Schimbă Consiliul de Control: Roluri, Responsabilități și Procese

Este de la sine înțeles că vor exista modificări în planul proiectului în faza de execuție a proiectului. Este imposibil să luați în considerare totul - de la vreme la lanțurile de aprovizionare și la cererile de schimbare - ceva va conspira împotriva programului și bugetului dvs. Acesta este motivul pentru care proiectele au un panou de control al schimbării.

Managementul proiectelor este metodic, dar schimbarea nu este. Dacă sunt solicitate modificări, panoul de control al schimbărilor arată cum sunt gestionate acele modificări cu cea mai mică întrerupere a planului proiectului. Importanța unui panou de control al schimbării pentru un proiect de succes, de înaltă calitate, nu poate fi exagerată.

Ce este un panou de control al schimbării?

Un consiliu de control al schimbării este uneori denumit consiliu de revizuire al schimbărilor. Este un grup de oameni din echipa de proiect care se întâlnește regulat pentru a lua în considerare modificările aduse proiectului. Prin acest proces de examinare detaliată, consiliul de control al schimbării decide asupra viabilității cererii de modificare sau face recomandări în consecință. Un consiliu de control al schimbării include reprezentanți ai ariilor funcționale relevante ale proiectului, pe lângă managerul de proiect. Există, probabil, inclusiv experți, clienți și sponsori. Desigur, în funcție de proiect și organizație, ar putea fi implicați și alții.

Proiectele mai mari, care includ multe echipe care lucrează împreună, au de obicei o placă centrală de control al schimbării, în plus față de diverse panouri de modificare specifice zonei lor de proiect. Aceste echipe raportează comisiei centrale de schimbare care are ultimul cuvânt în această problemă. S-ar putea să existe, de asemenea, un panou de schimbare a site-ului pentru modificări mai mici care afectează numai site-urile de la distanță.

Odată ce consiliul de control al schimbărilor a aprobat o modificare, aceasta trebuie gestionată. ProjectManager este un software de gestionare a lucrărilor și a proiectelor cu mai multe vizualizări de proiect care vă permit să lucrați cum doriți. Indiferent de vizualizarea pe care o utilizați, puteți crea una sau mai multe etichete și puteți filtra în consecință pentru a urmări modificările proiectului. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Ce face un panou de control al schimbării?

Un panou de control al schimbării analizează cererile de modificare care sunt apoi revizuite în detaliu. Modificările diferă de cerințele de bază stabilite la aprobarea planului de proiect. Consiliul de control al schimbării dezbate apoi avantajele și dezavantajele unei schimbări, motiv pentru care este important să existe un panou de control al schimbării care să reflecte toate aspectele proiectului, de la echipă până la utilizatorul final.

Evaluând fiecare schimbare din perspectiva lor, consiliul de control al schimbării determină dacă schimbarea merită impactul pe care l-ar putea avea asupra programului și bugetului proiectului. Odată luată o decizie, aceasta este transmisă echipei de proiect și clientului. Cu toate acestea, panoul de control al schimbării nu este întotdeauna ultimul cuvânt pe acest subiect. Deși consiliul de control al schimbării are de obicei autoritatea, decizia sa nu este întotdeauna finală și obligatorie.

Schimbați rolurile și responsabilitățile consiliului de control

Rolurile de pe un panou de control al schimbării diferă în funcție de proiect, organizație și industrie. În general, există roluri fundamentale care sunt comune în toate plăcile de control al schimbării.

Administrator

Managerul conduce grupul, coordonează activitățile și supraveghează toate aspectele schimbării. Adică, ei prioritizează cererile de modificare și conduc evaluarea impactului asupra modului în care schimbarea afectează proiectul. Managerul schimbării este responsabil pentru documentarea procesului de management al schimbării și a planurilor necesare pentru implementarea schimbării. Ei conduc, de asemenea, reuniunile consiliului de control al schimbării.

