Controlul etapelor procesului în managementul afacerilor

Operațiunile dvs. de afaceri sunt la fel de bune ca și capacitatea dvs. de a le monitoriza și controla. De exemplu, echipele de producție ar fi pierdute fără un proces de control care să le permită să își măsoare și să își îmbunătățească funcția de management.

Procesul de control al managementului este esențial pentru ca orice afacere să rămână viabilă. Când monitorizați cu software și controlați procesul de producție, puteți vedea ce funcționează și ce nu.

Ce este procesul de control în managementul afacerilor?

Procesul de control în managementul afacerii este atunci când managerii stabilesc, măsoară și perfecționează operațiunile lor de afaceri și gestionează controlul costurilor.

Prin utilizarea unui proces de control, o companie poate naviga prin schimbările aduse lanțului de aprovizionare, cererii clienților și alte variabile care influențează mijloacele de trai ale unei companii. Este o sarcină critică în menținerea solvabilității oricărei afaceri.

Prin procesul de control în management, o companie poate spune cu exactitate dacă planurile se mișcă în direcția corectă și sunt pe deplin implementate. Dacă aceste planuri nu funcționează și pot duce compania în afara drumului, ei pot îndrepta nava și pot rămâne pe curs.

Software-ul de management de proiect vă ajută să măsurați performanța. ProjectManager este un instrument bazat pe cloud care face acest lucru în timp real. Puteți vedea diferența dintre efortul planificat și cel real cu tabloul de bord live al ProjectManager. Tabloul de bord colectează date de producție, calculează automat numerele și apoi afișează rezultatul în grafice și diagrame ușor de citit. Încercați ProjectManager astăzi gratuit!

Controlul etapelor procesului în managementul afacerilor

Există o procedură în cinci pași pentru controlul proceselor care vă va ajuta să setați, măsurați și modificați activitățile dvs. de afaceri, indiferent dacă este vorba de producție, ambalare, livrare sau alt proces de afaceri.

Dacă nu aplicați un proces de control, atunci nu vă gestionați cu adevărat procesele de afaceri. Nu vă puteți conduce forța de muncă fără a controla procesul.

Pentru controlul organizațional care duce la îndeplinirea obiectivelor și planurilor strategice ale companiei dvs., urmați acești cinci pași:

1. Stabiliți standarde de performanță

Ai nevoie de un obiectiv pentru afacerea ta, dar ai nevoie și de îndrumare pentru echipa ta pentru a-i menține să lucreze în acest scop. Fără astfel de standarde, este posibil ca aceștia să se îndepărteze de plan, intenționat sau nu.

Standardele sunt ca obiectivele care sunt însărcinate unui anumit departament sau membru al echipei. Ei trebuie să atingă aceste standarde prin cooperare, lucru în echipă și un efort de colaborare. Totuși, pentru a vă asigura că aceste standarde sunt îndeplinite, trebuie să aveți criterii după care să le măsurați.

Prin stabilirea unor reguli cu care puteți măsura, puteți judeca sau evalua performanța pentru a păstra standardul de rezultate. Acest lucru ajută managementul să înțeleagă cum progresează producția și dacă este pe drumul cel bun sau necesită ajustare. A avea standarde pe care să se bazeze performanța înseamnă că munca nu trebuie să se oprească pentru a obține o imagine a modului în care progresează.

Există două grupuri de standarde: tangibile (sau specifice) și intangibile (sau abstracte). Primul este măsurabil; îl poți vedea și număra. Acesta din urmă nu poate fi văzut sau numărat. Un standard tangibil ar fi timpul, costul, profitul, cheltuielile, producția etc. Standardele intangibile sunt performanța unui manager, atitudinea lucrătorului și așa mai departe.

2. Măsurați performanța

Stabilirea unui standard face posibilă măsurarea performanței utilizând o funcție de control. Prin această măsurare a performanței, puteți detecta și corecta rapid orice abatere de la plan înainte ca acesta să se îndepărteze și să ruleze producția în sol.

Măsurătorile sunt mai ușoare atunci când aveți de-a face cu standarde tangibile care pot fi văzute și numărate. Acest lucru este desigur mai dificil cu standardele intangibile. Prin definiție, performanța intangibilă este greu de măsurat într-un sistem informațional, deoarece nu o poți cuantifica.

O modalitate de a compensa acest neajuns este să privești performanța unui manager prin ochii echipei lor. Cum este atitudinea echipei față de munca lor? E moralul ridicat? Cum sunt comunicațiile dintre echipă și manager? Este echipa loială unul altuia, managerul lor și companiei?

Deși acestea sunt standarde intangibile, împreună descriu o imagine a performanței managerului. Toate aceste întrebări vorbesc despre capacitatea managerului de a-și gestiona cu succes echipa. Elaborați standardul de măsurare a ceea ce fac echipele, care este performanța lor așteptată etc. Puteți colecta aceste date în mod regulat prin rapoarte, fie săptămânale, lunare, trimestriale sau anuale.

Înrudit: șablon gratuit de raport de progres

3. Comparați performanța reală cu standardele de performanță

Odată ce aveți o linie de bază pentru performanța echipelor dvs. la fabricare, ambalare, livrare etc., puteți compara performanța reală cu cea planificată și puteți determina amploarea abaterii. Aceasta se numește varianță sau diferența dintre performanța reală și obiective. Programele pot fi extrem de utile atunci când vine vorba de analizarea variației.

