Plan de continuitate a afacerii: Cum să vă protejați afacerea de dezastre

Cu ani în urmă, am fost angajat ca marketer pentru o companie de producție. Primul lucru pe care l-am observat în timpul unui tur a fost o clădire care era complet interzisă. Se pare că un incendiu industrial grav - unul care a fost nevoie de 15 autospeciale pentru a stinge - a avut loc în clădire cu un an înainte.

Am întrebat dacă persoana care a provocat incendiul a fost concediată. Răspunsul președintelui m-a surprins: „Incendiul a costat afaceri foarte mulți bani. Cu toate acestea, am decis să nu-l concediem pe persoana care a provocat incendiul din cauza modului în care a gestionat situația.”

Câteva secunde în declanșarea incendiului, individul a tras o alarmă de incendiu, a alergat la fiecare stație de lucru și a spus tuturor să iasă repede. A fost ultima persoană care a părăsit clădirea după ce i-a scos pe toți în siguranță. Ca urmare a acțiunii sale rapide, nimeni nu a murit.

Într-un interviu media după incendiu, președintele companiei a spus: „Planificarea atentă a scenariilor a ajutat la atenuarea unei situații dificile”. Dacă nu ar fi fost un plan de urgență puternic, rezultatele ar fi putut fi fatale.

Compania a trebuit apoi să apeleze la un alt plan – un plan de continuitate a afacerii – pentru a menține lucrurile să funcționeze fără o parte critică a infrastructurii lor.

Ce este un plan de continuitate a afacerii?

Un plan de continuitate a afacerii este un set de procese pentru a se asigura că o afacere poate susține operațiunile în timpul unui eveniment neașteptat, cum ar fi un incendiu, o pandemie sau un atac cibernetic.

Un plan de continuitate a afacerii se concentrează pe ce trebuie făcut în timpul întreruperii - Planul B pentru când lucrurile merg prost. Un plan de recuperare în caz de dezastru, în schimb, se concentrează pe „revenirea la normal” de la un eveniment neașteptat. Recuperarea în caz de dezastru este modul în care vă întoarceți la Planul A.

Beneficiile unui plan de continuitate a afacerii

Ca proprietar de afaceri, ai atât de multe lucruri de făcut în fiecare zi. Este ușor să neglijezi ceva de genul unui plan de continuitate a afacerii, mai ales dacă ești un „Dacă?” sceptic.

Cu toate acestea, după cum am aflat cu COVID-19 și cu o creștere record a hacking-urilor, factorii externi pot împiedica performanța afacerii și încrederea clienților. Planificând din timp și gândind cu atenție riscurile, puteți reduce impactul pe care crizele îl au asupra afacerii dumneavoastră.

Iată patru lucruri pe care le vei obține pentru eforturile tale de gândire înainte:

1. Continuați operațiunile de afaceri

Scopul principal al unui plan de continuitate a afacerii este de a continua operațiunile de afaceri atunci când se produce un dezastru. De exemplu, dacă lucrați într-o zonă care este predispusă la întreruperi de curent, ați putea alege să investiți într-un generator de rezervă, astfel încât o întrerupere de curent să nu oprească operațiunile.

2. Preveniți vătămarea angajaților

Multe companii le-au cerut angajaților să lucreze de acasă pentru a preveni răspândirea COVID-19. Puțini erau pregătiți să o facă. Un plan de continuitate care, de exemplu, echipează angajații cu laptopuri în loc de desktop-uri asigură continuarea operațiunilor de afaceri, reducând în același timp riscul de îmbolnăvire gravă sau deces pentru angajați.

3. Construiți încrederea în brand

Atacurile cibernetice pot eroda încrederea în brand într-o clipă. Clienții se așteaptă ca afacerile online să fie mereu active (și să protejeze datele pe care le partajează cu ei). Dacă o urgență personală necesită să contactați un membru al familiei printr-o aplicație de mesagerie, dar aplicația este inactivă, veți pierde acel client. Un plan de securitate cibernetică, ca parte a unui plan mai amplu de continuitate a afacerii, reduce timpul de nefuncționare și încălcarea datelor.

4. Preveniți pierderile financiare

Crizele economice au cauzat întreprinderilor pierderi financiare uriașe. În momentele în care clienții sunt dramatic și rapid mai conservatori în ceea ce privește cheltuielile, companiile au nevoie de un plan de continuitate pentru a reduce pierderile sau a crește fluxurile de venituri. Unii producători de bere și restante, de exemplu, s-au orientat spre fabricarea dezinfectantului pentru mâini în timpul pandemiei, când nu au putut servi alcool la fața locului din cauza blocajelor temporare.

