Ce este o comandă de modificare a construcției? Proces și sfaturi

Proiectele de construcție sunt complicate. Nu este surprinzător că există schimbări care au impact asupra lucrării. Pentru ca acele surprize să afecteze cât mai puțin planul de construcție, industria folosește ceva numit ordin de modificare a construcției.

Toate proiectele au ordine de modificare, dar ce este o comandă de modificare a construcției și când ar trebui să o utilizați? Vom răspunde la aceste întrebări și vom schița procesul de gestionare a comenzilor de modificare a construcțiilor. Pentru a ajuta mai mult, există un șablon de comandă de modificare inclus și, desigur, modul în care software-ul de management al proiectelor de construcții merge și mai departe.

Ce este o comandă de modificare a construcției?

Ordinul de modificare a construcției este pur și simplu o modificare a contractului dintre firma de construcții și clientul acesteia. Este un document care definește o schimbare în domeniul de activitate. Acest lucru este pe deplin documentat și adesea se va adăuga la prețul contractului convenit, calendarul proiectului sau ambele.

Cu toate acestea, comenzile de modificare a construcției nu sunt pur și simplu cerute, ci solicitate. Atât antreprenorul de construcții, cât și proprietarul trebuie să fie de acord cu termenii ordinului de modificare a construcției înainte ca acesta să fie implementat în proiect.

Există multe motive pentru o comandă de modificare a construcției. Proprietarul ar putea cere ca un perete, o ușă sau o fereastră să fie amplasate în altă parte decât locul unde a fost proiectat în aspect, pentru a funcționa mai bine cu un alt element de design. Acesta este un ordin de modificare aditivă. Alte ordine de modificare a construcției șterg mai degrabă decât adaugă, care sunt numite ordine de modificare deductivă. Acestea pot reduce prețul contractului.

Indiferent de motivul comenzii de modificare a construcției, antreprenorul trebuie să o implementeze fără a perturba cât mai puțin planul de proiect. ProjectManager este un software online de management al proiectelor de construcții care vă ajută să urmăriți comenzile de modificare în timp real. Utilizați vizualizarea de proiect a panoului kanban pentru a adăuga ordinea de modificare a construcției și pentru a avea un instrument vizual pentru a urmări fluxul de lucru pe măsură ce trece de la a face, a face și a terminat. Puteți atașa documente și imagini, puteți comenta, adăuga etichete, prioritate și multe altele. Începeți cu ProjectManager astăzi gratuit.

Când ar trebui să utilizați o comandă de modificare a construcției?

Ordinele de modificare a construcției pot apărea pe toată durata execuției planului de proiect. Mai multe proiecte de construcție vor avea cel puțin unul pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Prin urmare, este important ca antreprenorii de construcții să cunoască acest lucru și să planifice în consecință.

Proiectele vor folosi o ordine de modificare a construcției din multe motive, dintre care unele le-am notat mai sus. Alte motive includ erori de proiectare, domeniul inadecvat, vremea care face construcția imposibilă și estimări inexacte ale calendarului proiectului. Toate acestea, și multe altele, vor avea contractori care folosesc comenzi de modificare a construcțiilor.

Oricine gestionează un proiect de construcție ar trebui să fie pregătit pentru o comandă de modificare. Cu cât înțelegeți mai mult ce poate cauza aceste modificări în domeniul de aplicare al proiectului și cu cât le planificați mai bine, cu atât mai rapid și mai puțin impactant pot avea loc schimbările.

Procesul de gestionare a comenzii de modificare a construcției

Dacă nimic nu este constant în afară de schimbare, atunci trebuie să existe un proces pentru a gestiona ordinele de modificare a construcției care apar pe parcursul proiectului. Următorii sunt pașii de bază care trebuie luați atunci când gestionați procesul de modificare a comenzii de construcție. Totuși, înainte de a vă angaja într-un proces, asigurați-vă că clienții și subcontractanții s-au înscris la acesta.

Începeți cu Contractul

Întrucât o comandă de modificare a construcției este doar o completare la contractul dintre antreprenorul de construcții și clientul sau proprietarul acestora, contractul este punctul de plecare pentru toate comenzile de modificare care vor afecta domeniul de activitate al proiectului. Înainte de semnarea contractului, asigurați-vă că îl citiți cu atenție. În acest caz, doriți să acordați o atenție deosebită oricăror clauze care se referă la ordinele de modificare, cum ar fi cele care privesc intervalul de timp, documentația și cine este autorizat să aprobe modificarea.

Revizuirea planului de proiect

Următorul pas este să priviți planul de construcție și specificațiile. Examinați cu atenție aceste documente pentru a vedea dacă există erori, omisiuni sau ambiguități în domeniul de aplicare pe care proprietarul și arhitectul trebuie să le corecteze înainte de începerea construcției. Înregistrarea acestor probleme în plan și specificații va preveni comenzile de modificare a construcției costisitoare și în timp util în timpul execuției planului.