Aprobatori

După cum sugerează titlul, o autoritate de aprobare sau de modificare decide dacă modificarea este autorizată sau respinsă. Acesta poate fi un individ, adesea un manager sau un director executiv, dar răspunsul se poate baza și pe consiliul de control al schimbării, astfel încât aceștia să poată lua decizia împreună. Aprobatorii lucrează îndeaproape cu managerii pentru a aproba și a direcționa schimbarea în organizație și/sau proiect. În organizațiile mai mici, totuși, aprobatorul și managerul schimbării sunt aceiași oameni.

Părți interesate de afaceri

Este obișnuit ca părțile interesate de afaceri să fie implicate în managementul schimbării și să participe la consiliul de control al schimbării. Asta înseamnă că pot fi implicate diferite departamente pentru a înțelege mai bine impactul schimbării. Aceștia pot fi, de exemplu, reprezentanți ai departamentelor de vânzări sau financiare, dacă aceste echipe sunt afectate de schimbare.

Membrii echipei

Echipele care lucrează la proiect sunt adesea cele care trimit modificări la panoul de control al schimbărilor. Ei vor documenta de ce cred că schimbarea este importantă și vor ajuta proiectul. Nu numai că sugerează schimbarea, dar vor fi cei care vor implementa, monitoriza și răspunde oricăror probleme legate de schimbare. Aceste echipe pot fi dezvoltatori de software, testeri, birouri de asigurare a calității, echipe de marketing etc.

Serviciu Clienți/Suport tehnic/Agenți de la biroul de asistență

Oricine este responsabil pentru interacțiunea cu clienții trebuie să aibă un loc pe panoul de control al schimbării. Aceștia se află în primele linii ale afacerii, se ocupă de cei care folosesc efectiv produsul sau serviciul și au o înțelegere intimă dacă o schimbare va avea un impact pozitiv sau negativ.

Înrudit: șablon gratuit de matrice de risc pentru Excel

Dezvoltarea unui proces pentru Consiliul de control al schimbării

O parte a controlului schimbării este apariția unui proces. Consiliul de control al schimbărilor face parte din planificarea managementului schimbării pentru un proiect sau organizație. Este o modalitate de a capta schimbarea, de a o examina și fie de a o accepta, fie de a o respinge.

Primul pas este identificarea necesității unei schimbări. Aceste schimbări pot veni de la echipă, producător sau alte părți interesate. Oriunde își are originea schimbarea, capturarea acesteia este importantă pentru a începe procesul.

Apoi, o placă de control al schimbării este asamblată sau cererea de modificare este livrată consiliului pentru revizuire. După cum sa menționat, consiliul de control al schimbării este alcătuit din oameni din fiecare etapă a ciclului de viață al proiectului pentru a facilita o discuție bine rotunjită și pentru a plasa schimbarea într-un context mai larg.

În acest moment, consiliul de control al schimbării definește rezultatul și scopul procesului de control al schimbării. O cronologie este stabilită pentru a se asigura că modificarea și documentația sunt create pentru a alinia schimbarea cu obiectivele proiectului.

În loc să fie reactiv, placa de control al schimbării trebuie să rămână proactivă atunci când se ocupă de costuri și programări pentru a evita orice impact dăunător. Dacă modificarea este aprobată, consiliul de control al schimbării va oferi o cronologie urmată de o etapă de testare și iterare. Ei vor continua să se întâlnească și să discute despre potențiale probleme și să se asigure că schimbarea rămâne la timp.

Cele mai bune practici pentru CCB

Importanța unui panou de control al schimbărilor este clară: fără un proces în vigoare pentru a gestiona modificările proiectului, puteți avea un impact negativ asupra calendarului și costurilor asociate proiectului. Am discutat deja despre prima bună practică; faceți din consiliu o reprezentare diversă a reprezentanților proiectului, inclusiv a tuturor părților interesate, membri selectați ai echipei, clienți, furnizori etc.

Odată ce aveți o secțiune transversală de părți interesate de proiect la bord, doriți să definiți clar responsabilitățile acestora. Pentru ca placa de control al schimbării să fie eficientă, ar trebui să aibă dimensiunea potrivită pentru a răspunde la schimbări rapid și cu suficientă perspicacitate tehnică și de afaceri.