Încep să se adună riscurile în mintea ta? Să vedem cum să vă creați planul de continuitate.

Cum se creează un plan de continuitate a afacerii

Crearea unui plan de continuitate a afacerii poate dura până la șase luni pentru a rezolva toate detaliile, a obține aprobarea tuturor părților și a instrui angajații cu privire la plan. De obicei, totuși, multe companii creează un plan de continuitate a afacerii și formează persoane în termen de trei luni.

Urmați acești șapte pași:

1. Determinați scopul planului

Scopul planului dvs. de continuitate a afacerii ar putea fi acela de a proteja angajații, activele și de a preveni pierderile financiare, dacă sau când apare o criză.

Unele planuri de continuitate a afacerii sunt reactive – create după ce o afacere se confruntă cu primul său dezastru. În aceste cazuri, vă puteți concentra pe prevenirea unui anumit tip de dezastru, reflectând în continuare asupra altora care ar putea cauza o întrerupere a operațiunilor de afaceri.

2. Stabiliți o echipă

Înainte de a alege o echipă care să vă ajute la executarea planului de continuitate a afacerii, creați un set de responsabilități de atribuit. Responsabilitățile ar putea include:

Comitetul director pentru continuitatea afacerii. Reunește șase până la opt persoane din toate domeniile afacerii pentru a cataloga toate riscurile sau activele potențiale în planul de continuitate a afacerii. După ce creați planul, această echipă ar trebui să se întâlnească trimestrial pentru a evalua acuratețea planului și pentru a asigura cunoașterea acestuia la nivel de companie.

Manager program de continuitate a afacerii. Gestionează responsabilitățile zilnice ale planului de continuitate a afacerii, cum ar fi instruirea angajaților, evaluările de siguranță și stabilirea așteptărilor cu liderii de afaceri și cei din echipa de continuitate a afacerii.

Membrii echipei de continuitate a afacerii. Executați instrucțiunile furnizate de managerul programului de continuitate a afacerii.

Proprietarii de planuri de continuitate a afacerii. Părțile interesate cheie, cum ar fi resursele umane, salariile, securitatea cibernetică, sănătatea și siguranța și alte persoane esențiale care vor lucra la un plan de continuitate a afacerii pentru zona lor, sub îndrumarea managerului programului de continuitate a afacerii.

Planificatori de continuitate a afacerii. Executați instrucțiuni direct de la proprietarii planului de continuitate a afacerii pentru a sprijini lansarea planurilor.

Numărul de părți interesate de care aveți nevoie variază în funcție de dimensiunea afacerii dvs. Întreprinderile mari vor avea mai multe zone de risc potențial, ceea ce va duce la mai mulți proprietari de planuri de continuitate a afacerii. Cu toate acestea, a avea mai mult de opt membri în comitetul de conducere pentru continuitatea afacerii poate încetini procesul de livrare a unui plan complet de continuitate a afacerii.

Părțile interesate de rezervă pot fi utile pentru perioade de tranziție, cum ar fi părăsirea unui angajat, schimbarea conducerii sau fuziunea.

3. Determinați riscurile, activele, funcțiile și impactul

Cele mai comune riscuri sau amenințări comerciale includ:

• Dezastre naturale, incendii și pene de curent
• Crizele de sănătate publică, cum ar fi COVID-19
• Atacurile cibernetice sau terorismul
• Crize economice
• Probleme legate de faliment, credit prost sau fluxuri de numerar
• Litigii juridice, reglementări guvernamentale și anulări de licență
• Accidente la locul de muncă
• Eșecuri tehnologice, inclusiv blocări ale platformei sau ale sistemului punctului de vânzare

Cele mai periculoase active includ:

• oameni
• Inventar
• Proprietatea companiei
• Încrederea mărcii și relațiile cu clienții
• Acorduri de licență

În unele cazuri, puteți externaliza gestionarea activelor. De exemplu, dacă inventarul dvs. este deținut de o terță parte deoarece conduceți o afacere de dropshipping, pierdeți controlul asupra acelui activ. Construirea de relații și procese puternice cu partenerii dvs. poate atenua riscurile pentru aceste active.

