10 șabloane gratuite de gestionare a schimbărilor pentru Excel și Word

Este un clișeu să spui că nimic nu este constant în afară de schimbare, dar clișeele cresc din adevăruri. Managerii de proiect înțeleg acest lucru și lucrează din greu pentru a crea planuri de management al schimbării care să asigure ca proiectele lor să funcționeze fără probleme. Software-ul de gestionare a proiectelor ajută, de asemenea, dar dacă nu sunteți pregătit să faceți upgrade, avem câteva șabloane gratuite de gestionare a schimbărilor care vă pot ajuta să gestionați schimbarea.

Dacă sunteți în căutarea altor șabloane gratuite de management de proiect, sunteți în locul potrivit. Site-ul nostru este un hub pentru o varietate de conținut legat de domeniu, inclusiv bloguri săptămânale, videoclipuri și, da, șabloane gratuite. Există șabloane descărcabile pentru fiecare fază a ciclului de viață al proiectului. Am ales cele mai bune șabloane de gestionare a modificărilor și le-am enumerat mai jos.

1. Șablon de analiză a decalajului

Prin definiție, schimbarea te duce de la un punct la altul. S-ar putea să nu fie ceva ce îți dorești, dar, de cele mai multe ori, este ceva ce își dorește clientul. Ei livrează o comandă de modificare și, odată aprobată, va fi treaba ta să îți dai seama cum să ajungi de la punctul A la punctul B. Șablonul gratuit de analiză a decalajului pentru Excel te ajută să analizezi unde te afli și unde vrei să fii.

O analiză a decalajelor nu este strict pentru managementul schimbării. Este adesea folosit ca instrument pentru a ajuta organizațiile să atingă obiectivele pe termen lung, să rămână inovatoare și, în general, să își îmbunătățească procesele. Dar această diagramă de management de proiect vă poate ajuta să culegeți informațiile de care aveți nevoie pentru a implementa acea schimbare printr-un plan revizuit, inclusiv ce resurse aveți nevoie și calendarul în care trebuie finalizată.

2. Model Plan de proiect

Acest lucru face o trecere plăcută în următorul de pe lista noastră de șabloane gratuite de gestionare a modificărilor. Într-o analiză a decalajului, construiți un plan de acțiune, dar șablonul nostru gratuit de plan de proiect pentru Word completează piesele lipsă. Acum aveți un instrument care vă va ajuta să vă extindeți activitatea și să o descompuneți în bucăți mici, care o vor face mai ușor de executat și gestionat.

Pe lângă listarea tuturor activităților și sarcinilor care implementează schimbarea dvs., puteți nota, de asemenea, reperele, fazele și cerințele de resurse de care veți avea nevoie. Există, de asemenea, câmpuri care captează programul, orice dependențe de activitate, precum și ipoteze și constrângeri. Acest lucru costă bani, așa că există, de asemenea, un loc pentru estimarea bugetului, adăugarea unui jurnal de risc și stabilirea procesului de management al schimbărilor.

3. Șablon de cronologie a proiectului

O parte a planului, poate unul dintre cele mai critice aspecte, este programul. Puteți crea un program pe șablonul nostru gratuit de cronologie a proiectului pentru Excel. Acesta este unul dintre șabloanele gratuite de gestionare a modificărilor, care fac eforturi suplimentare. Există o foaie de calcul care vă listează sarcinile, datele de început, datele de încheiere și durata. Pe măsură ce le adăugați, ele populează o cronologie vizuală în dreapta. Puteți să codificați cu culori fazele și să vedeți cronologia schimbării pe care o implementați pe o singură pagină.

Oricât de puternic ar fi șablonul respectiv, este palid în comparație cu ProjectManager. Diagramele noastre robuste Gantt sunt mai mult decât o foaie de calcul și o linie de timp, puteți lega toate cele patru tipuri de dependențe pentru a evita întârzierile și apoi puteți stabili o linie de bază pentru a captura costul, resursele și programul planului dvs. Software-ul nostru raportează apoi automat în timp real efortul planificat față de efortul real. Acum puteți vedea dacă sunteți conform programului și, dacă nu, realocați rapid resursele pentru a reveni pe drumul cel bun. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

4. Formular de cerere de modificare

Schimbarea poate veni din senin. Ar putea exista o problemă legată de vreme sau de echipament. Dar, de cele mai multe ori, schimbarea este solicitată, de obicei de către un client, după ce ați început deja executarea proiectului. Pentru a vă asigura că modificarea nu provoacă întârzieri, asigurați-vă că este livrată cu șablonul nostru gratuit de solicitare de modificare pentru Word.