Așa cum creați o carte pentru un proiect, ar trebui să faceți acest lucru cu panoul de control al schimbărilor. Acest lucru vă permite să definiți scopul consiliului, domeniul de aplicare al autorității sale, criteriile și responsabilitățile de membru, procedurile de operare și procesul de luare a deciziilor. Când este partajat, acest lucru face clar ce face și ce nu face consiliul, permițându-i să acționeze mai eficient. De asemenea, veți dori să rețineți cât de des vă întâlniți și ce anume determină întâlniri speciale, neplanificate.

Cel mai important lucru este să cădeți de acord asupra unui proces de luare a deciziilor pentru a menține pe toți aliniați. Acesta determină modul în care definiți cvorumul, ce reguli vă guvernează activitățile la consiliul de control al schimbării, puterea pe care o are managerul consiliului și dacă deciziile luate de consiliu trebuie ratificate de o autoritate superioară.

După cum v-ați aștepta, comunicarea este esențială, astfel încât canalele și frecvența în care părțile interesate sunt actualizate trebuie să fie bine definite. Ar trebui să existe un membru a cărui responsabilitate să fie actualizarea acelor părți interesate. În mod ideal, ar trebui să existe un singur depozit de informații pentru a se asigura că toată lumea lucrează cu cele mai recente date.

Nu uitați de scope creep. Acest lucru ar trebui să fie în fruntea tuturor membrilor de control al schimbării, iar părțile interesate vor face eforturi pentru schimbări care afectează domeniul de aplicare al proiectului. Este sarcina consiliului de control al schimbării să ia aceste solicitări în serios și să le echilibreze cu calendarul și costurile proiectului.

Cum ProjectManager ajută la gestionarea schimbărilor și proiectelor

Pentru a avea un panou de control al schimbărilor eficient, care să livreze proiecte care au succes, la timp și în limita bugetului, aveți nevoie de un instrument care să captureze date în timp real. ProjectManager este un software bazat pe cloud care oferă echipei de proiect și tablei de control al schimbărilor date în timp real pentru a le permite să ia decizii mai perspicace.

Urmăriți modificările cu tablouri de bord în timp real

Am menționat deja modul în care vizualizările noastre multiple de proiect au etichete pentru a vă ajuta să urmăriți modificările pe măsură ce acestea se deplasează prin proiect. Tabloul de bord în timp real face și mai mult. Oferă o vizualizare la nivel înalt a progresului și performanței acelor modificări, calculând automat datele și afișându-le în grafice colorate care urmăresc șase valori. Spre deosebire de software-ul mai puțin puternic, nu este necesară nicio configurare și este gata de utilizare atunci când sunteți.

Păstrați părțile interesate la curent cu rapoarte cu un singur clic

Plăcile de control pentru schimbări au nevoie de date. Tabloul de bord este bun pentru o privire de ansamblu, dar atunci când doresc să se concentreze pe ceva și să arunce o privire mai atentă, pot fi generate rapoarte cu un singur clic pentru rapoarte de stare sau portofoliu, timp, cost și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate, astfel încât membrii consiliului să se poată concentra pe cele mai relevante date. Rapoartele sunt, de asemenea, ușor de partajat și vin în mai multe formate pentru a menține părțile interesate la curent.

Deoarece există o singură sursă de adevăr al proiectului, atât echipa de proiect, cât și placa de control al schimbării pot lucra cu aceleași date. Platforma noastră de colaborare conectează echipe hibride oriunde și în orice moment. Partajați fișiere, adăugați sarcini și faceți comentarii în timp real. Indiferent dacă sunteți la birou, pe teren sau lucrați de acasă, vă oferim instrumentele pentru a colabora și a rămâne productiv.

ProjectManager este un software premiat care vă ajută să identificați, să urmăriți și să raportați modificările proiectului, să organizați sarcinile și să vă conectați cu echipa pentru a lucra mai eficient. Vederile noastre multiple de proiect înseamnă că departamentele care lucrează în mod tradițional pot colabora cu cei care lucrează într-un mediu agil. Este cu adevărat un instrument flexibil, hibrid. Convinge-te singur. Începeți astăzi gratuit.