Funcțiile esențiale ale afacerii care sunt cel mai adesea afectate includ:

• Fabricarea produsului
• Onorare a comenzilor
• Operațiuni de service
• Protejarea datelor
• Comunicări cu clienții
• Finanțe, inclusiv conturi de plătit sau de primit

O analiză a impactului asupra afacerii - cum ar putea fi afectată afacerea - determină cele mai mari riscuri, active și funcții critice de afaceri pentru afacerea dvs. Ce ți-ar putea închide biroul pentru o lună? Și care ar fi impactul? Dacă ți-ai pierde toate conturile de rețele sociale, marketingul s-ar prăbuși? Dacă datele clienților dvs. ar fi făcute publice, ați pierde toată încrederea consumatorilor?

4. Stabiliți termene de formare obligatorii

Odată ce ați finalizat evaluarea riscurilor, activelor și funcțiilor de afaceri, instruiți părțile interesate și angajații privind continuitatea activității pentru a asigura alinierea. Puteți instrui angajații atunci când sunt angajați pentru prima dată și puteți include exerciții trimestriale ulterior.

Prin instruirea întregului personal, vă asigurați că toată lumea este echipată cu cunoștințele de care au nevoie în cazul în care o parte interesată cheie nu este prin preajmă atunci când se produce un dezastru. Formați mai multe părți interesate pentru domeniile care le influențează activitatea. De exemplu, un angajat al securității cibernetice ar trebui să știe cui să raporteze o încălcare, chiar dacă șeful departamentului său este în vacanță.

(Deși nu este esențial pentru continuitatea afacerii, luați în considerare instruirea tuturor angajaților în ceea ce privește siguranța la incendiu, CPR și alte riscuri pentru sănătate și siguranță. Scenariul cel mai bun este să nu aveți nevoie de planul dvs. de continuitate.)

5. Identificați vulnerabilități și alternative

După ce v-ați creat planul, notați principalele vulnerabilități din afacerea dvs. De exemplu, o afacere de comerț electronic se poate simți cel mai vulnerabilă în legătură cu dependența sa de un singur producător terță parte, întârzierile de expediere în străinătate sau atacurile DDOS.

Apoi determinați cât de probabil este ca fiecare element să se întâmple, folosind o scală de la unu la zece pentru a evalua probabilitatea fiecărei vulnerabilități. Prioritizează fiecare element din planul tău de continuitate a afacerii pe baza probabilității și enumera potențialele soluții de rezervă.

De exemplu, dacă contul dvs. publicitar ar putea fi suspendat, puteți cataloga următoarele cele mai bune opțiuni pentru marketing (sau chiar vă puteți da seama că ar trebui să construiți un set mai divers de canale de marketing acum ). Este posibil să aveți o listă mare de e-mailuri, să difuzați reclame pe alte platforme sau să aveți potențialul de a crea mai mult conținut pe site, cum ar fi un blog pentru a genera trafic către site-ul dvs.

6. Detaliați acțiunile pentru fiecare vulnerabilitate din planul dumneavoastră de continuitate

Odată ce aveți o listă de remedieri potențiale , structurați-le în instrucțiuni dacă-atunci cu o listă de soluții potențiale. Un plan de continuitate pentru o prăbușire a serverului ar putea arăta cam așa:

Dacă serverul nostru nu este în stare de funcționare în timpul unei reduceri de weekend de vacanță, atunci putem continua să ne creștem veniturile prin:

• Direcționarea publicului nostru de e-mail către aplicația magazinului nostru online.
• Vând produse prin intermediul platformelor de social media, cum ar fi Instagram.

De asemenea, poate doriți să începeți să vă gândiți la un plan de recuperare – cum să reveniți la „normal” sau să evitați o altă criză. În acest exemplu, rezultatul poate fi să vă actualizați soluția de găzduire sau să treceți la o platformă care include găzduire.

7. Cereți feedback

Cererea de feedback de la părțile interesate din întreaga companie poate asigura că nu lipsesc nicio lacune. Scopul este de a crea un plan detaliat care să ia în considerare toate riscurile potențiale și să explice cum să continue operațiunile de afaceri în ciuda acestora.

Un plan de continuitate a afacerii vă ajută afacerea să supraviețuiască unui dezastru. A ști cine sunt părțile interesate, ce riscuri fac afacerea ta vulnerabilă și cum să le atenuezi, protejează încrederea în brand, asigură siguranța angajaților și reduce pierderile financiare.

Pe de altă parte, fiecare vulnerabilitate ratată sau soluție nefuncțională riscă să dea naștere la o criză mult mai mare - pentru care este posibil să nu existe continuitate sau plan de recuperare.