea multe revizuiri, termene limită ratate și multe altele. Fluxurile de lucru automate de aprobare pot evita aceste scăderi de viteză și pot menține fluxurile de lucru în mișcare fără probleme.

Automatizarea fluxurilor de lucru de aprobare asigură că procesul are responsabilitate și rămâne productiv. Acesta este ceva de care pot beneficia organizațiile de orice dimensiune. Dar mai întâi, pașii unui flux de lucru trebuie să fie clar definiți. Luați în considerare modul în care sunt solicitate trimiterile, criteriile care trebuie îndeplinite pentru ca sarcina să obțină aprobare, cine sunt acei aprobatori pe parcursul fluxului de lucru, calea trimiterilor după aprobare sau respingere etc.

Beneficiile fluxului de lucru de aprobare

Principalul avantaj al utilizării unui flux de lucru de aprobare este că vă eficientizează procesele. Îmbunătățește eficiența prin mutarea mai rapidă a articolelor prin conductă și are ca rezultat mai puține greșeli prin definirea pașilor acelui flux de lucru, aprobarea și asigurându-se că toată lumea din echipă este concentrată pe munca lor.

De asemenea, se asigură că articolul a fost aprobat în mod corespunzător și că aprobarea a fost livrată prompt. Acest lucru ajută echipele să-și respecte termenele limită, indiferent dacă sarcina are unul sau mai mulți aprobatori.

Există, de asemenea, mai puține erori atunci când lucrați cu un flux de lucru de aprobare. Automatizarea se asigură că aprobările au loc numai atunci când au fost îndeplinite criteriile pentru aprobări. Asta înseamnă că trec mai puține erori care vor trebui reparate ulterior, provocând întârzieri. Acest lucru economisește timp și evită corecțiile costisitoare și frustrante.

Automatizarea este, de asemenea, o modalitate de a îmbunătăți comunicarea în ceea ce privește urmărirea stării sarcinii și asigurarea că echipa este la curent cu actualizările sau aprobările în așteptare. Acest tip de transparență în proces ajută la evitarea neînțelegerilor care întârzie și mai mult procesul.

Înrudit: șablon gratuit de plan de comunicare pentru Word

Blocajele sunt probleme frecvente în fluxurile de lucru și provoacă întârzieri și frustrare. Fluxurile de lucru de aprobare reduc aceste blocuri costisitoare prin automatizare. De exemplu, dacă există mulți aprobatori pentru o sarcină, fluxul de lucru automatizat de aprobare poate fi configurat pentru a trimite tuturor aprobatorilor o solicitare pentru a avansa sarcina mai rapid.

Un alt plus este că automatizarea duce la o mai mare consistență, care este o modalitate de a eficientiza procesele. Se asigură că orice lucru care este aprobat automat a îndeplinit criteriile și politica organizației. Automatizarea acestui proces accelerează fluxul de lucru, deoarece revizuirile manuale nu mai sunt necesare.

Cele mai bune practici pentru fluxul de lucru de aprobare

Primul și posibil cel mai important aspect al oricărui flux de lucru de aprobare este să vă asigurați că ați ales cine are autoritatea de a face aprobări. Întregul proces se bazează pe această decizie. Chiar și în fluxurile de lucru automate de aprobare, aprobatorul este garanția împotriva oricăror lucruri care nu îndeplinește criteriile dvs. de aprobare.

Se recomandă automatizarea, mai ales atunci când aveți de-a face cu mai mulți aprobatori. După cum sa menționat, poate trimite notificări de aprobare tuturor aprobatorilor simultan. De asemenea, vă va ajuta să identificați redundanțe în fluxul dvs. de lucru, care pot fi șterse pentru a simplifica și mai mult procesul.

Stabilirea termenelor limită ajută la evitarea întârzierilor, nu doar pentru finalizarea sarcinii, ci și pentru aprobare și feedback. Pentru a vă asigura că aceste date limită nu sunt pierdute în amestecare, căutați un instrument care are notificări automate care trimit fie e-mailuri, fie alerte în aplicație.

ProjectManager și fluxuri de lucru de aprobare

ProjectManager este un software de management de proiect online cu automatizare a fluxului de lucru și aprobări de sarcini. Creați fluxuri de lucru personalizate și desemnați o aprobare pentru o gestionare mai bună a sarcinilor. Aprobarile pot fi setate pentru a automatiza o anumita actiune si a eficientiza fluxurile de lucru pentru o productivitate mai mare.

Eficientizați sarcinile repetitive cu automatizarea fluxului de lucru

Primul pas către fluxurile de lucru de aprobare este definirea clară a fazelor muncii dvs. Fluxurile de lucru personalizate vă ajută să stabiliți reguli care direcționează calea pe care trebuie să o urmeze sarcinile. De asemenea, vor defini utilizatorii care pot schimba starea sau pot muta sarcinile înainte. Fluxurile de lucru personalizate și aprobările sarcinilor pot fi automatizate prin definirea declanșatorilor care stabilesc anumite acțiuni. Setați declanșatoare pentru stare, prioritate, progres și altele care pot atribui un utilizator, elimina un utilizator, setați prioritatea, procentajul procesului și multe altele.

Primiți notificări în timp real pentru a rămâne la curent cu aprobările

Pentru a eficientiza fluxurile de lucru, aprobatorii trebuie să știe când le-a fost trimisă o sarcină pentru aprobare. Notificările noastre permit utilizatorilor să vadă aceste alerte în timp real. Acestea sunt trimise instantaneu în căsuța dvs. de e-mail, dar creează și o alertă în software, astfel încât să nu fiți nevoit să părăsiți instrumentul și să vă întrerupeți fluxul de lucru. Puteți personaliza notificările pentru a face mai mult decât să vă avertizeze atunci când sunt necesare aprobări, dar și atunci când sunt atribuite unei sarcini, actualizări de progres, modificări ale datelor scadente și multe altele.

O altă caracteristică care vă ajută cu fluxul de lucru sunt datele în timp real, care informează mai bine luarea deciziilor. Obțineți o vedere la nivel înalt a proiectului cu tabloul nostru de bord live. Nu este necesară nicio configurație, comutați doar pentru a vedea progresul dvs. în ceea ce privește costurile, timpul, volumul de muncă și multe altele. Pentru mai multe informații, rapoartele personalizabile se concentrează pe ceea ce doriți să vedeți. Acestea pot fi partajate cu ușurință cu părțile interesate pentru a le ține la curent.

ProjectManager este un software premiat care automatizează fluxurile de lucru și setează setări de aprobare pentru a menține echipele productive, eliberându-le de sarcini manuale și repetitive. Alte funcții gestionează riscurile și resursele pentru a vă menține pe drumul cel bun. Alăturați-vă echipelor NASA, Siemens și Nestle care folosesc software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.