Ce este analiza impactului asupra afacerii și de ce este importantă?

Afacerile trec prin multe. Managerii trebuie să fie întotdeauna conștienți de factorii interni și externi care le pot afecta creșterea afacerii, cum ar fi fluctuațiile economice, noii competitori, noile tendințe ale pieței și multe altele. Una dintre cele mai comune amenințări la adresa oricărei companii se numește întrerupere a afacerii.

Perturbarea afacerii are loc ori de câte ori are loc o schimbare radicală și afectează modul în care companiile concurează într-o anumită industrie. Un exemplu de perturbare a afacerii ar putea fi dezvoltarea unei noi tehnologii care face ca metodele actuale să fie inutile. În acest caz, ce pot face managerii de afaceri? Efectuați o analiză a impactului asupra afacerii (BIA).

Analiza impactului asupra afacerii este un instrument important pentru a ajuta la planificarea inevitabilității consecințelor și a costului acestora. BIA este un proces versatil care este utilizat pentru evaluarea riscurilor, planificarea continuității afacerii și planificarea recuperării în caz de dezastru. Riscul este mereu la orizont și cu cât întreprinderile mai bine echipate se pregătesc pentru managementul riscului, cu atât mai probabil vor putea continua să facă afaceri în viitor.

Ce este analiza impactului asupra afacerii (BIA)?

Analiza impactului asupra afacerii (BIA) este o metodă de a prezice consecințele perturbărilor asupra unei afaceri, proceselor și sistemelor acesteia prin colectarea de date relevante. Aceste date pot fi folosite pentru a dezvolta strategii pentru ca afacerea să se recupereze în caz de urgență.

ProjectManager este un software de management de proiect care este echipat cu instrumente de planificare pentru analiza impactului asupra afacerii, planificarea continuității afacerii și planificarea recuperării în caz de dezastru. Rapoartele noastre de proiect și tablourile de bord în timp real privind costurile și volumul de lucru le permit managerilor să planifice mai eficient și să comunice informații cheie clienților și părților interesate în câteva minute. Începeți gratuit.

Sunt identificate scenarii care ar putea cauza pierderi afacerii. Acestea pot include furnizori care nu livrează, întârzieri în serviciu etc. Lista posibilităților este lungă, dar este esențial să le explorați în detaliu pentru a evalua cel mai bine riscul. Prin identificarea și evaluarea acestor scenarii potențiale de risc, o afacere poate determina un plan de investiții pentru strategii de recuperare și atenuare, împreună cu prevenirea totală.

Ce se adresează BIA?

Analiza impactului asupra afacerii analizează impacturile operaționale și financiare ale unei întreruperi de afaceri. Aceste impacturi includ vânzări și venituri pierdute, vânzări sau venituri întârziate, cheltuieli crescute, amenzi de reglementare, penalități contractuale, o pierdere de clienți și o întârziere a noilor planuri de afaceri.

Un alt factor de luat în considerare este momentul. Momentul unui eveniment perturbator poate avea un impact major asupra pierderii suferite de o afacere. Dacă magazinul dvs. este deteriorat de un dezastru natural înainte de o mare vânzare sau de o vacanță sezonieră mare, impactul este mai mare decât într-o perioadă mai lentă.

Analiza impactului asupra afacerii operează în baza a două ipoteze:

1. Fiecare parte a afacerii depinde de operațiunile continue ale celorlalte părți ale afacerii.
2. Unele părți ale afacerii sunt mai importante decât altele, necesitând mai multe alocări atunci când apar întreruperi.

BIA vs. Evaluarea riscului

BIA și evaluarea riscului de afaceri sunt similare, dar principala diferență este că un BIA este mai specific, deoarece se concentrează pe cerințele de continuitate a activității, disponibilitatea resurselor și impactul unei întreruperi de afaceri.

Pe de altă parte, evaluarea riscurilor se concentrează pe severitatea și probabilitatea riscurilor potențiale de afaceri. Acest lucru se face pentru a prioritiza riscurile și pentru a crea strategii de atenuare pentru a le rezolva.

BIA vs. Planificarea continuității afacerii

Analiza impactului asupra afacerii este o componentă a planificării continuității afacerii, deoarece un BIA este menit să furnizeze date importante pentru un plan de continuitate a afacerii. Cum funcţionează asta?

O BIA este efectuată pentru a determina cele mai critice procese de afaceri, impactul întreruperii afacerii în acele procese și resursele necesare pentru restabilirea acestora.

Toate acestea sunt variabile fundamentale care trebuie luate în considerare atunci când se creează un plan de continuitate a afacerii, care va acționa ca curs de acțiune care este luată pentru a se asigura că o afacere va fi capabilă să revină după o întrerupere a afacerii.

