Bazele managementului costurilor

Ce este managementul costurilor?

Managementul costurilor este procesul de planificare și gestionare a bugetului unei afaceri sau al unui proiect. În cazul unui proiect, îl ajută pe managerul de proiect să estimeze cât va costa proiectul și să stabilească controale pentru a reduce șansele ca proiectul să depășească bugetul.

Managementul costurilor este una dintre cele mai importante responsabilități ale unui manager de proiect; proiectele au întotdeauna nevoie de resurse precum materiale, forță de muncă și echipamente, care generează costuri. Aceste costuri trebuie estimate și controlate pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului pentru a finaliza proiectul.

Gestionarea eficientă a costurilor necesită software-ul potrivit. ProjectManager este instrumentul perfect pentru a urmări costurile proiectului, resursele și volumul de muncă. Diagramele noastre Gantt, calendarele de proiect și foile de pontaj vă permit să gestionați costurile, timpul și sarcinile într-un singur loc. Începeți gratuit.

Cum să gestionați costurile proiectului în 4 pași

Cei patru pași de mai jos subliniază cum funcționează procesul de management al costurilor în managementul de proiect.

1. Planificarea resurselor

Planificarea resurselor este procesul de prognoză a cerințelor viitoare de resurse pentru o afacere, un proiect sau un domeniu de activitate. Pentru a crea un plan de resurse, trebuie să începeți prin a defini sfera proiectului, un document care detaliază activitățile proiectului care vor fi realizate.

Odată ce activitățile proiectului au fost definite, managerii de proiect se bazează de obicei pe date istorice, opinii ale experților și instrumente de planificare a resurselor, cum ar fi o structură de defalcare a resurselor (RBS) pentru a estima resursele care vor fi necesare.

2. Estimarea costurilor

Estimarea costurilor constă în alocarea costurilor resurselor de care aveți nevoie pentru a vă executa proiectele, cum ar fi forța de muncă, materialele și echipamentele. Estimarea costurilor este unul dintre cei mai importanți pași în procesul de management al costurilor, deoarece stabilește baza pentru bugetul proiectului dumneavoastră. Există mai multe tehnici de estimare a costurilor pe care le puteți utiliza în funcție de caracteristicile proiectului dumneavoastră.

3. Bugetarea costurilor

Pe baza estimărilor dvs. de costuri, acum puteți crea un buget de proiect, care este pur și simplu suma tuturor costurilor proiectului. Asigurați-vă că includeți toate tipurile de costuri ale proiectului, inclusiv costurile directe, indirecte, fixe și variabile. Un buget de proiect ar trebui să includă și rezerve pentru situații neprevăzute în cazul în care există lucrări care trebuie refăcute sau un risc a lovit proiectul și trebuie luate strategii de diminuare a riscului.

Odată ce proiectul începe, bugetul proiectului este o linie de bază care este utilizată pentru a compara costurile reale cu costurile estimate. Prin urmare, bugetele de proiect permit managerilor de proiect să înțeleagă rapid dacă costurile lor sunt prea mari și dacă există riscul depășirii costurilor.

4. Controlul costurilor

Controlul costurilor se referă la toate activitățile, liniile directoare și procedurile luate pentru a minimiza și urmări costurile proiectului. Controlul slab al costurilor poate afecta profitabilitatea unui proiect, dar, din fericire, software-ul de management al proiectelor vă poate ajuta să urmăriți cu ușurință costurile cu instrumente precum foile de pontaj, planificatorii de volum de muncă și tablourile de bord ale proiectelor.

Rezultatele acestor 4 pași pot fi documentate într-un plan de management al costurilor, o componentă critică a planului de proiect.

Ce este un plan de management al costurilor?

Un plan de management al costurilor sună simplu. Este o schiță a estimării costurilor pentru proiect, dar aceasta include toată alocarea și modul în care managerul de proiect va controla acele costuri pentru a aduce proiectul conform bugetului.

