Managementul fluxului de numerar: de ce fluxul de numerar poate fi chiar mai important decât profitul

Îmbunătățirea fluxului de numerar este o mișcare inteligentă pentru orice afacere. Nu contează cât de grozav este modelul tău de afaceri, cât de profitabil ești sau câți investitori ai adunat. Dacă sunteți în căutarea unui domeniu pe care să vă concentrați, care va avea un impact dramatic asupra afacerii dvs., acesta este.

Afacerile noi și în creștere nu au adesea o rezervă de numerar suplimentară pentru a le face să treacă prin lipsuri, deoarece reinvestesc mereu. Anii cu cea mai semnificativă creștere, inclusiv primii ani de viață ai unei afaceri, sunt, de asemenea, provocatori când vine vorba de fluxul de numerar.

Gestionarea fluxului de numerar este unul dintre multele motive pentru care este atât de greu să declanșezi o nouă afacere.

Ce este managementul fluxului de numerar?

Deci, ce este mai exact managementul fluxului de numerar? Fluxul de numerar este suma de bani, numerar și non-numerar, care călătorește într-o afacere și din afara acesteia. Un flux de numerar pozitiv înseamnă mai mulți bani care intră decât ieși, iar un flux de numerar negativ înseamnă mai puțini bani care intră decât are nevoie afacerea pentru a acoperi ieșirile.

Pentru a calcula fluxul de numerar, o companie ia notă de numerarul disponibil la începutul și la sfârșitul unei anumite perioade. Această perioadă de timp poate fi de o săptămână sau o lună. Afacerea va avea un flux de numerar pozitiv dacă există mai mult în cont la sfârșitul perioadei decât la începutul perioadei; va avea un flux de numerar negativ dacă există mai puțini numerar la sfârșit.

A deveni bun în gestionarea fluxului de numerar este unul dintre cele mai bune lucruri pe care le poți face pentru afacerea ta. Nu numai asta, este o abilitate pe care o poți transfera în alte întreprinderi, precum și în finanțele tale personale.

Diferența dintre fluxul de numerar și rentabilitate

Fluxul de numerar nu este același lucru cu profitabilitatea. O afacere profitabilă poate fi în continuare în imposibilitatea de a-și plăti facturile. În mod similar, doar pentru că o afacere își îndeplinește toate obligațiile financiare nu înseamnă că este profitabilă.

Profitul este un termen de contabilitate de bază pentru întreprinderile mici, care există într-adevăr doar pe hârtie. Măsurarea profitului este un mod special de a privi o afacere. Nu vă spune foarte multe despre cum merge afacerea de zi cu zi.

Cum se calculează profitul

Primul pas pentru calcularea profitului este să luați venitul total și apoi să scădeți costul mărfurilor vândute. Diferența este profitul tău brut.

Venituri – Costul mărfurilor vândute = Profit brut

De exemplu, dacă ai vândut 100.000 USD în balansoare, iar scaunele în sine te costă 50.000 USD cu ridicata, profitul tău brut ar fi de 50.000 USD.

Venituri: 100.000 USD
Costul mărfurilor vândute - 50.000 USD
Profit brut: 50.000 USD

Desigur, probabil că ai avea alte cheltuieli în afară de cumpărarea scaunelor. De exemplu, ați avea nevoie de un loc unde să depozitați scaunele și ați putea dori să difuzați câteva anunțuri pentru a obține mai multe vânzări. Aceste cheltuieli se numesc cheltuieli de exploatare și se scad din profitul tău brut.

Cheltuielile de exploatare includ majoritatea costurilor care nu au legătură directă cu ceea ce vindeți - lucruri precum chiria, echipamentele, salariile și marketingul.

Al doilea pas este scăderea cheltuielilor de exploatare din profitul brut. Diferența este profitul net.

Profit brut – Cheltuieli de exploatare = Profit net

Venituri: 100.000 USD
Costul mărfurilor vândute: -50.000 USD
Profit brut: 50.000 USD
Cheltuieli de exploatare: -35.000 USD
Profit net: 15.000 USD

Dacă profitul tău net este un număr pozitiv, ai făcut bani. Dacă este un număr negativ, ai pierdut bani. Acest raport în ansamblu se numește contul de profit și pierdere, sau profit și pierdere (P&L).

„Problema” cu profitul

În ceea ce privește gestionarea fluxului de numerar al întreprinderilor mici, problema cu declarațiile de venit este că nu vă arată întreaga afacere. Lipsesc câteva informații esențiale.

