Managementul contactelor pentru afaceri mici

Trezeşte-te. Verifică-ți e-mailul pentru a găsi un client potențial nou. Mâncați micul dejun în timp ce vă parcurgeți programul zilei. Întâlnirile consecutive cu clienții vă țin departe de birou până la prânz, dar trebuie totuși să discutați cu un furnizor despre un proiect în derulare înainte de prânz. De asemenea, probabil că ar trebui să returnați acel apel care a venit ieri târziu. La prânz, proprietarul tău preferat de cafenea menționează că au nevoie de niște reparații în bucătărie. Cine a fost acel tip pe care l-a angajat afacerea ta în toamna trecută și ai fost mulțumit de job? Aruncă o privire la ceas și realizezi că este doar ora 13:00

Zilele tale sunt ocupate. Ar fi imposibil să ții evidența tuturor oamenilor pe care îi întâlnești fără ajutor. Aici intervine managementul contactelor.

Pentru un proprietar de afaceri mici, gestionarea contactelor este unul dintre cele mai importante aspecte ale conducerii afacerii dvs., dar poate fi și descurajantă. Iată cum să rămâi la curent - indiferent dacă lucrezi cu o agendă digitală de adrese sau cu ceva mai elegant, cum ar fi software-ul CRM de generație principală.

Ce este managementul contactelor?

Gestionarea contactelor este organizarea și întreținerea datelor de contact, cum ar fi adrese, e-mailuri și numere de telefon.

Gestionarea corectă a contactelor este esențială pentru relațiile cu clienții și eficiența operațională. Acesta permite oricărui membru al echipei dvs. să acceseze rapid date exacte ale clienților și vă permite să distribuiți materiale de marketing clienților și potențialilor.

Care este un exemplu de management al contactelor?

Dacă aveți o agendă personală de adrese sau persoane de contact stocate pe telefon, aveți deja experiență în gestionarea contactelor. În afaceri, un antreprenor își poate gestiona contactele creând o listă principală de contacte într-o aplicație de calcul sau folosind o platformă de marketing prin e-mail pentru a ține evidența adreselor clienților.

Cum să gestionezi contactele

Gestionarea contactelor nu este grea, dar necesită disciplină. Iată câteva dintre cele mai bune practici.

Aveți o locație centrală pentru informații de contact

Informațiile de contact pot fi accesate în mai multe locuri, dar identificați o locație centrală pentru contactele dvs. Indiferent dacă utilizați o foaie de calcul sau un software sofisticat, o singură sursă de informații autorizată previne confuzia.

Dezvoltați un sistem de colectare și stocare a informațiilor

Acest lucru ajută la menținerea ca totul să funcționeze fără probleme. Decideți cum doriți să colectați informațiile de contact, ce tip de informații doriți să colectați, unde veți aduna acele informații și cum doriți să organizați contactele.

Automatizați aceste procese. În acest fel, atunci când sprintezi între întâlniri în timp ce jonglați cu mai multe sarcini, nu trebuie să economisiți o putere prețioasă pentru a vă gândi ce să faceți cu informațiile despre clienți.

Actualizați-vă baza de date în mod riguros

Oamenii se mută, își schimbă numele, schimbă locurile de muncă și adresele de e-mail și, în general, evoluează de-a lungul vieții. Păstrați-vă baza de date la zi.

Amintiți-vă că achiziționarea unui nou client poate costa de cinci până la șapte ori mai mult decât păstrarea unuia vechi. Rămâneți conectat cu clientela dvs. actuală și construiți relații de durată pentru anii următori.

A completa, a se baza, a sprijini

Dacă păstrați toate informațiile de contact pe desktop sau într-un notebook, faceți o copie de rezervă. (Nu sunt sigur cum arată asta pentru un caiet. O fotocopie într-o a doua locație?)

Știu puține despre univers, cu excepția faptului că, dacă îl ispitești cu un singur set de înregistrări, le va face să dispară.

Pentru a ușura toate cele de mai sus, utilizați software-ul de gestionare a contactelor.

Ce este software-ul de gestionare a contactelor?

Software-ul de gestionare a contactelor nu este nimic nou. Există de când computerele au prins și au digitalizat relațiile noastre. Categoria include orice aplicație special concepută pentru a organiza și stoca datele de contact. În multe cazuri, obțineți un manager de contact ca parte a unei suite de aplicații.

De exemplu, Google Contacts și iOS Contacts sunt opțiuni populare de gestionare a contactelor pentru viața ta personală. Deși puțini oameni aleg aceste aplicații în mod specific, ei optează adesea pentru pachete care conțin alte aplicații de care au nevoie sau de care doresc și se întâmplă să vină cu aceste aplicații de gestionare a contactelor ca parte a pachetului.

Ce face un manager de contact?