ProjectManager are diagrame Gantt online care vă permit să stabiliți etape concrete și faze ale proiectului, astfel încât să puteți vedea dintr-o privire dacă sunteți înainte sau în urmă programului. În plus, Gantt se actualizează în timp real pe măsură ce echipa ta își finalizează munca. Luați o încercare gratuită și construiți un program în câteva minute.

Managerul trebuie să se uite la aceste date și să accepte sau să respingă rezultatul. Aceasta depinde de abatere și de impactul asupra afacerii. Dacă totul decurge conform așteptărilor, este grozav, dar este mai probabil să existe o abatere de vreun fel. Rămâne la latitudinea managerului să stabilească dacă acel decalaj este unul care poate fi ignorat sau care poate fi luat în considerare.

4. Analizați abaterile

Acest lucru ne duce la următorul pas: în care analizați datele utilizând limitele acceptabile. Dacă standardele nu au fost îndeplinite, managerul trebuie să-și dea seama dacă este necesar mai mult control sau dacă, poate, standardul în sine ar trebui schimbat.

Dacă există un decalaj între performanța planificată și cea reală, următorul pas este să descoperi ce o cauzează și care este amploarea acesteia. Apoi, trebuie să determinați modul în care această abatere afectează afacerea. Dacă diferența este doar una mică, atunci probabil că este în regulă să o ignori. Dar dacă decalajul reflectă câștiguri, numirea lucrătorilor, schimbarea sau repararea echipamentelor și alte probleme critice, trebuie abordată. Un șablon de analiză a decalajelor poate ajuta în acest proces de luare a deciziilor.

5. Luați măsuri corective

Odată ce ați analizat abaterea și ați determinat cauza acesteia, managerul va trebui să stabilească un plan în care măsurile corective, controlul punctelor critice și alte mijloace sunt utilizate pentru a rezolva problema. Acest lucru este pentru a reduce abaterea și pentru a asigura respectarea standardului. Acest lucru ar putea implica modificări ale proceselor și/sau comportamentelor.

Unele dintre situațiile descoperite într-un proces de control ar putea necesita acțiuni corective pentru a salva afacerea, în timp ce altele ar putea fi doar o performanță sub standard, care trebuie corectată pentru a îmbunătăți procesele și a readuce producția la program. Prin urmare, ar putea fi necesare acțiuni imediat din cauza urgenței.

Acțiunile corective includ o varietate de activități. De exemplu, puteți modifica modul în care sunt efectuate anumite operațiuni comerciale. Cu toate acestea, este posibil ca unele operațiuni și performanțe să nu se poată modifica și pot necesita mai multe resurse. De exemplu, angajarea mai multor membri ai echipei ar putea fi soluția pentru a corecta abaterea pe care ați descoperit-o.

Este important ca managerii să monitorizeze și să controleze procesul de la început până la sfârșit. Aceasta include nu numai procesul de control, ci și orice acțiuni planificate pentru a rezolva abaterea sau a reseta standardele. O înțelegere a procesului de control arată dacă planurile sunt îndeplinite și, dacă nu, ce acțiuni trebuie să aibă loc pentru ca acestea să fie îndeplinite.

Cum ajută ProjectManager la pașii procesului de control

ProjectManager este un software de management al muncii bazat pe cloud, care gestionează planurile și monitorizează performanța în timp real pentru a ajuta managerii să ia decizii mai perspicace. Mai multe vizualizări ale proiectelor facilitează echipelor hibride să folosească instrumentul așa cum doresc, indiferent unde se află, ce fac sau nivelul lor de expertiză.

Urmăriți progresul pe diagramele Gantt

Stabilirea standardelor de performanță se poate face pe diagramele interactive Gantt ale ProjectManager. Pot fi setate etape, sarcini atribuite și prioritate și alte etichete adăugate pentru a organiza mai bine standardele. Este stabilită o linie de bază pentru a capta planul, care poate fi folosit ulterior pentru a compara performanța reală cu standardele și obiectivele stabilite. Apoi, managerul poate împărtăși Gantt-ul echipei și părților interesate.

Măsurați performanța pe tablouri de bord

Măsurarea performanței reale este mai precisă cu software-ul de raportare bazat pe cloud al ProjectManager. Acesta colectează date în timp real și le afișează pe tabloul de bord live, care poate fi, de asemenea, partajat cu părțile interesate. Rapoartele sunt o modalitate de a săpa mai adânc în date. Echipele pot furniza rapoarte de stare pentru a-și actualiza performanța pe măsură ce își execută sarcinile, iar managerii pot genera rapoarte despre variații, volum de lucru, foi de pontaj și multe altele.

Gestionați volumul de muncă și realocați resursele

Instrumentele de gestionare a resurselor vă ajută să analizați și să luați măsuri corective. Volumul de lucru este unul dintre standardele care pot încetini producția dacă prea puțini membri ai echipei sunt însărcinați cu prea multe sarcini. Diagrama cu coduri de culori a ProjectManager vă arată cine este supraalocat și apoi puteți realoca resurse chiar din diagrama volumului de lucru. Odată ce volumul de muncă este echilibrat, producția va crește la fel ca și moralul echipei.

ProjectManager este un software premiat care ajută la controlul proceselor. Are funcții care vă ajută să planificați, să monitorizați și să raportați performanța. Mai multe vizualizări ale proiectului îl fac accesibil oricui, de la conducere la membrii echipei. Este perfect pentru echipele hibride care doresc să-și îmbunătățească managementul muncii. Încercați ProjectManager astăzi!