Managementul contractelor: înțelegerea ciclului de viață a contractului

Gestionarea unui proiect este complexă. Managerii de proiect sunt instruiți să planifice programe și să aloce resurse pentru a respecta termenele limită și a se menține în buget. Dar odată ce ai contractat cu oameni din afara organizației tale, problemele juridice și logistice pot fi copleșitoare.

Companiile angajează manageri de contract pentru a gestiona acest proces contractual adesea complicat. Deși nu orice organizație are un manager de contract, toți cei care conduc un proiect pe care angajații, furnizorii și antreprenorii, trebuie să înțeleagă gestionarea contractelor.

Ce este managementul contractelor?

Managementul contractelor este procesul de gestionare a contractelor. Acestea includ livrabile, termenele limită și termenii și condițiile contractului. Totuși, nu este doar facilitarea procesului contractual; dar și gestionarea clienților și a satisfacției acestora.

Adesea oamenii se gândesc doar la pregătirea până la semnarea contractului, care este cunoscută sub numele de administrare a contractului. Deși această perioadă de negociere este importantă, este o greșeală să neglijăm ceea ce se întâmplă după ce contractul a fost atribuit. Acesta este momentul în care începe gestionarea reală a contractului.

Managementul contractelor este utilizat în organizații atât din sectorul public, cât și din cel privat pentru a gestiona eficient contractele după semnarea acestora, pentru a crea o performanță operațională și financiară mai bună. De asemenea, ajută la reducerea riscului financiar pentru organizație. Deși necesită timp, un proces bun de gestionare a contractelor reduce costurile și îmbunătățește performanța.

Ce este managementul ciclului de viață al contractului?

Managementul ciclului de viață al contractului este diferit de managementul contractului. Acesta din urmă este mai mult despre gestionarea contractelor cu e-mail, foi de calcul și stocare de fișiere. Managementul ciclului de viață al contractelor este o abordare strategică a managementului contractelor care obține o eficiență mai mare din activitate prin combinarea oamenilor, proceselor și tehnologiei.

Managementul ciclului de viață al contractului sau CLM se referă la automatizarea și eficientizarea proceselor implicate în diferitele etape ale managementului contractului, cum ar fi inițierea, crearea, procesul și fluxul de lucru, negocierea și aprobarea, execuția, managementul și conformitatea continuă și reînnoirea. Scopul final este de a economisi timp și bani, reducând în același timp erorile.

Acest lucru se realizează prin utilizarea software-ului CLM, care oferă utilizatorilor o mai mare vizibilitate asupra a ceea ce cheltuiește o corporație și eficientizează procesul contractual pentru mai multă eficiență, ceea ce duce la costuri administrative mai mici. Acest lucru se realizează prin gestionarea contractelor de achiziții și vânzări, automatizare, standardizare și multe altele pentru a crea contracte rapid și ușor.

Cine este implicat în managementul contractelor?

Unele organizații vor avea o persoană dedicată gestionării contractelor, cunoscută sub numele de manager de contract. Ei dirijează și supraveghează contractele pe măsură ce se deplasează prin ciclul lor de viață. Într-un fel, ei sunt intermediarii care lucrează ca o punte de legătură între companii, angajați, clienți, vânzători și antreprenori.

Un manager de contract va facilita negocierile, recomandările și toate evidențele asociate procesului contractual. Ei cercetează toate problemele juridice legate de contract și ajută la negocierea termenilor și condițiilor cu clientul și terțul.

Unele dintre sarcinile unui manager de contract includ pregătirea ofertelor comerciale, elaborarea și prezentarea propunerilor de proiecte, întâlnirea cu clienții, estimarea bugetelor, negocierea termenilor contractului și multe altele. Setul lor de abilități include cunoașterea dreptului contractelor și capacitatea de a gestiona relațiile.

Înrudit: Procesul de licitare a contractului de construcție

De ce este important managementul contractelor?

