Pregătiți-vă back office-ul pentru sezonul vânzărilor de sărbători

Cu clienții care fac cumpărături online mai mult decât oricând, sezonul de sărbători 2021 se preface a fi un an mare pentru comerțul electronic. Se preconizează că vânzările online din SUA vor crește cu 11,3% de la cifrele din 2020 la 207 miliarde de dolari, reprezentând un record de 18,9% din vânzările totale cu amănuntul din sezonul sărbătorilor.

Obținerea unei creșteri a comenzilor este interesantă, dar a ține pasul cu cererea poate fi o provocare. Ce se întâmplă dacă rămâneți fără stoc sau nu vă puteți expedia produsele suficient de repede? O experiență negativă în timpul sărbătorilor poate afecta reputația mărcii dvs. și vă poate pierde clienți. Este important ca strategia dvs. de back-office și de onorare să fie pregătită pentru afluxul de comenzi, astfel încât să puteți maximiza creșterea oferind în același timp o experiență excelentă pentru clienți.

Mai aveți timp să vă asigurați că operațiunile și procesele dvs. de îndeplinire sunt într-o formă excelentă. Pentru a vă ajuta să vă pregătiți, iată câteva sfaturi pentru a asigura un sezon de vacanță reușit.

1. Angajați personal sezonier

Luați în considerare angajarea de personal sezonier care vă poate ajuta să faceți pasul cu cererea și să vă sporească eficiența back-office-ului. Puteți ajusta dimensiunea forței de muncă pentru a vă satisface nevoile specifice de vacanță și vă puteți economisi bani, în loc să continuați să plătiți pentru angajații cu normă întreagă după sărbători. Pentru Devin Montgomery, unul dintre proprietarii Skiis & Biikes, extinderea forței de muncă în timpul sărbătorilor este esențială pentru afacerea lor.

Adăugăm cu aproximativ 35% mai mult personal în fiecare sezon de vacanță. Anul acesta, mai ales, a fost foarte greu să găsești noi membri ai echipei. Simt că fiecare afacere se confruntă cu asta. Principalele roluri pe care le angajăm sunt îndeplinirea (livrare, picking, șoferi pentru transferuri între magazine și recepție), serviciul clienți și merchandising online.

Nu uitați să vă înscrieți la noua echipă, astfel încât să performeze la același nivel cu personalul cu normă întreagă. Pregătește un plan de antrenament pentru a-i pune la curent cât mai repede posibil. Creați o listă de verificare pe care o pot urma în timpul orientării, cu detalii despre produsele și marca dvs., procesele de inventar și de realizare, politica de returnare și ceea ce se așteaptă de la ei.

2. Optimizați procesele de realizare

Este important să planificați cum, când și de ce veți avea nevoie pentru a onora comenzile.

Prioritizează comenzile

În primul rând, determinați cea mai bună modalitate de a prioritiza comenzile, astfel încât să nu pierdeți timpul gândindu-vă de unde să începeți când înregistrați o creștere a vânzărilor. De exemplu, puteți prioritiza comenzile în funcție de primul venit, primul servit și puteți sorta comenzile după dată, astfel încât să le puteți găsi rapid pe cele mai recente. O altă alternativă populară este prioritizarea în funcție de statutul de client. Poate doriți să configurați etichete de comandă sau de clienți pentru a identifica comenzile de la clienții dvs. VIP și pentru a le îndeplini mai întâi. Sau o puteți baza pe metoda de livrare (navă, livrare locală sau ridicare locală) sau destinație (internațional vs. intern), astfel încât să știți exact ce să faceți cu acele comenzi odată ce sunt ambalate. Odată ce știți cum doriți să organizați și să prioritizați comenzile, salvați această vizualizare pentru sezonul de vânzări de sărbători.

Aprovizionați-vă stația de livrare

Pregătiți-vă stațiile de preluare și ambalare cu toate materialele necesare pentru a vă împacheta produsele.

• Asigurați-vă că imprimanta dvs. are suficientă cerneală și hârtie pentru a imprima borderourile de ambalare și etichetele de expediere. Pregătiți rezervele în cazul în care rămâneți fără.
• Aprovizionați cu materiale de împachetare pentru cadouri cu tematică de sărbători, autocolante și alte materiale promoționale pentru a oferi o experiență de despachetare memorabilă.
• Pentru o notă personală, scrieți din timp note de mulțumire pentru a le include în pachetele dvs.
• Furnizați instrucțiuni de ambalare pe care să le urmeze personalului dvs., mai ales dacă aveți o varietate de produse care necesită ambalare și îngrijire diferite.

