7 sfaturi pentru o mai bună programare a resurselor

Ce sunt resursele? Sunt tot ce ai nevoie pentru un proiect. Asta include oameni, locuri și lucruri.

Cu alte cuvinte, resursele sunt esențiale. Confruntarea cu ele și coordonarea utilizării lor este unul dintre principalele obstacole pe care managerii de proiect trebuie să le îndepărteze dacă vor depăși acel proiect.

Resursele se vor conecta în fiecare fază a proiectului dumneavoastră. Ele fac parte din planificarea, programarea și execuția proiectului. Este necesară o metodologie solidă pentru a avea resursele de care ai nevoie atunci când ai nevoie de ele. Știi unde se duce asta. Da, programarea resurselor.

Este greu de identificat cel mai important aspect al managementului de proiect. Totul se simte esențial. Dar cu siguranță există câțiva piloni care susțin proiectul și au mai multă greutate decât alții. Programarea resurselor este una. Avem câteva sfaturi care vă vor ajuta să vă gestionați mai bine resursele.

Ce este programarea resurselor?

Înainte de a trece înainte, să ne asigurăm că suntem cu toții pe aceeași pagină și să definim programarea resurselor. Programarea resurselor este identificarea și coordonarea resurselor dumneavoastră și este poate cel mai important aspect al planificării resurselor.

Înrudit: șablon de planificare a resurselor

Programarea resurselor presupune programarea datelor de începere și de sfârșit pentru fiecare sarcină din proiect pe baza resurselor necesare și a disponibilității acestora. Echilibrarea disponibilității resurselor cu capacitatea de lucru a echipelor este modalitatea de a menține un proiect în termen. Programarea resurselor oferă managerilor de proiect un instrument pentru a stabili durata sarcinilor echipei lor.

Prin alocarea și programarea resurselor pe baza capacității resurselor, disponibilitatea, efortul și domeniul de aplicare, proiectele pot evita subalocarea și supraalocarea. Acest lucru duce nu numai la realizarea proiectelor la timp și în limitele bugetului, ci și la construirea moralului, la stimularea relațiilor mai bune, la profitabilitate și la creșterea satisfacției părților interesate.

Dacă doriți să vedeți cât de eficientă face ProjectManager programarea, urmăriți acest scurt tutorial video.

Beneficiile programării resurselor

Odată cu programarea resurselor, vine o organizare superioară pentru proiecte, echipe, site-uri, echipamente și orice altă resursă asociată proiectului. Toate acestea creează terenul pentru distribuirea inteligentă a resurselor între sarcinile proiectului dumneavoastră.

Aceasta include identificarea resurselor pentru fiecare sarcină, care este disponibilitatea acestora și apoi potrivirea acelor resurse cu capacitatea. Adică cine din echipa ta este cel mai potrivit pentru executarea sarcinii.

Cu aceste informații, programarea resurselor face, de asemenea, estimări mai bune de timp, deoarece oferă încă o măsurătoare prin care să vă măsurați programul proiectului. Se bazează pe rapoarte și analize ale programării anterioare a resurselor proiectelor și alte proiecte similare pentru informații.

Planificarea beneficiază, de asemenea, de programarea resurselor, care ajută la planificarea viitorului, determinând capacitatea și cererea. Cu cât faci asta mai bine, cu atât mai bine se va simți echipa ta când lucrează la proiect. Asta pentru că planificarea inteligentă a capacității va preveni supraalocarea. Ei vor avea încredere în managerii de proiect, ceea ce duce la o mai mare reținere și productivitate a angajaților.

7 sfaturi pentru o programare excelentă a resurselor

1. Utilizați un software de gestionare a resurselor

Utilizați un software de gestionare a resurselor pentru a vă ajuta să urmăriți resursele și programul proiectului. Un software de management al resurselor stochează toate informațiile despre proiect pentru a vă ajuta să vă gestionați resursele umane, materialele și echipamentele.

2. Utilizați o structură de defalcare a muncii (WBS)

Nu poți începe să-ți programezi resursele până nu știi de câte vei avea nevoie și când le vei folosi. Aceasta implică colectarea fiecărei sarcini care duce la livrabilul final. Ar putea părea o sarcină descurajantă, dar utilizarea unui WBS vă asigură că nu neglijați niciun pas. Este o diagramă arborescentă cu livrabilul final deasupra și dedesubt, diferitele ramuri care duc la acesta. Cu cât lista dvs. este mai completă, cu atât programul dvs. de resurse este mai precis.

3. Încercați Resource Smoothing

Odată ce aveți toți pașii, există multe modalități de a programa resurse. O tehnică este netezirea resurselor, care se concentrează asupra constrângerii de timp peste toate celelalte. Aici, termenul limită este rege. Această practică se aplică cel mai bine atunci când lucrurile trebuie făcute la timp, chiar dacă înseamnă amânarea unor lucrări. Deși elimină o oarecare flexibilitate în programul dvs., tinde să facă programarea mai eficientă și mai rentabilă.

4. Practicați Nivelarea Resurselor

O altă tehnică de optimizare a resurselor de utilizat este numită nivelarea resurselor. Acesta este folosit atunci când aveți suficiente resurse la îndemână pentru a finaliza proiectul. Apoi distribuie resursele în mod egal asupra lucrării.