În mod ideal, doriți ca toți membrii echipei dvs. să poată găsi informațiile de care au nevoie oricând au nevoie. Unele companii optează pentru sisteme de gestionare a contactelor pentru aplicații desktop. Dacă aveți de-a face cu informații deosebit de sensibile ale clienților, este posibil să preferați securitatea suplimentară de a găzdui toate detaliile la fața locului.

Pentru alții, gestionarea contactelor bazată pe cloud oferă flexibilitatea atât de necesară. Cu acesta, vă puteți actualiza sau căuta contactele de pe diferite dispozitive și locații.

Mulți manageri de contacte vă permit, de asemenea, să importați informații, economisindu-vă ceva timp la introducerea manuală.

Care este diferența dintre CRM și gestionarea contactelor?

În primul rând, CRM înseamnă managementul relațiilor cu clienții. Aceste cuvinte – „contact” vs. managementul „relației” – sunt cheia.

Instrumentele de gestionare a contactelor vă ajută să păstrați legătura cu oamenii. Acestea oferă un loc pentru colectarea și stocarea detaliilor de contact, cum ar fi zilele de naștere, conturile de rețele sociale și istoricul achizițiilor și chiar adăugați note personale. Și cel mai adesea, puteți integra informațiile persoanelor de contact cu calendarul dvs., astfel încât să puteți aduna detalii cruciale atunci când este necesar.

Soluțiile CRM au evoluat din managementul contactelor. Acestea conțin aceleași informații ca instrumentele de gestionare a contactelor, dar merg mai departe prin colectarea mai multor date despre clienții dvs. și oferindu-vă instrumente pentru a gestiona aceste relații. Ele oferă mai multe integrări, analize și acces la date în timp real.

O soluție CRM lead-gen vă va permite să coregrafiați interacțiunile pe o hartă completă a călătoriei clienților. Urmăriți totul, de la campanii publicitare la e-mailuri până la conversii și susțineți implicarea în continuare.

Gestionarea contactelor captează informațiile despre clienți, în timp ce CRM vă oferă și funcții care vă permit să implicați mai bine clienții și să vă eficientizați operațiunile.

Contactați managerii+

Aici devine complicat. Există o a treia categorie... pe care tocmai am inventat-o. Managerii simpli de contact sunt baze de date pentru a stoca și organiza informații. Cu toate acestea, managerii de contacte pot veni, de asemenea, la pachet cu alte servicii - fără a fi CRM-uri cuprinzătoare.

De exemplu, serviciile profesionale de e-mail vin cu un instrument de gestionare a contactelor integrat în platforma lor.

Beneficiile software-ului bazei de date de contacte

Este esențial să aveți software-ul potrivit pentru bazele de date de contacte pentru a vă urmări clienții. Aveți nevoie de el pentru operațiunile zilnice, marketing și informațiile care vă permit să planificați viitorul. O aplicație bună vă aduce multiple avantaje.

Organizarea și accesibilitatea datelor îmbunătățite

Software-ul de gestionare a contactelor de afaceri facilitează gestionarea și accesarea datelor. Puteți organiza informațiile despre clienți cu diverse dosare și etichete, puteți căuta după nume sau alte atribute și puteți filtra pentru a vă concentra pe segmente ale clientelei dvs.

În plus, o bază de date de gestionare a contactelor bazată pe cloud facilitează colaborarea, în special atunci când munca de la distanță a devenit mai comună.

Rezultate îmbunătățite în vânzări și marketing

Cu gestionarea contactelor de vânzări, vă puteți optimiza atingerea clienților. Capturați detalii de contact pentru potențiali clienți potențiali, stocați datele relevante despre clienți și contactați oamenii pe baza interacțiunilor anterioare. Modelează-ți strategia de implicare pe baza unor informații precum:

• Data ultimei lor achiziții
• Produsele achiziționate
• Sursa de trimitere
• Interese indicate

O bună organizare vă permite, de asemenea, să vă scurtați timpul de răspuns pe măsură ce apar întrebări și oportunități. Aproape jumătate dintre clienții de astăzi se așteaptă ca companiile să răspundă în mai puțin de patru ore. (Doisprezece la sută dintre ei se așteaptă să revii la ei în 15 minute, dar cred că acești oameni ar trebui să bea mai puțină cofeină.)

De asemenea, vă veți intensifica marketingul. Creați liste de contacte pentru campaniile prin e-mail sau SMS, rafinați-vă mesajul pe baza datelor demografice ale clienților și descoperiți unde să concentrați eforturile de pe rețelele sociale.

O mai bună perspectivă asupra comportamentului clienților

Soluțiile puternice de gestionare a contactelor vă oferă o perspectivă mai bună asupra comportamentului clienților individuali, ajutându-vă să optimizați campaniile de marketing.

De asemenea, vă oferă datele de care aveți nevoie pentru a profita de analizele dvs. Au existat o mulțime de discuții recente despre big data pentru întreprinderile mici - moduri prin care companiile mai mici pot profita de pool-urile de date mai mari.

