Cum să creați un formular de admitere a clienților care obține rezultate

Test pop (și este doar o întrebare) – fără care dintre următoarele lucruri poate trăi afacerea ta?

A. Clienţii
B. Recomandări
C. Venituri
D. Reputația
E. Relații
F. Toate cele de mai sus
G. Niciuna dintre cele de mai sus

Răspunsul este, probabil, neclar, dar vă vom spune oricum – G. Niciuna dintre cele de mai sus.

Aveți nevoie de toate aceste lucruri pentru a vă dezvolta afacerea. Și îi treci prin multă muncă grea din partea ta, dar ai nevoie de un lucru esențial pentru a începe – și vine de la client.

Niciun test de data asta, doar îți vom spune. Ai nevoie de informații . Și cu cât mai detaliat, cu atât mai bine.

Cea mai bună modalitate de a obține ceea ce aveți nevoie de la clienți potențiali este printr-un formular de admitere a clienților . De fapt, este cea mai importantă parte a întregii relații cu clientul.

Fără un formular de admitere a clientului, s-ar putea să experimentați...

• Scope creep – clienții își dau seama ce își doresc de fapt prea târziu, apoi cer mai multă muncă
• Sunt prea multe runde de revizuire – pentru că clientul se răzgândește SAU nu ai început cu suficiente informații
• Lucrarea durează mult mai mult decât era anticipat – adesea pentru că nu aveai toate informațiile despre client de care aveai nevoie pentru a planifica cu acuratețe
• Este greu să obții materiale de la clienți – lucruri precum elementele de design, liniile directoare ale mărcii și informațiile contabile

Indiferent dacă sunteți o agenție digitală sau o altă întreprindere mică, un formular de primire a clienților vă poate ajuta să evitați toate aceste probleme.

Această postare vă va arăta cum să creați un formular de admitere a clientului - tot ce trebuie să includeți pe el, unde să îl utilizați și instrumente pentru al crea.

Care este procesul de preluare a clienților?

Procesul de preluare a clienților este pasul de la începutul unei relații cu clientul în care colectați informațiile de care aveți nevoie de la clientul dumneavoastră. Aceasta este oportunitatea ta de a pune întrebări clienților tăi și de a obține ceea ce ai nevoie pentru a face munca pentru care ești angajat.

Multe companii nu au un proces structurat de preluare a clienților – și, în schimb, se bazează pe e-mailuri și procese manuale pentru a-și îndeplini treaba. Acest lucru poate duce la frustrare atât pentru tine, cât și pentru clienții tăi.

Procesul de preluare a clienților marchează începutul unei relații profunde cu clientul. Deși procesul fiecărei afaceri poate fi diferit, de obicei începe cu acești trei pași:

1. Apel de conectare : aceasta este strângerea de mână. Punctul în care se fac prezentări și vă faceți o idee despre cine este clientul și ce caută.
2. Formular de primire a clienților : acest formular devine mai specific, cu întrebări despre punctele dureroase ale unui client, tipul de afaceri și obiectivele.
3. Apel exploratoriu : Apelul pentru a afla mai multe despre ce așteaptă clienții tăi de la relația ta. Apoi împreună puteți explora opțiunile clientului cu ei pe baza informațiilor din formularul de primire a clientului.

Clientul completează de obicei formularul de admitere după primul apel de conectare. Apoi, compania analizează toate informațiile din formular și le folosește pentru a se pregăti pentru apelul exploratoriu.

Cine folosește formularele de primire a clienților? Afaceri precum:

• Agenții digitale
• Firme de avocatura
• Psihiatrii
• Clinici de wellness (cum ar fi terapeuții de masaj și terapeuții fizici)
• Doctori
• Contabili
• Aproape orice afacere care lucrează cu clienți

Unul dintre cele trei lucruri se poate întâmpla în timpul procesului de preluare a clienților:

1. Dvs. și clientul sunteți de comun acord că se potrivește.
2. Compania ta decide că clientul nu este potrivit.
3. Clientul decide că afacerea dvs. nu este potrivită.

Pentru a decide oricare dintre acestea, totuși, aveți nevoie de formularul de admitere a clientului.

