Solicitare de modificare: Cum se trimite, se gestionează și se execută

O spunem tot timpul - schimbarea este inevitabilă. Această zicală este la fel de adevărată pentru proiecte și organizații ca și pentru orice altceva. Schimbarea poate fi considerată un inconvenient sau un răspuns la probleme neașteptate. Și în timp ce acest lucru se întâmplă, o solicitare de schimbare poate fi, de asemenea, complet naturală, și chiar pozitivă, în marea schemă a lucrurilor. Pentru că, în cele din urmă, schimbarea este evoluție.

Deci, cum pot fi folosite modificările în avantajul tău? Creăm un sistem care să ghideze aceste schimbări. Acest sistem previne confuzia și dezorganizarea care se poate scufunda și poate funcționa și totul începe cu o solicitare de schimbare.

Ce este o cerere de schimbare?

Solicitările de modificare acționează ca aceste documente formale și sunt o componentă de bază a procesului de management al schimbării. Aceste documente subliniază modificările aduse unor aspecte ale proiectului sau organizației – de obicei la un nivel înalt, cum ar fi un livrabil al proiectului sau operațiuni organizaționale.

Solicitările de schimbare pot veni din interiorul sau din afara organizației și, în timp ce modificările solicitate pot varia foarte mult, procesul de creare a acestora este același. Această continuitate simplifică procesul de creare, transmitere, monitorizare și aprobare (sau respingere).

Tipuri de cereri de modificare

Solicitările de modificare pot fi sortate în diferite categorii, în funcție de obiectivul modificării. Iată cele patru tipuri cheie de solicitări de modificare de care trebuie să fii conștient. Fiecare dintre aceste patru se poate aplica atât proiectelor, cât și organizațiilor în ansamblu.

• Schimbare normală: o solicitare de modificare normală abordează o modificare semnificativă a operațiunilor, sistemelor existente, infrastructurii etc. Acest tip nu este neobișnuit, dar implică că trebuie făcute modificări substanțiale și de anvergură. Și, după cum vă puteți imagina, solicitările normale de schimbare duc adesea la altele suplimentare.
• Schimbare standard: O solicitare de modificare standard propune o modificare cu risc scăzut care are loc des. După cum am discutat, multe schimbări sunt perfect naturale pe parcursul unui proiect sau într-o organizație. Aceste schimbări pot fi considerate ca evoluție. Sunt propuneri care subliniază ceea ce trebuie modificat, dar modificarea în sine va urma un sistem preexistent.
• Schimbare majoră: O cerere de schimbare majoră propune o schimbare semnificativă care va necesita finanțare substanțială. Schimbările majore prezintă un risc ridicat, dar pot avea și recompense mari. Aceste modificări nu apar des și, dacă sunt tratate prost, pot provoca daune grave. Acestea fiind spuse, sunt necesare pentru a face modificări extreme.
• Schimbare de urgență: o solicitare de schimbare de urgență este o propunere cu prioritate ridicată pentru schimbare imediată. Acest tip este, în general, rezultatul unei greșeli sau a ceva care nu decurge conform planului și poate fi folosit pentru a preveni ca aceste circumstanțe neașteptate să facă ravagii.

Care este scopul unei cereri de modificare?

În orice proiect sau organizație, există potențialul ca procesele sau sarcinile să fie schimbate. Există solicitări de modificare pentru a documenta oficial detalii despre acele aspecte care trebuie modificate. Scopul lor este de a solicita o modificare și de a controla această modificare.

Aceste modificări pot fi necesare atunci când obiectivele și obiectivele de nivel înalt și/sau livrabilele proiectului se modifică sau se adaugă la acestea. De exemplu, un client poate dori să schimbe livrabilele unui proiect, o companie poate dori să-și extindă misiunea, o organizație poate dori să îmbunătățească comunicarea sau operațiunile interne. Lista continuă. Indiferent de modificarea, cererile de modificare documentează modificarea propusă.

Aceste solicitări formale enumeră toate informațiile pertinente și sunt apoi transmise unei părți interesate individuale (sau unui consiliu sau unui comitet de persoane) pentru aprobare. Solicitările de modificare rezumă tot ceea ce trebuie să știe și simplifică modul în care va progresa procesul de management al schimbărilor.

Ce ar trebui să includă o cerere de modificare?

Indiferent de tipul de solicitare de modificare, există câteva baze pe care ar trebui să vă asigurați că le acoperiți. Începeți cu aceste componente de bază și construiți restul solicitărilor de modificare în jurul lor.

• Titlu
• Numar de identificare
• Tipul cererii
• Sursa: Solicitare internă sau externă
• scurta descriere

În funcție de tipul de schimbare sau de organizație sau proiect, este posibil să doriți să includeți detalii suplimentare. Acest lucru este complet în regulă, dar veți dori să păstrați aceste secțiuni suplimentare scurte și dulce și să vă asigurați că formatul fiecărei solicitări este cât mai consistent posibil.

