Contabilitatea 101: Cum să păstrați evidențe pentru afacerea dvs. mică

Este adevărat că a-ți face propria contabilitate poate fi un coșmar complet.

Indiferent dacă începeți o nouă afacere sau conduceți un magazin online de ani de zile, a învăța cum să vă urmăriți cheltuielile și veniturile poate fi o provocare uriașă.

Nu esti singur. Aproape trei sferturi dintre proprietarii de întreprinderi mici consideră că nu sunt foarte cunoscători când vine vorba de contabilitate și contabilitate.

Pe lângă gestionarea afacerii dvs., trebuie să gestionați și un cont de active, declarații fiscale, rambursarea cardului de credit și multe altele. Poate fi confuz și copleșitor dacă vă scufundați pentru prima dată. Dar nu trebuie să fie.

Vrei să devii profesionist în propria contabilitate? În acest articol, veți afla totul despre cum să începeți să țineți registre pentru o afacere mică și despre cum puteți deveni mai profitabil astăzi.

Ce este contabilitatea?

Contabilitatea este procesul de înregistrare și gestionare a tuturor tranzacțiilor financiare pentru afacerea dvs., inclusiv vânzările, achizițiile și plățile. Contabilii urmăresc toate costurile și veniturile, pentru a ajuta o companie să ia decizii financiare informate.

Scopul evidenței contabile este de a vă arăta imaginea financiară mai amplă a afacerii dvs., de a vă echilibra conturile și de a îmbunătăți gestionarea fluxului de numerar într-un mod mai strategic.

Bazele contabilității

În contabilitatea de afaceri, un cont este o înregistrare a tuturor înregistrărilor de debit și credit de un anumit tip, cum ar fi conturile de plătit sau salariile.

Există cinci tipuri de conturi de bază:

• Active. Resurse sau lucruri de valoare deținute de o companie ca rezultat al tranzacțiilor acesteia (de exemplu, inventar, conturi de încasat).
• Datorii. Obligațiile și datoriile datorate de o companie către furnizori, bănci, creditori sau alți furnizori de bunuri și servicii (de exemplu, împrumuturi, conturi de plătit).
• Venituri sau venituri. Bani câștigați de companie prin vânzări sau furnizarea unui serviciu.
• Cheltuieli. Numerar care iese din companie pentru a plăti active sau servicii (de exemplu, utilități, salarii).
• Echitate. , Valoarea rămasă a interesului unui proprietar într-o companie, după ce toate obligațiile au fost scăzute (de exemplu, acțiuni, profituri reportate).

Contabilitatea întreprinderilor mici începe cu configurarea fiecărui cont, astfel încât să puteți înregistra tranzacțiile în categoria corespunzătoare. Acesta alcătuiește registrul tău general. Probabil că nu veți avea aceleași procese de contabilitate exacte ca următorul magazin de comerț electronic, dar multe metode de contabilitate diferite sunt comune, în funcție de nevoile dvs. de afaceri.

Cum să-ți păstrezi cărțile

1. Mențineți și actualizați înregistrările financiare

Contabilitatea presupune lucrul cu numere. Cea mai mare parte a muncii implică matematică și contabilitate de bază. Detaliile depind de tipul de afacere pe care o dețineți, dar pot include sarcini precum decontarea conturilor de încasat și a extraselor bancare, înregistrarea tranzacțiilor financiare, facturare, facturare și urmărirea salariilor.

De asemenea, te vei ocupa de alte chestiuni legate de finanțe, inclusiv:

• Contabilitatea impozitelor pentru salarizare, venit, angajare și chiar deduceri fiscale pentru întreprinderile mici.
• Planificarea bugetului pentru a ajuta compania să rămână pe drumul cel bun și să se dezvolte.
• Pregătirea situațiilor financiare (bilanțele, contul de profit și pierdere, fluxul de numerar și modificările capitalurilor proprii) pentru părțile interesate.

