Cele mai bune instrumente de planificare de proiecte: aplicații, software și șabloane

Proiectele nu se finalizează doar de la sine. Au nevoie de planuri care să-i îndrepte spre succes. Un plan puternic de proiect vă permite să organizați sarcini și să alocați resurse pentru a le executa, toate într-un buget stabilit și într-un termen limită. Este nerealist să crezi că poți doar să-l faci, motiv pentru care este recomandat să folosești un planificator de proiecte de un fel.

Ce este un planificator de proiect?

Un planificator de proiect este orice instrument care vă ajută să urmăriți timpul, costurile și sarcinile prin execuția unui proiect. De-a lungul anilor au fost create multe tipuri de planificatori de proiecte, cum ar fi notebook-uri, software de management de proiect și, mai recent, aplicații mobile. Vom parcurge diferite instrumente de planificare a proiectelor, astfel încât să puteți decide ce este potrivit pentru dvs.

ProjectManager vă permite să creați un plan avansat de proiect. Aceasta înseamnă crearea și monitorizarea planului dvs. cu funcții avansate de urmărire a sarcinilor, costurilor și timpului. ProjectManager nu este doar un excelent planificator de proiecte, ci și un software complet de management de proiect.

Instrumente obligatorii de planificare a proiectelor

Există mulți planificatori de proiecte disponibile online. De la notebook-uri la aplicații de management de proiect, veți găsi multe opțiuni. Toate au avantajele și dezavantajele lor în funcție de nevoile tale. Aici am compilat cele mai importante caracteristici pe care ar trebui să le căutați atunci când alegeți un planificator de proiect.

Diagramele Gantt

Dacă plănuiți un proiect mai mare și mai complex, instrumentul de bază este diagrama Gantt. Acest instrument de planificare a proiectelor arată ca o foaie de calcul pe o parte și ca o cronologie a proiectului pe de altă parte. Sarcinile sunt listate în stânga și apoi populați cronologia proiectului în dreapta. Acest lucru vă oferă o imagine completă a întregului plan al proiectului de-a lungul ciclului său de viață.

Avantajele utilizării diagramei Gantt sunt că vizualizează proiecte mari și mici, simple sau complexe, astfel încât să puteți vedea imaginea de ansamblu. Este o modalitate excelentă de a organiza o mulțime de sarcini, sub-sarcini și etape, astfel încât să vă puteți gestiona planul zilnic, săptămânal, lunar, trimestrial sau chiar anual. Toate acestea vă ajută să controlați mai bine echipa, gestionarea timpului și a resurselor.

Diagramele Gantt sunt planificatorul de proiect standard și unul cu care ar trebui să fii familiarizat chiar dacă nu alegi să le folosești. Iată câțiva creatori Gantt pentru a vă ajuta să începeți.

• Ganttpro: Deoarece se concentrează pe diagramele Gantt, o fac bine, cu cronologie, volumul de lucru și programe, toate ușor de definit. Cu toate acestea, nu există funcții de raportare.
• Celoxis: acceptă proiecte mari și complicate, permițându-vă chiar să conectați sarcini din diferite proiecte. Dar este un software de întreprindere și greu de învățat cum să îl folosești bine.
• Trello: Trello nu oferă diagrame Gantt, dar este posibil să vă transformați proiectul Trello într-o diagramă Gantt folosind ProjectManager

Liste de sarcini

Aceasta se mai numește și listă de activități. Este o modalitate de a colecta toate lucrările pe care trebuie să le faci într-un singur loc. Sunt o modalitate excelentă de a vă gestiona sarcinile, fie că sunt zilnice, săptămânale sau chiar lunare. Este ușor și eficient. Puteți chiar să vă împărțiți sarcinile în sub-sarcini pentru a le organiza mai bine.

Planificatorul de proiecte în stil listă ar putea fi offline ca un notebook, dar există o mulțime de instrumente software care adaugă eficiență punând lista de sarcini online. Puteți edita, filtra și adăuga cu ușurință etichete pentru a vă prioritiza munca. Unele liste vă permit chiar să le distribuiți altora pentru a lucra mai bine împreună. Dar cel mai bine, o listă de sarcini se asigură că nimic nu cade prin fisuri.

Cu toate acestea, o listă de sarcini este cea mai bună atunci când nu aveți de-a face cu munca în valoare de un întreg proiect. Imaginați-vă că vă deschideți lista de sarcini și vedeți un defilare fără sfârșit? În timp ce unele liste de sarcini vă oferă funcții de prioritizare, majoritatea sunt limitate în ceea ce privește cât de mult le puteți structura. Acest lucru le poate face confuze. Apoi mai este faptul că doriți să vă integrați cu calendarul sau cu alte instrumente, ceea ce ar putea să nu fie posibil, lăsându-vă să săriți înainte și înapoi de la o aplicație la alta.

Iată câteva programe cu liste de sarcini care vă pot ajuta să vă planificați proiectul:

• Todoist: software de gestionare a sarcinilor bazat pe ferestre, care este utilizat pentru liste mici de sarcini personale pentru activități mai mari orientate spre afaceri.
• Google Keep: Mai mult un serviciu de luare de note, dar un loc grozav pentru a vă colecta sarcinile și este Google, așa că funcționează cu celelalte aplicații ale sale.