Răspundeți rapid la comenzile modificate

Indiferent dacă antreprenorul sau proprietarul solicită o comandă de modificare a construcției, aceasta ar trebui să fie accelerată mai devreme decât mai târziu. Întârzierile se vor adăuga probabil doar la cheltuiala timpului petrecut pentru a răspunde la ordinul de modificare. Nu așteptați până în ultimul minut, oricât de tentant ar putea fi pentru a pune ordinea de schimbare pe plan secundar. Este esențial să obțineți rapid modificarea în scris și să faceți ajustări la program și costuri. În caz contrar, veți avea un întârziere de comenzi de modificare a construcțiilor care ar putea deraia proiectul sau mai rău.

Întâlniți-vă cu toate părțile implicate

Nu numai că antreprenorul și proprietarul trebuie să se întâlnească pentru a discuta schimbarea înainte ca aceasta să fie documentată și să ajungă la un acord cu privire la costul și impactul asupra programului, dar ar trebui să rămână în comunicare pe tot parcursul procesului. Aceasta include înțelegerea motivului pentru modificarea comenzii și a modului de gestionare a acesteia. Fără un acord, schimbarea va fi mai perturbatoare. Definiți noul domeniu de activitate cu proprietarul sau cu agentul autorizat al acestuia. Nu neglijați subcontractanții care vor trebui să facă ajustări la programul lor. Anunțați-le cum le va afecta schimbarea activitatea și definiți clar fluxurile de lucru. Apoi ține-i pe toți la curent pe măsură ce comanda de lucrări de construcție este executată.

Negocieri ulterioare

Negocierile sunt faza finală a procesului de modificare a comenzii de construcție înainte de a începe lucrul. Este posibil ca toate părțile să nu ajungă la un acord imediat. Pot exista dezacorduri cu privire la impactul asupra domeniului de activitate al proiectului și probleme legate de cost și calendar. În primul rând, convingeți proprietarul să convină asupra costului schimbării, indiferent dacă prețul, timpul sau materialele, deși poate fi negociat și ca o sumă forfetară. Uneori, acest lucru este deja definit în contract, ceea ce face procesul mai ușor. Acest pas este o împingere și tragere între antreprenor și proprietar, care ar trebui să aibă ca rezultat o decizie cu care toți sunt confortabili.

Nu neglijați documentația

Documentarea clară a procesului de modificare a comenzii de construcție ajută la evitarea disputelor inutile și menține munca în mișcare fără întârzieri costisitoare. Fiecare pas al procesului ar trebui să fie documentat și aprobat. Păstrați înregistrări scrise ale tuturor comunicărilor dintre contractor, proprietar și subcontractanți. Odată ce toată lumea este în acord, cereți-i să semneze pentru a se asigura că toți cunosc costul și impactul asupra programului. Chiar și în timpul executării comenzii de modificare, este esențial să documentați munca și să partajați documentele respective pentru a menține pe toți la curent.

Ce ar trebui să includă o comandă de modificare a construcției?

O comandă de modificare a construcției trebuie să capteze informațiile relevante despre schimbare. Pentru a face acest lucru, există o serie de domenii care sunt esențiale. Deși ordinele individuale de modificare a construcției pot diferi, toate ar trebui să aibă următoarele detalii incluse.

• Informații interoffice: Numele proiectului de construcție va face mai ușor de găsit, mai ales dacă lucrați la mai multe proiecte simultan. Includeți numărul comenzii pentru a diferenția această comandă de alte comenzi de modificare a construcției din proiect. Observați dacă modificarea este internă sau externă. De asemenea, adăugați data comenzii de modificare.
• Definiți modificarea: Notați tipul de ordine de modificare. Există patru comenzi de modificare a construcției: timp și material (costul nu poate fi stabilit), sumă forfetară (sfera de lucru cuantificabilă), cost zero (nu modifică prețul contractat) și cost unitar (pe baza valorilor programului de cost unitar). Apoi explicați motivul schimbării și dacă există o oportunitate asociată cu aceasta.
• Descrieți schimbarea: scrieți o descriere detaliată a ceea ce se solicită, astfel încât toată lumea să cunoască munca care trebuie făcută pentru a închide ordinea de modificare a construcției. Includeți materialele și manopera și estimați durata lucrării. Prețurile ar trebui, de asemenea, prognozate aici.
• Ordinul de modificare a semnării și datei: Ultimul pas este ca toate părțile implicate să semneze ordinul de modificare a construcției și să adauge o dată semnăturii lor. Acest lucru va asigura că toată lumea este conștientă de ceea ce sa convenit și își va menține încheierea contractului.

