Iată de ce probabil că o întâlnire de companie vă împiedică productivitatea

Publicat: 2023-07-15

Multe întâlniri ale companiei sunt pierderi de timp. Şansele sunt că aţi participat la una sau mai multe întâlniri care v-au lăsat cu atâtea întrebări cu cât aţi început.

Dar nu trebuie să fie toți așa. A rămâne concentrat și pe agendă sunt ambele componente esențiale pentru desfășurarea și participarea la întâlniri productive.

În această postare, vom discuta despre importanța de a rămâne concentrat pe laser și intenționat cu întâlnirile tale, oferindu-ți strategii practice pentru a-ți optimiza productivitatea în timpul unei întâlniri de companie.

Yaniv Masjedi

CMO, Nextiva

Expertiza lor a ajutat Nextiva să-și dezvolte brandul și afacerea generală

Lucreaza cu noi

Valoarea desfășurării unor întâlniri de marketing eficiente

Conducerea unei întâlniri productive a companiei joacă un rol vital în maximizarea performanței echipei. Dar există cu siguranță un punct în care puteți atinge masa critică și atunci timpul petrecut într-o întâlnire va produce profituri descrescătoare.

Pentru echipele de marketing, promovarea colaborării și a schimbului de idei este deosebit de critică. Dar fiecare întâlnire la care sari ar trebui să aibă obiective foarte clare și să te lase pe tine și pe toți cei implicați cu elemente de acțiune explicite care se referă la conținutul întâlnirii.

Cu excepția cazului în care este o sesiune de brainstorming liber, întâlnirile ar trebui să se străduiască să fie scurte și la obiect.

Intră. Contribuie cu înțelepciune. Și ieși din. Dumneavoastră și colegii dvs. de echipă trebuie să reveniți la îndeplinirea efectivă a discuției pe care ați stabilit-o în întâlnire.

O întâlnire de companie care ar fi trebuit să fie un e-mail

Nu vom cerceta toate punctele de date din această postare, dar puteți vedea o grămadă de observații valide despre modul în care întâlnirile vă pot pierde timpul aici:

Una dintre cele mai conservatoare și economisitoare de timp întrebări pe care ți le poți pune este dacă o întâlnire propusă este sau nu necesară pentru început.

Întrebați-vă: „Poate ceea ce încercăm să comunicăm și să rezolvăm să fie tratat suficient printr-un lanț de e-mail?”

Dacă puteți rezuma scopul unei întregi întâlniri în câteva sute de cuvinte într-un e-mail, s-ar putea să vă economisiți pe dvs. și echipa dvs. mari părți de timp care ar fi fost petrecute într-o întâlnire.

Consultați această diagramă la îndemână pentru a vă ajuta să vă ghidați în procesul de decizie cu privire la următoarea întâlnire sau nu:

Pregătirea pentru o întâlnire de marketing productivă

Pregătirea pentru o întâlnire de marketing productivă necesită o pregătire atentă și minuțioasă. Nu este suficient să aduni pur și simplu un grup de indivizi într-o cameră și să speri la ce este mai bun.

Pentru a profita cu adevărat la maximum de aceste sesiuni de colaborare, trebuie să stabiliți un inel rigid de granițe. Aceasta înseamnă că partajarea cu toți participanții cu mult timp înainte:

obiectivele întâlnirii
date relevante
probleme de rezolvat
potenţiale soluţii

Atunci când participanții au ocazia să se aprofundeze în materialele furnizate, ei pot veni la întâlnire înarmați cu perspective valoroase și perspective noi. Această pregătire avansată elimină necesitatea unor explicații care necesită timp și permite întâlnirii să sară chiar în miezul problemei.

Încurajarea participanților să se gândească la cele mai bune abordări și să ia în considerare potențiale obstacole înainte de întâlnire, de asemenea, stimulează un sentiment de proprietate și responsabilitate. Fiecare persoană devine un participant activ în modelarea discuției și contribuția la procesul colectiv de rezolvare a problemelor. Gândurile și ideile lor au greutate și semnificație, deoarece au avut timp să reflecteze cu atenție asupra problemelor în cauză.

Când indivizii au timp să se gândească la materiale și soluții potențiale, mintea lor poate face conexiuni neașteptate și poate genera idei inovatoare.

Structurarea întâlnirilor pentru succes

Structura întâlnirilor tale joacă un rol esențial în succesul lor.

