Ce este managementul schimbării? Procesul și modelele explicate

Un lucru este cert: schimbarea va avea loc în organizația sau proiectul dumneavoastră. Pentru a planifica și a răspunde cel mai bine la schimbare, în primul rând, trebuie înțeleasă o definiție clară a managementului schimbării.

Ce este managementul schimbării?

Termenul de management al schimbării se referă la acțiunile, instrumentele și modelele implementate pentru a gestiona diferite tipuri de schimbări fie la nivel de proiect, fie la nivel organizațional.

Există mai multe strategii de management al schimbărilor organizaționale care pot fi aplicate pentru a gestiona munca, resursele, procesele de afaceri și alocările bugetare, precum și diferite tipuri de schimbări organizaționale.

La nivel de proiect, va trebui să configurați un cadru de management al schimbărilor care să garanteze că toate modificările aduse planului de proiect sunt aprobate, implementate și urmărite în mod corespunzător, astfel încât calendarul, bugetul sau resursele proiectului să nu fie afectate de modificările bruște aduse domeniul inițial, programul sau linia de bază a bugetului.

ProjectManager vă ajută să faceți un plan de management al schimbărilor și să îl urmăriți în timp real, indiferent dacă gestionați modificările de proiect sau schimbările organizaționale. Configurați planul cu diagramele noastre robuste Gantt, care populează planul pe o cronologie vizuală, astfel încât să puteți vedea totul într-un singur loc. Adăugați resurse, sarcini, durate, etape și dependențe de sarcini. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Modele de management al schimbării

Utilizarea modelelor de management al schimbării ajută la ghidarea echipelor prin tranzițiile necesare la nivel de proiect sau organizație. Poate fi dificil să te adaptezi la noile procese, dar atunci când creezi un plan de management al schimbării, poți obține beneficii pentru organizația ta. Aceste modele de management al schimbării pot ajuta la planificarea și gestionarea schimbărilor organizaționale.

Modelul de management al schimbării al lui Lewin

Kurt Lewin, un psiholog german-american, a dezvoltat un model de management al schimbării care descompune schimbarea pe baza a trei faze: dezghețare, schimbare și reînghețare. Prima fază te pregătește pentru schimbare, apoi este implementată și, în cele din urmă, acea schimbare este solidificată.

Modelul McKinsey 7-S Change Management

Un model mai implicat decât cel al lui Lewin, acesta implică șapte elemente. Ele sunt cele șapte S-uri, care sunt strategia, structura, sistemele, valorile comune, stilul, personalul și abilitățile. Spre deosebire de Lewin, nu există o comandă specifică. Sunt folosite pentru a aborda modul în care fiecare îl influențează pe celălalt pentru a identifica punctele slabe.

Modelul de management al schimbării al lui Kotter

Dr. John P. Kotter este profesor de leadership, emerit, la Harvard Business School. El este cunoscut ca inventatorul unui proces în opt pași pentru conducerea schimbării, care a devenit instrumental în strategia de management al schimbării.

1. Creați urgență
2. Formați o coaliție puternică
3. Creați o viziune pentru schimbare
4. Comunicați viziunea
5. Îndepărtați obstacolele
6. Creați câștiguri pe termen scurt
7. Construiți pe schimbare
8. Ancorează schimbarea

Această teorie a managementului schimbării este o extindere a ceea ce este fundamentul managementului schimbării. Managementul schimbării se bazează pe patru piloni. Ele sunt determinarea că este nevoie de schimbare, pregătirea și planificarea pentru acea schimbare, implementarea acelei schimbări și, în sfârșit, susținerea schimbării.

Modelul ADKAR de management al schimbării

Această metodă de jos în sus se concentrează pe oamenii din spatele schimbării. ADKAR este un acronim care înseamnă conștientizare, dorință, cunoaștere, abilitate și întărire. Acestea nu sunt în nicio ordine, ci abordează nevoia de a schimba, de a participa și de a sprijini schimbarea, de a ști cum să facă schimbarea, de a avea abilitățile și comportamentul necesar pentru schimbare și apoi de a o susține.

