Cum se calculează variația costurilor pentru un proiect (formula inclusă)

De-a lungul vieții unui proiect, managerii de proiect verifică progresul și îl compară cu planul de proiect, comparând previziunile lor cu realitatea. Dacă nu fac acest lucru în mod regulat, există șanse ca bugetul să sufere și proiectul lor să eșueze complet. Din fericire, aceste abateri de la plan, cum ar fi variația costurilor, nu trebuie să scufunde un proiect.

De fapt, ei chiar îl pot întări. Cheia este să le descoperiți și să faceți ajustări pentru a rămâne pe calea cea bună. Una dintre cele mai bune modalități de a evita depășirea costurilor este prin calcularea variației costurilor.

Înțelegerea costurilor proiectului

Toate proiectele costă bani, indiferent de dimensiunea, amploarea sau rezultatele lor. Cu toții am auzit „nu există un prânz gratuit”. Același lucru este valabil și pentru proiecte – nu există un proiect fără costuri. Aceste costuri vin în multe forme diferite, de la costul materialelor până la pur și simplu costul de a face afaceri (chirie, salarii etc.). Este datoria managerului de proiect să ia în considerare toate aceste costuri și să creeze un buget flexibil.

Diferite tipuri de costuri de proiect

Pentru a înțelege pe deplin variația costurilor proiectului, este util să vă familiarizați cu principalele tipuri de costuri ale proiectului. Aruncă o privire la cele patru pe care e cel mai probabil să le vezi. Majoritatea proiectelor au toate cele patru și fiecare poate contribui la variația totală a costurilor:

• Costuri directe: Gândiți-vă la costurile directe ca la costuri care merg direct la proiect pentru a realiza livrabile. Un exemplu util de cost direct este costul materialului necesar pentru a construi ceva. Costul acestor materiale se îndreaptă spre crearea unui produs final.
• Costuri indirecte: costurile indirecte, pe de altă parte, se îndreaptă către finanțarea cheltuielilor „din culise” care sunt suportate pe toată durata de viață a unui proiect. Sunt cunoscute și sub numele de costuri generale. De exemplu, costul închirierii unui spațiu de birou este o cheltuială obișnuită, fixă ​​generală. Această cheltuială trebuie plătită pentru a finaliza proiectul, dar merge și spre susținerea altor proiecte.
• Costuri fixe: costurile fixe sunt cheltuieli cu prețuri stabilite care nu sunt supuse niciunui fel de modificare. Acestea sunt costuri de încredere care nu vor fluctua și, potențial, să arunce un buget. Atât costurile directe, cât și cele indirecte pot fi, de asemenea, costuri fixe (sau costuri variabile). Un cost fix, de exemplu, ar putea arăta ca taxa fixă ​​pe care o percepe un antreprenor pentru serviciile sale.
• Costuri variabile: costurile variabile, pe de altă parte, nu sunt la fel de previzibile. De exemplu, costul de închiriere a echipamentelor poate crește sau scădea în funcție de vânzător, cerere sau de cât timp este nevoie de echipament.

Înrudit: șablon gratuit de buget de proiect pentru Excel

Ce este variația costurilor în managementul proiectelor?

Variația costurilor (denumită și CV) este diferența dintre costurile proiectului estimate în timpul fazei de planificare și costurile reale. Cu alte cuvinte, este cât de mult diferă costurile reale față de costurile bugetate. Calcularea variației costurilor este modul în care managerii de proiect urmăresc cheltuielile pentru a vedea dacă un proiect este sub sau peste buget.

Aceste calcule fac parte dintr-o tehnică numită managementul valorii câștigate (EVM). Într-un sistem EVM, scopul managementului costurilor este de a stabili dacă o variație este pozitivă, negativă sau zero.

Atunci când managerii de proiect au aceste informații de analiză a valorii câștigate, ei pot face ajustările necesare pentru a rămâne pe drumul cel bun. Dacă o variație este extrem de mare (negativă), trebuie făcute modificări. Dacă există o variație extrem de scăzută a costurilor (pozitivă) sau o variație zero, ei o pot considera un semn de management eficient al costurilor.

