Ghid definitiv pentru managementul proceselor de afaceri (BPM)

Întreprinderile sunt preocupate de rezultatul final. S-ar putea să aibă o viziune, dar aceasta este întotdeauna susținută de profitabilitate. Dacă companiile își pot îmbunătăți modul de lucru, sunt mai competitive și câștigă mai mulți bani. Despre asta se referă managementul proceselor de afaceri.

Managementul proceselor de afaceri analizează procesele pe care o companie le folosește pentru a-și livra bunurile sau serviciile clienților săi. Compania găsește apoi modalități de a executa mai bine, astfel încât să poată beneficia în cele din urmă clienților săi.

Ce este managementul proceselor de afaceri (BPM)?

Managementul proceselor de afaceri (BPM) este o abordare pe care companiile o folosesc pentru a aborda îmbunătățirile procesului de afaceri pentru a-și îndeplini munca, a-și servi baza de clienți și a crea valoare pentru afaceri. BPM proiectează, automatizează, execută, controlează, măsoară și optimizează procesele de afaceri. Procesele de afaceri se referă la orice activitate sau set de activități utilizate pentru a ajuta la îndeplinirea obiectivelor întreprinderii unei organizații, între sisteme, angajați, clienți și parteneri.

Pentru a profita la maximum de managementul proceselor de afaceri, va trebui să utilizați software de management al proceselor de afaceri pentru a analiza procesele de afaceri, pentru a modela modul în care funcționează în diverse scenarii, pentru a implementa modificări, pentru a monitoriza noul proces și pentru a face îmbunătățiri continue. Acest lucru vă îmbunătățește atât procesele de lucru, cât și procesele de afaceri.

Managementul proceselor de afaceri este larg și dinamic. Trebuie sa fie. Rolurile organizaționale, regulile, tacticile, obiectivele de afaceri și alte aspecte ale companiei sunt mereu în schimbare. Pentru a optimiza efortul, s-au folosit diferite metodologii pentru a fi mai eficiente, de la Six Sigma la management lean și management agil de proiect.

Indiferent dacă conduceți o afacere mare, mică sau mijlocie, software-ul de management de proiect vă poate ajuta să vă gestionați procesele de afaceri. ProjectManager este un software online care poate automatiza fluxurile de lucru pentru a eficientiza procesele pentru a îmbunătăți eficiența. Nu vă faceți griji pentru calitatea slabă, deoarece setările noastre de aprobare a sarcinilor permit doar personalului autorizat să modifice starea de lucru a unei activități. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Beneficiile BPM

Îmbunătățirea funcțiilor de afaceri este cheia oricărei afaceri de succes. Vrei să fie clare, eficiente și de încredere. Utilizarea managementului proceselor de afaceri vă ajută să măsurați și să vă ajustați procesele operaționale și să vă îmbunătățiți productivitatea personalului. Desigur, acest lucru duce la un serviciu mai bun pentru clienți și la o profitabilitate mai mare. Dar acesta este doar începutul beneficiilor BPM.

Flexibilitatea este esențială pentru ca o afacere să manevreze refluxul și lovitura pieței, schimbările de tehnologie sau reglementări. BPM îmbunătățește agilitatea afacerii și ajută companiile să rămână competitive, întrerupând procesele și făcând ajustări rapide pentru a le readuce pe drumul cel bun.

Conducerea unei afaceri fără a pierde timp și bani este modul în care rămâneți în afaceri. Managementul proceselor de afaceri vă ajută să conduceți o afacere slabă prin optimizarea proceselor și reducerea risipei. Poate face acest lucru prin dezvoltarea unor procese mai bune, automatizări și alte mijloace.

Toate beneficiile pe care le enumerăm rezultă din gestionarea proceselor de afaceri, oferind mai multă vizibilitate asupra proceselor de afaceri. Acest lucru vă permite să vedeți ce funcționează și ce nu și să răspundeți în consecință. De asemenea, vă ajută să rămâneți conform și în siguranță, evitând complicațiile care ar putea duce la amenzi sau încălcări de securitate.

În cele din urmă, vă va fi mai ușor să transferați cunoștințele de afaceri pe măsură ce afacerea dvs. crește și forța de muncă se maturizează, se pensionează sau trece la alte oportunități. Acest lucru, precum și faptul că BPM se referă la îmbunătățirea continuă, înseamnă că afacerile își duc mai departe beneficiile fără a fi mulțumite, ceea ce este în detrimentul oricărei companii.