Acest lucru ajută la îmbunătățirea moralului și face programul atât realist, cât și realizabil. Acest lucru s-ar putea întâmpla prin scurtarea sau slăbirea programului, termenul limită s-ar putea chiar schimba, dar este în regulă pentru că nu adăugați capacitate.

5. Fii conștient de constrângeri

Există constrângeri asupra oricărui proiect, cum ar fi tripla constrângere de timp, cost și scop. Toate aceste forțe lucrează asupra resurselor dvs., așa că, cu cât puteți defini mai bine modul în care acestea vor avea impact asupra sarcinilor din sfatul anterior, cu atât programul dvs. de resurse va fi mai strâns.

6. Aflați de câte resurse aveți nevoie

Din nou, revenind la lista de sarcini, stabiliți câte resurse va necesita fiecare sarcină.

Ce tip de resursă este? Câte dintre ele vor fi necesare pentru a finaliza sarcina? Această cifră poate fi numerică, ca și în cantitatea necesară, dar poate fi exprimată și în timp. Este posibil să aveți nevoie de resursă pentru o oră sau săptămâni. Toate acestea trebuie remarcate.

7. Controlul disponibilității resurselor

Doriți să controlați disponibilitatea viitoare a resurselor. Pentru a face acest lucru este nevoie să cunoașteți cât de multă capacitate aveți și utilizarea curentă a resurselor. Aceasta este, de exemplu, cât de multă muncă poate realiza echipa ta într-un anumit interval de timp.

Membrii echipei au timp liber programat în acea perioadă? Există sărbători? Cu cât sunt mai multe date despre disponibilitatea resurselor dvs., cu atât puteți gestiona mai mult programul resurselor dvs.

8. Alocați-vă resursele cu înțelepciune

Sfatul final se aplică pentru alocarea resurselor după ce ați enumerat sarcini, ați identificat constrângerile, știți de câte resurse veți avea nevoie și disponibilitatea acestora. În acest moment, aveți informațiile necesare pentru a construi un program de resurse care poate evita blocajele costisitoare.

Prin urmare, atribuiți cu grijă. În funcție de resursele, cererea și capacitatea dvs., este posibil ca termenele scadente să fie modificate sau chiar să fie amânate. Un orar de resurse poate funcționa mai bine decât frunzele de ceai pentru a ghici viitorul proiectului tău.

Managerul de proiect vă poate programa resursele

ProjectManager are o multitudine de funcții care vă ajută să vă gestionați și să vă controlați mai bine programul de resurse. După ce ați creat o listă de activități, puteți importa cu ușurință foaia de calcul în software-ul nostru și puteți crea un nou proiect.

Aceasta deschide o diagramă Gantt cu sarcinile enumerate în stânga. Adăugați o dată de început și de sfârșit pentru a crea durata sarcinii, iar o cronologie va apărea în partea dreaptă.

Atribuiți sarcini și resurse cu Gantt

Atribuțiile pot fi făcute direct din diagrama Gantt, iar dependențele sarcinilor pot fi legate pentru a reduce deficitul de resurse. Pe măsură ce creați sarcini, disponibilitatea membrilor echipei este actualizată în timp real, astfel încât să știți întotdeauna ce resurse sunt disponibile.

De asemenea, puteți urmări resursele clasificându-le ca echipe sau echipamente. Adăugând tarife orare la aceste resurse, puteți urmări și costurile acestora. Pe măsură ce orele sunt autentificate pe sarcini, aceste costuri sunt actualizate automat și comparate cu planul dvs., astfel încât să puteți vedea imediat dacă vă deplasați.

Pagina de sarcină de lucru urmărește disponibilitatea și programările

În ceea ce privește disponibilitatea, ProjectManager vă permite să blocați zilele lucrătoare, vacanțele și orele planificate. Acest lucru este util în special atunci când gestionați echipe distribuite în diferite țări, cu fusuri orare și sărbători diferite.

Pentru a echilibra și mai mult sarcinile echipei dvs., avem o pagină de volum de lucru care vă oferă vizibilitate asupra cât de mult i se atribuie fiecărui membru al echipei. Volumul lor de lucru este codat pe culori, astfel încât să puteți vedea rapid dacă există dezechilibre. Dacă există, pur și simplu reatribuiți sarcini de pe pagina de volum de lucru.

Urmărire în timp real cu tablouri de bord

Deoarece software-ul nostru este bazat pe cloud, se actualizează în timp real. Acest lucru face ca funcția noastră de echipă să fie deosebit de utilă, care vă permite să urmăriți ceea ce face echipa dvs. zilnic sau săptămânal. Urmăriți cu ușurință progresul sarcinii, cine este repartizat la ce și la ce lucrează fiecare echipă. Dacă ceva trebuie realocat, durează doar câteva clicuri.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care programează resursele și le menține pe drumul cel bun. Tabloul de bord în timp real urmărește șase valori ale proiectului pentru a monitoriza progresul, iar raportarea cu un singur clic analizează variațiile, sarcinile și multe altele. Avem chiar și foi de pontaj care se actualizează automat pe măsură ce echipele dvs. își termină sarcinile. Controlați-vă resursele și mențineți-le la timp cu această încercare gratuită de 30 de zile a ProjectManager.