Puteți folosi acest șablon gratuit de gestionare a modificărilor pentru a colecta fiecare aspect al modificării pe o singură pagină. Scrieți o scurtă descriere, impactul asupra proiectului și orice alte informații de care vor avea nevoie factorii de decizie. Rețineți, aceasta este o cerere de modificare. Asta înseamnă că toate părțile trebuie să cadă de acord cu privire la aceasta, ceea ce face ca schimbarea să fie gestionabilă fără a deraia proiectul mai mare.

5. Schimbați șablon de jurnal

O parte cheie a oricărui plan de management al schimbărilor este un jurnal al schimbărilor. Acesta este modul în care controlezi schimbarea în proiectul tău. Șablonul nostru gratuit de jurnal de modificări pentru Excel oferă managerilor de proiect o mai mare vizibilitate. Este identificat și membrii echipei au fost desemnați să răspundă la acesta. Prin urmare, ei au responsabilitate și puteți urmări efortul.

Odată ce descărcați foaia de calcul gratuită, puteți numerota modificarea pentru a fi ușor să știți ce modificare urmăriți. Există spațiu de observat când a fost identificată pentru prima dată schimbarea, cine din echipă a fost desemnat să răspundă la aceasta și care este prioritatea. Puteți nota și starea, pentru a urmări mai bine ciclul de viață.

6. Șablon de analiză a părților interesate

Indiferent dacă schimbările vin de la părțile interesate sau nu, aceștia au un interes personal în proiect. Managerii de proiect trebuie să-i țină la curent cu evoluția proiectului și asta include orice modificări care apar. Șablonul nostru gratuit de analiză a părților interesate pentru Excel este un instrument excelent pentru a identifica și gestiona părțile interesate din proiect.

Veți găsi câmpuri pentru a defini părțile interesate, inclusiv adăugarea de informații de bază despre aceștia, cum ar fi titlul, e-mailul și influența puterii asupra proiectului, indiferent dacă este mare, medie sau scăzută. Apoi, puteți nota relația fiecărei părți interesate cu proiectul, precum și prioritatea, expertiza în materie (IMM) și abilitățile relevante. În cele din urmă, există un spațiu pentru a descrie modul de comunicare cu fiecare, inclusiv frecvența.

7. Model Plan de Comunicare

Vorbind despre comunicare, acesta ar putea fi unul dintre cele mai importante aspecte ale managementului schimbării. Cel mai rău lucru despre schimbare atunci când vine vorba de proiectul tău este să nu o recunoști. Trebuie să existe transparență și pentru ca acest lucru să se întâmple trebuie să utilizați șablonul nostru gratuit de plan de comunicare pentru Word.

Acest șablon trece prin toate, cum ar fi fundalul proiectului - viziunea și obiectivele acestuia, obiectivele și intervalul de timp și personalul de comunicare și instrumentele pentru a revizui eficacitatea, planul de comunicare și a înregistra rezultatul. Există, de asemenea, un loc pentru a explora analiza situației, ghidurile pentru lecțiile învățate, mesajele, canalele de livrare, programul și, desigur, părțile interesate.

8. Șablon de analiză cost-beneficiu

Nu toate schimbările sunt prioritare. De aceea trebuie să notezi prioritatea pentru a ști cum să răspunzi. O modalitate de a face acest lucru este cu șablonul nostru gratuit de analiză cost-beneficiu pentru Excel. Este unul dintre șabloanele de management al schimbărilor la care vă veți găsi mai des. Vă poate ajuta să decideți dacă schimbarea merită investiția.

Unele modificări nu sunt discutabile. Dacă există o problemă de calitate, aceasta trebuie rezolvată. Cu toate acestea, nu toate schimbările sunt la fel și, cu siguranță, nu toate sunt create în mod egal. Cu șablonul gratuit, puteți analiza costurile cantitative față de beneficiile cantitative pentru a calcula dacă banii pe care îi puneți merită beneficiile pe care le obțineți din schimbare.

9. Model de buget de proiect

Schimbările costă bani. Pentru a vă asigura că aceste costuri sunt în conformitate cu bugetul dvs. sau le puteți compensa în ceea ce privește programul sau domeniul de aplicare al proiectului, puteți utiliza șablonul nostru gratuit de buget de proiect pentru Excel.

