Managementul beneficiilor pentru proiecte: Cum se face un plan de management al beneficiilor

Un proiect este un vehicul care oferă beneficii părților interesate. Aceste beneficii includ calitate îmbunătățită, costuri reduse de producție, servicii mai bune pentru clienți, reținere crescută a clienților și așa mai departe.

Identificarea, descrierea și măsurarea acestor beneficii se numește management al beneficiilor. Având un plan de management al beneficiilor, managerii de proiect maximizează aceste rezultate pentru organizație și părțile interesate și face parte din orice plan de management de proiect de succes.

Ce este managementul beneficiilor?

Managementul beneficiilor este metoda de a investi timp și resurse pentru a genera schimbări pozitive într-un proiect. Acest lucru se realizează prin identificarea, planificarea, măsurarea și urmărirea beneficiilor de la începutul proiectului până la sfârșit, când toate beneficiile au fost atinse.

Managementul beneficiilor implică beneficii specifice, măsurabile, convenite, realiste și limitate în timp. Aceste beneficii se pot aplica schimbărilor organizaționale, proceselor, beneficiilor proiectului sau planificării strategiei. Toate aceste definiții răspund nevoii de aliniere a rezultatelor proiectului și strategiilor de afaceri.

În timp ce managementul beneficiilor se poate referi la rezultate mai mari decât un proiect individual, își propune întotdeauna să sporească succesul oricărui proiect. Potrivit Project Management Institute (PMI), multe organizații nu măsoară (și, prin urmare, nu gestionează) beneficiile, ceea ce înseamnă că doar un număr mic de organizații își ating beneficiile vizate. Îndeplinirea așteptărilor cu privire la un proiect ar trebui să fie minimul strict și trebuie să se acorde mai multă atenție managementului beneficiilor.

Care este scopul managementului beneficiilor?

Gândiți-vă la managementul beneficiilor ca fiind legătura care leagă livrarea unui proiect de succes cu managementul schimbării. Adică, scopul managementului beneficiilor este de a se asigura că managementul schimbării este condus de beneficii. Acesta este modul în care puteți obține cea mai mare valoare din investiția dvs. în proiect.

Țineți cont de beneficiile

Managementul beneficiilor este folosit pentru a gestiona investițiile unei organizații, asigurându-se că toată lumea se concentrează pe beneficii pe măsură ce procesele de afaceri sunt executate. Managementul beneficiilor identifică dacă proiectele pot produce rezultatele de afaceri pentru care au fost concepute. Apoi, se reduce la minimum riscurile implicate în obținerea acelor beneficii și maximizează oportunitatea de a obține mai multe beneficii. Cu alte cuvinte, managementul beneficiilor se asigură că proiectul continuă să creeze valoare.

Concentrarea pe beneficii duce la o mai bună luare a deciziilor în gestionarea proiectelor și la alocarea resurselor aferente respectivelor proiecte. Managementul beneficiilor depășește doar măsurarea proiectelor prin cât de eficiente sunt acestea pentru a include rentabilitatea investiției în timp.

Când ar trebui un program să se concentreze pe beneficii?

Beneficiile trebuie luate în considerare la începutul unui proiect și urmate până la sfârșitul acestuia. Ca orice plan, planul de management al beneficiilor stabilește cursul devreme și continuă să ajusteze acel curs pe măsură ce apar schimbări pe parcursul proiectului.

Beneficiile, totuși, sunt de obicei realizate în timpul fazei de livrare a proiectului. Înainte de aceasta, managementul beneficiilor poate adăuga costuri la proiect. Pe măsură ce proiectul se îndreaptă către închidere, aceste costuri vor scădea și beneficiile vor crește, care continuă după finalizarea proiectului. Cu toate acestea, în acel moment, acestea sunt de obicei gestionate de o altă organizație.

Ce este un plan de management al beneficiilor?

Un plan de management al beneficiilor explică care sunt beneficiile zonei de proiect și cum și când vor fi livrate. Planul face acest lucru incluzând următoarele.

• Descrieți care este beneficiul
• Crearea unui program pentru momentul în care beneficiul va fi livrat
• Identificarea cui deține beneficiile
• Definirea valorii utilizate pentru a măsura beneficiul și care va fi valoarea de bază
• Listarea ipotezelor și riscurilor asociate cu obținerea beneficiului

Diferite tipuri de beneficii

Planul de management al beneficiilor se va ocupa de două tipuri de beneficii: tangibile și intangibile. Beneficiile tangibile pot fi măsurate, cum ar fi reducerea costurilor, în timp ce cele intangibile nu pot fi cu nicio acuratețe, cum ar fi conștientizarea mărcii.