Calendare de proiect

Cei mai mulți dintre noi au folosit un calendar la un moment dat în viața noastră, știm că sunt un instrument de urmărire a timpului. Dar doar câțiva știu că calendarele de proiect sunt, de asemenea, un instrument eficient de planificare a proiectelor. Acestea vă permit să urmăriți toate termenele limită ale proiectului dvs. într-un singur loc, să stabiliți obiective și să promovați transparența.

Din fericire, nu mai trebuie să cumpărați un calendar fizic, deoarece există multe aplicații de planificare a proiectelor echipate cu calendare de proiect. Cu toate acestea, majoritatea sunt limitate dacă aveți nevoie de un software robust de planificare a proiectelor pentru proiecte complexe.

Foi de calcul

Foile de calcul sunt utile pentru multe discipline. Când vine vorba de planificarea proiectelor, Excel și alte instrumente pentru foi de calcul pot fi folosite pentru a crea diagrame de bază și liste de sarcini. Acest lucru vă permite să le utilizați ca un simplu planificator de proiect.

Cu toate acestea, există multe probleme atunci când partajați fișiere, colaborați cu echipa și comunicați doar cu ei dacă utilizați Excel ca planificator de proiecte. De aceea, alternative precum foile Google au fost dezvoltate de-a lungul timpului, dar acestea nu sunt nici pe departe la fel de puternice precum software-ul sau aplicația dedicată planificatorului de proiecte.

Panouri Kanban

Panourile Kanban sunt un instrument de planificare care îi ajută pe managerii de proiect să vizualizeze fluxul de lucru sub formă de carduri și coloane. Cardurile kanban reprezintă sarcini și sunt stivuite sub coloane care reprezintă diferitele etape din ciclul de producție. De exemplu, un card poate atribui o sarcină cum ar fi remedierea unei erori într-un proiect software. Coloanele ar fi de a face, de a face, de a testa, de a termina. Cardul se mută de la unul la altul pe măsură ce membrul echipei desemnat finalizează munca.

Avantajul utilizării kanban este că ajută echipele să știe ce trebuie făcut și când, oferind în același timp managerilor o viziune asupra procesului, astfel încât să poată urmări și realoca resursele după cum este necesar pentru ca munca să continue fără probleme. Echilibrează resursele cu capacitatea, îmbunătățind în același timp acest proces în mod regulat. Acest lucru reduce risipa, precum și timpul pierdut, eficiența crește și productivitatea se îmbunătățește.

Plăcile Kanban sunt un instrument ingenios și pot fi o caracteristică valoroasă în planificarea proiectului dumneavoastră. Iată câteva opțiuni de software kanban de încercat.

• Microsoft Planner: Microsoft Planner servește ca o aplicație super listă de activități. Utilizează carduri de sarcini într-o interfață de bord kanban.
• Trello: Creat pentru echipele colaborative, oferindu-le panouri, liste și multe altele pentru a-și menține munca bine organizată și flexibilă, în timp ce prioritizează sarcinile.
• Kanbanery: un instrument kanban care oferă șabloane pentru a începe sau o tablă personalizată. Cardurile au mai multe moduri de a vă nota progresul, precum și spațiu pentru comentarii.

Caietul Planificatorului de Proiect

Ar putea părea un pic de modă veche, în zilele noastre, să folosiți un instrument de planificare a proiectelor care nu este online. Dar colectarea planului într-un caiet este o metodă încercată și adevărată pentru gestionarea unui proiect. Acestea pot fi de la simple la foarte complexe, dar într-adevăr — de ce altceva aveți nevoie decât de un bloc și un pix pentru a vă organiza?

Cu siguranță, un caiet de planificare a proiectelor va funcționa cel mai bine cu proiecte mai mici care nu implică multă participare în echipă. Ele pot fi ideale pentru a vă urmări propria muncă; să zicem, sarcinile pe care le-ați atribuit într-un proiect mai mare. Un caiet este cel mai bine ca instrument pentru o singură persoană, din motivul evident că informațiile din interior sunt doar între acele coperți și, prin urmare, nu sunt ușor de partajat.

Dacă doriți să vă organizați și să utilizați un planificator de proiecte pentru a vă pune în ordine munca personală sau pentru a gestiona acele sarcini care vi se atribuie la locul de muncă, încercați una dintre acestea:

• Ink + Volt Hardcover Notebook: Caiet clasic cu panglică pentru a vă marca locul și un format simplu de pagină cu linii.
• Poketo Pocket Planner: Cu culori îndrăznețe și caracteristici care vă ajută să mapați, să organizați și să finalizați proiecte, acest planificator de proiecte este deschis anual, lunar și săptămânal.

