Ce este o pistă de audit și cum se desfășoară una

Urmărirea a ceea ce faceți este esențială pentru o execuție corectă. Fără o imagine clară a locului în care te afli, nu vei avea niciodată o cale clară către locul în care trebuie să fii. În ceea ce privește managementul proiectelor, o pistă de audit este o modalitate de a livra proiectele la timp și în limita bugetului.

O pistă de audit nu este utilizată numai în managementul proiectelor și deservește multe industrii. Orice afacere cu tranzacții, procese de lucru, contabilitate și tranzacții poate beneficia de cunoașterea ce este o pistă de audit, diferitele tipuri de piste de audit și cum se face una.

Ce este o pistă de audit?

O pistă de audit surprinde detaliile unei tranzacții financiare, ale unui eveniment de lucru, ale fazei de dezvoltare a produsului sau ale unei înregistrări în registrul financiar. Aceste informații sunt ștampilate cu data și ora la care au fost colectate pentru a le evalua mai bine în context.

În ciuda faptului că sunt utilizate în industrii diferite, toate jurnalele de audit au același scop: de a urmări o secvență de evenimente sau acțiuni în ordine cronologică. Acestea pot fi tranzacții de intermediere în finanțe, înregistrări medicale în asistența medicală și documentație de proces în managementul proiectelor.

Utilizarea unei piste de audit în managementul proiectelor oferă o înregistrare istorică a proiectului care este accesibilă ca cercetare atunci când planificați proiecte similare. În timp ce o pistă de audit poate fi colectată manual, a devenit mai obișnuit ca procesul să se facă automat cu înregistrări electronice.

Mai mult decât o înregistrare istorică, traseele de audit pot arăta dovada conformității și integrității operaționale. De fapt, acestea servesc mai multor scopuri, cum ar fi furnizarea de informații pentru un audit, dar și păstrarea înregistrărilor financiare, tranzacții de comunicare și multe altele. După cum sugerează și numele, traseele de audit oferă o pistă de date care include data, ora și informațiile despre utilizator asociate cu informațiile.

Software-ul de management al proiectelor vă poate ajuta să generați, să urmăriți și să arhivați traseul de audit. ProjectManager este un software de management al lucrărilor și al proiectelor care captează traseele de audit în timp real și are stocare nelimitată de fișiere pentru a le arhiva într-un hub ușor accesibil. Utilizați funcția noastră de raportare cu un singur clic pentru a genera audituri la timp, sarcini, volum de muncă și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a se concentra pe date specifice, partajate cu ușurință și stocate pentru referințe viitoare. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Beneficiile pistelor de audit

Abilitatea de a urmări și gestiona înregistrările și de a utiliza o pistă de audit pentru a urmări aceste înregistrări până la originea lor este utilă din mai multe motive. În primul rând, creează mai multă responsabilitate pentru utilizator. Acțiunile utilizatorului sunt înregistrate automat și pot fi urmărite până la ele, ceea ce promovează utilizarea corectă și poate evita infectarea cu viruși.

Dacă există vreodată o investigație în legătură cu ceva, pista de audit oferă o modalitate de a vedea când, cine și ce despre eveniment. Traseele de audit vă oferă vizibilitate asupra procesului și pot fi utilizate pentru a evita viitoarele hack-uri, defecțiuni ale sistemului și alte corupții ale datelor.

În același timp, puteți detecta rapid orice comportament suspect sau acces neautorizat. Acest lucru vă protejează proprietatea intelectuală, informațiile despre personal, înregistrările financiare și multe altele. De asemenea, monitorizarea în timp real poate ajuta la identificarea altor probleme și la abordarea rapidă a problemelor înainte ca acestea să ducă la defecțiuni ale sistemului, erori operaționale sau să permită activități suspecte să apară fără recurs.

Tipuri de piste de audit

Deși este adevărat că pistele de audit pot fi găsite în industrii disparate, tipurile de piste de audit sunt mai puțin variate. Există trei tipuri principale de piste de audit, care sunt fiecare utilizate pentru diferite industrii și servesc unor scopuri diferite. Cu toate acestea, pentru a înțelege scopul a ceea ce poate fi o pistă de audit, este important să înțelegeți diferența dintre auditurile externe, interne și interne ale Serviciului fiscal (IRS).

Audituri Externe

Un audit extern este executat de o agenție independentă, de obicei un contabil public certificat (CPA), care este angajat de o organizație pentru a surprinde o imagine imparțială și clară a finanțelor firmei. Acest lucru oferă o viziune străină asupra situației financiare a afacerii dvs. și vă va ajuta să vă confirmați propriile constatări interne.

Audituri interne

Auditurile interne se fac în cadrul afacerii. Există mai multe tipuri diferite de audituri interne, inclusiv audituri de conformitate, operaționale, financiare și tehnologia informației. Este necesară instruirea angajaților pentru a audita diferitele departamente și pentru a se asigura că procesele, protocoalele și sarcinile manageriale sunt efectuate corect.

Audit IRS

Acesta este auditul de care majoritatea oamenilor sunt probabil familiarizați (și de care se tem), deoarece se poate face atât instituțiilor, cât și persoanelor. IRS va viza de obicei o companie sau o persoană cu un audit dacă bănuiesc că nu își plătesc cota echitabilă din impozite. IRS efectuează un audit pentru a vedea dacă există sau nu o discrepanță între documentele financiare și sumele înregistrate în documentele fiscale.

Cum să faci o pistă de audit: ce să includă

În managementul proiectelor, este esențial să păstrați o evidență a tuturor modificărilor aduse proiectului, planului de lucru și sarcinilor. Indiferent de tipul de audit și de orice tip de afacere care efectuează auditul, există anumite elemente care trebuie incluse.

