Cum să desfășurăm relații prin e-mail la rece pentru PR

Afacerile se referă la relații: relații cu clienții, angajații, producătorii, distribuitorii, influenții și chiar și concurența. Cultivați și dezvoltați aceste relații printr-o mare varietate de canale, cum ar fi rețelele de socializare, evenimente live, publicitate plătită și e-mail atât rece, cât și cald.

Dar nu trebuie doar să mențineți acele conexiuni existente, ci și să vă adresați și să faceți altele noi. Fie pentru extindere, rebranding, reținere sau lansarea unui nou produs sau serviciu, crearea de conexiuni noi și formarea de noi relații în mod constant este cheia creșterii afacerii. Și pentru a face acest lucru cu succes, aveți nevoie de instrumentele potrivite în arsenalul dvs.

Aici intervin relațiile publice (PR).

Relatii publice

Deci, ce este exact PR?

Marketingul și publicitatea sunt destul de simple. Ei încearcă să vă prezinte și să vă convingă să cumpărați ceva la un moment dat.

Dar PR nu este chiar atât de evident. Gândește-te la asta ca fiind cel mai bun constructor de relații. Relațiile publice înseamnă construirea și menținerea relației dintre dvs., marca dvs., produsele dvs. și public.

„Relațiile publice în general înseamnă vânzarea de conștientizare, reputație și schimbări de comportament. Este un schimbător de joc, cu una dintre cele mai mari rentabilitate a investițiilor din orice activitate de marketing/comunicare. Relațiile publice creează gradul de conștientizare a minții și, uneori, o vizibilitate explozivă pentru mărci, produse și lideri de gândire .”

~Joel Swanson, Director de Mesaje și Comunicații de Marketing la UnitedHealth Group

După cum sugerează și numele, PR își stabilește o reputație pozitivă în rândul publicului sau, mai precis, al publicului dvs.

Dar, spre deosebire de publicitatea tradițională, PR este de obicei atenția media câștigată sau neplătită. Nu plătiți pentru un anunț radio sau PPC de 30 de secunde.

Profesioniștii în PR folosesc puterea povestirii pentru a vă aduce atenția și publicitate pentru lucrurile bune și departe de tine pentru lucrurile rele (controlul daunelor).

Având în vedere asta, ar putea fi ușor să respingi relațiile publice ca fiind nimic altceva decât relații cu mass-media. Nu ai fi prima persoană care are această părere.

Sursa imaginii

Dar aceasta este o vedere restrânsă, așa cum se vede în graficul de mai sus. PR are multe, multe piese mobile și roți dinți în mașină.

Și pe măsură ce ne îndepărtăm de modelul tradițional de publicitate, relațiile publice devin din ce în ce mai importante pentru succesul în afaceri:

• 86% dintre oameni opresc peste reclamele de televiziune, iar 44% din corespondența directă nu este niciodată deschisă.
• 70% dintre consumatori preferă să învețe despre o anumită companie sau marcă prin intermediul articolelor, mai degrabă decât prin reclame plătite, iar această cifră ajunge la 80% pentru factorii de decizie în afaceri.
• Millennials au cu 247% mai multe șanse de a fi influențați de rețelele sociale sau bloguri.
• Gestionarea reputației tale este crucială în lumea digitală, deoarece durează doar două ore pentru a confirma un zvon adevărat, dar în medie cel puțin 14 ore pentru a dezminți unul fals. Ai nevoie de cineva atent și gata să treacă în acțiune.
• PR trebuie să includă mai mult decât comunicate de presă. 73% dintre jurnaliști caută zilnic comunicate de presă noi și interesante... dar asta înseamnă că 27% nu se deranjează. Cum poți ajunge la acea piață neexploatată?
• Utilizarea blocantelor de reclame a crescut cu 30% în 2017, o tendință care ar putea continua în 2018 și ulterior.

Un profesionist în relații publice trebuie să fie un expert și un povestitor puternic. Ei pot fi implicați în 10, 15, 20 sau mai multe canale și tactici.

Dar iată ce vreau să-ți amintești dacă iei doar un lucru din această postare:

92% dintre influenți și jurnaliști încă preferă prezentarea prin e-mail și comunicarea față de alte canale .