Cele patru tipuri de formule de variație a costurilor în EVM

Există patru variante ale formulei de variație a costurilor utilizate în managementul valorii câștigate (EVM). Fiecare dintre aceste ecuații de varianță rezolvă valori diferite, așa că este foarte important să le înțelegem pe toate și ce arată exact.

Varianta de cost

Variația costului (CV) = Valoarea câștigată (EV) – Costul real (AC)

Variația costurilor este exact cât de mult este peste sau sub bugetul unui proiect. O ecuație de variație a costurilor scade costul real din valoarea câștigată pentru a rezolva acest număr.

Procentul de variație a costurilor

Procentajul variației costurilor (CV%) = Variația costului (CV) / Valoarea câștigată (EV)

Un procent de variație a costurilor este procentul peste sau sub buget pentru un proiect. Acesta este calculat prin împărțirea variației costurilor la valoarea câștigată.

Indicele de performanță a costurilor

Indicele de performanță a costurilor (IPC) = Valoarea câștigată (EV) / Costul real (AC)

Un indice de performanță a costurilor (IPC) este o măsurătoare utilizată pentru a evalua cât de bine sunt utilizate resursele într-un proiect. Când rezolvați un IPC, valoarea va fi unul dintre cele două lucruri:

• Mai mic sau egal cu 1 (resursele nu sunt utilizate eficient)
• Mai mare sau egal cu 1 (resursele sunt utilizate eficient)

Pentru a rezolva IPC, trebuie să împărțiți valoarea câștigată la costurile reale.

Indicele complet de performanță a costurilor

Pentru a finaliza Indicele de performanță a costurilor (TCPI) = (Bugetul total – EV) / (Bugetul total – AC)

Rezolvarea unui indice complet de performanță a costurilor (TCPI) este extrem de utilă, mai ales dacă întâmpinați o variație mare (negativă) a proiectului. Un TCPI este un index care vă arată cum trebuie utilizate resursele pentru restul unui proiect pentru a intra sub buget sau în limita bugetului.

Pentru a vă găsi TCPI, începeți prin a scădea valoarea câștigată din bugetul total. Apoi, scădeți costul real din bugetul total. În sfârșit, împărțiți primul cât la al doilea cât.

Utilizarea instrumentelor pentru a calcula automat variația proiectului

De-a lungul vieții unui proiect, veți dori să aveți fiecare dintre aceste formule de variație a costurilor la dispoziție. Din fericire, există instrumente de gestionare a costurilor care vă fac să vă supravegheați variațiile fără efort, astfel încât să nu fiți nevoit să analizați manual cifrele.

ProjectManager completează automat formulele cu valorile corecte și previne orice eroare umană care poate duce la greșeli majore de buget. Factori precum bugetul total, costurile reale, valorile câștigate și altele sunt actualizate în timp real, astfel încât să vedeți întotdeauna cele mai actuale date.

Creați și gestionați bugetele proiectelor și vedeți cum se compară costurile reale cu costurile planificate pe tabloul de bord al proiectului. Tabloul de bord al proiectului ProjectManager se actualizează automat, astfel încât să vă uitați mereu la cele mai actuale cifre și să luați cele mai inteligente decizii de buget. Acest lucru face diferența între identificarea variațiilor de cost și lipsa detaliilor cruciale. Țineți ochii pe liniile de bază ale costurilor, precum și pe cheltuieli și pe unde se află proiectele din punct de vedere al bugetului.

Trebuie să împărtășiți aceste informații cu părțile interesate? Creați un raport de buget în doar câteva clicuri pentru a menține echipa la curent și pentru a lua împreună cele mai bune decizii. Având aceste informații la îndemână și posibilitatea de a le împărtăși este diferența dintre proiectele care respectă bugetul și depășesc bugetul, ceea ce poate duce la depășirea costurilor și la eșec total.

Calcularea variației costurilor necesită un software de management al proiectelor suficient de robust pentru a calcula și organiza datele în timp real. ProjectManager este un software de management de proiect bazat pe cloud, care menține costurile proiectului dvs. în limita bugetului. Încercați-l astăzi cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.