1. Rambursarea datoriilor

Dacă aveți împrumuturi de afaceri sau alt capital de pornire de rambursat, acesta nu va apărea aici. Doar dobânda pentru aceste împrumuturi este inclusă în P&L, chiar dacă rambursările datoriilor pot consuma o mulțime de numerar.

2. Plata echipamentelor

În mod similar, dacă faceți o achiziție semnificativă de echipament, întregul cost nu va apărea în această secțiune. În schimb, acest cost va fi repartizat pe durata de viață a echipamentului. Dacă cheltuiți 100.000 USD pe o linie de conserve și credeți că vă va dura 10 ani, declarația dvs. de venit va arăta o cheltuială de 10.000 USD/an timp de 10 ani, chiar dacă ați trebuit să plătiți totul în avans.

3. Impozite

Rețineți că profitul dvs. net nu este impozitat în acest moment, ceea ce înseamnă că se va micșora și mai mult. Chiar dacă tot profitul tău este disponibil în numerar, nu vei putea să epuizezi și să cheltuiești totul într-un singur loc.

4. Numerar primit

În cele din urmă, multe companii folosesc contabilitatea de angajamente, care înregistrează veniturile chiar dacă nu ai primit încă banii. Pe hârtie, s-ar putea să ai 200.000 de dolari în vânzări, dar dacă nimeni nu te-a plătit încă, vei avea totuși dificultăți în a-ți plăti facturile.

În plus, dacă dețineți inventar, tot acel produs are valoare și este inclus și în declarația dvs. de venit. Desigur, pentru a extrage numerar din inventarul tău, trebuie să-i vinzi mai întâi.

Cum gestionați fluxul de numerar și profitul?

În cele din urmă, gestionarea fluxului de numerar se reduce la sincronizare. Este posibil să fiți profitabil pe parcursul unei luni sau unui an, dar nu într-o anumită zi sau săptămână. Dacă facturile sunt scadente la începutul lunii, dar nu veți avea bani în bancă până la sfârșitul lunii, aveți o problemă cu fluxul de numerar, chiar dacă la sfârșitul lunii ați făcut mai mult de ai petrecut.

Iată treaba cu profitul: dacă nu ești profitabil pe hârtie, ești într-o formă proastă. Trebuie fie să vă creșteți veniturile, fie să vă reduceți cheltuielile dacă doriți să rămâneți în afaceri.

Dar doar pentru că ești profitabil nu înseamnă că afacerea ta poate rula pe pilot automat. Încă trebuie să exersați controlul fluxului de numerar, mai ales dacă sunteți în creștere.

De ce este importantă gestionarea fluxului de numerar?

Deși poate părea intimidant, există beneficii clare ale controlului fluxului de numerar și prioritizării managementului eficient al fluxului de numerar.

1. Preziceți deficiențe

Primul și cel mai evident beneficiu al gestionării fluxului de numerar și a capitalului de lucru este să știi din timp când vei avea deficiențe. Nu aflați că nu puteți face chirie după ce cecul revine. Cu un sistem bun pus la punct, puteți prezice deficiențe cu săptămâni, uneori chiar cu luni, înainte de timp, ceea ce vă oferă timp pentru a elabora un plan.

De exemplu:

• Sună-ți proprietarul și cere-i să-ți încaseze cecul câteva zile mai târziu
• Întârzie o expediere cu câteva săptămâni pentru a amâna plata taxei la vamă
• Rulați o promoție pentru a genera vânzări suplimentare rapid
• Mergeți la o colecție pentru a face să vă curățați facturile restante

2. Reduce stresul

Credeți sau nu, gestionarea fluxului de numerar va atenua mult stres. O mare parte din anxietatea pe care o trăiesc antreprenorii în legătură cu plata facturilor provine din faptul că nu știu ce se întâmplă și își fac griji dacă lucrurile se vor rezolva sau nu.

Este mult mai bine să știi ce urmează, chiar dacă perspectivele nu sunt bune. Când știi unde stai, te vei simți pregătit. Mai important, vei fi echipat pentru a face față.

3. Aflați când să creșteți

Când gestionați fluxul de numerar, știți exact câți bani trebuie să cheltuiți pentru creștere. Amintiți-vă, doar pentru că P&L-ul dvs. vă spune că mai sunt bani în plus, nu înseamnă că se vor materializa în viața reală.

