7 sfaturi pentru un control mai bun al costurilor și al cheltuielilor

Pentru a înțelege controlul costurilor, trebuie mai întâi să înțelegeți de ce este utilizat: monitorizarea cheltuielilor și identificarea riscurilor pentru a crește profiturile. A nu se confunda cu managementul costurilor, controlul costurilor are propriul set de obiective care pot economisi bani companiilor.

Ce este controlul costurilor?

Controlul costurilor este procesul de estimare a costurilor pentru a planifica și ajusta un buget. Pentru a face estimări precise ale costurilor, toate cheltuielile trebuie monitorizate și controlate pentru a se adapta la orice modificări.

Prevederea riscurilor este un alt factor cheie în controlul costurilor. Când analizați cu precizie riscurile înainte ca acestea să apară, puteți modifica bugetul proiectului înainte de a avea loc orice modificare. Acest lucru scade probabilitatea depășirii bugetului. Proiectele de construcții sunt în mod special predispuse să depășească bugetul, dar un control adecvat al costurilor împiedică acest lucru și oferă informații pentru a face previziuni viitoare.

Controlul costurilor proiectului începe cu monitorizarea și urmărirea modificărilor la cheltuieli. Aceste modificări se numesc variații și pot fi fie „favorabile”, fie „nefavorabile”. Aceste variații pot fi folosite pentru a face predicții mai precise în viitor.

Ce este controlul cheltuielilor?

Controlul cheltuielilor este procesul de a face modificări directe ale cheltuielilor. În mod ideal, aceste modificări sunt informate de datele de control al costurilor. Acolo unde controlul costurilor se concentrează atât pe imaginea de ansamblu, cât și pe detaliile mai mici, controlul cheltuielilor aduce schimbări imediate în obiceiurile de cheltuieli pentru a menține proiectele pe drumul cel bun.

Pentru a urmări și controla cheltuielile, acestea trebuie identificate și sortate în una din două categorii: cheltuieli directe și cheltuieli indirecte.

Cheltuieli directe

Cheltuielile directe merg direct către nevoile tangibile ale unui proiect. Trei dintre cele mai comune exemple de cheltuieli directe sunt materialele, forța de muncă și echipamentele. Aceste cheltuieli vor fi specifice proiectului și vor „crea” ceva tangibil. Șablonul nostru gratuit de estimare vă poate ajuta să estimați și să vă gestionați cheltuielile directe.

Cheltuieli indirecte

Cheltuielile indirecte sunt costuri care se acumulează constant în fundal. Câteva exemple comune de cheltuieli indirecte sunt salariile angajaților, beneficiile angajaților și închirierea birourilor/facilităților. Controlul cheltuielilor indirecte poate fi diferența dintre succesul și eșecul proiectului.

Șapte sfaturi pentru un control mai bun al costurilor

Toate proiectele au riscuri și, cel mai probabil, experimentează schimbări. Asta nu înseamnă că trebuie să depășească bugetul. Aceste bune practici pentru controlul costurilor vă pregătesc procesul pentru succes:

1. Definiți KPI-uri importante

Pentru fiecare sarcină sau proces, un manager de proiect ar trebui să decidă asupra indicatorilor cheie de performanță. Acești KPI sunt valori predeterminate pe care o echipă le stabilește înainte de a începe un proiect și sunt menționate pe parcursul proiectului pentru a verifica progresul.

2. Anticipați inflația

Costul bunurilor și serviciilor fluctuează în funcție de factorii pieței. Acest lucru poate duce la creșterea cheltuielilor. Aceste modificări de preț necesită ajustări ale bugetelor și cheltuielilor. În ceea ce privește controlul costurilor, trebuie să țineți cont de aceste modificări atunci când vă pregătiți pentru riscuri și variații.

3. Creați planuri de urgență

Indiferent cât de bine este planificat un proiect, există totuși șansele ca ceva să meargă prost. Trebuie să anticipați aceste riscuri financiare și să creați strategii de adaptare la ele fără a suferi variații nefavorabile. Gândiți-vă la aceste situații ca la planuri de rezervă. Cu cât vă puteți imagina mai mult neașteptat, cu atât sunteți mai pregătit pentru cel mai rău caz.

4. Urmăriți cheltuielile în timp real

Un aspect crucial al controlului costurilor este urmărirea și documentarea cheltuielilor. Acesta este singurul mod de a identifica variațiile și de a le corecta în continuare. Când urmăriți cheltuielile în timp real, puteți identifica variațiile și puteți face modificările corespunzătoare. În acest fel, chiar și diferențele nefavorabile pot informa modul în care controlați costurile pentru restul proiectului.

5. Colectați date în mod regulat

Consecvența este numele jocului. Când proiectul pare să funcționeze fără probleme, colectarea datelor poate părea o prioritate scăzută. Dar atunci când permitem acest lucru, datele devin distorsionate și mai puțin utile în viitor. La urma urmei, controlul costurilor ar trebui să se refere la identificarea variațiilor favorabile la fel de mult pe cât ar trebui să fie pe cele nefavorabile.

