Un ghid rapid pentru maparea proceselor de afaceri

Lucrează în întuneric și în cele din urmă te vei lovi de un perete. În timp ce mitul antreprenorului care vine cu o idee de un milion de dolari și înapoi și urmărește banii care intră ar putea fi convingător, este ficțiune. Afacerile trebuie să planifice și să execute sarcinile într-o manieră organizată.

Pentru a face acest lucru, fiecare companie are nevoie de procese de afaceri pentru a gestiona munca și a-și atinge obiectivele. Un proces de afaceri este o serie de sarcini sau pași care trebuie parcursi de o organizație pentru a îndeplini un obiectiv concret.

Gestionarea acestor procese de afaceri face companiile eficiente și de aceea a fost creat managementul proceselor de afaceri (BPM). Managementul proceselor de afaceri este o disciplină care utilizează o serie de instrumente și metode pentru a ajuta managerii să eficientizeze procesele de afaceri.

Una dintre aceste metode se numește maparea proceselor de afaceri. Să definim ce este și de ce este atât de important atunci când gestionăm procesele de afaceri.

Ce este maparea proceselor de afaceri?

Maparea proceselor de afaceri constă în utilizarea unei diagrame de flux de lucru sau a unei hărți de proces pentru a reprezenta vizual un proces de afaceri și a defini:

• Care sunt etapele procesului de afaceri
• Cine este responsabil pentru ce în procesul de afaceri
• Ce instrumente vor fi folosite
• Care este standardul pentru finalizarea procesului de afaceri
• Cum se determină succesul

Cu o diagramă clară a fluxului de lucru sau o hartă detaliată a proceselor de afaceri, este ușor de văzut unde pot fi aduse îmbunătățiri în procesul de afaceri pentru a crește eficiența și productivitatea. Aceasta este, de asemenea, o modalitate de a lua un obiectiv specific și de a-l măsura pentru a-l compara cu obiectivele generale ale afacerii, asigurându-se că acestea sunt aliniate.

Acum că înțelegem ce este maparea proceselor de afaceri, să învățăm cum să creăm o hartă a proceselor.

Ce este o hartă de proces?

O hartă a procesului este în esență o diagramă de flux care reprezintă elemente ale unui proces de afaceri cu simboluri. Aceste simboluri au un standard cunoscut sub numele de Business Process Modeling Notation (BPMN) care a fost creat de Business Process Management Initiative.

Cu toate acestea, nu trebuie să fii un expert BPMN pentru a crea o hartă a proceselor, astăzi există multe instrumente online de cartografiere a proceselor de afaceri care automatizează acest proces pentru tine.

Etape de cartografiere a proceselor de afaceri

Maparea proceselor poate ajuta la realizarea multor obiective de afaceri, de la îmbunătățirea proceselor până la instruire și clarificarea fluxului de lucru, dar și conformitatea cu reglementările, auditul intern și clarificarea rolurilor în afacere. Iată 7 pași pentru a crea o hartă a proceselor pentru afacerea dvs.

1. Identificarea procesului

Identificați obiectivele, domeniul de aplicare, jucătorii și zonele de lucru pe care doriți să vă concentrați. Acest lucru se poate face pe trei niveluri: reactiv, atunci când se abordează un proces care a eșuat sau a avut performanțe insuficiente; strategic, ca în revizuirea la nivel înalt; axat pe client, cum ar fi căutarea unei mai bune satisfacții a clienților.

2. Adunați o echipă

Obțineți un grup de oameni care lucrează cu procesul, deși este util să aveți și o persoană de conducere superioară la bord, deoarece acestea pot ajuta cu aprobări atunci când sunt solicitate modificări.

3. Colectarea de informații

Odată ce ați identificat procesul, trebuie să culegeți informațiile de care aveți nevoie pentru a vă crea harta procesului, cum ar fi cine, ce, unde și când a procesului de afaceri. Acest lucru se realizează prin culegerea de informații și prin interviuri cu persoanele care fac munca pe care o mapați.