Sursa imaginii

Ah, terenul; cel mai puternic al centurii de scule PR. După cum puteți vedea, preferința copleșitoare pentru cum să obțineți acea prezentare în fața ochilor potriviti este e-mailul.

O prezentare prin e-mail bine scrisă și la timp - 61% le place să le primească dimineața, 30% după-amiaza și 9% seara - poate oferi un profit foarte eficient pentru banii metaforici (este media câștigată , dupa toate acestea).

Deci, indiferent dacă contactați jurnaliști, influenți sau companii locale, ar trebui să a) prezentați în mod corect și b) să trimiteți propuneri prin e-mail.

Pas. E-mail. Controlează-ți narațiunea.

Avansarea prin e-mail în PR

Cel mai important mod de a ne ridica deasupra maselor de e-mailuri – trimitem aproximativ 269 de miliarde de e-mailuri în fiecare zi – este să le facem personalizate și individuale. Nimeni nu vrea să răspundă la un e-mail care a fost trimis foarte clar și altor zeci de persoane.

Greșeli de începători care te vor costa? Includerea altor destinatari în câmpul CC: și trimiterea unui e-mail complet lipsit de personalizare.

Pentru a combate acest lucru, nu trimiteți niciodată același e-mail la mai mult de o persoană și amintiți-vă aceste trei cuvinte mici: cercetare, cercetare, cercetare.

Pentru a găsi câteva ținte potențiale, efectuați o căutare pe Google pe un cuvânt cheie sau un subiect corespunzător sau găsiți cel mai popular conținut pe un anumit subiect cu un instrument precum BuzzSumo. Aceștia sunt scriitorii și bloggerii pe care îi căutați.

În continuare, răspundeți la câteva întrebări despre ei: cine prezentați, despre ce scriu de obicei, care este succesul lor cel mai recent și relevant pe care l-ați putea menționa, aveți o conexiune existentă și, cel mai important, cum îi va beneficia prezentarea dvs. și cititorii lor ? Aflați tot ce puteți despre ei, corpul lor de lucrări, cititorii lor, publicația lor și așa mai departe.

Cu cât cunoști și incluzi mai multe, cu atât mai bine.

Pitch Perfect

Fiecare prezentare bună are cel puțin trei lucruri în comun: un cârlig, un îndemn clar la acțiune și o propunere de valoare irezistibilă.

Carligul

Cârligul tău este unghiul pe care îl înclini. În general, propunerile de PR adresate jurnaliștilor și influențelor au fie o știri – conectată într-un fel semnificativ la un subiect sau o poveste actuală – sau o legătură de timp – conectată la o viitoare aniversare, dată sau eveniment.

Dacă ai o știre puternică și semnificativă sau un punct de referință, ești la jumătatea drumului spre casă.

Îndemnul la acțiune

Orice e-mail – sau pagină de destinație sau postare pe rețelele sociale sau orice altceva – are o acțiune specifică pe care doriți să o ia cititorul dvs. Un pitch nu este diferit.

Ce anume vrei să facă destinatarul? Contactați-vă clientul, cercetați o modificare de reglementare, publicați o actualizare, intervievați un CEO, revizuiți un produs sau cu totul altceva?

Fii clar și explicit cu privire la ceea ce vrei să facă cititorul tău.

Propunere de valoare

Cel mai important element al unui pitch PR de succes este valoarea prop. Aici explici clar de ce ar trebui să acopere această poveste, cum se leagă la un subiect sau o problemă mai mare și de ce ar fi de folos cititorii, adepții și publicația lor.

Trebuie să fie despre ei, nu despre tine. O prezentare bună ar trebui să fie sau cel puțin să pară că le faci o favoare, și nu invers.

Sursa imaginii

Și rețineți că doar pentru că un e-mail este rece nu înseamnă că nu poate fi personalizat.