Un buget vă ajută să estimați toate sarcinile care compun proiectul dvs. Aceasta include și toate resursele de care veți avea nevoie. Da, acesta este pentru întregul proiect, dar poate fi aplicat doar la modificare sau puteți adăuga puțin spațiu de mișcare în buget pentru a vă ajuta să plătiți pentru orice modificări considerate necesare.

10. Schimbați șablonul formularului de comandă

Managerii de proiecte de construcții sunt prea familiarizați cu schimbarea. Aceștia se ocupă de proiecte complexe, iar managementul schimbării este esențial pentru a le menține pe drumul cel bun. De aceea, ei folosesc întotdeauna un formular de comandă de modificare și, de asemenea, puteți descărca acest șablon gratuit de formular de comandă de modificare pentru Word.

Formularul de comandă de modificare are un loc în care să scrie de ce se solicită modificarea, oportunitatea pe care o oferă proiectului și o descriere a modificării respective. Puteți adăuga costul implicat în implementarea modificării și durata estimată. Există o linie de cost total și semnătură pentru a se asigura că toată lumea a convenit asupra prețului, modificării și intervalului de timp.

ProjectManager ajută la managementul schimbărilor

Unele dintre șabloanele gratuite de gestionare a modificărilor enumerate mai sus sunt utile, dar unele ar putea fi frustrante, deoarece trebuie imputate manual. Versiunile mai vechi pot pluti, ceea ce poate cauza confuzii costisitoare. ProjectManager este un software de management al proiectelor premiat, care are funcția de care aveți nevoie pentru a vă planifica, gestiona și urmări planul de management al schimbărilor în timp real.

Lucrați la mai multe vizualizări ale proiectelor

Managerii de proiect vor crea planul de management al schimbărilor pe o diagramă Gantt, dar echipele folosesc instrumente diferite pentru a implementa aceste modificări. De aceea avem mai multe vizualizări ale proiectelor care sunt toate actualizate în timp real împreună, astfel încât toată lumea lucrează mereu la cele mai actuale informații. Indiferent dacă echipele folosesc panouri kanban pentru a-și vizualiza fluxul de lucru sau o listă de sarcini robustă pentru a le urmări munca, instrumentul nostru vă oferă libertatea de a servi echipe interfuncționale și de a nu le face să se adapteze la software.

Urmăriți progresul pe tablourile de bord în timp real

În loc să folosim șabloane statice de gestionare a schimbărilor pentru a urmări schimbările, avem tablouri de bord în timp real care vă oferă o vedere la nivel înalt a proiectului. Aceștia captează date live și le afișează în grafice și diagrame ușor de citit care arată starea generală de sănătate a proiectului, dar și costurile, timpul, volumul de muncă și multe altele. Nu există o configurație care să consume timp, ca în cazul instrumentelor ușoare. Este plug-and-play.

Vrei mai multe detalii? Utilizați rapoartele noastre personalizabile. Sunt generate printr-o apăsare de tastă și pot fi filtrate pentru a afișa numai datele pe care doriți să le vedeți. Apoi împărtășiți-le cu părțile interesate pentru a le ține la curent cu modificările aduse proiectului.

Conținut legat de managementul schimbărilor

Managementul schimbării este un domeniu mare. Șabloanele de gestionare a modificărilor perie doar suprafața. ProjectManager nu este doar un software superior de management de proiect, este un site pentru a afla despre fiecare fază a managementului de proiect. Iată o selecție de conținut legat de managementul schimbărilor.

• 15 instrumente și tehnici de management de proiect pe care fiecare PM ar trebui să le cunoască
• 20 de șabloane Excel pentru managementul proiectelor obligatorii
• Schimbarea consiliului de control: roluri, responsabilități și procese
• Cum să faci un plan de management al schimbării
• Ce este controlul schimbărilor în managementul proiectelor?
• Modificarea comenzilor în managementul proiectelor

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care dă putere echipelor să planifice, să gestioneze și să urmărească schimbările în proiectele lor. Platforma noastră de colaborare conectează echipele din departamente sau continente, permițându-le să partajeze fișiere, să facă comentarii și multe altele. Pe lângă promovarea colaborării, avem funcții de gestionare a sarcinilor, managementul riscurilor și gestionarea resurselor pentru a menține echipele productive și proiectele la timp. Începeți acum cu ProjectManger gratuit.