Contractele sunt importante. Sunt documente obligatorii din punct de vedere juridic între un angajat și contractori sau vânzători care vor efectua lucrări. Prin urmare, gestionarea contractelor este la fel de importantă, deoarece ajută la asigurarea faptului că munca contractuală este efectuată în mod eficient. Funcționează pentru ambele părți implicate în ceea ce privește strategiile și procedurile de afaceri.

Deoarece o mare parte din strategia de afaceri a unei organizații depinde de negocierea cu succes a unui contract, procesul poate consuma timp. Utilizarea managementului contractelor ajută la dedicarea cantității potrivite de resurse necesare.

Dar odată ce contractul este semnat, necesitatea monitorizării și supravegherii implementării acestuia este esențială pentru îndeplinirea obligațiilor contractului. Eșecul de a avea un proces de gestionare a contractelor poate costa organizația bani și timp prin amenzi percepute și litigii – ca să nu mai vorbim de erodarea relațiilor de afaceri importante.

Managementul contractelor continuă să fie un beneficiu chiar și după finalizarea contractului și achiziționarea serviciilor. Fără supraveghere, acest lucru poate duce la neîndeplinirea tuturor obligațiilor contractuale. Toate acestea erodează valoarea proiectului și pot duce chiar la eșecul în atingerea obiectivelor acestuia.

Care sunt etapele procesului de gestionare a contractelor

Managementul contractelor, ca orice tip de management, are un proces. Acest lucru permite gestionarea contractelor să fie controlată și să vă asigurați că nimic important nu este niciodată neglijat. Această serie de acțiuni poate fi împărțită în șapte pași:

1. Planificare

Această etapă este atunci când sunt identificate nevoile organizației, sunt stabilite obiectivele și sunt definite riscurile. Amintiți-vă, contractul este obligatoriu din punct de vedere juridic, așa că diligența necesară este importantă. Cunoașteți tipul de contract, eventualele acorduri standard care pot fi utilizate, determinați cine este responsabil pentru ce și resursele necesare pentru implementarea contractului.

2. Redactarea

Dacă există un consilier sau un avocat intern cu care lucrează organizația dvs., acesta este scopul să vă consultați. Ei ar putea chiar să aibă un șablon de care să lucreze pe măsură ce contractul este redactat. Acest lucru vă va ajuta să vă asigurați că sunt incluse toate clauzele și termenii solicitați. De asemenea, luați în considerare orice lege de stat sau de țară care ar putea afecta contractul. Fă-ți timp și asigură-te că totul este corect.

3. Aprobarea

Următorul pas este obținerea aprobării de la un manager sau un director executiv pentru a examina proiectul de contract și a vedea dacă au comentarii sau corectări înainte de a finaliza documentul. Această fază a procesului depinde de modul în care funcționează organizația dvs. și de dacă are proceduri de audit sau alte politici privind achizițiile specifice. În acest moment, configurați un sistem pentru a notifica părțile care aprobă, astfel încât acestea să poată vizualiza, edita și comenta contractul în timp real.

4. Negocierea

Etapa de negociere va implica cercetarea nevoilor celeilalte părți înainte de a se așeza la masa de negocieri. Când toată lumea efectuează modificări la contract, este util ca acel document să fie partajat și colaborat în timp real. Amestecarea înainte și înapoi între diferite versiuni ale contractului prin e-mail prin documente fizice crește probabilitatea erorilor și crește costurile.

5. Semnarea

Odată ce ambele părți sunt de acord asupra contractului, acesta este semnat de acestea, ceea ce îl face un document obligatoriu din punct de vedere juridic. Deși adesea ne imaginăm semnările contractelor care au loc în persoană, pur și simplu nu este întotdeauna cazul. Cu întâlniri virtuale și o economie globală, obținerea de semnături poate fi mai dificilă. Mai multe companii folosesc semnăturile electronice pentru a facilita această etapă.

6. Revizuirea

Este obișnuit ca un contract semnat să fie modificat sau revizuit. Urmărirea acestor modificări este importantă și evidențiază importanța unui proces fiabil de gestionare a contractelor. Contractele ar trebui să fie partajate, ușor de editat și de adăugat modificări după cum este necesar.

