Crearea unei comunități și a unei experiențe culturale pentru a menține angajații de la distanță implicați

O mulțime de experți au spus-o deja: pentru unele industrii, munca la distanță este aici pentru a rămâne. Potrivit unui sondaj recent Gallup, aproape două treimi dintre angajații americani care au lucrat de la distanță în timpul pandemiei spun că ar dori să continue să facă acest lucru. PwC a constatat, de asemenea, că 83% dintre angajatori cred că trecerea la munca la distanță a avut succes pentru compania lor.

Dar, în ciuda interesului tot mai mare pentru o situație mai permanentă de lucru de acasă, oamenii încă recunosc valoarea unui mediu de birou. În sondajul PwC, 65% dintre respondenți consideră că biroul este „foarte important” pentru creșterea productivității angajaților, în timp ce peste jumătate consideră biroul „foarte important” pentru colaborarea angajaților.

Pentru a reduce decalajul dintre dorința de a continua să lucreze de la distanță și beneficiile unui mediu de birou, organizațiile de astăzi trebuie să recunoască ceea ce îi menține pe angajați implicați virtual și să înțeleagă cum să promoveze comunitatea și cultura printre oamenii lor, indiferent de locul în care se află.

O parte cheie a integrării muncii de la distanță cu avantaje în persoană va fi utilizarea cu succes a intraneturilor, mai bine gândite ca „experiențe comunitare și culturale”. Aceste experiențe oferă o personalizare mai mare, dând viață culturii companiei într-un moment în care angajații au cea mai mare nevoie de ea și oferindu-le noi modalități de a se conecta cu munca lor și între ei.

Provocările în construirea comunității și culturii astăzi

Există o serie de factori care fac mai dificilă ca niciodată construirea unei comunități și culturi organizaționale. Multe dintre aceste provocări existau înainte de pandemie, dar au fost exacerbate de efectele acesteia.

În primul rând, supraîncărcarea de informații în afaceri este acum o luptă universală. Indiferent dacă sunteți o echipă mai mică sau o întreprindere mai mare, o mulțime de informații sunt partajate digital printr-un număr tot mai mare de canale - sisteme de chat pentru angajați, drive-uri partajate, e-mail, apeluri video și multe altele.

În mod ironic, proliferarea tuturor acestor instrumente digitale minunate ne-a făcut uneori să ne simțim mai puțin „în cunoștințe”, deoarece se pare că nu putem ține pasul cu toate. Pentru a complica lucrurile, schimbările interne ale companiei au loc mai repede decât oricând.

Actualizările esențiale ale afacerii – să zicem, în legătură cu o nouă politică COVID-19, schimbări organizaționale sau ținte de venituri pe fondul pandemiei – sunt livrate la fel de rapid pe măsură ce lumea din jurul nostru se schimbă, făcând aceste știri și informații și mai actuale și mai importante.

În al doilea rând, integrarea de noi angajați și membri ai echipei este mai dificilă într-un mediu îndepărtat. Noii angajați încep acum să lucreze cu provocarea suplimentară de a nu putea întâlni pe nimeni față în față.

Chiar și ceva la fel de simplu ca să te apleci peste birourile lor pentru a pune o întrebare persoanei care stă lângă ei este imposibil atunci când începi de la distanță. Aceasta înseamnă că atât angajații noi, cât și cei veterani se simt mai puțin conectați cu colegii lor.

Acest sentiment de conectivitate diminuat este agravat de incertitudinea de a nu ști când angajații vor putea colabora în persoană și de dificultatea de a cunoaște colegii la nivel personal în afara întâlnirilor virtuale.

În cele din urmă, cu mai multe întâlniri virtuale, a venit mai puțin timp pentru a găsi și a citi informațiile critice. Deloc surprinzător, studiile arată că oamenii au mai multe întâlniri în timpul pandemiei decât înainte.

Chiar dacă timpul petrecut în fiecare dintre aceste întâlniri a scăzut, necesitatea de a pregăti și de a participa la un apel servește în continuare ca o întrerupere în ziua lucrătorilor sau în fluxul de lucru. Acest lucru le oferă oamenilor mai puțin spațiu de cap și timp pentru a ajunge din urmă la muncă. Trecerea de la apel la apel poate duce, de asemenea, la anunțuri ratate la începutul întâlnirilor, lăsând angajații să se simtă ieșiți din circuit.

