Procesul de bugetare în managementul afacerilor și proiectelor

Există un lucru pe care toate afacerile îl au în comun cu managementul de proiect: banii. Fără finanțare și un proces adecvat de bugetare, proiectele din orice industrie se opresc. Bugetarea este modul în care aceste fonduri sunt cheltuite.

Dar mai întâi, să definim ce este un buget și să explorăm tipurile de bugete și metodele de realizare a unui buget. Înțelegând procesul de bugetare pentru afaceri și managementul proiectelor, este mai ușor să înțelegeți cum să faceți un buget pentru compania sau proiectul dvs.

Ce este un buget?

Un buget este o estimare a veniturilor și cheltuielilor care apar într-o perioadă de timp. Este un document viu care este revizuit și revizuit periodic. Orice întreprindere care cheltuiește bani va folosi un buget pentru a-și gestiona costurile, fie că este o afacere, un proiect, o agenție guvernamentală sau chiar o gospodărie personală.

Un alt mod de a privi un buget este ca un plan financiar. Îți planifică cheltuielile pe un anumit interval de timp. Utilizarea unui buget este esențială pentru a întreprinde cu succes orice efort financiar. Acesta este motivul pentru care există bugete corporative, bugete de proiecte și bugete create de guvern pentru a sprijini diverse servicii.

Un proces bugetar conturează resursele necesare pentru gestionarea unei afaceri sau a unui proiect, dar asta nu este tot ce poate face un buget. Este un instrument pentru stabilirea obiectivelor pentru trimestrul sau an, măsurarea rezultatelor și planificarea pentru situații neprevăzute. Indiferent dacă conduceți o afacere sau gestionați un proiect, software-ul de management de proiect vă poate ajuta să vă planificați, să gestionați și să urmăriți bugetul.

ProjectManager este un software de management de proiect premiat, cu diagrame Gantt robuste, care vă ajută să gestionați resursele și costurile în timp real. Puteți să vă organizați sarcinile și să atașați resurse și costuri fiecăruia. Conectați dependențele pentru a evita întârzierile costisitoare și chiar filtrați pentru calea critică pentru a afla care sarcini sunt esențiale pentru succesul proiectului. Odată ce ați stabilit o linie de referință, puteți urmări costurile planificate față de costurile reale în timp real. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Tipuri de bugete

Având în vedere că bugetele se pot aplica atât de multe entități diverse, nu este surprinzător faptul că există multe tipuri diferite de bugete. Fiecare dintre aceste bugete vă ajută să ghidați cheltuielile pe parcursul anului, astfel încât să nu cheltuiți în exces. Sunt esențiale pentru luarea unor decizii financiare importante, dar diferă în funcție de diferitele nevoi de afaceri și proiecte.

Bugetul proiectului

Un buget de proiect este utilizat pentru a estima costurile unui proiect. Este creat de managerul de proiect și folosit pentru a urmări costurile pe parcursul fazei de execuție a proiectului și pentru a face orice ajustări care vor menține proiectul pe drumul cel bun din punct de vedere financiar. Bugetul proiectului defalcă costurile în sarcini individuale și resursele necesare pentru a le îndeplini.

Buget principal

După cum sugerează și numele, bugetul principal este format din toate bugetele individuale, cum ar fi vânzările, producția etc., care sunt utilizate într-o afacere. Acest lucru se face pentru a oferi o imagine financiară completă a companiei și pentru a arăta cum anumite venituri și cheltuieli se potrivesc în afacere. Un buget principal se găsește mai frecvent în afacerile mai mari, deși o companie mai mică le poate folosi pentru a analiza finanțele pe categorie sau departament.

Buget operational

Un buget de funcționare listează toate cheltuielile și veniturile estimate de o companie pentru operațiunile sale lunare sau anuale. Aceasta este o modalitate de a înțelege de câți bani aveți nevoie pentru a vă funcționa bine afacerea. Bugetul de funcționare este format din costuri fixe și costuri variabile, venituri și cheltuieli neașteptate. Sunt o combinație de bugete de vânzări și producție, materiale directe și forță de muncă și cheltuieli generale și administrative.

Înrudit: șablon gratuit de buget de funcționare pentru Excel

Bugetul de vânzări

Bugetul de vânzări este preocupat de estimarea veniturilor pe care vă așteptați să le generați din vânzări și cheltuieli pe o perioadă de timp. Prin crearea unui buget de vânzări, vă puteți planifica cheltuielile și le puteți ajusta după cum este necesar. Cu cât bugetul dvs. de vânzări este mai precis, cu atât vă puteți asigura mai bine că aveți materialele și inventarul la îndemână pentru a satisface cererea clienților.