Fazele ciclului de viață BPM

Pentru a beneficia de aceste beneficii și pentru a vă îmbunătăți procesele de afaceri, trebuie să începeți să utilizați managementul proceselor de afaceri. Acest lucru necesită cunoașterea celor cinci etape ale ciclului de viață BPM: proiectare, modelare, executare, monitorizare și optimizare. Standardizați acești pași și veți dezvolta o strategie pentru îmbunătățirea sistematică și continuă a proceselor dvs. de afaceri.

1. Design

În această etapă de pornire, veți dori să analizați procesele dvs. de afaceri pentru a înțelege pe deplin modul în care sunt executate. Cercetarea se realizează prin intervievarea tuturor celor implicați în procesele de afaceri, studierea documentației și cunoașterea regulilor de afaceri care se aplică. Dacă puteți observa procesele în acțiune, cu atât mai bine. Această etapă include cunoașterea modului în care începe procesul, pe lângă fluxul procesului și rezultatul final. De asemenea, veți identifica fiecare sarcină, alte integrări de sistem, durata procesului și diferitele tipuri de sarcini implicate.

2. Harta

Acum sunteți pregătit pentru maparea proceselor de afaceri, care creează o reprezentare vizuală, cum ar fi o diagramă flux, a fazelor procesului pe care le-ați analizat în primul pas. Acest lucru vă ajută să înțelegeți cum stau lucrurile acum, să subliniați cum doriți să fie ele în viitor și să mapați schimbările necesare pentru a ajunge acolo.

3. Model

Apoi, puteți crea un model de proces de afaceri, care conturează pașii pentru a duce procesele dvs. curente de afaceri la starea viitoare dorită. Modelarea proceselor de afaceri diferă de cartografiere deoarece este orientată spre viitor și se concentrează pe îmbunătățirea proceselor de afaceri. Acest model ar trebui împărtășit cu părțile interesate pentru a obține evaluarea și aprobarea acestora. Deoarece aveți nevoie de acceptarea părților interesate pentru ca acest lucru să funcționeze, ar trebui să fiți deschis la feedback-ul lor care poate îmbunătăți modelul.

4. Executați

În această etapă, veți testa modelul și veți efectua noile procese pentru a le vedea în acțiune. Când este posibil, automatizați procesele pentru a crește eficiența. Acest lucru nu este întotdeauna posibil, desigur, deoarece ar putea exista procese manuale care nu pot fi automatizate. Indiferent, această etapă este să testați modelul pe mai multe cicluri în grupuri mai mici înainte de a extinde domeniul de aplicare. Acest lucru vă permite să neteziți orice margini aspre și să dezvoltați încrederea în noile procese cu părțile interesate.

5. Monitor

Acum că sunteți în funcțiune și culegeți date, doriți să monitorizați aceste procese în acțiune. Acest lucru surprinde cât de bine se descurcă și identifică orice anomalie care vă va cere să ajustați procesele de afaceri pentru a le menține pe drumul cel bun. Colectarea datelor ar trebui să se facă în timp real, dacă este posibil, pentru a vă asigura că răspundeți rapid și restabiliți fără întârziere procesele de afaceri acolo unde ar trebui să fie. Datele servesc, de asemenea, ca indicatori cheie de performanță (KPI) pentru a prezenta beneficiile pe care BPM le-a oferit afacerii dumneavoastră.

Înrudit: Jurnal gratuit de urmărire a problemelor pentru Excel

6. Optimizați

Vă puteți gândi la acești cinci pași ca pe un cerc în timp ce se repetă pentru a crea o buclă de îmbunătățire continuă. În acest moment, vă uitați la informațiile pe care le-ați obținut în timp ce monitorizați procesul și căutați modalități de a îmbunătăți în continuare fluxul muncii dvs. Aceasta ar putea însemna eliminarea blocajelor pe care le-ați descoperit sau a altor lucruri care vă blochează procesele. Acest lucru duce la îmbunătățirea eficienței și calității, reducând în același timp deșeurile.

Tipuri de BPM

Deși am vorbit în general despre managementul proceselor de afaceri, să aruncăm o privire mai atentă asupra diferitelor tipuri de management al proceselor de afaceri. Înțelegând aceste tipuri, le puteți aplica mai bine în afacerea dvs.

Centrat pe document

Acesta este orientat spre documentare și este adesea folosit în contractarea documentelor juridice sau a documentelor care sunt create după mai multe runde de aprobare. Utilizarea BPM înlocuiește nevoia de șabloane și orice îngrijorare cu privire la informațiile corecte adăugate la document. O veți găsi în afacerile care utilizează achiziții, contabilitate, drept și managementul contractelor.