Cum se creează un formular de admitere a clientului

Pentru a crea formularul perfect de primire a clienților, trebuie să vă gândiți dincolo de ce informații doriți să colectați de la un client. Trebuie să vă gândiți la ce va face formularul cel mai util pentru client.

Pregătiți-vă – această secțiune acoperă multe .

1. Cum să alegeți întrebările potrivite pentru formularul dvs. de primire a clienților - plus exemple
2. Ce altceva trebuie să includeți în formular – da, există mai mult decât întrebările dvs
3. Unde ar trebui să puneți formularul de admitere pentru client
4. Câteva instrumente pentru a vă ajuta să creați formularul

„Un formular de acceptare a clienților este o modalitate excelentă de a construi putere și de a crea o relație excelentă cu clientul.” – Elizabeth Bailey, Manager de cont de canal ActiveCampaign

1. Cum să alegeți întrebările potrivite din formularul de primire a clienților

Să recunoaștem – formele pot fi plictisitoare. Oricine a stat vreodată în sala de așteptare a unui medic cu un clipboard sau a trebuit să facă ceva la DMV știe asta. Dar formularele de primire a clienților sunt cheia unei interacțiuni de succes cu clientul.

Pentru a face un formular de primire a clientului mai plăcut de completat și pentru a vă obține informațiile de care aveți nevoie pentru a vă îmbarca cu succes la bordul unui client, trebuie să puneți întrebările potrivite. Întrebările specifice pe care le puneți variază în funcție de tipul dvs. de afacere, dar există două tipuri importante de întrebări:

1. Elementele de bază : nume, metode de contact, buget, un loc de muncă - în esență, întrebările de cunoaștere pe hârtie
2. În profunzime : întrebările pe care le puneți pentru a intra în mintea și afacerea unui client pentru a-și afla punctele dureroase și obiectivele

Rețineți că, indiferent de întrebările pe care le puneți, completarea acestui formular nu ar trebui să dureze o veșnicie. Formularele care necesită multă muncă... nu vor fi completate. Păstrați formularele de admisie cât mai scurte posibil, în timp ce obțineți informațiile de care aveți nevoie.

Iată categoriile de întrebări pe care ar trebui să le puneți pe formularul de admitere a unui client de afaceri:

1. Buget : Clientul are bugetul necesar pentru a te angaja? Dacă o fac, există posibilitatea ca contractul dumneavoastră să se extindă în viitor? Poate că nu merită să luăm proiecte care nu au potențial pe termen lung.

2. Domeniu de aplicare: Câtă muncă are nevoie clientul dvs.? Ce resurse interne are deja clientul – și cum va fi împărțită munca între dvs. și echipa clienților?

3. Industrie : În ce domeniu este clientul tău? Clienții se compară adesea cu alții din industria lor – și este posibil să puteți vinde alte servicii dacă aveți studii de caz din industria lor.

(Sursa: Formstack)

4. Obiective: Cum va măsura clientul munca dvs.? Care sunt așteptările lor de la tine?

5. Cronologie: Când are nevoie clientul dvs. de lucru? Este munca recurentă sau proiecte unice?

6. Cine din compania clientului dumneavoastră va fi implicat? Cunoaște-ți punctul de contact – vei lucra cu un fondator, CEO, vicepreședinte sau management mediu?

7. Întrebări pentru noi: Acest formular ar trebui să fie conceput pentru a vă ajuta să vă planificați apelul exploratoriu cu un client. Includerea unui spațiu în care clientul poate pune întrebări vă oferă șansa de a vă pregăti mai bine pentru ceea ce ar putea apărea la un apel.

Tipul dvs. de afacere determină ce întrebări trebuie să răspundeți și când le puneți. Sara Stein de la Miss Efficiency folosește un instrument de formulare și automatizare pentru a cere informațiile despre client de care are nevoie, atunci când are nevoie.

Sarah Stein conduce o afacere de contabilitate numită Miss Efficiency. Ea ajută întreprinderile mici cu problemele de contabilitate, iar integrarea lor este primul pas.

Sara Stein de la Miss Efficiency.