Schimbați șablonul de comandă

Standardizarea procesului de modificare a comenzii de construcție creează consistență și înseamnă că nu trebuie să pierdeți timpul creând noi documente de fiecare dată când o modificare este introdusă în proiect. O modalitate de a face acest lucru este utilizarea unui șablon. ProjectManger are zeci de șabloane gratuite de management de proiect pentru Excel și Word care sunt disponibile pentru descărcare de pe site-ul nostru. Șablonul nostru gratuit de formular de comandă de modificare pentru Excel poate fi folosit pentru comenzile de modificare de construcții sau pentru orice industrie care are comenzi de modificare. Utilizați acest șablon gratuit de management de proiect ori de câte ori trebuie să capturați schimbarea, să definiți schimbarea și să vă asigurați că toată lumea este de acord cu munca care va fi făcută.

ProjectManager vă ajută să gestionați comenzile de modificare a construcțiilor

Șablonul nostru gratuit de comandă de modificare este un instrument excelent pentru a-i aduce pe toată lumea pe aceeași pagină, dar apoi trebuie să faci treaba. Aici intervine managementul proiectelor de construcții. Ați văzut deja cum software-ul bazat pe cloud al ProjectManager are panouri kanban pentru a urmări ordinea modificării în timp real. Aceasta este doar una dintre multiplele vizualizări ale proiectului din instrumentul nostru. Subantreprenorii pot folosi lista de sarcini dacă preferă. Toate datele sunt actualizate instantaneu și populează toate vizualizările proiectului, astfel încât indiferent de vizualizarea pe care o utilizați, vedeți mai multe informații actuale.

Gestionați volumul de muncă al echipei dvs

Ordinele de modificare a construcției vă pot afecta costurile și programul. Avem funcții de gestionare a resurselor care vă ajută să atenuați impactul asupra proiectului dumneavoastră. Odată ce ați încorporat echipa și subcontractanții, disponibilitatea acestora este în sistem, ceea ce face mai ușor să le atribuiți sarcini. Apoi, uitați-vă la graficul volumului de lucru, care este codat cu culori, astfel încât să puteți vedea cui i se alocă prea multe sau prea puține sarcini. Puteți apoi să le alocați direct din diagramă și să echilibrați volumul de muncă al fiecăruia pentru a-i menține productivi și pentru a nu supraaloca pe nimeni și scădea moralul.

Obțineți o imagine de nivel înalt a progresului

Resursele dvs. nu sunt singura valoare pe care trebuie să o urmăriți. Software-ul nostru are un tablou de bord încorporat care nu necesită configurare care necesită timp, ca și în cazul altor instrumente ușoare. Este gata de funcționare atunci când sunteți, captând date live și afișându-le în grafice și diagrame ușor de citit. Puteți urmări costurile, timpul și multe altele, totul în timp real. Când doriți să obțineți mai multe detalii, utilizați rapoartele personalizabile pentru foile de pontaj, starea și alte valori ale proiectului. Ele pot fi partajate cu ușurință, de asemenea, pentru a menține la curent clientul, proprietarul sau părțile interesate.

Există mai multe funcții care vă ajută să gestionați comenzile de modificare a construcțiilor, cum ar fi foile de pontaj securizate care nu numai că simplifică procesul de salarizare, dar vă arată câte ore a petrecut fiecare membru al echipei pentru sarcinile sale. De la diagrame Gantt până la program și chiar funcții de gestionare a portofoliului pentru a gestiona mai mult de un proiect, software-ul nostru vă oferă instrumentele de care aveți nevoie pentru a face modificări la proiect și pentru a rămâne la timp.

ProjectManager este un software premiat care permite echipelor să planifice, să gestioneze și să urmărească proiecte în timp real. Platforma noastră de colaborare conectează toată lumea, de la birou la locul de muncă. Pot partaja fișiere, pot comenta și pot lucra împreună mai productiv. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Conținut legat de construcție

ProjectManager nu este doar un excelent software de management al proiectelor de construcții, ci este și un hub online pentru orice management de proiect. Publicăm bloguri săptămânale, videoclipuri tutoriale, ghiduri și, bineînțeles, șabloane gratuite. Dacă căutați mai mult conținut despre managementul proiectelor de construcții, ați ajuns la locul potrivit. Urmați aceste link-uri pentru a citi despre orice, de la realizarea unui program de construcție până la o prezentare a celui mai bun software de planificare a construcțiilor.

• Software de management al proiectelor de construcții
• 8 șabloane de construcție Excel gratuite
• Cum să faci un program de construcție
• Cel mai bun software de planificare a construcțiilor din 2023 pentru gestionarea proiectelor
• Șablon de estimare a construcției