Bugetul financiar

Un buget financiar este folosit pentru a determina de câți bani aveți nevoie pentru a vă atinge obiectivele pe termen scurt și lung. Face acest lucru analizând activele, pasivele și capitalurile proprii. Când se face acest lucru, aveți un instantaneu al stării de sănătate a afacerii dvs. și dacă este stabilă. Un buget financiar este adesea folosit atunci când o afacere caută finanțare sau se poziționează pentru o ofertă publică inițială (IPO).

Bugetul fluxului de numerar

Este important să cunoașteți banii care intră și ies din afacerea dvs. într-o perioadă de timp, iar un buget de numerar vă ajută să estimați acest flux de numerar. Cunoașterea fluxului de numerar este esențială pentru a lua decizii financiare importante, dar ajută și la identificarea problemelor și la prevenirea cheltuielilor excesive. În mod ideal, doriți să vă asigurați că vin suficienți bani pentru a acoperi banii care ies din afacerea dvs. Fluxul de numerar negativ este atunci când nu aveți suficienți bani pentru a acoperi cheltuielile compensate.

Metode de bugetare

Metodele de bugetare reprezintă modul în care implementați un proces de bugetare. Așa cum există multe tipuri de bugete, există multe metode de bugetare. Și, ca și în cazul tipurilor de bugete, nu există o alegere potrivită. Trebuie să iei acea decizie pe baza obiceiurilor de cheltuieli și a planificării strategice. Iată patru metode de bugetare care vă vor ajuta să începeți.

Bugetare bazată pe zero

Bugetarea bazată pe zero este pur și simplu venit minus cheltuieli egal cu zero. Este una dintre cele mai comune metode de bugetare și începe cu presupunerea că toate bugetele sunt zero și sunt reconstruite de la zero. Acest lucru creează un buget foarte strâns și evită orice cheltuieli care nu sunt necesare pentru succesul unei afaceri. Este o metodă de bugetare de jos în sus care este utilizată pentru limitarea costurilor, dar necesită mult timp.

Bugetare incrementală

Un buget incremental funcționează utilizând cifrele reale ale anului precedent și adăugând sau scăzând un procent din acestea pentru a determina bugetul anului curent. Este o metodă de bugetare foarte comună, deoarece este simplă și cel mai bine utilizată atunci când factorii principali de costuri sunt neschimbați de la an la an. Dar poate perpetua ineficiențe, poate duce la deficiențe bugetare și poate ignora factorii externi ai activității și performanței.

Bugetarea bazată pe activitate

Bugetarea bazată pe activitate este o abordare de sus în jos. Acesta determină cantitatea de intrări necesare pentru a susține rezultatele stabilite de companie. Activitățile care implică costuri sunt înregistrate, analizate și cercetate. Este o metodă riguroasă de bugetare care ajută la reducerea costurilor de producție, sporind în același timp eficiența producției și determină cum să facă produsele mai ieftine.

Bugetarea propunerii de valoare

Când utilizați bugetarea propunerii de valoare, vă veți întreba de ce este inclusă aceasta în buget, creează valoare pentru client, personal sau părți interesate și este valoarea acelui articol mai mare decât costul său? Dacă nu, care este justificarea dvs. pentru cost? Punerea acestor întrebări asigură că totul din bugetul dumneavoastră oferă valoare clienților dumneavoastră.

Cum să faci un buget pentru un proiect sau o afacere în 6 pași simpli

Un proces de bugetare începe cu realizarea bugetului. Indiferent dacă gestionați o afacere sau un proiect, aceștia sunt cei șase pași de urmat pentru a crea un buget.

1. Alegeți o abordare de bugetare

După cum am ilustrat mai sus, există multe abordări pentru a face un buget. Procesul de bugetare care vi se potrivește este primul pas în definirea bugetului de afaceri sau de proiect. Privește situația ta financiară actuală și care sunt prioritățile tale și alege o abordare bugetară care se potrivește obiectivelor tale financiare.

2. Definiți scopul bugetului dvs

Din nou, există diverse motive pentru un buget, cum ar fi bugetul de vânzări, bugetul de operare etc. Înainte de a putea începe, trebuie să știi ce fel de buget faci. Acesta vă va ghida prin procesul de bugetare.

3. Faceți un plan de acțiune

Acum că aveți o metodă și un scop, este timpul să creați un plan de acțiune, care sunt pașii care vă vor conduce la un buget finalizat. Veți dori să definiți domeniul de aplicare, cum ar fi obiectivele și rezultatele planificate. Apoi, veți dori să puneți acest lucru pe o cronologie pentru a vă urmări bugetul pentru o anumită perioadă.