Sarah integrează, de asemenea, ActiveCampaign cu Typeform, un serviciu care vă permite să creați formulare și sondaje pentru a colecta informații de la persoanele de contact. Includerea Typeform în automatizarea ei de bun venit îi permite să:

• Captați informații importante despre aportul clienților
• Întrebați de ce noi clienți au ales Miss Efficiency
• Solicitați feedback și trimiteți un sondaj promotor de net
• Solicitați recomandări către alte afaceri
• Oferiți un loc pentru a oferi sugestii

Sarah folosește Typeform și automatizarea pentru a trimite o serie de e-mailuri. Acesta este modul în care ea primește și oferă informații importante despre client. Primele ei trei sunt:

1. Bine ati venit. În primul ei e-mail, Sarah îi urează bun venit noului client în afacere. Pentru clienți, acest lucru este susținut de un card de mulțumire scris de mână
2. Cum lucrăm. Introducerea de noi persoane de contact în echipă îi ajută să vadă cu cine vor lucra și îi ajută să creeze încredere.
3. La ce să ne așteptăm de la noi . Multe întreprinderi mici nu prea înțeleg contabilitatea. Este un subiect care provoacă anxietate – deci să le spui exact la ce să se aștepte este de mare ajutor.

Pentru a-și integra pe deplin clienții, are nevoie de multe informații despre clienți. În ultimul e-mail, ea solicită toate informațiile de care are nevoie pentru un proces amănunțit de preluare a clienților:

4. Ce avem nevoie de la tine. Există anumite documente la care contabilii au nevoie de acces. Punând toate acestea într-o listă de verificare, Sarah face procesul mai ușor pentru clienți pentru a-i oferi informațiile de care are nevoie.

2. Unde să puneți formularul de admitere pentru client

Aveți două opțiuni pentru a vă pune ochii pe formular.

1. Afișați-l public pe site-ul dvs. web
2. Trimiteți-l în mod privat direct unui client

Multe companii pun un formular de admitere a clientului direct pe site-ul lor web . Formularul se găsește de obicei în fila Contactați-ne sau conectat la o pagină de destinație îndemn – cum ar fi „Obțineți mai multe informații” sau „Începeți o încercare gratuită”.

• Avantajul: obțineți un volum mai mare de clienți potențiali potențiali dintr-un formular public de participare pentru clienți, deoarece oricine îl poate accesa.
• Dezavantajul: petreci mult timp descoperind care dintre ele merită. Dacă cineva poate completa formularul, sunt șanse mai mari ca mulți dintre aceștia să nu fie tipul specific de client pe care doriți să îl urmăriți. De asemenea, ar putea fi mai puțin sigur pentru un client.

Trimiterea în mod privat a unui formular de admitere a clientului prin e-mail are două beneficii cruciale.

• Avantajul: dacă puteți trimite acest formular unui client potențial, aveți deja informațiile de contact ale acestuia – astfel încât aveți șanse mai mari de a încheia tranzacția.
• Dezavantajul: aveți un grup potențial mai mic de clienți

Heather Read, fotograf de familie și client ActiveCampaign, folosește automatizarea alături de formularul ei de contact pentru a califica mai bine clienții potențiali din formularul ei de contact.

Heather Read, fotograf și client ActiveCampaign.

Vrei ca clienții potențiali să vină, astfel încât să îi poți transforma în clienți, dar calificarea fiecărui client potențial unul câte unul nu ți-ar lăsa timp să faci vreo treabă. Cu o familie proprie și un loc de muncă cu normă întreagă, Heather știa că asta nu avea să funcționeze pentru ea.

Acum, automatizarea ActiveCampaign face munca de atragere a clienților pentru ea.

Heather a primit o mulțime de piste la început. Dar o analiză a zilei ei de muncă a arătat că cea mai mare parte a timpului ei a fost consumat de ceea ce ea numește „conducte zombie” – clienți potențiali care par ca oricare altul, dar nu vor ajunge niciodată să se convertească.

Heather avea nevoie de o modalitate de a-și recupera timpul – astfel încât să nu mai piardă timpul cu clienți potențiali fără margini și să se concentreze pe clienții potențiali care ar putea deveni clienți.

Heather a lăsat caiul zombi să se odihnească și și-a revenit mult timp cu o automatizare pentru a califica viitorii clienți.