În mod similar, doar pentru că ai 20.000 USD în bancă nu înseamnă că îi poți cheltui. Este posibil să aveți nevoie de el pentru a plăti cheltuielile viitoare. Când vă uitați la fluxul de numerar pe parcursul săptămânilor și lunilor, veți ști cât de mult să păstrați la îndemână și cât puteți ascunde sau cheltui pentru creștere.

4. Obțineți efect de pârghie

O bună gestionare a fluxului de numerar vă oferă efect de pârghie. Dacă aveți nevoie de o linie de credit de la bancă pentru a trece peste un deficit sau doriți să obțineți un furnizor care să vă ofere o pauză de câteva săptămâni fără a întrerupe serviciul, un sistem bun de gestionare a fluxului de numerar vă va susține și vă va stabili încrederea.

În general, băncilor le place să vadă acest tip de planificare, mai ales dacă puteți arăta clar când veți putea rambursa fondurile. Furnizorii sunt mult mai probabil să fie flexibili dacă le puteți spune exact cum veți plăti și când, decât să reducă comunicarea, așa cum o fac majoritatea companiilor în perioadele grele. Acești oameni își doresc afacerea și vor fi mai dispuși să lucreze cu tine în timpul suișurilor și coborâșurilor dacă pot avea încredere în tine.

5. Mai precis

Fluxul de numerar este semnificativ mai precis decât un buget. Bugetele îți spun ce vrei să se întâmple. Sunt dorințe, iar antreprenorii sunt optimiști din fire. Proiecțiile fluxului de numerar vă spun ce se întâmplă de fapt, astfel încât să puteți face față, chiar dacă nu este ceea ce ați planificat la începutul anului.

Majoritatea dintre noi (inclusiv eu) preferă adesea să nu se gândească la gestionarea fluxului de numerar și doar sperăm că totul va funcționa. Dar nu merită riscul. Chiar te vei simți mai bine dacă rămâi în vârful banilor tăi.

Cum să gestionezi fluxul de numerar

Există multe instrumente plătite pentru a ajuta la gestionarea fluxului de numerar. Personal, cred că cel gratuit este cel mai bun: Google Sheets. Oricine poate folosi o foaie de calcul Google pentru a crea un raport al fluxului de numerar. Deși este un proces manual, configurarea nu durează mult și este ușor de urmărit.

Mai important, este ușor să personalizați din mers și să vă adaptați nevoilor sau situației dumneavoastră specifice. Puteți fi atât de larg sau cât de specific doriți. Iar timpul petrecut creând și actualizând foaia de calcul este valoros pentru a obține o imagine mai clară a situației dvs.

Foaia de calcul a fluxului de numerar este o schiță a locului în care se îndreaptă numerarul dvs. Vă arată când vor intra și când vor ieși numerarul și este o modalitate excelentă de a vizualiza gestionarea fluxului de numerar și de a vă ajusta abordarea.

Cum păstrați controlul fluxului de numerar?

Cel mai bun mod de a păstra controlul asupra banilor tăi este cu o declarație de flux de numerar. În gestionarea numerarului pentru întreprinderile mici, un raport al fluxului de numerar este un cont al fluxului de numerar care intra și iese dintr-o afacere pe o perioadă contabilă, cum ar fi o lună, un trimestru sau un an, deși puteți urmări fluxul de numerar pentru orice perioadă de timp care vă ajută vezi unde se duc banii tăi. Încercați acest lucru în Calculatorul de flux de numerar al Shopify.

Majoritatea afacerilor funcționează cel mai bine prin planificarea săptămânală; cu toate acestea, unii ar putea avea nevoie să planifice zilnic, alții trebuie doar să planifice lunar. Depinde și de dvs. dacă doriți să includeți fiecare cheltuială sau doar categorii de cheltuieli. Aceste decizii vor depinde de amploarea și complexitatea afacerii dvs.

În mod similar, unele companii își vor putea proiecta fluxul de numerar cu precizie timp de șase luni, altele doar două săptămâni. În general, încercați să proiectați patru până la șase săptămâni cu o precizie rezonabilă. O regulă generală bună pentru gestionarea fluxului de numerar al întreprinderilor mici este că, cu cât sunteți mai departe în viitor, cu atât predicțiile dvs. vor fi mai puțin precise.

Pasul 1: Prognozați cheltuielile

Primul pas este să vă stabiliți toate obligațiile financiare în curs. Începeți prin a face o listă cu tot ceea ce trebuie să plătiți - chirie, salariu, reclame, taxe pentru software, rambursări de împrumuturi - tot ceea ce iese din rezultatul final.

