Ce este un raport de buget? Scop, componente și beneficii

Indiferent dacă conduceți o companie sau un proiect, va trebui să vă ocupați de un buget. Un buget este planul de cheltuieli pe care îl estimați folosind estimări ale veniturilor și cheltuielilor. Pentru a vă asigura că respectați acel buget de funcționare mereu important, veți face un raport bugetar regulat și veți face referire la situațiile financiare.

Un raport bugetar este un instrument necesar pentru a vă gestiona finanțele și pentru a vă menține afacerea sau proiectul viabil. Pentru a evita o potențială groapă de bani, aflați ce este un raport bugetar, ce scop servește și din ce este alcătuit. Vom explica numeroasele beneficii ale utilizării unui raport bugetar și vom demonstra cum să faceți unul cu software-ul de management de proiect.

Ce este un raport de buget?

Un raport bugetar este o imagine financiară a unei afaceri sau a unui proiect pe o anumită perioadă de timp. Acesta colectează date referitoare la cheltuielile reale și le compară cu ceea ce a fost proiectat pentru perioada respectivă în ceea ce privește bugetul.

Aceasta înseamnă că un raport de buget vă ajută să determinați dacă cheltuiți în conformitate cu bugetul dvs. sau dacă îl depășiți sau sub acesta. Raportul bugetar are cel puțin două coloane: una pentru cheltuielile planificate care au fost bugetate pentru perioada raportată și una pentru cheltuielile reale pentru perioada respectivă.

Când generați un raport bugetar, este important să utilizați un instrument care adună date în timp real pentru a vă oferi cea mai precisă imagine a cheltuielilor dvs. reale în perioada respectivă. ProjectManager este un software de management de proiect premiat cu raportare în timp real. Vom explica mai târziu cum să faceți un raport bugetar, dar dacă doriți să obțineți oricând o imagine de nivel înalt a cheltuielilor dvs., utilizați tabloul nostru de bord live. Spre deosebire de instrumentele ușoare, tabloul de bord nu necesită nicio configurație care necesită timp. Este gata să vă arate costurile reale atunci când doriți să le vedeți. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Care este scopul unui raport de buget?

Scopul principal al unui raport bugetar este de a compila date despre cât cheltuiți pentru afacerea sau proiectul dvs. într-o anumită perioadă. Aceste informații sunt cruciale pentru a conduce o companie sau un proiect de succes; nu poți cheltui orbește și te aștepți să rămâi în afaceri sau să livrezi un proiect de succes.

A putea avea un control adecvat al cheltuielilor este ceea ce menține o afacere pe linia de plutire. Este mai ales adevărat pe măsură ce economiile trece prin vremuri bune și rele. O afacere nu poate ignora peisajul economic și se poate aștepta să supraviețuiască, mai degrabă, rapoartele regulate ale bugetului vă ajută să vă agitați afacerea prin apele agitate ale industriei.

Un alt scop al rulării unui raport bugetar este acela de a stabili așteptări și parametri clari pentru echipele dvs. Este mai probabil ca ei să cheltuiască în funcție de buget dacă înțeleg care este bugetul respectiv și cum îl influențează cheltuielile. Acest tip de competență financiară duce la cheltuieli mai eficiente.

Un buget este, de asemenea, cea mai bună presupunere a ceea ce o companie sau un proiect va cheltui. Precizia se bazează pe cercetări și date istorice. Prin urmare, rapoartele dvs. bugetare pot fi arhivate și accesate atunci când planificați bugetele viitoare pentru a face o estimare mai bună a costurilor și cheltuielilor dvs.

Componentele unui raport bugetar

Un raport bugetar poate include diferite coloane în funcție de afacere sau proiect. Adesea, raportul bugetar face parte dintr-un raport de stare mai amplu care surprinde un set mai larg de puncte de date. Acest lucru poate ajuta la plasarea costurilor în context și oferind o imagine mai bună nu numai a ceea ce a fost cheltuit, ci și a motivului.

