7 sfaturi pentru o mai bună construcție a rapoartelor zilnice și a jurnalelor zilnice

Documentarea este necesară în orice proiect, dar cu atât mai mult când vine vorba de managementul proiectelor de construcții. Proiectele de construcție necesită raportări regulate și detaliate în timpul execuției, astfel încât să puteți revizui și analiza progresul. Aceste date sunt furnizate sub forma unui raport zilnic de construcție.

Acest jurnal zilnic de construcție este de obicei gestionat de managerul de șantier și va fi creat și livrat în mod repetat pe parcursul unui proiect. Este un aspect important al managementului proiectelor de construcții, așa că veți dori să vă asigurați că o faceți corect!

Ce este un raport zilnic de construcție?

Un raport zilnic de construcție este o listă a tot ceea ce s-a întâmplat pe șantierul proiectului dvs. de construcție pe parcursul unei zile de lucru, inclusiv sarcinile care au început și starea acestora până la sfârșitul zilei. Un raport zilnic detaliază, de asemenea, materialele și echipamentele de la fața locului și stocul rămas.

Acest raport de construcție trebuie să colecteze informații pertinente despre șantier, de la condițiile meteorologice până la o listă de vizitatori în acea zi pe șantier. Prin urmare, este o înregistrare completă a muncii zilei care oferă un jurnal al tot ceea ce s-a întâmplat.

De ce să trimiteți un raport zilnic de construcție?

După cum vă puteți imagina, raportul zilnic de construcție este esențial pentru a începe munca rapid și precis pentru a doua zi. Le permite subcontractanților să știe unde au rămas sarcinile și dacă au echipamentul și consumabilele necesare pentru a continua a doua zi. Acest lucru este esențial pentru a vă menține proiectul de construcție în termen.

În plus, un jurnal zilnic de construcție protejează lucrătorii și managerii de pe șantier. Dacă există o întârziere, de exemplu, aceasta este capturată în raport și explicată. Acea urmă de hârtie împiedică vina să cadă asupra unui partid nemeritător. Acest lucru este important dacă există probleme juridice, deoarece aveți un dosar care să vă susțină apărarea.

Raportare mai bună pentru rezultate practice

Păstrarea unei evidențe a evenimentelor zilei oferă o perspectivă asupra a ceea ce se întâmplă în proiect și, prin urmare, vă permite să modificați resursele pentru a face lucrurile mai eficient. Șantierele sunt complexe, cu o mulțime de activități care au loc simultan. Raportarea îi ține pe toți conștienți de ceea ce se întâmplă, astfel încât lucrătorii și subcontractanții să-și poată face treaba mai bine, fără a le sta în calea altora.

În sfârșit, raportul zilnic comunică și stadiul proiectului, astfel încât îi actualizează pe toți cei care au un interes personal în construcție și îi ține la curent.

Cum să creați un raport zilnic de construcție

Crearea unui jurnal zilnic de construcție poate părea intimidantă. Sunt atât de multe de acoperit și nu doriți să treceți cu vederea nimic care ar putea fi crucial pentru o documentare adecvată. Dar rapoartele zilnice au fost o bază normală a șantierelor de construcții aproape atâta timp cât au existat șantiere, așa că există o foaie de parcurs pe care o puteți urma.

Utilizați un șablon

Deoarece raportul este zilnic, este bine să aveți deja încorporat un șablon cu toate informațiile de care aveți nevoie pentru a captura. În acest fel, toate datele vitale sunt deja așezate și trebuie doar să completați detaliile.

ProjectManager are zeci de șabloane gratuite de management de proiect, inclusiv un raport zilnic de construcție pe care îl puteți descărca și personaliza după cum este necesar.

Înrudit: 8 șabloane de construcție Excel gratuite

Identificați persoana responsabilă

Primul lucru pe care veți dori să-l faceți este să identificați persoana din echipa dvs. care este responsabilă pentru realizarea raportului zilnic și completarea lui în fiecare zi. Acesta este de obicei un maistru sau managerul de șantier.

Include totul

Imprimați o copie a șablonului pentru a economisi timp și pentru a ușura sarcina de completare. Dacă vă creați propriul dvs., este practic o listă de articole. Asigurați-vă că includeți considerații precum vremea în acea zi, ce lucrare a fost efectuată, echipajul la fața locului, cât timp a lucrat și dacă au fost vizitatori. Aceste persoane ar trebui identificate prin nume și titlu.

De asemenea, enumerați echipamentul la fața locului și dacă este în uz, inactiv sau nefuncțional. Notați câte ore a fost utilizat echipamentul dacă a fost folosit. Notați toate materialele folosite în acea zi, cât și ce rămâne în inventarul dvs. Dacă au existat întârzieri, explicați-le, la fel ca și cum ar fi fost o inspecție de siguranță în ziua respectivă. Dacă ați fost citat de inspectorul de siguranță pentru o infracțiune, notați-o aici.