Aceste exemple indică faptul că pandemia a sporit provocările pentru construirea comunității și a culturii în mediul de lucru actual, dar aceste dificultăți pot fi ușor atenuate prin conținutul și tehnologia potrivite.

Reinventarea intranetului ca experiență de comunitate și cultură

Oamenii văd adesea intraneturile ca sisteme învechite, dar provocările de mai sus subliniază de ce munca de la distanță a dus la o reapariție a nevoii lor. Dacă sunt făcute corect, intraneturile au puterea de a servi ca experiențe comunitare și culturale.

Astăzi, există trei lucruri pe care organizațiile ar trebui să le acorde prioritate în intraneturile lor pentru a construi medii eficiente la distanță pentru angajații lor.

1. Gestionarea sarcinilor și integrări : Pentru a atenua supraîncărcarea de informații, angajații au nevoie de un ghișeu unic pe care să se poată baza pentru toate actualizările de afaceri, fie că este vorba despre informații esențiale despre modificările politicii interne sau despre zilele de naștere ale angajaților. Chiar dacă informațiile sunt partajate și pe alte canale, a avea o singură sursă centralizată la care să facă referire va eficientiza comunicările și va ajuta să mențineți pe toată lumea pe aceeași pagină. Abilitatea de a integra un intranet cu alte sisteme înseamnă că companiile pot reduce schimbarea contextului conectându-se la instrumentele pe care angajații le folosesc deja.
2. Abilitatea de a spune povești : poveștile ne conectează și sunt elementele de bază ale culturii companiei. În special în mediile îndepărtate, oamenii caută modalități de a se conecta cu ceilalți, de a împărtăși feedback și de a intra mai des cu colegii. Citând un raport Globoforce care a constatat că 89% dintre liderii de resurse umane sunt de acord că feedback-ul permanent de la colegi și check-in-urile sunt cheia pentru rezultate de succes, Forbes spune că acesta este un bun memento că implicarea angajaților ar trebui „să fie prezentată ca o parte centrală a strategiei generale de afaceri”. Ca atare, experiențele comunitare și culturale ar trebui să ofere o varietate de tipuri de conținut diferite pentru povestiri, de la articole și bloguri live până la galerii și videoclipuri. Capacitățile de conținut generate de utilizatori înseamnă, de asemenea, că mai multe voci ale angajaților pot fi auzite prin conținutul pe care îl pot crea și partaja direct.
3. Caracteristici de comunicare pentru încurajarea comunității : Intranetul modern creează punți între fiecare parte a organizației, ceea ce înseamnă că angajații și directorii de nivel superior pot colabora și comunica cu ușurință. Acestea includ funcții precum profilurile angajaților care ajută la punerea fețelor numelor și instrumente mai strategice, cum ar fi module definite, care permit organizațiilor să livreze conținut către anumite grupuri, în funcție de locația lor geografică sau de echipă, de exemplu.

Colaborarea de la distanță devine rapid noua normalitate. În timp ce supraîncărcarea de informații, integrarea la distanță și întâlnirile excesive se dovedesc a fi dificile pentru afacerile de astăzi, ele susțin, de asemenea, soluții care pot ajuta la readucerea comunității și a culturii în prim-planul experienței angajaților.

Gestionarea simplificată a sarcinilor, capabilitățile de povestire și comunicarea fără întreruperi, toate contribuie la transformarea intraneturilor de astăzi în mediile de sprijin de birou la distanță pe care le caută angajații.

David Gang îl îndrumă pe Brightspot să devină una dintre companiile cu cea mai rapidă creștere și cele mai inovatoare companii de dezvoltare de produse. Înainte de Brightspot, David a ocupat funcția de Vicepreședinte Executiv, Produse și Programare, și Chief Technology Officer pentru WebMD. Înainte de WebMD Health, David a ocupat funcția de vicepreședinte executiv, AOL Products. David a fost, de asemenea, vicepreședinte executiv, Product Marketing, responsabil pentru strategia de produs pentru serviciul AOL, mărcile AOL și AOL Web Properties. Înainte de a se alătura AOL, David a condus grupurile de produse la Aldus Consumer Division din 1992 până în 1994. A fost, de asemenea, președinte al After Hours Software din 1990 până în 1992. David este absolvent al Universității din Connecticut.