Comunicare reușită la locul de muncă: sfaturi sincere de la Copyblogger's Loryn Cole

Deoarece în ultima vreme am fost interesat de mici modificări pe care le putem face cu toții pentru a ne îmbunătăți abilitățile de comunicare (chiar dacă ne mândrim deja cu ele), am vrut să vorbesc cu colega mea de muncă Loryn Cole despre acest subiect.

Loryn este analistul de date al Copyblogger și împărtășim un stil similar atunci când vine vorba de comunicare.

Unii l-ar putea numi excesiv de comunicare.

O numim evitând comunicarea greșită.

Iată conversația mea cu Loryn despre comunicarea reușită la locul de muncă.

Dacă doriți să obțineți mai mult „Stâncă!” răspunsuri prin e-mail de la colegii, clienții sau șefii dvs., verificați-l.

Î: Ce elemente alcătuiesc tipul de e-mailuri sau note de proiect care vă plac să citiți?

Loryn: Tind să-mi placă e-mailurile și notele de proiect care au două calități aparent contradictorii: sunt clare și concise, dar și cuprinzătoare și extinse.

Comunicările de proiect bune folosesc cât mai puține cuvinte posibil pentru a comunica ceea ce este important, dar asigură, de asemenea, că acoperă toate detaliile importante.

Scrierea este scurtă, dar conținutul este temeinic.

Apreciez, de asemenea, atunci când oamenii își iau timpul pentru a scrie obiective și obiective pentru proiect. Prea des, presupunem că acestea sunt evidente pentru persoanele implicate - și poate că este adevărat, uneori, dar cu siguranță nu este adevărat tot timpul.

Dacă nu scrieți nimic altceva despre un proiect, scrieți-vă obiectivele, strategia sau obiectivele, deoarece, dacă ați ratat altceva, acestea vă vor ajuta pe colegii dvs. de echipă să umple golurile și să ia în proprietate proiectul.

Î: Puteți descrie detaliile pe care le scrieți pentru a vă asigura că destinatarilor le va plăcea să vă citească e-mailurile sau notele de proiect?

Loryn: Nu pot spune cu certitudine dacă altor persoane le place sau nu să-mi citească e-mailurile ... Dar pot spune că fac tot posibilul pentru a le face mai ușor de citit. Aceasta înseamnă să folosiți o mulțime de punctuație și formatare în loc de propoziții complete și să rupeți întotdeauna paragrafele atunci când devin mai mari de două până la trei rânduri.

Scrierea de e-mailuri îmi amintește întotdeauna de citatul lui Mark Twain - „Nu am avut timp să scriu o scurtă scrisoare, așa că am scris una lungă”.

Uităm că scrierea unui e-mail concis și util sau a unei descrieri a proiectului necesită efort.

Nu vă puteți aștepta ca prima dvs. schiță dezordonată de note să aibă sens pentru persoana care trebuie să execute proiectul.

Încetinește, ia-ți timp și empatizează cu persoana care va trebui să acționeze în legătură cu cuvintele tale.

Î: Aveți un proces de revizuire a comunicării scrise înainte de a o trimite sau posta?

Loryn: Nu în mod deosebit, dar încerc să limitez munca pe care următorul om va trebui să o facă asigurându-mă că leag resurse și documente importante.

De exemplu, dacă fac referire la un document, îl conectez sau cel puțin le spun unde să îl găsească.

Și, desigur, revizuiesc ceea ce am scris pentru claritate, gramatică, lizibilitate și temeinicie.

Î: Cum gestionați toate diferitele moduri în care comunicați la locul de muncă (e-mail, Skype, Slack, Trello etc.)?

Loryn: Fiecare platformă servește o nișă de comunicare diferită, ceea ce înseamnă că uneori trebuie să vă dublați.

De exemplu, când termin un raport despre unul dintre proiectele noastre finalizate, adaug raportul pe cardul Trello, apoi trimit și raportul echipei de pe Slack cu un scurt rezumat.

Fac asta deoarece Slack este, în general, un mediu mai bun pentru a obține interacțiuni mai rapide - în mod ideal, vreau ca oamenii să citească raportul (sau cel puțin rezumatul) și să-mi pună întrebări despre el. Am constatat că acest lucru se întâmplă rar pe instrumentele de gestionare a proiectelor precum Trello.

Dar raportul trebuie, de asemenea, să fie postat pe Trello, deoarece este o parte importantă a documentației proiectului nostru. În viitor, dacă cineva se va întoarce să vadă ce am făcut în cadrul proiectului, vreau ca acesta să aibă raportul despre performanța eforturilor noastre.

Deci, pentru a vă gestiona platformele de comunicare, trebuie să fiți conștienți de modul în care fiecare platformă este utilizată și ce fel de informații se așteaptă să găsească colegii dvs. de echipă în fiecare.

Chiar dacă acest lucru înseamnă că împărtășiți ocazional informații duplicate pe platforme, este mai bine să faceți acest lucru decât să nu aveți informațiile acolo unde este nevoie.

Î: De ce este atât de frustrant comunicarea greșită la locul de muncă?

Loryn: Comunicarea este esența vieții la locul de muncă modern - și acest lucru este cu atât mai adevărat pentru companiile îndepărtate precum a noastră.

Fără comunicare (care include documentație), munca la distanță devine un joc circular de „Unde este acel fișier?” și „Știe cineva cum să facă asta?” și „Când lansăm din nou noua carte electronică?”