Înrudit: Un ghid rapid pentru listele de perforare

Cele mai bune practici atunci când păstrați un jurnal zilnic de construcție

Oricât de util este un raport zilnic de construcție, crearea unuia nu este lipsită de provocări. Primul lucru este să fii consecvent. Nu faceți un raport zilnic o dată la două zile: își pierde scopul. Aceste rapoarte zilnice sunt denumite dintr-un motiv și trebuie completate la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare.

Păstrați și evidențe bune, deoarece luarea timpului și a efortului pentru a completa un raport zilnic este irosit dacă nu îl puteți găsi atunci când aveți nevoie. Faceți parte din procesul de a arhiva lucrarea. Păstrarea unor evidențe bune este esențială pentru orice proiect, în special în construcții, care este un alt motiv pentru a căuta software-ul de management al proiectelor care poate stoca fișierele digitale.

7 sfaturi pentru a face rapoarte zilnice de construcție mai bune

Pentru a face posibil cel mai bun jurnal zilnic de construcție, iată câteva sfaturi de aplicat atunci când parcurgeți procesul.

1. Fii detaliat: trebuie să găsești echilibrul potrivit, nu prea larg pentru a face raportul zilnic inutilizabil, dar și să știi când să intri în detalii, să spunem când există o oprire sau un incident.
2. Fiți la timp: Rapoartele trebuie depuse cât mai curând posibil. Dacă așteptați până a doua zi dimineață pentru a completa raportul zilnic pentru ziua precedentă, o mare parte din detalii se vor pierde.
3. Fii simplu: deși trebuie să fii detaliat în raportare, trebuie să fie, de asemenea, clar și concis. Mulți oameni vor citi asta și nu doriți să le pierdeți în jargon.
4. Fiți deschis la intrare: Deoarece managerul de șantier (o poziție care nu este la curent cu tot ceea ce s-a întâmplat pe șantier) este cel care le completează de obicei, este bine să fiți deschis participării din partea echipajului. Doar o scurtă conversație înainte ca aceștia să plece vă poate ajuta să completați raportul mai precis.
5. Fii transparent: Raportul zilnic este un instrument de comunicare și ar trebui să furnizeze informații unei game largi de membri ai echipei de proiect pentru a identifica orice problemă și pentru a ține o evidență a progresului.
6. Fiți în conformitate: raportul zilnic este o modalitate bună de a vă asigura că respectați standardele prezentate în contractul de construcție. Luați măsurile necesare în fiecare zi pentru a vă asigura că respectați contractul, codul și alte reglementări.
7. Fii eficient: cel mai bun mod de a economisi timp și bani este prin încorporarea rapoartelor zilnice într-un software mai mare de management al proiectelor de construcții. Cu acest instrument, veți înregistra rapoarte mai rapid și veți putea folosi acele date atunci când vă gestionați planul și programul.

Cum ProjectManager.com creează rapoarte zilnice de construcție

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care raportează în timp real și organizează toate sarcinile pentru a vă menține pe drumul cel bun. Dacă doriți să scăpați de raportul zilnic de construcție pe hârtie și să treceți la un instrument software dinamic care vă poate permite să gestionați și să raportați mai bine proiectul dvs. de construcție, atunci aveți nevoie de software de management de proiect.

Creați rapoarte în câteva secunde

O mare parte din ceea ce trebuie să urmăriți în jurnalul zilnic de construcție poate fi generat cu un singur clic de pe tastatură cu funcția noastră de raportare. Raportul de stare a proiectului vă oferă o imagine de ansamblu asupra stării întregului proiect și a sarcinilor dvs. Puteți vedea ce sarcini sunt restante. Alte rapoarte includ planul proiectului, sarcinile, foile de pontaj, disponibilitatea echipajului, volumul de lucru și variația proiectului pentru a vedea dacă progresul dvs. real este aliniat cu programul dvs.

Mențineți o vizualizare la nivel înalt

Puteți obține un raport instantaneu de stare utilizând tabloul de bord în timp real. Tabloul de bord colectează date din actualizările de stare ale echipei tale și calculează automat acele informații și le afișează în diagrame și grafice ușor de citit. Oricând trebuie să vedeți dacă sunteți în program sau dacă vă respectați bugetul, este disponibil imediat.

ProjectManager este un instrument de management de proiect care organizează sarcini, echipe și proiecte cu instrumente de raportare în timp real, astfel încât să știți întotdeauna unde vă aflați și ce cheltuiți pentru proiectul dvs. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe și organizații care folosesc instrumentul nostru pentru a derula proiecte de succes. Proba noastră gratuită de 30 de zile astăzi.