Pentru a-și remedia criza de timp, Heather avea nevoie de:

• O modalitate automată de a colecta clienți potențiali
• O modalitate automată de a urmări clienții potențiali
• O modalitate automată de a identifica clienții potențiali din formularul ei de contact care s-ar converti

Cu cele trei procese automatizate implementate, Heather ar putea elimina aproape 30% din munca ei – eliberând o mare parte de timp și eliminând frustrarea și dezamăgirea timpului pierdut.

3. Ce altceva ai nevoie pe un formular de admitere a clientului în afară de întrebări?

Ai crezut că ai terminat după ce te-ai decis cu privire la câmpurile formularului, nu-i așa?

Nu chiar. Dar ești atât de aproape.

Există și alte câteva lucruri pe care trebuie să le luați în considerare în formularul dvs. de admitere a clientului.

1. Informațiile dvs. de contact pentru afacerea dvs .: aceasta este o idee simplă. Ar trebui să faceți întotdeauna informațiile de contact disponibile și ușor de găsit, în special pentru un potențial client.
2. Logo-ul afacerii : poate părea mic, dar un logo vă face afacerea memorabilă. Vă oferă sentimentul că sunteți o afacere stabilită, de încredere.
3. Instrucțiuni : Credeți sau nu, instrucțiunile despre cum să completați formularul sunt utile pentru o mulțime de oameni. Includeți informații precum resursele de care au nevoie pentru a completa formularul, linkuri către o pagină de întrebări frecvente și pașii următori.

4. Instrumente pentru a crea un formular de admitere a clientului

Fără un formular de preluare a clienților, multe companii se pierd într-o serie de e-mailuri, iar asta face integrarea unui client într-un client mult mai dificilă. Din fericire, instrumentele există doar cu scopul de a crea forme ca acestea.

Wufoo , un generator de formulare gratuit, vă permite să creați formulare simple pe care le puteți încărca pe site-ul dvs. web sau le puteți partaja în mod privat. Dacă doriți mai mult decât funcțiile gratuite de bază, puteți face upgrade la o versiune plătită. Bonus: puteți obține niște analize despre formularele dvs.

Un exemplu de șablon de formular Wufoo. (Sursa: Wufoo)

Lexicata este un instrument de proiectare a formularelor de primire a clienților destinat firmelor de avocatură (dar îl puteți folosi în continuare pentru alte tipuri de afaceri). Unul dintre cele mai detaliate pachete de software de admisie de pe piață, vă oferă o varietate de caracteristici, cum ar fi semnături electronice și șabloane cu etichetă albă. Se integrează și cu alte programe.

Decideți ce tip de formular doriți de la opțiunea multiplă la meniul drop-down. (Sursa: Lexicata)

Formstack este una dintre cele mai simple modalități de a crea formulare personalizate care vă permit să colectați date după cum doriți.
Puteți proiecta formulare online cu o interfață ușoară de glisare și plasare - nu sunt necesare abilități tehnice.

Creați formularul dvs. ideal de primire a clientului cu câteva clicuri rapide. (Sursa: Formstack)

Furnizorul dvs. de servicii de e-mail (sau ESP) ar putea veni cu funcții precum un generator de formulare. ActiveCampaign vă permite să creați cu ușurință formulare cu ajutorul unui generator de formulare drag-and-drop. Puteți adăuga câmpuri personalizate și adăuga formulare pe site-ul dvs. web sau e-mail-uri.

Adăugați orice câmpuri personalizate într-un formular de care aveți nevoie.

Pentru ajutor suplimentar la crearea formularelor în ActiveCampaign, consultați aceste ghiduri utile:

• Cum se creează un formular
• Cum adaug un formular la un e-mail?
• Un ghid pentru formulare

Aveți un formular de admitere client completat. Ce faci mai departe?

După finalizarea formularului de primire a clienților, revizuiți și urmăriți rapid! Creați o declarație de lucru pe baza informațiilor pe care le-ați colectat.

Declarațiile de lucru (SOW) arată diferit în funcție de serviciile pe care le furnizați. Acestea pot varia de la o simplă dată de întâlnire (ca în cabinetele medicale) sau un document mai detaliat, rând cu linie, care include termene, costuri și rezultate.

Totul începe cu un formular de primire a clientului.