Asigurați-vă că detaliile comenzii sunt corecte

Asigurați-vă că aveți informațiile de care aveți nevoie pentru a onora comenzile pe măsură ce sosesc. O bună practică este să adăugați greutatea și dimensiunile produselor dvs. înainte de timp. Astfel, atunci când vine vorba de onorarea unei comenzi, puteți alege cu ușurință ambalajul potrivit pentru produsele din comanda respectivă.

De asemenea, este posibil să doriți să verificați detaliile despre produs, despre client și despre plată. Aceasta este o oportunitate bună de a contacta clientul și de a face modificările necesare în comandă dacă ceva pare incorect. Odată ce toate detaliile sunt confirmate, adăugați informații de expediere și urmărire pentru fiecare comandă.

Alegeți și ambalați comenzile mai eficient

Optimizați-vă spațiul pentru eficiență atunci când vine vorba de cules și ambalare.

• Păstrați-vă stația curată și organizată, cu cele mai bine vândute produse aproape de stația dvs. de ambalare și poziționați-le la nivelul ochilor pentru un acces ușor.
• Dacă știți că anumite produse sunt adesea vândute împreună, păstrați-le aproape unul de celălalt.
• Ar trebui să vă etichetați inventarul cu numele produsului, SKU și detalii despre variantă, cum ar fi dimensiunea și culoarea.
• Păstrați-vă produsele în rafturi sau coșuri separate, astfel încât să puteți găsi cu ușurință produsele pe care trebuie să le alegeți și să le împachetați.

Luați în considerare alegerea și împachetarea mai multor comenzi deodată, în loc de una la un moment dat. O modalitate excelentă de a face acest lucru este să selectați în bloc grupul de comenzi pe care doriți să le îndepliniți, pe baza procesului dvs. de prioritizare și să tipăriți bonurile de ambalare. Puteți folosi apoi aceste borderouri de ambalare pentru a vă plimba prin depozit și pentru a alege inventarul de care aveți nevoie pentru ambalare. Alternativ, puteți utiliza aplicația mobilă Shopify pentru a vedea detaliile produsului din comandă. Cu același grup de comenzi selectat, cumpărați și imprimați etichete de expediere.

Odată ce ați ales inventarul și etichetele tipărite, creați o linie de asamblare a bonurilor de ambalare, a produselor, a suplimentelor (materiale de marcă, note de mulțumire, promoții) și a etichetelor de expediere și începeți să vă împachetați comenzile.

De acolo, puteți programa o ridicare sau o predare cu curierul pentru a scoate coletele pentru livrare. Dacă transportatorul dvs. este USPS, utilizați aplicația Manifeste de expediere , astfel încât USPS să poată scana un document și să primească detaliile de expediere pentru un grup mare de comenzi.

Dacă oferiți livrare locală, lăsați acele comenzi deoparte și folosiți aplicația noastră de livrare locală pentru a trimite produse în comunitatea dvs.

Pentru comenzile de ridicare locale și de la bord, Montgomery spune că Skiis și Biikes își optimizează spațiul pentru aceste tipuri de comenzi în timpul sărbătorilor.

Dedicarea unui spațiu de prezentare mai mare pentru ridicarea din magazin permite personalului să găsească produse mai rapid.

3. Pregătiți-vă inventarul

Inventarul dvs. trebuie să fie suficient și precis. Dar nu tot inventarul dumneavoastră funcționează la fel. Pentru a lua decizii în cunoștință de cauză atunci când comandați inventar pentru sezonul sărbătorilor, utilizați un raport de analiză ABC pentru a înțelege mai bine ce produse generează mai multe venituri. Acest raport evaluează valoarea stocului dvs. pe baza unui procent din venitul dvs.:

A = % din stoc care reprezintă 80% din veniturile dvs
B = % din stoc care reprezintă 15% din veniturile dvs
C = % din stoc care reprezintă 5% din veniturile dvs

Stocul tău A reprezintă produsele tale cele mai profitabile și valoroase. Asigurați-vă că aveți aceste produse la îndemână în timpul sezonului de vârf, pentru a nu rata reduceri. Stocul dvs. C este stocul dvs. în mișcare lentă sau mort. BFCM este o oportunitate excelentă de a vinde aceste produse cu reducere pentru a reduce stocul în exces. De asemenea, veți dori să comandați inventarul cu mult timp înainte, pentru a anticipa orice întârzieri sau întreruperi în lanțul de aprovizionare.