Planificatori de proiecte în stil hibrid

Dacă ați văzut aspecte ale listelor de sarcini, diagramelor kanban și Gantt care vă atrag, nu sunteți singur. Nu există o modalitate unică de a planifica un proiect și majoritatea proiectelor nu sunt executate de o singură persoană. Prin urmare, a avea mai mulți planificatori de proiecte este o idee deloc. De aceea, veți găsi multe opțiuni software care oferă două sau mai multe dintre aceste instrumente în setul lor de caracteristici.

Șablon gratuit de planificator de proiecte

Dacă încă nu sunteți pregătit să încercați un software de planificare de proiecte sau o aplicație de planificare de proiecte, avem o altă alternativă pentru dvs. Puteți folosi șablonul nostru gratuit de plan de proiect pentru a vă ajuta să vă planificați toate proiectele. Doar completați spațiile libere și personalizați-l după cum aveți nevoie. În plus, puteți utiliza șablonul nostru gratuit de diagramă Gantt pentru Excel pentru a urmări programul proiectului.

Aplicație gratuită pentru planificare de proiecte

Aveți nevoie de un planificator de proiect în deplasare? Descărcați aplicația noastră gratuită de planificare a proiectelor pentru Android și iOS. Verificați-vă planul de proiect folosind dispozitivele mobile oriunde și oricând.

Nu ratați niciodată actualizările importante, obțineți vizibilitate asupra fluxurilor de lucru și comunicați cu echipa dvs. în timp real. Vizualizați și gestionați detaliile sarcinilor, inclusiv cesionații, data scadenței, prioritatea, sarcinile secundare și multe altele din aplicația mobilă.

Ce face ProjectManager cel mai bun planificator de proiecte?

ProjectManager este un planificator de proiecte premiat, care oferă mai multe vizualizări pentru a vă gestiona planul printr-o serie de funcții, toate dedicate pentru a vă face să lucrați mai inteligent. Este colaborativ la bază și are o singură sursă de adevăr, astfel încât toată lumea este pe aceeași pagină atunci când execută planul de proiect. Personalizați fluxurile de lucru și setați aprobările sarcinilor pentru a vă asigura că planurile dvs. sunt executate corect, eliberând echipele să se concentreze pe ceea ce contează. Să ne aprofundăm în caracteristicile care fac din ProjectManager cel mai bun instrument de planificare a proiectelor pentru proiecte de toate dimensiunile.

Liste de sarcini

Nu numai că puteți crea un proiect cu ușurință adăugând sarcini sau importând lista de sarcini dintr-o foaie de calcul, dar puteți prioritiza, eticheta pentru a face căutarea mai rapidă, puteți filtra după cesionar și multe altele. Coloanele pot fi sortate cum doriți și trase acolo unde doriți. Odată ce ați creat proiectul în planificatorul listei de activități, acesta apare și în toate celelalte vizualizări ale proiectului.

Panouri Kanban

Una dintre aceste vederi este panoul kanban cu drag-and-drop. Aceasta înseamnă că puteți muta cărțile cu cursorul pe măsură ce progresați prin ciclul proiectului. Tabloul vizualizează acei pași din volumul de lucru sau vă permite să organizați pe categorii. Panourile sunt auto-populate cu coloane de făcut, de făcut și de făcut, dar le puteți personaliza după cum doriți.

Făcând clic pe card, se afișează detalii despre sarcini, cum ar fi descrieri, termene limită și fișiere, iar comentariile pot fi, de asemenea, adăugate pentru a ajuta echipele să colaboreze. Echipele pot chiar să-și adauge progresul pentru a-i ține pe toți la curent. Filtrați tabloul în funcție de progres sau de data limită pentru a rămâne la curent cu planul dvs.

Diagramele Gantt

Creatorul interactiv de diagrame Gantt elimină toată durerea creării tradiționale Gantt și adaugă funcții pentru a vă oferi mai mult control asupra planului dvs. de proiect. Gantt vă arată sarcinile într-o cronologie în cascadă, permițându-vă să atribuiți respectivele sarcini costuri, resurse și apoi membrilor echipei pentru a le finaliza.

Sarcinile pot fi dependente, adică una poate începe sau se poate termina până când începe sau se termină alta. Neidentificarea acestor sarcini poate duce la blocaje mai târziu în proiect. Gantt vă permite să conectați aceste dependențe de sarcini pentru a vă asigura că nu sunt niciodată uitate. De asemenea, pot fi adăugate etape pentru a marca sfârșitul unei faze și începutul alteia sau doar pentru a nota termenele limită.

Urmăriți videoclipul încorporat pentru a obține o prezentare generală a produsului și a modului în care acesta vă poate ajuta să vă planificați proiectul.

Dacă sunteți în căutarea unui planificator de proiecte bazat pe cloud care să vă permită să lucrați cum doriți, atunci doriți ProjectManager. Are mai multe vizualizări ale proiectelor care lucrează toate împreună, în timp ce vă monitorizează și urmăresc progresul, astfel încât să puteți respecta programul. Vedeți cum este instrumentul preferat de management de proiect pentru zeci de mii de echipe care lucrează pentru NASA, Bank of America, Ralph Lauren și altele, luând astăzi această probă gratuită de 30 de zile.