4. Maparea proceselor

Luați toate informațiile pe care le-ați colectat și transformați-le într-o diagramă de flux de hartă a procesului. Acesta va include probabil procesul sau fluxul de lucru general. Toate hărțile de proces sunt diferite, dar acestea sunt principalele elemente pe care ar trebui să le includeți în diagrama fluxului de lucru:

• Sarcini: fiecare pas al fluxului de lucru.
• Evenimente: declanșatoare sau gateway-uri care încep, redirecționează sau încheie un proces.
• Participanți: cei implicați în procesul de afaceri.

5. Analiză

Studiați harta procesului și contestați fiecare dintre pași punând la îndoială de ce a fiecăruia.

6. Dezvoltați și instalați noi metode

După ce analiza procesului a identificat munca inutilă, vedeți cum ar putea fi combinați, rearanjați sau adăugați pași noi pentru a îmbunătăți eficiența.

7. Gestionați procesul

Acum, procesul de afaceri trebuie menținut și stocat, dar și revizuit de rutină, precum și monitorizarea procesului pentru modificări.

Tipuri de hărți de procese de afaceri

Maparea proceselor de afaceri se poate face în mai multe moduri. Există diferite tipuri de hărți de proces pe care le puteți utiliza pentru a vă vizualiza procesele. Fiecare dintre aceste hărți de proces are avantaje și dezavantaje.

Diagrama fluxului de proces

Diagramele de flux sunt cel mai comun tip de hartă a procesului. Ele pot fi desenate manual sau create în software. Ușurința de utilizare și familiaritatea reprezintă un avantaj, dar dezavantajul este că acestor tipuri de cartografiere a proceselor de afaceri le lipsește flexibilitatea de a adapta și schimba diagrama de flux.

Înrudit: 3 instrumente gratuite pentru realizarea diagramelor de rețea

Diagrama pistei de înot

O diagramă cu banda de înot acționează ca o diagramă clasică, cu excepția cazului în care o diagramă de înot, fiecare pas este împărțit între diferite echipe sau indivizi care sunt responsabili pentru acestea. Astfel, denumirea de pistă de înot, deoarece diagrama arată ca benzile dintr-o piscină pentru ture de înot. Avantajele și dezavantajele sunt aproximativ aceleași ca în cazul unei organigrame.

Harta fluxului valoric

O hartă a fluxului de valoare este adesea folosită în aplicațiile Lean Six Sigma. Nu este la fel de ușor de analizat dintr-o privire. Prin urmare, acesta este mai mult un beneficiu pentru cei care caută o vedere mai aprofundată a proceselor de afaceri. Hărțile fluxului de valoare nu sunt recomandate pentru a oferi oamenilor un rezumat ușor de citit al proceselor.

Diagrama SIPOC

Un Furnizor Intrări Procesul Ieșiri Client, sau SIPOC este o hartă simplificată a proceselor de afaceri. Îndepărtează majoritatea informațiilor și se concentrează numai pe elementele esențiale ale procesului și pe oamenii implicați. Desigur, aceasta va oferi o imagine de ansamblu care poate fi înțeleasă rapid, dar nu va oferi nicio înțelegere profundă a unui proces și a modului în care procesele interacționează.

Software

Există software disponibil pentru maparea proceselor de afaceri. Aceste instrumente ajută la urmărirea proceselor după ce maparea a fost efectuată, astfel încât să puteți vedea cum funcționează și unde este sub performanță din cauza blocajelor, a termenelor limită ratate și a altor blocaje. Avantajul utilizării unui proces de afaceri este că automatizează crearea hărților de proces și are alte caracteristici pe care angajații le pot folosi pentru a-și gestiona sarcinile și listele de activități. De asemenea, permite managementului să monitorizeze cu ușurință ceea ce se întâmplă.

Beneficiile mapării proceselor de afaceri

Utilizarea unei hărți de proces pentru a vizualiza modul în care funcționează o afacere, care sunt rolurile oamenilor și responsabilitățile și standardele afacerii este necesară din mai multe motive.