Dar dacă ar fi să reduceți un raport bugetar la elementele sale esențiale, acesta ar dezvălui aceste patru componente: costurile reale, costurile planificate, bugetul și bugetul rămas. Orice raport bugetar pe care îl creați ar trebui să includă aceste patru componente. Să aruncăm o privire mai atentă la aceste patru părți ale unui raport bugetar de bază.

Costuri reale

Costurile reale dintr-un raport bugetar sunt cheltuielile totale pe care compania sau proiectul le-a cheltuit de-a lungul timpului reflectat în raport. Este important să înțelegeți că o prognoză sau un buget încearcă să aibă acuratețe, dar nu este niciodată complet corect. Există aproape întotdeauna cheltuieli neașteptate, costuri etc., care vă vor afecta bugetul. Prin urmare, costurile reale vă oferă date concrete despre cât ați cheltuit, astfel încât să îl puteți compara cu ceea ce credeați că veți cheltui în această perioadă.

Costuri planificate

Costurile planificate sunt cele pe care le anticipați pentru afacere într-o anumită perioadă de timp sau pentru o perioadă a unui proiect mai lung. Acestea sunt costuri estimate care se bazează pe un buget și o perioadă de timp predeterminate. Unele dintre aceste costuri includ materiile prime, costurile cu forța de muncă și costurile generale, cum ar fi utilitățile.

Buget

Bugetul este un plan financiar care este utilizat de o companie sau un proiect pentru a ilustra banii necesari pentru a funcționa într-o perioadă sau pentru ca un proiect să își livreze cu succes produsul sau serviciul. Arată câți bani sunt necesari și timpul în care acești bani vor fi cheltuiți pentru a continua operațiunile unei afaceri sau a îndeplini scopul unui proiect.

Bugetul rămas

În cele din urmă, bugetul rămas este ceea ce vă rămâne în ceea ce privește bugetul general după cheltuielile perioadei raportate. Arată câți bani mai aveți pentru a vă continua să vă operați afacerea sau să vă livrați proiectul. Ar trebui să fie suficient, dar dacă ați cheltuit în exces în perioada de timp raportată, va trebui să vă adresați timpului, domeniului sau costurilor afacerii sau proiectului dvs. pentru a reveni pe drumul cel bun.

Înrudit: șablon gratuit de buget de proiect pentru Excel

5 Beneficiile rapoartelor bugetare

Am discutat deja despre scopul unui raport bugetar, dar există și beneficii. Desigur, scopul face parte din beneficii, dar un raport bugetar este atât de important, încât merită să recunoaștem importanța utilizării unuia atunci când gestionați o afacere sau un proiect.

1. Identifică amenințările

Un beneficiu este că raportul bugetar vă poate arăta posibile amenințări care vă pot afecta negativ compania sau proiectul. Prin urmare, aveți timp să le răspundeți înainte ca acestea să vă deraieze munca. Dacă observați că există probleme, atunci vă puteți modifica programul sau domeniul de activitate pentru a păstra bugetul și a rămâne pe drumul cel bun.

2. informează estimările viitoare

Arhivarea rapoartelor bugetare, după cum s-a menționat mai sus, poate fi utilă atunci când vă planificați următorul buget sau proiect, deoarece oferă o înregistrare istorică care vă poate informa estimările viitoare. Acest lucru poate ajuta companiile să identifice creșterea sau să determine viabilitatea sau slăbiciunea unui proiect viitor.

3. Monitorizează performanța

În ceea ce privește mediul de afaceri actual sau proiectul în derulare pe care îl gestionați, un raport bugetar vă ajută să monitorizați performanța. De asemenea, este utilă pentru a distribui mai bine fondurile și pentru a identifica unde există risipă care poate fi apoi redusă pentru a vă face banii să meargă mai departe.