De asemenea, veți dori să vă asigurați că aveți o contorizare exactă a inventarului înainte de sezonul de vânzări de sărbători. Luați în considerare efectuarea unui audit sau a unui număr de stocuri a stocului dvs. existent și asigurați-vă că actualizați cantitățile de inventar pe măsură ce sosește un inventar nou. O modalitate excelentă de a face acest lucru este cu funcția de scanare din aplicația mobilă Shopify.

4. Extindeți-vă capacitatea de îndeplinire cu un 3PL

A avea un back office care este conectat la inventarul și urmărirea comenzilor este esențial pentru o strategie de onorare de succes. Dacă ești îngrijorat că nu vei avea suficient spațiu de stocare sau echipa ta nu va putea face față creșterii cererii, ar putea fi timpul să ai încredere într-un furnizor terț de logistică (3PL), cum ar fi Shopify Fulfillment Network. Prin externalizarea activității dvs., puteți angaja experți care vor prelua, împacheta și expedia comenzile către clienții dvs. ușor și rapid. Pe măsură ce explorați posibilitatea de a aduce un 3PL, căutați un partener care are o rețea vastă de centre de onorare amplasate strategic, astfel încât să puteți economisi timp și costuri pentru a vă expedia comenzile mai rapid.

Aflați mai multe despre 3PL și despre cum să determinați dacă afacerea dvs. este pregătită să externalizeze îndeplinirea.

5. Utilizați returnările pentru a crea o experiență memorabilă pentru clienți

Retururile sunt o parte esențială a experienței de cumpărături online. 68% dintre cumpărători verifică pagina de retur înainte de a face o achiziție și 52% au părăsit un coș de cumpărături de teama unui proces de returnare dificil. Pe măsură ce vânzările cresc în perioada sărbătorilor, la fel crește și volumul returnărilor. Potrivit Federației Naționale de Retail (NRF), comercianții se pot aștepta la cel mai mare volum de returnări în decembrie, ianuarie și februarie.

În primul rând, alcătuiți o politică de returnare specifică sărbătorilor, care poate ajuta la atragerea și convertirea clienților. Probabil că aveți deja unul care analizează ce produse sunt eligibile pentru retur, cât de curând trebuie făcute returnările și condițiile în care trebuie să fie produsele. Modificarea politicii de returnare și extinderea ferestrei de returnare până după noul an este o modalitate excelentă. pentru a stimula vânzările. De exemplu, dacă un client cumpără un cadou în octombrie, va dori să se simtă încrezător că persoana care primește cadoul va putea returna produsul după sezonul sărbătorilor. Această extensie temporară este o modalitate simplă de a vă îmbunătăți experiența clienților și de a-i aduce peste linie.

De asemenea, asigurați-vă că politica dvs. de returnare este clară și ușor de găsit. Acest lucru ar putea însemna crearea unui banner în magazinul dvs. online, care conduce la pagina Politica de expediere și retur sau la pagina Întrebări frecvente. De asemenea, puteți include un link către politica dvs. de returnare în e-mailurile de notificare a comenzilor și chiar și pe paginile dvs. de produse folosind tema Dawn.

Apoi, familiarizați-vă cu gestionarea retururilor în Shopify și puneți în aplicare un plan pentru a primi și procesa eficient retururile. Cu retururile în Shopify, puteți crea etichete de expediere pentru retur, puteți să urmăriți motivele returnării, să reaprovizionați inventarul și să emiteți rambursări, totul într-un singur loc.

În cele din urmă, veți dori să rezervați o zonă în depozit pentru a stoca comenzile returnate și să dedicați un moment al zilei sau săptămânii pentru a le procesa pe toate în același timp. Este o idee bună să instruiți personal anume pentru a vă gestiona returnările, ca o modalitate de a evita potențialele erori. Puteți afișa instrucțiuni utile în zona dvs. de returnări, care descriu cum să verificați dacă există daune și cum să clasificați fiecare comandă cu un motiv pentru returnare, astfel încât să puteți continua să vă îmbunătățiți procesele de onorare în timp.

Gestionați eficient goana de vacanță

Mai aveți timp să vă optimizați strategia de realizare pentru viteză și acuratețe. Planificați din timp și monitorizați continuu procesele care sunt sub controlul dvs., astfel încât să puteți continua să oferiți o experiență excelentă pentru clienți, în ciuda provocărilor care vin dintr-o perioadă potențial stresantă a anului. Revizuiește-ți fluxurile de lucru pentru execuție, disponibilitatea inventarului, strategiile de returnare și pregătește-ți personalul pentru a te asigura că perioada de vârf și sezonul de expediere se desfășoară fără probleme.