Dacă încercați să aplicați următoarele linii directoare, veți avea mai multe șanse să creați un mediu concentrat și productiv:
Sinopze de o pagină: Solicitați participanților să-și documenteze ideile, problemele și soluțiile propuse într-un format concis de o pagină. Această abordare ajută la eficientizarea discuțiilor, asigurându-se că toate aspectele relevante sunt acoperite succint. De asemenea, permite tuturor să se familiarizeze cu punctele cheie din timp, facilitând o conversație mai eficientă și mai constructivă în timpul întâlnirii.
Obiective clare: Definiți un obiectiv specific pentru fiecare întâlnire pentru a evita discuțiile fără scop. Fără un scop clar, întâlnirile se pot devia cu ușurință, pierzând timp prețios. Obiectivele clar definite servesc ca indicatori de ghidare, permițând participanților să-și alinieze contribuțiile și să lucreze în colaborare către un obiectiv comun.
Identificarea și rezolvarea problemelor: Încurajați dialogul deschis despre provocările și problemele cu care se confruntă echipa. Creați un mediu în care participanții se simt confortabil să își exprime preocupările și să ofere informații valoroase. Scopul este de a identifica potențialele soluții în mod colectiv și de a dezvolta un plan de acțiune. Amintiți-vă, scopul final al acestor întâlniri este de a genera rezultate tangibile și de a genera progres.
Instrumente pentru a îndeplini eficiența
Hai sa recunoastem. Oamenii sunt ființe sociale și adesea pot lăsa întâlnirile să devină mai mult un vas social decât un mod real de a găsi răspunsuri și de a stabili ce să facă în continuare. Acestea fiind spuse, există multe instrumente grozave care pot îmbunătăți semnificativ eficiența și eficacitatea întâlnirilor dvs. de marketing.

Luați în considerare utilizarea platformelor de înregistrare a întâlnirilor și feedback, cum ar fi Gong sau Chorus:
Aceste instrumente permit membrilor echipelor absenți să ajungă din urmă la discuții și să ofere contribuții valoroase, chiar dacă nu pot participa la întâlnire în persoană.
Instrumente precum Rev pot transcrie dialogul înregistrat de întâlnire și îl pot prezenta într-un format scris, făcând revizuirea întâlnirii simplă pentru persoanele care preferă să citească:
Conținut similar: 20 de instrumente AI pentru a vă extinde marketingul și pentru a îmbunătăți productivitatea
Controlul costurilor și timpului de întâlnire
În timp ce întâlnirile sunt, fără îndoială, valoroase, este esențial să le gestionăm eficient costurile și durata. Întâlnirile excesive și neproductive pot consuma timp și resurse prețioase, lăsând puțin loc pentru munca efectivă de realizat.

Este important să analizați timpul petrecut în întâlniri și să calculați costurile asociate. Străduiți-vă să minimizați întâlnirile inutile și să vă asigurați că fiecare este orientată spre obiective și orientată spre rezultate.
Fii strict cu prezența, invitând doar cei care au nevoie cu adevărat să fie prezenți. Această abordare se asigură că întâlnirile devin adunări intenționate care conduc la progres, mai degrabă decât o piedică în calea productivității.
Explorarea strategiilor cu efect de levier ridicat: trei în sus, trei în jos
Un lucru pe care îl puteți încerca este metoda „Trei în sus, trei în jos”. Această tehnică implică fiecare membru al echipei să împărtășească trei realizări pozitive și trei provocări cu care s-au confruntat în timpul săptămânii. Într-o întâlnire concisă de 30 de minute, aceste probleme sunt discutate și responsabilitățile pentru abordarea lor sunt atribuite.

Implementarea acestei strategii poate ajuta la crearea unei culturi a întâlnirilor mai concentrate și mai productive în cadrul organizației dvs., în care realizările sunt celebrate, provocările sunt abordate și se înregistrează progrese.
Ultimul cuvânt despre reuniunile companiei
Ultimul lucru pe care îl doriți este ca o întâlnire a companiei să fie o pierdere de timp, o risipă de resurse și să creeze mai multă confuzie decât ajutor. Știm, acestea par obiective evidente pentru orice întâlnire, dar ați fi surprins cât de ușor este să vă absorbiți sute sau mii de ore pe an la ceea ce ar fi putut fi realizat printr-un simplu fir de e-mail.

Îmbrățișați obiective clare, pregătire minuțioasă și utilizarea eficientă a instrumentelor tehnologice pentru a optimiza performanța echipei dvs.
Cu un angajament pentru îmbunătățirea continuă și adoptarea unor practici eficiente de întâlnire, puteți cultiva un mediu în care productivitatea prosperă, iar respectul pentru timpul companiei devine norma.
Lucreaza cu noi
Reutilizat din podcastul Școlii noastre de marketing .