Centrat pe integrare

Veți folosi acest tip de management al proceselor de afaceri pentru a integra software-ul de afaceri la nivel de companie cu alte departamente pentru a crea un flux fluid de date. Conectarea sistemelor software eficientizează procesele și adaugă eficiență pentru a stimula colaborarea și a crește productivitatea. Este probabil să fie folosit de departamentele IT, deoarece acestea au sarcina de a integra sisteme informatice.

Centrat pe om

Când oamenii lucrează pentru dvs., automatizarea totală este exclusă. Aici este util acest tip de management al proceselor de afaceri. Vă ajută să gestionați sarcinile și să creați fluxuri de lucru, astfel încât oamenii să poată colabora. Acesta este cel mai popular tip de BPM pentru majoritatea companiilor, deoarece de obicei au angajați care au sarcini diferite, cum ar fi revizuirea datelor, gestionarea proceselor creative, efectuarea de operațiuni și multe altele.

Instrumente BPM

Software-ul ajută la aplicarea managementului proceselor de afaceri. Ai nevoie de instrumente care să te ajute să modelezi, să implementezi și să automatizezi afacerea sau să ofere echipelor instrumente de colaborare. Aceste instrumente vă permit să realizați beneficiile BPM.

Majoritatea companiilor doresc instrumente care nu necesită codare grea pentru a aduce îmbunătățiri proceselor lor de afaceri. Acestea ar trebui să permită optimizarea proceselor, automatizarea și standardizarea.

Veți dori să găsiți un software care oferă date în timp real, este ușor de utilizat și care se integrează cu ecosistemul dvs. actual. Ar trebui să existe un control al accesului bazat pe roluri pentru securitate, astfel încât numai cei cu autorizație să poată accesa date, ceea ce previne scurgerea accesului.

ProjectManager ajută la BPM

ProjectManager este un instrument online de gestionare a proceselor de afaceri care are date în timp real pentru luarea deciziilor mai perspicace, o platformă de colaborare care crește productivitatea și securitatea pentru a vă păstra datele în siguranță. Configurați fluxuri de lucru automatizate cu aprobări de sarcini pentru a eficientiza procesele și a asigura calitatea. Există, de asemenea, instrumente pentru BPM centrat pe om.

Creați și monitorizați fluxuri de lucru vizuale pentru echipe

Puteți realiza fluxuri de lucru mai eficiente cu instrumentul vizual kanban, care oferă transparență în proces. Ciclul dvs. de producție este afișat sub formă de coloane pe panoul kanban, cu sarcinile reprezentate ca carduri care se deplasează de la o coloană la alta. Acest lucru oferă echipei dvs. autonomie pentru a-și gestiona întârzierile și planificarea pe platforma noastră de colaborare care partajează fișiere și are comentarii la nivel de activitate. Între timp, managerii pot vizualiza munca și realoca resursele după cum este necesar pentru a evita blocajele.

Monitorizați performanța și obțineți rapoarte de progres în timp real

Pentru a vă îmbunătăți continuu procesele de afaceri, trebuie să colectați în mod continuu date. Tabloul nostru de bord în timp real vă oferă o vedere la nivel înalt asupra proceselor, performanței și progresului dvs. Spre deosebire de software-ul BPM ușor, nu este necesară nicio configurare. Captează și calculează automat șase valori pentru a vă menține pe drumul cel bun. Pentru o privire mai profundă asupra datelor, există rapoarte precum rapoarte de stare, rapoarte de portofoliu și multe altele. Toate pot fi filtrate pentru a vedea doar ceea ce doriți să examinați și sunt ușor de partajat cu părțile interesate pentru a le ține la curent.

Software-ul nostru este suficient de flexibil pentru a rula metodologii tradiționale, agile sau hibride. Avem mai multe vederi de proiect, deoarece știm că diferite departamente folosesc instrumente diferite, dar toate au nevoie de o singură sursă de adevăr pentru a colabora. Conectați-vă întreaga afacere cu un singur instrument BPM.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să eficientizați procesele și să lucrați mai eficient. Datele noastre online colectează date în timp real pentru a vă ajuta să pivotați rapid și să rămâneți pe drumul cel bun. Alăturați-vă echipelor NASA, Siemens și Nestle care folosesc instrumentul nostru pentru a lucra mai bine. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.