Contabilitatea necesită o analiză atentă și puține cunoștințe juridice. În cazul în care afacerea dvs. este vreodată auditată, doriți să vă asigurați că înregistrările sunt în ordine și că deducerile sunt legitime.

2. Urmăriți ceea ce toată lumea face (și cheltuiește)

Contabilitatea financiară poate dura mult timp. Trebuie să vă asigurați acuratețea pentru fiecare tranzacție financiară, în plus, trebuie să echilibrați registrele în fiecare zi și să urmăriți plățile intra și ieșite de la angajați.

Aceasta înseamnă că, pentru a stăpâni contabilitatea și contabilitatea, ar trebui să aveți abilități excelente de comunicare și organizare. În orice zi, poate fi necesar să colectați chitanțe de la angajați, să gestionați cheltuielile de călătorie sau să rambursați costurile oamenilor. Crearea unui sistem pentru trimiteri și rambursări vă ajută să vă asigurați că nu pierdeți o tranzacție și că înregistrările rămân actualizate și precise.

3. Utilizați serviciile de contabilitate pentru a îmbunătăți procesele

Un software bun de contabilitate sau de contabilitate ar trebui să fie în kit-ul dvs. de instrumente de contabilitate pentru întreprinderile mici. Odată cu creșterea evidenței contabile virtuale și a altor tipuri de servicii de contabilitate online, proprietarii de întreprinderi mici trebuie să țină pasul cu cea mai recentă tehnologie.

Cu servicii sau software de contabilitate bune, puteți simplifica introducerea datelor, puteți crea rapoarte financiare detaliate, consolida datele și automatiza păstrarea evidențelor. Este, de asemenea, o modalitate ușoară de a îmbunătăți acuratețea în afacerea dvs. și de a elimina timpul petrecut cu sarcini repetitive.

Contabilitatea cu partidă dublă versus cu o singură intrare

În metoda contabilității cu o singură intrare, tranzacțiile comerciale sunt înregistrate pe măsură ce faceți depuneri și plătiți facturile în contul companiei dvs., cum ar fi ținerea unui registru de cecuri. Această metodă funcționează cel mai bine pentru întreprinderile mai mici cu un număr mic de tranzacții.

Contabilitatea cu partidă dublă este destinată întreprinderilor de orice dimensiune și complexitate. În această metodă, atunci când se face o înregistrare într-un cont, se face o intrare corespunzătoare și opusă la una diferită. De exemplu, dacă înregistrați un venit de 100 USD, ați face două înregistrări: o intrare de debit de 100 USD pentru a vă crește bilanțul de numerar și o intrare de credit de 100 USD pentru a crește „venitul” contului din contul de venit.

Cum să stăpânești contabilitatea întreprinderilor mici

Înțelegerea și urmărirea datelor dvs. financiare este o parte esențială a finanțării întreprinderilor mici. De aceea, atunci când conduci o afacere, este ceva pe care fie trebuie să înveți de la cursurile de contabilitate, fie să externalizezi.

Din fericire, nu numai că este posibil să înveți cum să-ți gestionezi propriile cărți, dar există câteva beneficii notabile pentru a te ocupa singur.

Am vorbit cu doi experți pentru a vă ajuta să vă gestionați singuri finanțele: Charlie Ashbourne, un contabil intern la Shopify și Sheena Brady, un manager de succes al comerciantului pentru Shopify Plus, care conduce și o afacere de succes, Tease Tea, și a construit un sistem pentru a gestiona cărțile afacerii sale.

Dacă sunteți nou în ținerea evidenței conturilor și nu vă permiteți să plătiți o companie de contabilitate sau un contabil independent, puteți în continuare să învățați elementele de bază și să gestionați lucrurile pe cont propriu. Iată o privire specifică asupra evidenței comerțului electronic dintr-o perspectivă zilnică, lunară, trimestrială și anuală.

Ce să faci zilnic

Zilnic, singurul element general de contabilitate pe care trebuie să-l ai în vedere sunt chitanțele.