Scrieți pentru ce este cheltuiala, cât este și când este datorată. Probabil că veți uita câteva lucruri, așa că examinați extrasele dvs. bancare și ale cardului de credit pentru a vedea ce alte cheltuieli găsiți.

Pasul 2: Estimați venitul

Apoi, este timpul să vă prognozați venitul săptămânal. Multe companii se confruntă cu fluctuații în vânzări, așa că poate fi un pic o artă. Încercați să fiți cât mai precis posibil. Cu cât afacerea ta devine mai consolidată, cu atât va fi mai ușor.

Începeți prin a nota orice venit garantat. Dacă vindeți abonamente sau aveți contracte pe termen lung, veți avea o idee bună despre ce urmează. Puteți estima dacă acele numere vor crește, vor scădea sau vor rămâne aceleași. Dacă o mare parte din vânzările tale provin de la clienți începători, va fi mai dificil de estimat. Totuși, ar trebui să aveți o idee bună la ce să vă așteptați în următoarele săptămâni și luni. Cu cât te poți apropia de realitate, cu atât mai bine.

Una dintre cele mai bune practici în gestionarea numerarului pentru întreprinderile mici este analizarea datelor din trecut pentru a ajuta proiecțiile. În multe cazuri, vânzările din această săptămână în urmă cu un an vor fi mai precise decât vânzările de săptămâna trecută, deoarece datele istorice iau în considerare ciclurile anuale și sezonalitatea. Dacă crezi că vânzările tale vor crește față de anul trecut, poți crește suma, dar este important să fii conservator pentru a evita să ajungi într-o situație proastă.

Pe măsură ce estimați veniturile în fiecare săptămână, aveți în vedere orice scădere a vânzărilor din cauza sărbătorilor sau a perioadei lunii sau anului, precum și la orice promoții sau oferte majore care vă vor avea un impact pozitiv asupra veniturilor.

Pasul 3: Conectați-vă datele

Acum vine partea distractivă - completarea datelor dvs. Mai întâi, luați copia gratuită a șablonului de proiecție a fluxului de numerar. Puteți personaliza un rând pentru fiecare cheltuială și fiecare sursă de venit. Poți fi atât de detaliat sau cât de amplu trebuie să fii.

Aruncă o privire la acest exemplu de gestionare a fluxului de numerar al afacerii de mai jos.

Dacă vindeți o mulțime de produse pe un site web, este posibil să aveți o singură sursă de venit. Dacă utilizați mai multe canale, cum ar fi web, comerțul cu amănuntul și expozițiile comerciale, este posibil să doriți să aveți o linie pentru fiecare, deoarece va fi mai ușor de prezis.

Asigurați-vă că adăugați venituri în săptămâna în care vă va deveni disponibil. Rețineți că poate dura câteva zile pentru a ajunge în contul dvs. bancar.

În mod similar, completați-vă cheltuielile. Unele vor fi săptămânale, altele bisăptămânale, altele lunare, altele variabile. Veți avea, de asemenea, o mulțime de cheltuieli diverse. Utilizați rândul etichetat „Altele” pentru a le integra în foaia de calcul.

Adăugați soldul bancar de deschidere pentru prima săptămână. Săptămânile următoare vor fi prognozate automat pe baza previziunilor dvs. de venituri și cheltuieli.

Pasul 4: actualizați foaia de calcul de proiecție

Foaia de calcul a fluxului de numerar este un document viu. Dacă îl păstrați ca foaie de calcul Google, va fi disponibil oricând și oriunde. De asemenea, îl vei putea împărtăși cu ușurință cu altcineva, cum ar fi contabilul tău sau alt angajat.

O foaie de calcul bună a fluxului de numerar este actualizată în mod regulat. O dată pe săptămână, conectați-vă și actualizați soldul bancar de închidere. Dacă nu se potrivește cu calculele tale anterioare, este o idee bună să-ți dai seama de ce. Uneori se afișează cheltuielile de care ai uitat sau îți dai seama că s-ar putea să fi fost prea optimist în previziunile tale de venituri.

Apoi, ascunde coloana de luna trecută. Nu veți mai avea nevoie de el, deoarece este în trecut.

În sfârșit, adăugați o nouă săptămână de proiecții în ultima coloană. Întotdeauna doriți să aveți minimum patru până la șase săptămâni, astfel încât să puteți planifica din timp.