4. Stabilește responsabilitatea

Un alt avantaj al utilizării unui raport bugetar este responsabilitatea. Bugetul poate fi creat de management, dar lucrătorii unei companii și echipele care execută proiectele care cheltuiesc acești bani. Indiferent dacă este vorba de forța lor sau de resursele pe care le angajează pentru a-și face treaba, raportarea regulată a bugetului îi permite să știe dacă lucrează eficient sau dacă trebuie să fie mai atenți.

5. Conturează poziţia lichidităţii

Există, de asemenea, informații pe care un raport bugetar le oferă despre situația de lichiditate a unei companii. Adică câți bani sunt la îndemână. Aceasta informează bugetul de numerar, care informează o companie dacă are suficienți numerar pentru a face față intrărilor și ieșirilor cerute de nevoile sale operaționale. Acesta joacă un rol în luarea deciziilor mai ample a unei companii, oferind informații despre poziția sa debitoare și recuperarea viitoare, identificând dacă o companie își poate îndeplini cotizațiile și oferind informații utile investitorilor.

Cum să faci un raport bugetar cu ProjectManager

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care vă permite să faceți rapoarte în timp real care sunt personalizabile, astfel încât să vă arate doar ceea ce doriți să vedeți. Odată ce un raport este generat, îl puteți partaja în diferite formate și îl puteți distribui părților interesate pentru a le menține la curent cu bugetul. Iată o explicație despre cum să creați un raport de stare, care include informații despre bugetul dvs.

Începeți prin a stabili o linie de bază

Utilizați diagramele noastre robuste Gantt pentru a vă planifica și programa munca. Vă puteți organiza sarcinile, resursele și costurile. Hartați-vă munca pe o cronologie pentru a vedea tot ce aveți de făcut într-un singur loc, apoi setați linia de bază. Aceasta surprinde efortul dvs. planificat, astfel încât îl veți putea compara cu efortul dvs. real atunci când generați un raport de stare.

Faceți clic pe pictograma Raport

Acum, când sunteți gata să generați un raport, găsiți și faceți clic pe pictograma rapoartelor, care arată ca un clipboard cu hârtie liniată pe ea. De acolo, veți fi direcționat către pagina de raport. În partea stângă este o listă cu toate rapoartele pe care le puteți crea. Există un raport de portofoliu, un raport de stare, un plan de proiect, sarcini, foi de pontaj, disponibilitate, volum de muncă și variație.

Selectați Raportul de stare a proiectului

Când alegeți raportul de stare a proiectului, va exista un filtru în partea dreaptă. De acolo, selectați titlul, starea proiectului și coloanele pe care doriți să le includeți în raport. Pur și simplu bifați-le pe cele despre care doriți să raportați. De exemplu, există o opțiune de buget pe care o puteți selecta. Dacă alegeți sănătatea, veți vedea costurile și volumul de muncă.

Apoi puteți fie să vizualizați raportul în browserul dvs. web, fie să faceți clic pe PDF sau Excel pentru a-l descărca și a-l partaja cu părțile interesate. Raportul va afișa apoi costul planificat, costul resurselor planificate, procentul de finalizare și multe altele.

Rapoartele personalizabile sunt doar o parte din ceea ce oferă software-ul nostru. Avem instrumentele de care aveți nevoie pentru a lucra cu echipe interfuncționale. Vizualizările noastre multiple ale proiectului înseamnă că ceea ce este planificat pe diagrama Gantt poate fi partajat pe panouri kanban, vizualizări de listă și calendar. Toate datele se actualizează în timp real, astfel încât toată lumea lucrează pe aceeași pagină. Există, de asemenea, funcții de gestionare a sarcinilor, de gestionare a riscurilor și de gestionare a resurselor pentru a vă menține productiv și la buget.

ProjectManager este un software premiat care permite echipelor să planifice, să gestioneze și să urmărească munca lor în timp real. Instrumentele noastre puternice de raportare vă ajută să respectați programul și să vă respectați bugetul. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc software-ul nostru pentru a reuși. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.