Cum să stabiliți un proces de schimbare

Este important să existe un sistem concret de procesare a cererilor. Acest lucru creează un set de pași pe care oricine poate urma și reduce erorile. Acest lucru va arăta diferit în funcție de industrie, organizație sau proiect, dar există câteva puncte universale pe care trebuie să le atingă. Iată câteva pe care să vă concentrați:

1. Decideți ce vor include cererile de modificare

Solicitările de schimbare pot afecta multe aspecte ale proiectului, chiar și întreaga organizație. Dar, indiferent de ce fel de cereri sunt depuse, toate ar trebui să conțină aceleași componente și să răspundă la aceleași întrebări. Această consecvență în formatare face înregistrări mai bune și raportări mai detaliate.

Deoarece consecvența este atât de importantă, multe organizații aleg să folosească șabloane atunci când creează unul. Aceste șabloane simplifică găsirea informațiilor pe care le căutați, deoarece sunteți deja familiarizat cu formatarea. Un șablon asigură, de asemenea, că nu sunt lăsate detalii.

2. Determinați tipul și domeniul de aplicare al cererii de modificare

După cum am arătat, există diferite tipuri de solicitări de modificare, fiecare cu propriile caracteristici definitorii. Pentru a trimite și procesa unul în mod corespunzător, trebuie să știți ce tip este. O schimbare majoră, de exemplu, va fi gestionată diferit de o schimbare normală.

Toate ar trebui să includă aceleași informații de bază, dar în funcție de tipul de solicitare, vor exista unele diferențe. O modalitate sigură de a decide cum vor arăta aceste diferențe este de a determina domeniul de aplicare al cererii. Cu alte cuvinte, ce anume va avea efect schimbarea pe care o solicitați? Cât de extinsă va fi schimbarea pe care o faci?

3. Stabiliți un lanț de comunicare

Trimiterea unei cereri nu este sfârșitul procesului. De fapt, trimiterea de multe ori începe doar o conversație mai lungă. Indiferent dacă o solicitare de modificare este aprobată sau respinsă, probabil că vor exista unele schimbări între persoana care trimite cererea și persoana responsabilă cu revizuirea acesteia.

Deoarece solicitările de modificare încep adesea aceste conversații, este important să stabiliți exact cum vor fi discutate aceste „editări” sau vor fi puse întrebări. Fiecare parte trebuie să știe cu cine să vorbească și cum să-și exprime întrebările, preocupările, criticile etc. Când există un sistem stabilit, acest lucru reduce conflictul și îmbunătățește eficiența.

4. Definiți pașii următori

Când este aprobat, este timpul să executați modificările rezultate. Acest lucru revine de obicei multor persoane diferite și poate implica chiar diferite departamente. Poate cea mai importantă parte a stabilirii unui proces de control al schimbării este să decidă ce se va întâmpla după aprobarea unei cereri.

Deși modificările aprobate pot varia foarte mult, pașii de după aprobare ar trebui să arate la fel. Aceasta include organizarea unei întâlniri și completarea formularelor necesare. Cheia este să existe un sistem care să preia cererile aprobate din documente și să le transforme în realitate.

Cum ProjectManager ajută la gestionarea modificărilor din proiectul dvs

Când creați și trimiteți cereri de modificare, este important să aveți instrumentele de documentare adecvate. Pe parcursul unui proiect, va trebui să organizați și să stocați o serie de documente, astfel încât totul să fie ușor de găsit pentru oricine și să nu se piardă nimic. ProjectManager vă permite să încărcați toate documentele de care aveți nevoie în proiectul dvs., cu spațiu nelimitat pentru fișiere.

Și dacă trebuie să indicați un detaliu specific asupra unei cereri de modificare, lăsați pur și simplu un comentariu în document și etichetați membrii echipei pe care doriți să-i arătați. Acest lucru elimină nevoia de a trimite fișiere PDF prin e-mail. înainte și înapoi și pune toate corespondențele dvs. într-un singur spațiu.

Păstrarea tuturor solicitărilor de modificare într-o singură locație facilitează, de asemenea, executarea modificărilor în sine. Deoarece aceste solicitări trăiesc în același spațiu cu planul de proiect, programul, tabloul de bord, instrumentele de gestionare a sarcinilor și multe altele, puteți face ajustări cu doar câteva clicuri și puteți trece imediat la treabă.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care gestionează modificările aduse proiectului dvs. cu funcții care vă ghidează prin fiecare pas. Identificați ceea ce trebuie schimbat, planificați schimbarea și apoi urmăriți progresul acesteia cu același instrument. Asumați-vă controlul total asupra modificărilor proiectului încercând astăzi ProjectManager gratuit.