Păstrați o urmă de hârtie a tot ceea ce se întâmplă în afacerea dvs., ceea ce ar putea însemna să păstrați chitanța de la întâlnirea cu cafeaua cu un nou furnizor sau să marcați chitanța de e-mail pentru cea mai recentă rundă de reclame digitale.

Motivul pentru care este atât de important să păstrezi aceste înregistrări este simplu. Pentru a beneficia de beneficiul fiscal complet al revendicării cheltuielilor comerciale legitime, trebuie să le puteți susține.

„Dacă nu aveți sprijin adecvat, vi se pot refuza atât creditele fiscale, cât și cheltuielile deductibile, care, dacă aveți efectiv dreptul la acestea, pot fi un mare succes la momentul impozitării”, spune Charlie.

Așadar, sarcina dvs. zilnică de contabilitate este să vă asigurați că aveți un plan pentru a urmări chitanțele, facturile și e-mailurile relevante. Doriți ca aceste documente să fie ușor accesibile, astfel încât lucrul cu ele nu necesită timp sau efort semnificativ.

Chitantele și facturile pot fi păstrate într-un folder specificat. Dacă aveți tendința de a primi e-mailuri de la anumiți expeditori (furnizorii dvs. de software, reclame digitale și altele asemenea), puteți configura o regulă simplă în căsuța de e-mail pentru a le direcționa într-un dosar numit „Chitanțe și facturi”.

Puteți chiar să creați o listă simplă de activități pentru a gestiona acest proces, ceea ce a făcut Sheena pentru Tease Teas.

„Oricand o factură sau o chitanță ne este trimisă prin e-mail - 95% sunt zilele acestea - încarc atașamentul pe Google Drive, într-un folder de facturi defalcat pe lună. Aceasta înseamnă că rareori trebuie să imprim, să înregistrez sau să stochez aceste informații, ceea ce în sine economisește mult timp.”

Ce să faci săptămânal

Contabilitatea nu ar trebui să se transforme într-o sarcină săptămânală uriașă pe lista ta de sarcini. Există două lucruri cheie pe care trebuie să le urmăriți în fiecare săptămână: situația fluxului de numerar și cheltuielile dvs. variabile, mai ales atunci când sunt noi.

Acordați atenție fluxului de numerar

Ai bani în bancă, câți și ce trebuie să acopere acei bani? La asta te uiți când vine vorba de fluxul de numerar.

„Pe lângă venituri și cheltuieli, lucrul cheie este gestionarea numerarului și a fluxului de numerar. De obicei, există o concepție greșită că, dacă ai venituri de o sumă X, atunci ai numerar din acea sumă doar stând acolo, dar nu este neapărat cazul”, spune Charlie.

În fiecare zi, este posibil să trebuiască să luați decizii cu privire la momentul în care să cumpărați ceva sau cât să cheltuiți pentru afacerea dvs. Înțelegerea cât de mult numerar aveți la îndemână și ce altceva trebuie să acopere acei numerar este o parte cheie a gestionării cărților și a afacerii dvs.

Doriți un sistem simplu de contabilitate care să vă ajute să vă planificați și să vă analizați fluxul de numerar? Acest articol despre motivul pentru care fluxul de numerar poate fi chiar mai important decât profitul include o foaie de calcul la îndemână pe care o puteți folosi.

Fii cu ochii pe cheltuielile noi sau variabile

De cele mai multe ori, urmărirea și revizuirea cheltuielilor dvs. poate fi o sarcină lunară. Dar dacă aveți cheltuieli noi sau cheltuieli variabile, veți dori să le urmăriți mai atent pentru a vă asigura că sunt aliniate cu așteptările.

„Să luăm, de exemplu, cheltuielile de marketing: dacă ai alocat recent un buget pentru a difuza reclame plătite și acesta fluctuează de la o zi la alta, ar trebui să-l supraveghezi mai atent până când te simți confortabil cu comportamentul”, spune Charlie.

La urma urmei, dacă există modalități de a evalua noi inițiative și cheltuieli înainte de sfârșitul lunii, poți lua decizii mai rapide, dar încă informate.