Sfaturi și trucuri

Dincolo de utilizarea structurii testate în luptă de mai sus, există alte câteva sfaturi recomandate de profesioniștii PR pentru a vă oferi un avantaj și mai mare:

• Nu prezentați o idee despre livrarea produselor ecologice unui reporter de tehnologie. Asigurați-vă că povestea dvs. se sincronizează cu subiectul lor obișnuit. Pare evident, dar ai fi surprins câți „profesori” nu reușesc să facă acest lucru.
• Link către statistici, date și articole relevante pentru a vă consolida prezentarea.
• Link către bios-urile persoanelor și cercetările sau datele pe care le menționați în prezentare. Acest lucru face mai rapid, ușor și convenabil pentru destinatarii dvs. să sape puțin mai adânc și să le stârnească interesul.
• Ori de câte ori este posibil, faceți prezentarea dvs. una exclusivă . Oferiți-o altcuiva numai dacă și când îl transmite. Scopul să le oferiți ceva care îmbunătățește o poveste pe care o scrie sau rezolvă un punct de durere. Am avut recent un schimb în care am cerut un link pentru un instrument de verificare a e-mailurilor pe care l-am achiziționat recent pentru a fi inclus într-una dintre postările lor cu cele mai bune performanțe privind creșterea listei de e-mail.
• Nu bate în jurul tufișului. Treci la obiect și ajunge repede la el. Toată lumea este ocupată.
• Personalizează fiecare pitch cât poți de mult.
• Păstrați subiectul scurt și simplu. Ambiţios? Testați diferitele linii de subiect pentru a vă concentra pe cele mai eficiente.
• Ca o completare a activității dvs. de PR, dar nu un înlocuitor , luați în considerare utilizarea Help a Reporter Out (HARO). Acest serviciu pune în legătură jurnaliştii şi sursele. Bun pentru ei și bine pentru tine.

Nu depuneți efort și/sau faceți greșeli flagrante și pierdeți timpul tuturor.

Automatizați? Da, poti.

O campanie „spray and pray” – trimiterea aceluiași e-mail către zeci sau sute de destinatari – nu va avea rezultate. Doar că nu va fi.

Dar asta nu înseamnă că nu puteți utiliza automatizarea și nu vă puteți extinde eforturile de comunicare.

Un șablon bine conceput, cu oportunități ample de personalizare prin îmbinare câmpuri și etichete face totul. Puteți introduce automat informații personale despre orice, de la nume, companii, publicații, articole recente și multe altele, pentru a face șablonul personalizabil să se potrivească perfect pentru mai mulți destinatari și mai multe situații.

Automatizați-vă interacțiunile de bază și inițiale cu o soluție completă, cum ar fi Mailshake, dar asigurați-vă că prindeți manual frâiele odată ce au luat prima ciugulă.

Cum? Cu segmentare și colectare bazate pe acțiuni. Folosind Lead Catcher de la Mailshake, de exemplu, puteți seta un declanșator adecvat pentru a muta destinatarii din lista automată la o listă manuală, odată ce sunt încălziți și gata să se angajeze. Acest declanșator poate fi un răspuns, un clic pe link sau orice altceva.

Contactați automat, setați criteriile de răspuns și răspundeți în persoană când declanșatorul este îndeplinit.

Cel mai bun din ambele lumi.

Urmare

Ați mai auzit acest sfat. Trebuie să urmărești.

70% dintre lanțurile de e-mail de vânzări fără răspuns se opresc după e-mailul nr. 1. Fi diferit. Fii în acea minoritate de 30% și continuă să trimiți.

De ce? Pe scurt, pentru că cu cât trimiteți mai multe, cu atât veți vedea mai multe răspunsuri: o rată de răspuns de 30% la primul e-mail, dar 21% la al doilea, 18% la al treilea, până la 7% pentru al zecelea .

Sursa imaginii

Fie că este vorba despre o lansare de carte, o actualizare de produs sau un serviciu nou, relațiile publice lucrează cu marketingul plătit pentru a acoperi toate bazele și a ajunge la toate publicurile.

E-mailul rece funcționează pentru vânzări și marketing, desigur.

Dar relația cu PR este fratele mai puțin cunoscut, dar nu mai puțin necesar și eficient. Deci prezentați prin e-mail. Fii convingător. Urmare.

Și controlează -ți povestea.