Modelul de tranziție a podurilor

Cu acest model, vă concentrați asupra reacțiilor emoționale la schimbare pe măsură ce este implementat. În loc să se ocupe de schimbarea în sine, acest model analizează modul în care oamenii răspund la încheierea, pierderea sau renunțarea la ceva, punctul neutru după schimbarea și apoi deschiderea către un nou început.

Cadrul de management al schimbării Kubler-Ross

Bazată pe cele cinci etape ale durerii, această metodă recunoaște reacția emoțională pe care oamenii o au de a se schimba. Așa cum procesul de doliu are cinci etape, la fel și procesul de schimbare. Acestea sunt negarea, mânia, negocierea, depresia și acceptarea.

Modelul de management al schimbării Satir

Acest model se referă la măsurarea stării emoționale a angajaților prin urmărirea performanței prin aceste cinci etape de schimbare: status quo târziu, rezistență, haos, integrare și nou status quo. Prin urmare, acest model se referă la pregătirea și acceptarea schimbării, nu a afla ce necesită schimbare.

Modelul de management al schimbării PDCA

Numit și ciclul Deming, acest model, PDCA înseamnă plan, do, check and action. Aceste patru faze ajută la îmbunătățirea procesului prin identificarea problemei, efectuarea de modificări pentru a o aborda, monitorizarea și luarea de măsuri.

Teoria nudge

După cum sugerează și numele, această teorie se referă la utilizarea sugestiilor subtile, indirecte, care sunt bazate pe dovezi, pentru a schimba angajații să facă schimbările necesare. Pentru ca aceasta să aibă succes trebuie să definiți schimbarea, să țineți cont de punctul de vedere al angajatului, să oferiți dovada că schimbarea este valabilă și că este o alegere, să ascultați feedback-ul, să limitați opțiunile și să oferi câștiguri pe termen scurt pentru a consolida schimbarea.

Procesul de management al schimbării

Managementul schimbării poate lua mai multe forme. De la proiecte mici la organizații mari, cu toții trebuie să ne confruntăm cu schimbarea și nu există o abordare unică atunci când vine vorba de aceasta. Cu toate acestea, iată câțiva pași pe care îi puteți urma pentru a vă ghida prin procesul de gestionare a schimbărilor.

1. Definiți modificarea

În primul rând, este important să definiți care este schimbarea și informațiile generale despre aceasta, astfel încât dvs. și echipa dvs. să știți cum să procedați. Pune-ți întrebări despre schimbare, cum ar fi dacă este planificată sau neplanificată. Va avea o lansare progresivă sau va avea nevoie de o implementare mai rapidă? Aceste întrebări vă vor ajuta să culegeți informații despre schimbare, astfel încât să puteți crea un plan eficient de management al schimbării. Asigurați-vă că utilizați ordinele de modificare pentru a controla schimbările în proiectele, programele și portofoliile dvs.

2. Creați o viziune de schimbare

Viziunea dvs. de schimbare este o descriere a cum va arăta organizația dvs. după ce o schimbare a fost implementată cu succes. Similar cu o analiză a decalajului, descrie diferența dintre starea actuală și starea viitoare dorită și beneficiile așteptate pentru proiect sau organizație.

3. Selectați un model de management al schimbărilor

Există mai multe modele de management al schimbării din care puteți alege, fiecare cu propriile sale avantaje și dezavantaje, în funcție de caracteristicile specifice ale proiectului sau organizației dvs.

4. Creați un plan de management al schimbărilor

Un plan de management al schimbării explică cum va fi gestionată schimbarea, fie la nivel de proiect, fie la nivel organizațional. Acesta descrie care sunt rolurile și responsabilitățile de management al schimbărilor, cine face parte din consiliul de control al schimbării, cum va funcționa procesul de solicitare a schimbării și orice alte detalii care sunt legate de managementul schimbării.