Ce să faci lunar

Dacă lucrați cu un contabil intern sau de la distanță, probabil că ați fi contactat cu acesta pentru a vă verifica cărțile lunar. În calitate de amator de bricolaj, ar trebui să-ți faci un plan să te așezi și să aloci ceva timp lunar pentru a-ți menține cărțile în ordine.

Obțineți un instantaneu al afacerii

Lunar, ar trebui să vă uitați la afacerea dvs. în ansamblu pentru a înțelege cum merg lucrurile și pentru a obține o imagine de ansamblu.

„La sfârșitul lunii, doriți să vă asigurați că aveți toate cheltuielile și apoi să vă uitați la vânzările, cheltuielile, veniturile și situația de numerar în ansamblu”, spune Charlie. „De asemenea, vrei să te asiguri că te uiți la orice domenii cheie ale afacerii care te interesează.”

Utilizați serviciile de contabilitate sau software-ul pentru a urmări tendințele pe care le vedeți de la o lună la alta și gândiți-vă la modul în care veți gestiona luna următoare din perspectivă financiară. De asemenea, puteți acorda o atenție deosebită oricăror proiecte noi, campanii sau modificări operaționale pentru a vedea dacă acestea vă afectează vânzările, cheltuielile sau ambele.

Fii cu ochii pe cheltuieli

Revizuirea dvs. lunară este un moment bun pentru a vă gândi mai strategic la modul în care cheltuielile se potrivesc în afacerea dvs.

„Întotdeauna mă uit la cheltuieli în profunzime, chiar și atunci când avem performanțe bune în vânzări”, spune Sheena. „Un indicator mare de succes în afaceri este profitabilitatea și, adesea, puteți crea profit neașteptat analizându-vă cheltuielile și găsind în mod creativ modalități de a le reduce.

Puteți găsi diferite modalități de a reduce costurile analizând reducerile furnizorilor pe baza istoricului plăților, a comenzilor în bloc sau a precomandării anumitor produse.

„Anul trecut, m-am uitat la un accesoriu popular pentru ceai pe care îl vindem și am făcut câteva cercetări. Am întrebat furnizorul nostru dacă există loc pentru o reducere pe baza istoricului nostru și a cunoștințelor mele despre producător. El a reușit să ne scadă costul pe unitate și am economisit peste 5.000 de dolari doar anul trecut la această întrebare.”

Rămâi organizat

Dacă există un clișeu fiscal și contabil cu care se poate identifica fiecare antreprenor, acesta este „cutia de pantofi plină de chitanțe”. Visul, desigur, este să predați acea cutie de pantofi unui CPA sau unuia dintre numeroasele servicii de contabilitate care pot da sens tuturor, dar există modalități prin care puteți aborda cutia de pantofi pe cont propriu.

În timpul examinării lunare, parcurgeți toate chitanțele stocate în e-mailul dvs., fișierul Google Drive sau, da, în cutia de pantofi. Sortați-le în categorii de cheltuieli, atât pentru a vă menține organizat pentru sezonul fiscal, cât și pentru a vedea cât de mult cheltuiți cu adevărat pentru comenzile de inventar versus publicitate.

Ajustați în funcție de ceea ce trebuie să știți

Nu există două afaceri la fel și, deși există elemente fundamentale care sunt adevărate pentru fiecare afacere, combinația dvs. unică de venituri și cheltuieli poate duce la un set ușor diferit de nevoi de contabilitate față de cel al altora.

„Obișnuiam să-mi revizuiam cărțile pe baza comenzilor. Fiecare comandă primită, m-aș asigura că este înregistrată și urmărită cu un software de contabilitate”, spune Sheena. „Se pare că acest lucru nu a fost necesar. Pentru afacerea noastră, tot ceea ce a contat pentru recenziile noastre au fost vânzările totale pe lună.”