BIA vs. Planificarea recuperării în caz de dezastru

Similar cu relația dintre BIA și planificarea continuității afacerii, BIA este, de asemenea, un instrument util atunci când se creează un plan de recuperare în caz de dezastru. BIA identifică modurile de defecțiune și costurile asociate cu acestea. Informațiile obținute din raportul BIA sunt apoi utilizate ca intrare pentru a crea un plan complet de recuperare în caz de dezastru.

Cum să desfășurăm un BIA în 4 pași

Deși nu există o modalitate stabilită de a efectua o analiză a impactului asupra afacerii, procesul urmează calea generală prezentată mai jos.

1. Obțineți aprobare

Primul pas este să inițiezi procesul obținând aprobarea de la conducerea superioară a proiectului. Pentru început, definiți obiectivele, scopurile și domeniul de aplicare al analizei impactului asupra afacerii. Ar trebui să fie clar ce dorește să obțină afacerea.

Apoi, este important să formați o echipă de proiect care să execute analiza impactului asupra afacerii. Acesta poate fi personal existent, atâta timp cât știu cum să efectueze o analiză de impact asupra afacerii, dar această echipă poate fi externalizată către o echipă care este calificată în acest proces, dacă afacerea nu are oameni pentru această sarcină.

2. Colectați informații

Următorul pas este colectarea informațiilor necesare pentru a face analiza. Aceste date pot fi adunate în mai multe moduri, de la interviuri la un chestionar de analiză a impactului asupra afacerii, care este cel mai comun instrument.

Chestionarul este un sondaj detaliat care a fost dezvoltat de echipa de analiză a impactului asupra afacerii și are întrebări care sunt concepute pentru a obține răspunsuri care să evalueze efectul potențial al unei perturbări asupra afacerii.

Oamenii care ar trebui să fie intervievați sau să li se primească chestionarul includ manageri, membrii echipei, supervizorii și alții care cunosc procesele de afaceri. Poate include, de asemenea, partenerii de afaceri și cei care lucrează în afara organizației, atâta timp cât au o perspectivă suficientă. Cu alte cuvinte, luați în considerare cine sunt părțile interesate.

Informațiile pe care le colectați pentru raportul dvs. BIA ar trebui să includă următoarele:

• Numele procesului
• O descriere detaliată a locului în care se desfășoară procesul
• Toate intrările și ieșirile din proces
• Resurse și instrumente care sunt utilizate în proces
• Utilizatorii procesului
• Sincronizarea
• Impactul financiar și operațional
• Orice impact de reglementare, legal sau de conformitate
• Date istorice

3. Examinați informațiile

Toate aceste date colectate trebuie documentate și revizuite înainte ca informațiile să fie analizate. Acest lucru poate fi automatizat pe computer sau realizat manual, în funcție de care este mai ușor, mai fiabil și mai practic în ceea ce privește formularea unei concluzii.

Această revizuire îndeplinește mai multe obiective: creează o listă prioritizată de funcții sau procese de afaceri, identifică resursele umane și tehnologice necesare pentru a menține un nivel optim de operațiuni și stabilește un interval de timp de recuperare în care să se recupereze procesul sau funcția și să-l returneze. normal.

4. Creați raportul BIA

După aceasta, veți dori să documentați constatările. Acesta este momentul în care este pregătit raportul de analiză a impactului asupra afacerii. Deși formatul nu este reglementat, deseori urmează următoarea structură:

• Rezumat
• Obiective și domeniul de aplicare
• Metodologii utilizate pentru colectarea datelor și evaluare
• Rezumatul constatărilor
• O constatare detaliată cu privire la fiecare departament al afacerii (inclusiv cele mai importante procese ale acestora, impactul întreruperii, durata acceptabilă a întreruperii, nivelul tolerabil al pierderilor, costul recuperării etc.)
• Documente justificative și
• Recomandări pentru recuperare

Acest document este apoi prezentat conducerii. Decizia cu privire la modul de a proceda este în mâinile conducerii superioare, așa că ei sunt cei care primesc raportul. Rețineți că analiza impactului asupra afacerii nu este stabilită în piatră. Tehnologia, instrumentele și procesele se schimbă, iar analiza impactului asupra afacerii trebuie să evolueze odată cu acestea.

De ce este importantă analiza impactului asupra afacerii

Motivul pentru care fiecare afacere ar trebui să includă o analiză a impactului asupra afacerii este că aceasta face parte din orice plan amănunțit pentru a minimiza riscul. Toate afacerile pot fi perturbate de accidente și situații de urgență, inclusiv defecțiuni ale furnizorilor, dispute de muncă, defecțiuni ale utilităților, atacuri cibernetice și ca să nu mai vorbim de dezastre naturale sau provocate de om.