5. Formați o echipă de management al schimbării

Planul dumneavoastră de management al schimbării conține toate strategiile, liniile directoare și procedurile pe care le veți folosi pentru a gestiona schimbarea. Acum veți avea nevoie de o echipă care să le execute. Formați o echipă interfuncțională, astfel încât să aveți perspective diferite pentru a analiza schimbarea.

6. Implementați și urmăriți modificările

Lucrarea nu este finalizată odată ce ați implementat o schimbare în proiectul sau organizația dvs. Este important să urmăriți și să urmăriți impactul modificărilor dvs. folosind date și indicatori cheie de performanță (KPI).

Șabloane de management al schimbărilor

Iată câteva șabloane gratuite care vă pot ajuta cu gestionarea schimbărilor la nivel de proiect. Avem, de asemenea, zeci de șabloane de management de proiect pentru a vă ajuta cu planificarea, programarea și urmărirea.

Șablon de cerere de modificare

Acest șablon gratuit este ideal pentru a vă simplifica procesul de aprobare a cererii de modificare. Poate fi personalizat cu ușurință și partajat cu echipa ta.

Schimbați șablonul de comandă

Ordinele de modificare sunt un document fundamental de management al schimbărilor de proiect. Acest șablon gratuit este ideal pentru a începe.

Schimbarea șablonului de jurnal

Acest șablon de jurnal de modificări este ideal pentru a urmări fiecare modificare care are loc în timpul ciclului de viață al proiectului.

ProjectManager ajută la managementul schimbărilor

Odată ce v-ați definit procesul, trebuie să decideți ce instrumente doriți să utilizați pentru a gestiona acel proces de control al schimbărilor. Multe echipe apelează la șabloane Excel simple pentru a enumera solicitările de modificare și pentru a urmări progresul. De obicei, există mai multe puncte de date pe care doriți să le urmăriți atunci când gestionați un proces de control al schimbărilor:

• Descrierea cererii de modificare
• Cine a cerut-o
• Prioritatea articolului
• Deputat responsabil cu implementarea schimbării
• Schimbarea datei a fost implementată
• Note

Acesta este un mod simplu de a urmări întregul proces. Cu toate acestea, unele instrumente software de management de proiect vă ajută să gestionați schimbarea ca parte a managementului de proiect. De exemplu, în ProjectManager, puteți urmări modificările, împreună cu riscurile și problemele, chiar în software.

Avantajul încorporării managementului schimbărilor în instrumentul dvs. de PM este:

• Urmăriți modificările cu proiectul
• Atașați cereri de modificare la sarcini specifice
• Primiți alerte prin e-mail când modificările sunt actualizate
• Urmăriți modificările pe un tablou de bord.

Atunci când modificările sunt conectate la anumite proiecte sau chiar dacă faceți modificări organizaționale în propriul proiect, vă poate ajuta să utilizați instrumente care vă mențin procesul să avanseze prin automatizare și capabilități de urmărire. Indiferent de instrumentul pe care îl utilizați, asigurați-vă că vă amintiți că schimbarea trebuie efectuată. În timp ce schimbarea are loc, gestionarea schimbării necesită leadership.

Schimbarea are loc, dar fără instrumentele potrivite pentru a gestiona acea schimbare, schimbarea este și nu tu cel care direcționează proiectul. Pentru a avea un proces puternic de management al schimbărilor, trebuie să aveți un instrument de management al schimbărilor capabil. ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care vă oferă date în timp real, astfel încât să puteți identifica schimbarea pe măsură ce se întâmplă. Apoi aveți funcțiile de care aveți nevoie și echipa dvs. pentru a rezolva aceste modificări. Începeți gratuit cu ProjectManager și gestionați schimbarea luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.