De fiecare dată când proiectați un deficit, soldul bancar de închidere vă va alerta prin culoarea roșie, ceea ce vă va solicita să faceți unele modificări. În șablonul furnizat, puteți vedea că este prevăzut un deficit în a doua lună.

Șase moduri simple îmbunătățesc fluxul de numerar

Dacă afacerea dvs. suferă de o gestionare slabă a numerarului, iată șapte moduri de a îmbunătăți fluxul de numerar astăzi.

1. Concentrați-vă pe controlul stocurilor

Având în vedere gestionarea fluxului de numerar, luați în considerare actualizarea inventarului pentru a reflecta nivelurile actuale de cerere și ofertă din afacerea dvs. Faceți o analiză ABC frecventă a produselor dvs. pentru a determina ce se vinde și ce nu. Apoi, puteți păstra mai mult inventar la îndemână, care este probabil să se miște rapid și să scapi de stocurile moarte cu reducere.

2. Închiriere, nu cumpăra

Finanțarea întreprinderilor mici este întotdeauna dificilă, mai ales în perioadele dificile. Nu doriți să vă îndatorați prea mult, dar uneori trebuie să investiți în echipamente sau stocuri care se vor amortiza pe termen lung. Bune practici de gestionare a numerarului ar fi să închirieze mai degrabă decât să cumpere. Când închiriați, puteți face plăți mici în timp și puteți păstra fluxul de numerar pentru operațiunile dvs. de zi cu zi. Este, de asemenea, o cheltuială de afaceri, așa că o puteți anula din impozite.

3. Trimite facturile imediat

O parte cheie a gestionării fluxului de numerar al întreprinderilor mici este să fiți plătit cât mai curând posibil. Dacă trimiteți imediat facturile, creanțele vor intra mai repede. Dacă operați de obicei pe un ciclu de facturare lunar, discutați cu furnizorii dvs. pentru a le informa că veți trece la un model de factură la cerere. Puncte bonus dacă le oferiți o reducere la plata anticipată.

4. Căutați fluxuri alternative de venituri

Dacă scenariul dvs. se schimbă și pune presiune asupra fluxurilor dvs. actuale de venituri, căutați modalități alternative de a face bani online. Este posibil să puteți înlocui temporar, sau chiar permanent, fluxurile de venituri mai puțin profitabile cu altele mai simple și mai eficiente.

De exemplu, răspândirea COVID-19 a închis multe întreprinderi din cărămidă și mortar din cauza închiderilor obligatorii. O sursă principală de flux de numerar pentru aceste afaceri este traficul pietonal. Pentru a combate scăderea veniturilor, își mută afacerea online și oferă diferite experiențe de cumpărături, cum ar fi „Cumpărați online, ridicare la bord” și opțiuni de livrare locală.

Acest lucru vă poate ajuta să vă gestionați mai ușor fluxul de numerar și să eliminați presiunea de pe linia de vârf.

5. Verificați dacă furnizorii oferă reduceri la plata anticipată

O modalitate de a păstra capitalul de lucru și gestionarea fluxului de numerar este de a plăti mai puțin furnizorii. Unii furnizori pot avea reduceri de plată anticipată de care nu știți. Plata devreme a furnizorilor vă poate ajuta să economisiți numerar și chiar să îmbunătățiți integritatea relațiilor de aprovizionare, mai ales dacă alți furnizori întârzie plățile în condiții anormale de afaceri.

6. Folosiți un cont de economii cu dobândă mare

Pentru a vă maximiza fluxul de numerar, puneți bani într-un cont de economii de afaceri cu dobândă mare. Găsiți un cont care vă oferă mai mult de 1% pentru a vă lăsa numerar în el, cu un depozit minim scăzut. Acest lucru vă poate îmbunătăți lună de lună poziția de numerar și vă poate ajuta să vă pregătiți pentru orice impact neprevăzut asupra clienților sau furnizorilor dvs.

Aflați mai multe: Cum să utilizați situațiile financiare pentru afacerea dvs. de comerț electronic

Obțineți un șablon gratuit de proiecție a fluxului de numerar

Majoritatea companiilor nu pot supraviețui fără un management adecvat al fluxului de numerar. Dar oricine o poate face. Fă-ți timp să te organizezi acum și va fi ușor să rămâi la curent.

Dacă nu ați făcut-o deja, nu uitați să luați șablonul de flux de numerar gratuit. Puteți accesa foaia de calcul în Google Drive. Va trebui să fiți conectat la contul dvs. Google pentru a face o copie.

Obțineți șablonul gratuit

Ilustrație de Till Lauer