Planifica

Nu este ideal să se producă un răspuns atunci când cineva se află în mijlocul unei crize; o afacere inteligentă s-a pregătit deja pentru aceste riscuri. Un răspuns creat în situații dificile va fi probabil arbitrar sau întâmplător și aproape sigur va fi mai puțin eficient.

Cu diligența unei analize de impact asupra afacerii în mână, o afacere are un plan de acțiune bine gândit pentru a-și recupera din adversitate. Oferă managementului mai multă încredere în deciziile și judecățile lor atunci când răspunde la aceste evenimente.

Prioritizează în consecință

Analiza impactului asupra afacerii cu instrucțiuni de alocare prioritizează operațiunile care au nevoie de recuperare imediată și care pot aștepta. De asemenea, oferă un set de criterii pentru a testa planurile de recuperare. În plus, ar trebui să identifice veniturile pierdute din întrerupere, costurile mai mari pe care afacerea le poate acumula dacă vor exista cheltuieli cu amenzi și penalități și erodarea reputației și a bazei de clienți a întreprinderii.

Toate aceste informații sunt esențiale pentru succesul unei afaceri. Problemele fac parte din peisajul afacerilor, iar ignorarea posibilității unor întreruperi ale procesului amenință solvabilitatea și supraviețuirea pe termen lung.

Șabloane de management de afaceri

ProjectManager este un software de gestionare a proiectelor și a lucrărilor, care este excelent pentru companii și oferim zeci de videoclipuri tutoriale și bloguri, șabloane și ghiduri pentru nevoile dvs. de management al afacerii.

Șablon de analiză SWOT

O analiză situațională sau analiza SWOT este un instrument excelent pentru a evalua starea actuală a oricărei afaceri. Acesta permite managerilor să înțeleagă factorii interni și externi care alcătuiesc mediul de afaceri al companiei lor.

Șablon de caz de afaceri

Șablonul nostru de caz de afaceri este un document versatil care îi ajută pe managerii de afaceri, managerii de proiect și antreprenorii să-și comunice ideile de afaceri părților interesate și clienților.

Șablon de rezumat executiv

Șablonul nostru de rezumat executiv este un instrument excelent pentru a rezuma planurile dvs. de afaceri și propunerile de proiecte, astfel încât să puteți arăta rapid părților interesate de proiect și clienților valoarea proiectelor dvs.

Transformați BIA în acțiune cu ProjectManager

Acum că ați făcut analiza de impact, ce urmează? Planul este baza oricărui proiect de succes, dar un plan are nevoie de instrumente pentru a-și organiza toate părțile diferite într-un întreg funcțional. ProjectManager este un software online de gestionare a muncii, creat exact în acest scop.

Odată ce aveți aprobare, trebuie să împărțiți proiectul în sarcini. Aceste sarcini vor avea nevoie fiecare de un termen limită și ar trebui să fie atribuite unui membru al echipei pentru a le executa. ProjectManager vă oferă mai multe moduri de a vă iniția planul de proiect, de la diagrama Gantt mai structurată pentru planificare pe termen lung până la instrumentul vizual de flux de lucru al unui panou kanban.

Dar cum îți pui foaia de calcul într-un proiect? Cu ProjectManager, este ușor. Vă puteți încărca sarcinile și se deschide ca un nou proiect. Din vizualizarea Gantt, sarcinile dvs. sunt trasate pe o cronologie a proiectului pentru a vă oferi o imagine de ansamblu și vă permite să legați sarcinile dependente în timp ce împărțiți proiectul în faze sau etape.

Puteți atribui sarcini din orice vizualizare a proiectului, iar echipele pot lucra așa cum doresc. Membrilor echipei le plac panourile kanban pentru că au contextul și resursele necesare pentru a lucra la ceea ce contează. Managerii precum panourile kanban cu transparență le oferă, arătându-le cine lucrează la ce.

Analiza impactului asupra afacerii dă viață proiectului, dar ProjectManager oferă acelei vieți un mijloc de succes. Practic și ușor de utilizat, proiectele sunt productive, ceea ce face ca munca pe care o depui în analiză să dea roade.

O analiză a impactului asupra afacerii este un instrument excelent pentru a evalua riscul și pentru a stabili un plan de recuperare dacă și când apare. Sună ca un proiect. ProjectManager este un software de management de proiect care vă ajută să vă planificați analiza impactului asupra afacerii și să monitorizați și să raportați despre aceasta atunci când trebuie să o executați. Nu există niciun risc să luați această probă gratuită de 30 de zile.