Un plan de management al costurilor trebuie să țină cont de resursele care au impact asupra bugetului proiectului, fie că sunt materiale sau oameni. Există, de asemenea, costuri fixe, variabile și generale. Toate acestea trebuie calculate pentru a ști care va fi angajamentul tău financiar față de proiect.

Nu în ultimul rând este partea interesată, care are un interes personal în a menține costurile la un nivel scăzut. Depășirea costurilor este o problemă cu care se confruntă multe proiecte, dar nu una pe care părțile interesate o vor tolera bine. Țineți cont de părțile interesate atunci când vă formulați planul de management al costurilor. Trebuie să rămână la curent și să primească rapoarte pe tot parcursul proiectului.

Schema planului de management al costurilor

Iată câteva elemente cheie care trebuie incluse într-un plan de management al costurilor:

• Metode de estimare: Explicați ce metodă de estimare a costurilor a fost folosită, cum ar fi parametrică, de jos în sus, în trei puncte etc.
• Unități de măsură: Pentru a măsura costurile cu acuratețe, este important să stabiliți unități de măsură pentru manoperă, materiale și echipamente. Câteva exemple de unități de măsură pot fi ore de personal, picioare pătrate, tone, kilograme etc.
• Linia de bază a costurilor: pe baza estimărilor dvs. de cost, trebuie să definiți o linie de bază a costurilor care să marcheze limita de cheltuieli pentru proiectul dvs.
• Praguri de control al costurilor: este importantă stabilirea unor praguri pentru monitorizarea performanței costurilor. Aceasta înseamnă pur și simplu că atunci când variația costurilor atinge un anumit procent, echipa de proiect va lua măsuri de management al costurilor.
• Metode de măsurare a performanței: stabiliți cum va fi măsurată performanța costurilor pentru a vedea dacă îndepliniți obiectivele și așteptările proiectului. Pentru a face acest lucru, veți avea nevoie de un sistem de urmărire a costurilor și de tehnici de management al valorii câștigate (EVM).
• Ghid de raportare: Trebuie să aveți un format și canale de comunicare pentru a vă raporta constatările pe măsură ce monitorizați progresul proiectului și prezentați aceste date părților interesate.

De ce este important managementul costurilor?

Principalul motiv pentru care managementul costurilor este atât de important în managementul de proiect este că planul dvs. de management al costurilor include liniile directoare și procedurile necesare pentru a rămâne în buget. Acest lucru este esențial deoarece, altfel, organizația ar putea pierde bani, deoarece costurile depășesc profiturile.

Procesul de management al costurilor începe în faza de planificare a proiectului, unde costurile sunt estimate și apoi este definit un buget al proiectului. Apoi, când proiectul este executat, cheltuielile sunt atent monitorizate și înregistrate pentru a ne asigura că sunt aliniate cu bugetul.

Când aveți un buget de proiect, acesta stabilește o linie de bază pentru costurile proiectului. Aceasta înseamnă că guvernează deciziile și direcțiile pe care le luați atunci când gestionați costurile proiectului dumneavoastră. Acest lucru vă ajută să mențineți proiectul pe drumul cel bun, fără a cheltui prea mult.

Sfaturi pentru managementul costurilor

Următoarele sunt câteva sfaturi de care trebuie să țineți cont atunci când lucrați la gestionarea costurilor proiectului.