7. Reînnoirea

În cele din urmă, este managementul care urmează semnăturii, care poate fi audit, reînnoire a contractelor și alte obligații. Contractul ar trebui să fie auditat în mod regulat pentru a se asigura că obligațiile din cadrul sunt îndeplinite. Aceasta include reînnoirea contractului atunci când este necesar. Pierderea unei reînnoiri este o oportunitate pierdută și poate deteriora relația dintre proprietar și antreprenor.

Cele mai bune practici pentru managementul ciclului de viață al contractului

Când se aplică managementul ciclului de viață al contractului, există lucruri de făcut pentru a ajuta procesul să funcționeze mai eficient. În primul rând, digitizarea și automatizarea procesului este întotdeauna recomandabilă. Acest lucru se întâmplă de două ori atunci când gestionați un portofoliu de contracte sau aveți de-a face cu contractori și furnizori care sunt împrăștiați geografic.

Automatizare

Automatizarea notificărilor pentru a ține evidența când contractele sunt în curs de reînnoire sau când sunt livrate obligațiile din acestea. Eroarea umană poate fi costisitoare, dar atunci când sunt setate mementouri pe software, ești mereu conștient de când vin termenele limită.

Raportare

A avea funcții de raportare pe un instrument software este important pentru un buget, care se schimbă constant pe parcursul unui proiect. Un buget este planificat și este conturat în contract, dar proiectul propriu-zis s-ar putea să vă găsească cheltuieli excesive. Aveți nevoie de un instrument pentru a verifica cu ce ați plănuit să cheltuiți și cu ce cheltuiți de fapt.

Utilizați software de management de proiect

Cele mai multe dintre aceste bune practici depind de software-ul de management al proiectelor care se bazează pe cloud și, prin urmare, oferă date în timp real. Utilizarea unui instrument online promovează o mai mare transparență în procesul dumneavoastră de gestionare a contractelor.

Cum vă ajută ProjectManager să vă organizați contractele

ProjectManager este un software bazat pe cloud care organizează tot ce are de-a face cu proiectul dvs., de la sarcini la echipe și contractele încheiate cu furnizorii și contractorii. Vă ajută organizația să respecte obligațiile, să evite comunicările greșite și să nu rateze niciodată o reînnoire.

Plan

Utilizați software-ul nostru pentru a planifica, programa, monitoriza și raporta proiecte, având în același timp instrumentul nostru un centru central pentru toată documentația de proiect. Deoarece avem stocare nelimitată de fișiere, toate contractele sunt colectate într-un singur loc. Astfel, este ușor să le găsiți atunci când este necesar, fără a fi nevoie să căutați e-mailuri sau hard disk-uri externe.

Colabora

Pe măsură ce negociați și chiar și după ce ați convenit asupra unui contract cu furnizorii și subcontractele, țineți-i la curent cu platforma noastră de colaborare. Este ușor să le integrați în instrument, în timp ce setarea securității le oferă acces doar la acele părți ale software-ului pe care doriți să le vadă. Partajați documente și creați sarcini care permit tuturor părților să comenteze și să dialogheze în timp real.

Urmări

Desigur, sunt mai multe. Tablourile de bord în timp real vor oferi o imagine de nivel înalt a proiectului și a progresului și performanței acestuia pentru a se asigura că lucrătorii contractuali respectă termenii și condițiile contractelor. Rapoartele extind această lentilă pentru date live în detaliu. Obțineți o gestionare mai bună a contractelor și a proiectelor de construcție într-un singur instrument.

ProjectManager este un software premiat care ajută proiectele să ruleze mai eficient. De la diagramele Gantt online pentru planificarea vizuală până la o platformă de colaborare care ajută echipele să lucreze mai bine împreună, fiecare aspect al managementului proiectului este acoperit. Alăturați-vă celor zeci de mii de echipe care folosesc deja instrumentul nostru și luați această probă de 30 de zile astăzi.