Dar cele mai bune date sunt datele dvs. , informațiile care provin de la baza dvs. reală de clienți. Identificați tendințele clienților și rafinați-vă ofertele sau extinderea pe baza acestui feedback concret.

Puteți chiar să monitorizați satisfacția clienților - și să adăugați feedback calitativ la amestec - prin distribuirea de sondaje sau sondaje persoanelor de contact.

Tendințe software de gestionare a contactelor

Două dintre cele mai mari tendințe în sistemele de management al contactelor sunt automatizarea și personalizarea. Fiecare este util individual, dar chiar strălucește atunci când lucrează împreună.

Automatizare

Automatizarea permite companiilor să-și eficientizeze procesele și să economisească timp prin automatizarea sarcinilor repetitive, cum ar fi introducerea datelor. Unele aplicații vor importa automat contacte noi sau vor actualiza informațiile vechi. De exemplu, atunci când primiți un e-mail de la un nou client potențial, software-ul dvs. poate stoca instantaneu numele și adresa de e-mail ale acestuia.

De asemenea, puteți utiliza automatizarea marketingului în platformele „manager de contact+” care combină gestionarea contactelor cu un alt serviciu, cum ar fi marketingul prin e-mail sau prin SMS. Automatizați răspunsurile la anumite declanșatoare, cum ar fi o înscriere pentru o anumită listă, sau solicitați platformei dvs. să le adauge la un nou segment atunci când ating o anumită etapă.

Personalizare și experiență client

Personalizarea este arta de a crea o experiență unică pentru fiecare client, pe baza nevoilor și preferințelor individuale. Software-ul de gestionare a contactelor care permite câmpuri personalizate și liste segmentate vă permite să personalizați mesajele pe care le trimiteți audienței.

Mesajele personalizate creează loialitatea clienților, deoarece oamenii învață să aibă încredere în tine pentru a le trimite doar oferte relevante pentru interesele lor. Prin țintirea publicului cel mai probabil să achiziționeze un produs sau serviciu, creșteți și vânzările.

Cum adunați aceste informații? Utilizați profilarea progresivă, practica de a culege treptat mai multe informații despre un individ pe parcursul interacțiunilor sale cu marca dvs. Îți vei îmbunătăți imaginea despre fiecare client fără a-l copleși cu un singur val de întrebări.

Automatizarea și personalizarea sunt mai bune împreună

Când combinați automatizarea și personalizarea, puteți proiecta interacțiuni și mai bune între marca dvs. și publicul său. De exemplu, puteți trimite automat persoanelor de contact un mesaj de ziua lor, includeți numele lor în e-mailuri sau le puteți anunța când produsele lor preferate sunt din nou în stoc.

Nimănui nu-i place să fie doar unul dintre mulțimi. Așa că ieși în evidență față de concurența ta, tratând oamenii ca indivizi.

Ai nevoie de management de contact sau CRM pentru afacerea ta?

Modul de a ști dacă aveți nevoie de software de gestionare a contactelor sau de CRM este să vă întrebați ce aveți nevoie de software-ul dvs.:

• Ce tip de relații cu clienții trebuie să gestionez?
• Ce informații vreau să colectez?
• Cum vreau să-mi organizez contactele?
• Ce caracteristici sau instrumente vreau în sistemul meu?
• Cât vreau să plătesc?

Gestionarea contactelor CRM va costa mai mult și va oferi mai mult. Sunteți configurat să profitați de aceste funcții? Nu cumpărați un Bugatti dacă stilul și nevoile dvs. de condus sunt mai bine adaptate de o Toyota. Apoi, din nou, nu cumpărați un zgomot care se va defecta în drum spre magazin dacă vă puteți permite Toyota.

Organizați-vă cu gestionarea contactelor

Iată-l: importanța unei bune gestionări a contactelor, cele mai bune practici ale acesteia și diferența dintre acesta și software-ul CRM de generație de lider.

Tot ce mai rămâne de făcut este să te hotărăști cu cea mai bună soluție pentru afacerea ta. Când comparați mere cu mere (presupunând că merele sunt un software de gestionare a contactelor), luați în considerare aceste puncte:

• Este sistemul ușor de utilizat și ușor de utilizat?
• Sistemul se integrează cu alte instrumente pe care le folosesc în afacerea mea?
• Cât costã?
• Oferă asistență pentru clienți dacă întâmpin probleme?

Alegeți unul bun și apoi puteți reveni la viața voastră agitată fără să vă faceți griji că veți pierde acea foaie de hârtie care are scrisă pe ea adresa de e-mail a unui prospect fierbinte.

Obțineți mai multe clienți potențiali, închideți mai repede și oferiți rezultate cu ajutorul
o soluție unificată de vânzări și marketing.