• Plan pentru inflație: prețurile nu sunt stabilite în piatră și orice buget bun va ține cont de acest lucru, permițând o serie de costuri.
• Luați în considerare dezastrele naturale sau evenimente potențiale: așteptați-vă că neașteptat ar putea părea prostesc, dar trebuie să aveți loc în buget pentru un eveniment meteorologic, o problemă personală sau o altă necunoscută care va întârzia proiectul.
• Alte costuri neașteptate: nu toate costurile neașteptate sunt aleatorii. Pot exista probleme legale, penalități asociate cu proiectul sau costuri neașteptate cu forța de muncă, toate pentru care nu le puteți bugeta, dar vă puteți informa bugetul.
• Urmăriți în timp real: aveți un software care să monitorizeze bugetul pe măsură ce executați proiectul este cheia pentru gestionarea costurilor. Cu toate acestea, dacă te uiți la date care nu sunt actuale, nu vei putea acționa suficient de rapid pentru a rezolva problemele. Prin urmare, doriți să aveți software cu urmărire a datelor în timp real.
• Răspundeți prompt: Indiferent de modul în care descoperiți o discrepanță în costul proiectului, trebuie să acționați imediat. Cu cât aștepți mai mult, cu atât se irosesc mai mulți bani.
• Dimensiunea în consecință: Unii oameni cred că proiectele mai mici nu au nevoie de management al costurilor proiectului. Dar mic sau mare, veți dori să gestionați costurile.

Pentru a gestiona cât mai bine costurile proiectului, trebuie să vă cunoașteți proiectul în interior și în exterior. Cel mai bun mod de a face acest lucru este la începutul proiectului, prin crearea unei carte de proiect amănunțite.

ProjectManager este software-ul dvs. de management al costurilor

ProjectManager este un software online cu instrumentele de care aveți nevoie pentru planificarea managementului costurilor în toate fazele proiectului dumneavoastră. Deoarece software-ul nostru este bazat pe cloud, datele proiectului sunt livrate în timp real, astfel încât să puteți evalua imediat acuratețea estimărilor dvs. de cost în raport cu cheltuielile reale.

Funcția noastră de gestionare a resurselor vă ajută să vă mențineți volumul de lucru echilibrat, care domnește în costuri. Avem, de asemenea, foi de pontaj ușor de utilizat, în care membrii echipei pot trimite cu un singur clic, iar managerii de proiect pot aproba cu un singur clic. Dar, cea mai puternică caracteristică a noastră pentru gestionarea costurilor este tabloul de bord al proiectului, care urmărește costurile proiectului în timp real, astfel încât să puteți urmări îndeaproape bugetul.

Șabloane gratuite pentru managementul costurilor

Oferim zeci de șabloane de management de proiect pentru a vă ajuta să vă gestionați proiectele. Iată câteva șabloane care vă vor ajuta pe parcursul procesului de gestionare a costurilor.

Șablon de buget de proiect

Șablonul nostru de buget de proiect este ideal pentru a vă documenta toate costurile și pentru a stabili o linie de referință pentru proiectele dvs. Poate fi personalizat cu ușurință pentru a satisface nevoile organizației dumneavoastră.

Șablon de plan de resurse

Nu puteți gestiona costurile fără o planificare solidă a resurselor. Șablonul nostru de plan de resurse este instrumentul perfect pentru a ține evidența tuturor resurselor diferite de care veți avea nevoie pentru a vă executa proiectele.

Șablon de analiză cost-beneficiu

Proiectele trebuie să fie profitabile, altfel nu este o idee bună să le executați. Înainte de a începe un proiect, asigurați-vă că faceți în prealabil o analiză cost-beneficiu. Șablonul nostru de analiză cost-beneficiu este un loc excelent pentru a începe.

Continut Asemanator

• Analiza cost-beneficiu
• Cum să urmăriți cheltuielile proiectului
• Cum se calculează variația costurilor
• Sfaturi pentru un control mai bun al costurilor

Aflați mai multe despre gestionarea costului proiectului

Când lucrați la managementul costurilor, stabiliți politici și proceduri pentru a gestiona și controla costurile proiectului. Jennifer Bridges, PMP, vorbește despre cunoștințele de bază pe care trebuie să le cunoașteți pentru a înțelege gestionarea costurilor pentru orice proiect în acest scurt tutorial video.

Iată o miniatură pentru referință.