Înrudit: șablon gratuit de jurnal de modificări pentru Excel

Este important să includeți tot ceea ce este necesar pentru a arăta ce evenimente au avut loc, cine a fost persoana sau ce sistem le-a provocat. Aceste înregistrări arată ce s-a întâmplat cu ID-ul utilizatorului asociat cu acesta, programul sau comanda care a creat evenimentul și care a fost rezultatul.

Fiecare dintre aceste articole trebuie să fie ștampilat cu data și ora la care a avut loc. Practic, o pistă de audit este alcătuită din acțiunile întreprinse și comenzile efectuate de fiecare utilizator, fișierele și resursele accesate cu data și ora acestor acțiuni.

Exemple de piste de audit

Traseele de audit pot fi foarte simple sau complexe. O pistă de audit ar putea fi la fel de simplă ca o chitanță pentru achiziționarea unui articol. Chitanța ar avea data tranzacției, prețul, locul de unde a fost cumpărat și cine a fost implicat în tranzacție.

Un alt exemplu este atunci când o companie cumpără echipamente de birou. Mai întâi ar trebui să creeze o comandă de cumpărare pentru a autoriza acea achiziție. Oriunde este vândut echipamentul, va furniza o factură cu detaliile datei vânzării, suma și descrierea articolului achiziționat. Aceasta este pista de audit.

Cum mențineți o pistă de audit?

Pentru a menține o pistă de audit, trebuie să colectați datele, inclusiv intrările în curs și activitatea de gestionare a datelor. Acesta este același, indiferent dacă creați o nouă politică, un flux de lucru sau adaptați fluxuri de lucru existente.

Toate intrările și acțiunile sunt gestionate și înregistrate, astfel încât să fie ușor accesibile pentru referințe viitoare. Crearea unei piste de audit pentru aceste fluxuri de lucru implică întreținerea unui hub de documentare pentru a urmări formularele. Fișierele de audit trebuie păstrate pe toată durata înregistrărilor.

Industrii care au nevoie de piste de audit

După cum am menționat mai devreme, pistele de audit sunt necesare în multe industrii. Cu siguranță, orice organizație care trebuie să rămână conformă și sigură va avea nevoie de piste de audit. Înregistrările electronice au nevoie în special de piste de audit pentru a se apăra împotriva încălcărilor de securitate și pentru a menține raportarea conformității. Acest lucru este valabil atât pentru auditul extern, cât și pentru auditul intern.

Organizații precum agențiile guvernamentale și universitățile se ocupă de date confidențiale și orice altă industrie care gestionează astfel de informații va avea nevoie de piste de audit. Este necesar să urmărească înregistrările sau tranzacțiile din departamentele financiare, contabile și de facturare, precum și controalele de proiectare a producției și asistența medicală.

Veți găsi, de asemenea, o nevoie de piste de audit în datele cercetării clinice, managementul conținutului, dosarele studenților, comerțul electronic, investigațiile juridice și de cercetare, înregistrările medicale și chiar înregistrările privind votul și buletinele de vot. Traseele de audit pot fi găsite în fiecare sector, de la guvern la educație sau orice organizație care gestionează înregistrări securizate.

ProjectManager ajută la Audit Trails

ProjectManager este un software de management al lucrărilor și al proiectelor care poate genera rapoarte în timp real și vă poate urmări munca pe măsură ce se întâmplă, pentru a vă ajuta să identificați problemele și să le rezolvați înainte ca acestea să devină probleme. Utilizați software-ul nostru pentru a gestiona proiecte, dar și ca un hub central pentru toată documentația și înregistrările dvs. Sunt întotdeauna disponibili, indiferent unde sunteți sau când lucrați.

Vedeți performanța și progresul cu tablouri de bord în timp real

Tabloul nostru de bord live captează date în timp real și calculează automat informațiile. Apoi afișează rezultatele pentru șase valori ale proiectului în grafice și diagrame ușor de citit. Puteți vedea cum merge proiectul dvs. în termeni de timp, costuri și multe altele. Spre deosebire de alte instrumente inferioare, nu este necesară nicio configurare. Auditează-ți munca așa cum se întâmplă.

Controlați procesele cu fluxuri de lucru automatizate

Configurați fluxuri de lucru automate pentru a oferi echipei dvs. timp să lucreze la chestiuni mai importante, asigurând în același timp calitatea și având o evidență a fiecărui pas al procesului dvs. Dumneavoastră determinați câți declanșatori doriți să creați pentru a avea ca rezultat acțiuni, cum ar fi schimbarea etichetelor sau a alocaților. Setările de aprobare a sarcinilor asigură că nicio stare nu se schimbă până când un membru autorizat al echipei le aprobă. Cu ProjectManager, aveți puterea de a configura pista de audit cu automatizare.

Instrumentul nostru are stocare nelimitată de fișiere, astfel încât să puteți păstra toate documentele și înregistrările importante într-un singur loc, care poate fi accesat oricând și oriunde. Utilizați căutarea noastră globală pentru a găsi rapid ceea ce căutați. Nu mai căutați e-mailurile vechi sau fișierele ascunse în computerul dvs., totul este la îndemâna dvs.

ProjectManager este un software premiat de management al lucrărilor și al proiectelor care vă ajută să creați, să organizați și să urmăriți înregistrările. Platforma noastră de colaborare conectează echipele oriunde și în orice moment, ajutându-le să lucreze mai colaborativ. Deveniți mai productivi precum echipele de la NASA, Siemens și Nestle care folosesc software-ul nostru. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.