Cazul de afaceri va informa planul dvs. de management al beneficiilor, care detaliază beneficiile proiectului. Planul va include o linie de referință, astfel încât beneficiile să poată fi măsurate pe măsură ce proiectul este executat.

Odată realizat un plan de management al beneficiilor, acesta va fi revizuit pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că sunt pe drumul cel bun cu planul. Unele beneficii nu vor fi livrate decât după finalizarea proiectului. În acest caz, proprietarul beneficiilor este responsabil pentru ținerea evidenței acestora.

Cum să creați un plan de management al beneficiilor

Planul de management al beneficiilor va identifica, monitoriza și urmări beneficiile pe parcursul ciclului de viață al proiectului și, adesea, după finalizarea proiectului. Acesta este folosit pentru a vă asigura că organizația și proprietarii de beneficii (cei care sunt principalii beneficiari) rămân concentrați asupra beneficiilor pe parcursul acestui proces.

Următorii pași sunt comuni pentru crearea majorității planurilor de management al beneficiilor:

• Identificați beneficiile. Care sunt rezultatele benefice pentru părțile interesate de proiect și pentru organizația mai mare? Acest lucru trebuie făcut înainte de a începe proiectul.
• Creați un plan care va realiza beneficiile; include orice ipoteze, riscuri și sarcinile necesare pentru a atinge acele beneficii potențiale.
• Fiecare beneficiu va trebui să aibă o măsurătoare pentru a măsura rezultatul, pentru a-l urmări și pentru a vă asigura că, pe măsură ce proiectul este executat, acesta se aliniază cu planul.
• Definiți rolurile și responsabilitățile celor care vor gestiona beneficiile.
• Adăugați un plan de îngrijire a beneficiilor care va continua după încheierea proiectului.
• Elaborați un plan de raportare pentru a comunica părților interesate stadiul proiectului, fie prin rapoarte regulate, întâlniri sau conferințe față în față.
• Implementați planul.
• Evaluați performanța proiectului după încheierea acestuia pentru a susține beneficiile după implementarea proiectului.

Creați o hartă a dependenței de beneficii

Este util să se creeze o hartă a dependenței de beneficii, care va lega beneficiile de obiectivele strategice de afaceri ale organizației. Acesta este împărțit în cinci părți:

1. Un obiectiv măsurabil care se aliniază cu viziunea organizației
2. Beneficiul final care motivează părțile interesate să investească în proiect
3. Beneficiile intermediare se adaugă la beneficiul final
4. Schimbările necesare pentru atingerea obiectivelor de afaceri
5. Orice proces sau sistem care susține modificările de mai sus

Există, de asemenea, o rețea de dependență a beneficiilor care definește obiectivele de investiții, beneficiile, schimbările de afaceri, schimbările care permit și ce tehnologie va fi necesară.

Cum vă ajută Managerul de proiect să vă planificați beneficiile

Planurile de management al beneficiilor necesită aceeași programare, alocare și raportare ca orice plan de proiect, motiv pentru care aveți nevoie de ProjectManager pentru a gestiona planurile mai eficient. Software-ul nostru bazat pe cloud vă oferă date în timp real pentru a lua decizii mai bune cu privire la proiectele dvs.

Odată ce aveți o listă de activități, introduceți-o în instrumentul nostru și deschideți vizualizarea proiectului diagramă Gantt. Pentru a completa aceste sarcini pe o cronologie, adăugați o dată de început și de sfârșit la fiecare sarcină. Acum aveți o imagine de ansamblu asupra întregului proiect. Puteți întrerupe această vedere mai mare prin stabilirea de repere, care sunt date importante, cum ar fi începutul unei faze de proiect și sfârșitul alteia.

Există mai multe modalități de a monitoriza proiectul și de a menține pe toată lumea la curent cu progresul său. Pentru o vizualizare la nivel înalt, există tablouri de bord în timp real care urmăresc timpul, costurile și multe altele prin preluarea automată a datelor în timp real și calculul lor în grafice și diagrame ușor de citit.

Când vă întâlniți cu părțile interesate, aveți nevoie de rapoarte cu un singur clic la îndemână, care pot fi partajate cu ușurință ca PDF sau tipărite. Informațiile de ultimă oră reprezintă imaginea cea mai precisă a performanței și progresului proiectului, de la timpul rămas pentru sarcini până la rapoartele de stare a portofoliului dacă gestionați mai mult de un proiect.

ProjectManager este un software premiat care gestionează proiecte, echipe și sarcini. Planificați, programați, monitorizați și raportați proiectul dvs. pentru a-l menține pe drumul cel bun. Folosit de organizații la fel de diverse precum Serviciul Poștal din SUA, NASA și Ralph Lauren pentru a-și gestiona beneficiile. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe care lucrează mai eficient, luând astăzi această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.