Tindem să ne gândim la comunicarea greșită la locul de muncă ca la un caz de neînțelegere, în care două părți gândesc diferit despre o sarcină și ajung să creeze obiective finale complet disparate.

Și asta s-ar putea întâmpla uneori. Dar, mai des, ceea ce am văzut este că comunicarea greșită cronică (și sub-comunicarea) ia adesea forma confuziei și dezorganizării. Și, în timp, această dezorganizare va submina sentimentul de agenție al colegilor.

La început, oamenii vor cere lucruri pe care nu le pot găsi sau descoperi singuri. Dar, în timp, devine obositor să te întrebi continuu unde sunt lucrurile sau cum să faci sarcini de bază, mai ales pe măsură ce lucrurile se schimbă, și lasă echipele să se simtă disjuncte și înstrăinate.

Cu o comunicare defectuoasă, compania dvs. funcționează ca prietenii care încearcă să pregătească cina într-un lac închiriat. La final, una sau două persoane ajung să facă totul, în timp ce restul încep un joc de cărți împotriva umanității.

Pentru ca angajații dvs. să facă cea mai bună muncă, biroul dvs. ar trebui să funcționeze mai mult ca o bucătărie profesională, unde toată lumea știe care este rolul lor și unde să găsească tot ce au nevoie.

Î: În ce moment, dacă există, supracomunicarea devine o povară pentru toți cei implicați?

Loryn: Comunicarea excesivă poate deveni o povară atunci când colegii de echipă nu se află pe aceeași pagină despre modul de utilizare a instrumentelor lor de comunicare.

De exemplu, dacă un coechipier comunică vreodată informații importante doar în Slack și folosește „@channel” în fiecare mesaj, devine rapid enervant și nu este util, iar altcineva trebuie să le traducă în instrumentul de gestionare a proiectului.

Echipele trebuie să aibă linii directoare clare despre modul de utilizare a instrumentelor lor și despre ce informații aparțin unde.

Dar excesul de comunicare cu privire la tipul greșit de informații poate deveni, de asemenea, o bătaie de cap.

Prea multă comunicare despre fapte („Când lansăm acest lucru?” „Ce pagină de destinație folosim?”) Este confuză și frustrantă pentru toată lumea. Acest tip de supra-comunicare ar trebui rezolvat cu procese și documentare mai bune, mai degrabă decât cu întrebări înainte și înapoi.

Î: Cum este o comunicare mai bună legată de creșterea productivității?

Loryn: Răspunsul ușor la această întrebare este că procesele și documentația bune economisesc timp - dacă toată lumea știe unde sunt lucrurile, oamenii își pot face treaba mai repede, ca analogia profesională din bucătărie pe care am menționat-o mai devreme.

Dar, mai important, atunci când toată lumea știe unde să găsească informațiile de care au nevoie și cum să comunice, colegii de echipă simt mai multă proprietate asupra muncii lor, iar conversația se mută din „Unde găsesc lucruri?” la „Cum ne putem descurca mai bine?”

Productivitatea nu este doar despre realizarea lucrurilor; este vorba de a face lucrurile corecte și de a face progrese în ceea ce privește obiectivele tale.

Dacă compania dvs. are o comunicare slabă, dvs. și colegii dvs. de echipă vă veți simți probabil copleșiți și ocupați. Cu o comunicare mai bună, s-ar putea să vă simțiți de fapt mai puțin ocupat și vă veți putea concentra pe proiecte, inițiative și întrebări care vă vor face munca și compania mai bune.

Î: Există un truc pentru a evita mesajele înapoi și înapoi excesive?

Loryn: Din experiența mea, tipurile de mesaje înainte și înapoi care sunt cele mai iritante și care pierd timpul se referă fie la fapte („Unde găsesc asta?”), Fie la aprobări („Este în regulă dacă fac asta?” ).

Pentru a reduce aceste aspecte, trebuie să faceți două lucruri:

1. Documentați clar informațiile importante și asigurați-vă că toată lumea știe unde să le găsească.
2. Împuterniciți-vă colegii de echipă să își asume responsabilitatea asupra proiectelor.

Un angajat care se simte nesigur în ceea ce privește rolul său în companie va solicita aprobarea unui „superior” pentru fiecare sarcină mică, ceea ce reprezintă o pierdere de timp pentru ambele părți.

Crearea unei culturi a comunicării bune poate ajuta, așa cum am menționat deja. Dar trebuie, de asemenea, să vă asigurați că angajații știu că aveți încredere în ei pentru a-și face treaba.

Î: Care este un lucru pe care oamenii îl pot face, începând de astăzi, pentru a comunica mai eficient cu colegii lor de muncă, clienții sau șefii?

Loryn: Data viitoare când scrieți un e-mail sau un proiect, puneți-vă în poziția cititorului.

• Ce trebuie să știe pentru a lua măsuri?
• Ce puteți face pentru ca informațiile să fie cât mai clare și ușor de citit?
• Ce presupuneri faceți și care ar trebui să fie explicate în mod explicit?

Făcând acest lucru, nu numai că veți scrie e-mailuri, propuneri, documentație sau solicitări mai bune, veți construi și relații mai bune și mai puternice cu oamenii cu care lucrați.

Este randul tau …

Care sunt sfaturile dvs. de top pentru a comunica mai eficient cu colegii, clienții sau șefii?

Distribuiți în comentariile de mai jos.