4. Estimarea costurilor fixe și variabile

În primul rând, costurile fixe sunt cele care nu sunt modificate, cum ar fi chiria, facturile de utilități, salariile, asigurările, dobânzile la împrumuturi, impozitele pe proprietate etc. Costurile variabile sunt cele care se pot modifica, cum ar fi materiile prime, forța de muncă, comisioanele de vânzări. , expediere etc. Împreună, acestea vor constitui o mare parte din bugetul dumneavoastră.

5. Estimați venitul așteptat

Venitul așteptat este suma de bani pe care o estimează o companie că o va genera din vânzări. Poate fi la fel de simplu ca numărul de unități vândute înmulțit cu cât au fost vândute. Dar veniturile nu țin cont de costuri și cheltuieli. Utilizați datele istorice și studiile de piață pentru a estima ce vă așteptați să câștigați în perioada bugetară.

6. Creați un fond de urgență

După cum puteți vedea, toate aceste cifre sunt estimări. Ele ar trebui să fie cât mai precise posibil și bazate pe cercetări și date, dar nu sunt un lucru dat. De aceea este atât de important să existe un fond de urgență atunci când se creează un buget. Este o sumă de bani pusă deoparte pentru a compensa inexactitatea inerentă în estimarea costurilor și a veniturilor într-un buget, precum și în acoperirea riscului.

Cum ajută ProjectManager la procesul de bugetare

ProjectManager este un software premiat care ajută la procesul de bugetare. Când începeți un proiect fie importând un fișier Excel sau Microsoft Project, fie utilizând unul dintre șabloanele noastre specifice industriei, puteți seta bugetul proiectului. Am arătat cum vă puteți planifica bugetul pe diagrame Gantt care vă organizează sarcinile și resursele și costurile asociate acestora. Dar puteți face mult mai mult pentru a vă gestiona și urmări costurile pe parcursul ciclului de viață al proiectului.

Monitorizați costurile cu tablouri de bord în timp real

Procesul de bugetare nu se limitează la planificare, ci trebuie, de asemenea, să monitorizeze și să se modifice pentru a evita cheltuirea excesivă. Cu tablourile noastre de bord în timp real, puteți avea o imagine de ansamblu la nivel înalt a costurilor dvs., precum și alte valori care vă pot alerta despre probleme, astfel încât să le puteți rezolva rapid. Tabloul nostru de bord live colectează automat date în timp real și le afișează în grafice și diagrame ușor de citit. Spre deosebire de software-ul ușor, nu este nevoie de o configurație lungă pentru a configura tabloul de bord. Este gata când ești.

Utilizați foile de pontaj și diagrama volumului de lucru pentru a urmări resursele

Resursele sunt orice folosiți pentru a vă duce la bun sfârșit munca, de la forță de muncă la materiale și tot ce se află între ele. Este important să vă urmăriți resursele pentru a vă respecta bugetul, iar instrumentul nostru are funcții de gestionare a resurselor care fac acest lucru ușor. Când vă încadrați în echipă, puteți adăuga disponibilitatea acestora, inclusiv PTO, vacanțe și vacanțe globale, ceea ce face mai ușor să le atribuiți munca. Foile noastre de pontaj securizate simplifică salarizarea și vă permit să vedeți unde se află fiecare membru al echipei în ceea ce privește îndeplinirea sarcinilor, astfel încât să puteți vedea dacă respectă programul. Există, de asemenea, o diagramă a volumului de lucru cu coduri de culori care arată dacă cineva este supraalocat. Puteți echilibra încărcăturile de lucru chiar din diagramă pentru a le menține să lucreze la capacitate maximă, fără a cheltui orele suplimentare.

Funcțiile noastre de gestionare a resurselor vă ajută să vă mențineți bugetul, la fel ca instrumentele noastre de gestionare a sarcinilor și a riscurilor. Dacă echipa ta rămâne în urmă, asta înseamnă că banii și problemele în plus îți pot devia proiectul și pot avea un impact negativ asupra bugetului. Utilizarea funcțiilor noastre de raportare vă permite să mergeți mai adânc în date decât în ​​tabloul de bord și să urmăriți starea proiectului, variația și multe altele. Toate rapoartele sunt personalizabile pentru a filtra doar informațiile pe care doriți să le vedeți și pot fi partajate cu ușurință cu părțile interesate, care au un interes personal în proiectul dvs.

ProjectManager este un software de management de proiect online care ajută la planificarea, gestionarea și urmărirea bugetelor în timp real. Platforma noastră de colaborare vă permite să partajați fișiere, să comentați și multe altele, conectând pe toată lumea, indiferent dacă se află în următorul birou sau într-o locație diferită. Alăturați-vă echipelor de la Avis, Nestle și Siemens care folosesc software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.