Dacă înregistrați tot ce aveți nevoie în scopuri fiscale și contabile și obțineți informațiile financiare de care aveți nevoie pentru a lua decizii strategice despre afacerea dvs., puteți opta pentru eficientizarea proceselor care nu sunt esențiale pentru niciunul dintre aceste lucruri.

Cel mai bun software de contabilitate pentru afaceri mici

Dacă sunteți în căutarea unor modalități de a face contabilitatea online mai ușoară, există o serie de instrumente de luat în considerare, în funcție de nevoile afacerii dvs.:

1. A2X. Această aplicație postează automat vânzările din magazin Shopify către Xero sau QuickBooks și reconciliază plățile, astfel încât să puteți vedea că totul a fost contabilizat corect. A2X are încredere de sute de firme de contabilitate de comerț electronic.
2. integrări OneSaaS. OneSaas conectează aplicațiile de afaceri în contabilitate, comerț electronic, servicii de onorare, CRM, facturare și facturare și marketing prin e-mail. Puteți crea cu ușurință fluxuri de lucru personalizate și puteți crea un sistem de contabilitate care crește odată cu afacerea dvs.
3. FreshBooks. Acest software de contabilitate în cloud vă ajută să gestionați comenzile Shopify în FreshBooks pe baza a trei obiecte: articole, facturi și plăți. De asemenea, folosește inventarul dvs. Shopify ca sursă de adevăr pentru gestionarea întregului inventar, actualizând informațiile automat.
4. QuickBooks. Când integrați Shopfiy cu QuickBooks, comenzile, inventarul, clienții și expedierea sunt actualizate și precise automat. Puteți utiliza QuickBooks pentru a posta informații despre comenzile de comerț electronic ca intrări în jurnal de lot sau postări granulare la nivel de comandă și pentru a sincroniza cu alte piețe de comerț electronic, cum ar fi Etsy și Amazon.
5. Bancă. Bench oferă servicii de contabilitate externalizate la prețuri accesibile pentru magazinul dvs. Shopify. Aplicația se sincronizează direct cu conturile dvs. de comerciant și bancare. Apoi, o echipă virtuală de contabilitate îți echilibrează registrele lunare și pregătește rapoarte financiare.

„Când alegeți cel mai bun sistem de evidență contabilă, luați în considerare unul dintre sistemele de contabilitate cloud lider, cum ar fi QuickBooks sau Zero”, spune Ellen Main de la A2X Accounting.

„Când faceți evidența fiscală pentru afacerea dvs. Shopify, nu este suficient doar să înregistrați vânzările. Trebuie să încasați toate taxele și taxele”, adaugă Ellen. „Acesta nu este o sarcină mică fără ajutorul unei aplicații, conector sau integrare.

Alegeți un software de contabilitate care postează situații rezumate și atribuie toate vânzările și comisioanele dvs. sistemului dvs. de contabilitate. Acest lucru vă va asigura că, pe măsură ce afacerea dvs. crește, cărțile dvs. vor fi întotdeauna ordonate și precise.

Înțelegerea contabilității întreprinderilor mici este cheia pentru creștere

Indiferent dacă vă ocupați de toate evidența contabilă sau decideți că cel mai bine este să angajați un contabil certificat, înțelegerea modului în care banii circulă prin afacerea dvs. este o afacere bună.

„Este esențial să aveți date adecvate și să știți unde vă aflați, ce pare să vă conducă veniturile și unde puteți reduce unele costuri”, spune Charlie. „Averea de date solide atunci când vine vorba de contabilitate pentru startup-uri vă pune într-un loc mai bun pentru a avea succes în viitor.”

Chiar dacă aveți puțină experiență în contabilitate, acum aveți cunoștințe directe și acces la toate situațiile financiare, ceea ce vă pune într-un loc puternic pentru a lua decizii informate cu privire la viitorul afacerii dvs. Și, deși este util să obțineți ajutor și sfaturi experți în contabilitate, asigurați-vă că nu pierdeți niciodată înțelegerea solidă a numerelor dvs., indiferent de cine ați gestionat zi de zi.