Cât de des colectați date va diferi în funcție de dimensiunea și domeniul de aplicare al proiectului, dar trebuie stabilit un program pentru realizarea colectării – fie că este săptămânal, bisăptămânal, lunar etc.

6. Documentați toate variațiile

Chiar și cele mai mici variații ar trebui documentate. Ele pot părea nesemnificative la momentul respectiv, dar șansele sunt că vor fi utile mai târziu. Dacă angajații orar au nevoie de câteva ore suplimentare pentru a finaliza o sarcină, aceasta este o cheltuială indirectă neașteptată. Mici variații ca acestea pot părea întâmplări, dar pot fi folosite pentru a face bugete mai precise în viitor.

7. Comunicați cu echipa

Controlul costurilor nu este un one-man show. Pentru a crea bugete mai inteligente, trebuie să transmiteți variațiile și cauzele acestora întregii echipe. Acest lucru îi ține pe toți pe aceeași pagină și conștienți de eșecuri și succese. Nu face niciodată greșeala de a crede că datele nu sunt relevante pentru membrii echipei. Controlul costurilor se referă în mare parte la colectarea datelor, dar dacă nimeni nu le folosește, datele devin inutile.

Lucruri de evitat atunci când controlați costurile și cheltuielile

Controlul costurilor este un proces nuanțat, dar există modalități de a-l face puțin mai puțin complicat. Iată trei greșeli comune de gestionare a costurilor chiar și cei mai buni manageri de proiect. Din fericire, ele pot fi evitate atunci când știi la ce să fii atent:

Neglijând să luați în considerare cheltuielile indirecte

Cheltuielile indirecte sunt adesea trecute cu vederea. Aceste cheltuieli pândesc în fundalul oricărui proiect, dar costurile se adună. În plus, atunci când nu urmăriți în mod constant cheltuielile indirecte, nu veți observa costuri precum o creștere a chiriei, beneficiile angajaților și alte forme de inflație. Într-o lume perfectă, aceste cheltuieli ar fi statice, dar dacă nu țin cont de schimbările lor constante, te poate trimite cu ușurință peste buget.

Subevaluarea relațiilor dintre antreprenori și furnizori

O relație bună cu un antreprenor sau furnizor poate face controlul cheltuielilor directe mult mai simplu. Atunci când aveți o relație puternică cu un furnizor, este mai probabil ca acesta să vă informeze din timp despre creșterile de preț. Menținerea acestor relații sănătoase poate facilita renegociarea contractelor, dacă este necesar.

Diferențele favorabile pot însemna că puteți cumpăra mai multe consumabile sau puteți contracta mai mult ajutor. Variantele nefavorabile pot însemna că trebuie să reduceți. Oricum, o relație bună face procesul nedureros.

Nu se utilizează instrumente automate

Secretul unui control eficient al costurilor este să rămâi la curent cu cheltuielile, riscurile și alți factori care afectează bugetul. Pentru a face acest lucru, trebuie să utilizați instrumente pentru a gestiona datele, a urmări cheltuielile și resursele, a crea rapoarte și a face ajustări la buget în timp real.

Când executarea acestor sarcini este un proces lung, este posibil ca datele să se fi modificat deja și nu puteți documenta fiecare variație. În schimb, utilizați soluții automate care vă permit să vedeți toate informațiile de care aveți nevoie simultan și să faceți ajustările și rapoartele necesare.

Cum ajută ProjectManager la controlul costurilor

ProjectManager este o soluție de management de proiect bazată pe cloud, care vă permite să gestionați fiecare aspect al proiectului dvs. de oriunde vă lucrați. Controlul costurilor necesită date actuale și raportare rapidă pentru a face cele mai precise estimări. Când nu puteți accesa și actualiza aceste informații din mers, procesul de control al costurilor este blocat.

Managementul resurselor

Software-ul nostru de gestionare a resurselor vă permite să urmăriți exact modul în care sunt utilizate resursele, apoi vă permite să creați rapoarte și să identificați exact unde aceste resurse ar putea fi utilizate mai eficient pentru a reduce cheltuielile.

Urmărirea costurilor în timp real

ProjectManager vă oferă puterea de a vizualiza toate informațiile de care aveți nevoie într-un singur tablou de bord în timp real, care reflectă orice modificare a proiectului. Aceasta înseamnă să identificați variațiile înainte ca acestea să vă afecteze negativ bugetul.

Controlul costurilor și cheltuielilor este un proces bazat pe date care necesită un software robust de management al proiectelor pentru a digera și a distribui informațiile. ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, cu instrumente, cum ar fi un tablou de bord în timp real, care vă poate colecta, filtra și partaja rezultatele în grafice și diagrame care pot fi scanate. Încercați-l astăzi cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.