Menține conformitatea

Ajută o companie să respecte ISO 9001. Acesta este un set de standarde care sunt orientate spre a se asigura că o afacere satisface nevoile clienților săi și respectă reglementările aferente.

Există, de asemenea, conformitatea cu Legea Sarbanes-Oxley din 2002, cunoscută și sub denumirea de Legea privind reforma contabilă și protecția investitorilor pentru companiile publice din 2002. Această lege federală impune transparență și dezvăluirea adecvată pentru toate companiile cotate la bursă. Documentația de management al proceselor de afaceri este o componentă cheie a acestui act.

Ajută la Onboarding

Maparea proceselor de afaceri este, de asemenea, esențială pentru integrarea noilor angajați. Cu un set de procese documentate pe care să le urmeze noul angajat, tranziția lor este scurtată și nu le ia la fel de mult timp celorlalți angajați pentru instruire și alte lucruri. O hartă a proceselor creează, de asemenea, un proces consistent de integrare și continuitate între noii angajați.

Susține comunicarea

Maparea proceselor de afaceri este, de asemenea, o modalitate excelentă de a comunica eficient cu alții din afacere și din afara acesteia. Deoarece maparea proceselor de afaceri este o vizualizare a unui proces, este mai ușor de digerat decât un bloc lung pentru toată lumea din afacere.

Simplifica auditurile

Auditurile interne pot fi realizate mai eficient cu hărțile proceselor. Ei se pot asigura că munca este întotdeauna aliniată cu standardele și practicile de afaceri. Acest lucru duce, de asemenea, la îmbunătățirea procesului. Odată ce un proces este documentat și înțeles, acesta poate fi studiat pentru a vedea cum să-l îmbunătățească.

Înrudit: Folosirea excelenței operaționale pentru a fi mai productiv

Îmbunătățește rezolvarea problemelor

Hărțile de proces pot ajuta, de asemenea, la rezolvarea problemelor generale. Ele creează o imagine vizuală a procesului și, prin aceasta, fac mai ușoară descoperirea conflictelor. Dacă există un bloc undeva în proces, harta vizuală va clarifica ceea ce a condus la acel blocaj și va oferi căi de rezolvare.

În plus, maparea proceselor de afaceri ajută la identificarea riscurilor cauzate de procesele care ar putea deschide afacerea către probleme legale sau de sănătate și siguranță. Afișarea unei imagini de ansamblu poate ajuta și o afacere cu cele mai bune practici.

Istoria cartografierii proceselor de afaceri

O abordare prin proces a managementului calității și modul în care fiecare proces se leagă de celelalte procese dintr-o afacere se află în centrul cartografierii proceselor de afaceri. Aceasta se întoarce la prima metodă structurată de documentare a fluxului procesului, diagrama de flux, care a fost introdusă de inginerul Frank Gilbreth în 1921.

Aceste instrumente au fost apoi preluate de ingineria industrială, iar la începutul anilor 1930, inginer industrial, Allan H. Mogensen, a început să-i instruiască pe alții în această metodă. Art Spinanger, care a absolvit una dintre clasele lui Mogensen, a dus disciplina la Procter and Gamble și a dezvoltat un program de simplificare a muncii numit Programul de schimbare a metodelor deliberate.

Încă unul dintre absolvenții lui Mogensen, teoreticianul organizațional Ben. S. Graham a adoptat diagrama de proces de flux la procesarea informațiilor prin dezvoltarea sa a diagramei de proces multi-flux, care afișează mai multe documente și relațiile lor.

Maparea proceselor de afaceri este cea mai bună cu un software care este accesibil de către toată lumea din afacere, actualizându-și starea în timp real și oferind managerilor un portal pentru a monitoriza și urmări progresul. ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, care are un tablou de bord în timp real pentru a urmări și raporta procese, cu o platformă de colaborare pe care toată lumea o poate folosi pentru a facilita munca și comunicarea, precum și panouri Kanban pentru a crea hărți de proces. Vedeți cum vă poate ajuta să vă eficientizați procesele de afaceri astăzi cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.