11 instrumente de comunicare corporativă pentru a crește performanța echipei

Instrumentele de comunicare sunt avantajoase pentru companiile moderne

Pentru că fiecare termen limită ratat, blocaj și neînțelegere minoră se scurg pentru a afecta productivitatea echipei tale.

Dar cu cât compania ta este mai mare, cu atât mai repede aceste probleme tind să scape de sub control.

De aceea, instrumentele dedicate de comunicare de afaceri au devenit un element de bază pentru echipele în persoană, la distanță și hibride.

Problema? Nu lipsește software-ul acolo. Combinați asta cu faptul că integrarea echipei dvs. la noi instrumente nu este o faptă mică. Acest lucru este valabil mai ales pentru întreprinderi.

Dacă nu știi de unde să începi, te oferim în ghidul nostru cuprinzător pentru comunicarea corporativă.

Ce sunt comunicațiile corporative, oricum?

Comunicarea corporativă se referă la modul în care părțile interesate din afaceri interacționează cu colegii (interni) și clienții (externi). De la actualizări și așteptări până la mesaje și rezultate, companiile acordă prioritate comunicării de dragul organizării, productivității și responsabilității.

Astfel, instrumentele de comunicare corporativă reprezintă software-ul și aplicațiile pe care părțile interesate le folosesc pentru a gestiona interacțiunile de mai sus.

Aceste instrumente pot fi puse în două găleți în funcție de publicul lor - intern și extern.

Instrumente de comunicare corporativă internă vs. externă

Comunicarea internă acoperă interacțiunile care au loc între părțile interesate din cadrul unei organizații. Aceasta include angajații, oamenii de la nivel C și alți colaboratori interni (gândiți-vă: liber profesioniști sau contractori).

Pentru a gestiona aceste relații și a menține părțile interesate la zi, companiile ar putea folosi:

• Instrumente de management de proiect
• Instrumente de chat în echipă
• Instrumente de videoconferință
• Instrumente intranet sau wiki ale companiei

Pe de altă parte, instrumentele de comunicare externe sunt folosite pentru a transmite mesaje cheie clienților, abonaților sau partenerilor. Aceste instrumente pot include:

• Instrumente de marketing (gândiți-vă: social, CRM, e-mail)
• Instrumente de comunicare cu clienții (gândiți-vă: chat live sau software de birou de asistență)
• PR și instrumente media

Nu există o abordare unică pentru adoptarea instrumentelor de comunicații. Acestea fiind spuse, o combinație de instrumente interne și externe este cheia pentru a menține la curent pe toți cei implicați în afacerea dvs.

De ce instrumentele de comunicare în afaceri contează atât de mult

Investiția în comunicații digitale dedicate ar trebui să fie o chestiune de „când” și nu „dacă” pentru companiile de toate formele și dimensiunile.

Afacere. IMM-urile. Solo. Numiți.

Luați în considerare beneficiile bine documentate ale comunicării simplificate mai jos:

• Încurajează colaborarea semnificativă în cadrul echipei tale. Când sarcinile și obiectivele echipelor sunt aliniate, acestea creează rezultate mai bune în afaceri. Există un motiv pentru care comunicarea eficientă și ratele mai mari de implicare a angajaților merg mână în mână.
• Împuterniciți oamenii să fie mai productivi. Cercetări recente de la Teamwork arată că oamenii sunt cu până la 25% mai productivi atunci când au acces rapid la livrabile, cerințe și alte informații critice despre proiect. Cu instrumentele potrivite de comunicare de afaceri, puteți consolida toate cele de mai sus într-un singur loc.
• Creați o cultură de companie mai conectată . De gândit: doar 7% dintre lucrători consideră că comunicarea este „corectă, deschisă și oportună” la locul de muncă. Acest lucru semnalează nevoia companiilor de a-și pune cu adevărat comunicațiile corporative sub microscop, nu numai de dragul productivității, ci și al bunăstării lucrătorilor lor.

De asemenea, rețineți că eficiența comunicării interne are un impact direct asupra modului în care comunicați cu clienții.

De exemplu, luați în considerare modul în care mesajele de marketing și reclamele pentru campanii necesită mai mulți pași, părți interesate și aprobări.

Atunci când un departament este pe aceeași pagină și este capabil să comunice eficient, mesajele sale către părțile interesate externe au mai multe șanse să rezoneze.

11 instrumente de comunicare corporativă de încercat

Mai jos este o detaliere a celor mai bune instrumente de comunicații, toate dovedite că reunesc companiile și ajută lucrătorii să comunice mai bine.

Desigur, nicio companie nu are neapărat nevoie de totul de pe această listă. Acestea fiind spuse, instrumentele interne și externe de aici pot evidenția zonele în care comunicațiile companiei dvs. ar putea avea nevoie de o perfectionare.

Instrumente de comunicare internă

Construirea unei strategii de comunicare internă este o necesitate, mai ales pentru echipele aflate la distanță și distribuite. Să începem prin a ne uita la instrumente care să vă ajute echipa pe plan intern.

1. Asana

Mai ales având în vedere creșterea echipelor de la distanță, instrumentele de management de proiect sunt un must-have pentru companiile mari și mici.

Instrumente precum Asana oferă companiilor un loc unificat pentru a planifica și urmări progresul oricărui proiect dat. De la sarcini și liste de sarcini până la calendare complete ale proiectelor și calendare ale departamentelor, Asana face totul ușor de urmărit cu:

• Mai multe vizualizări ale proiectelor (inclusiv panouri Kanban, liste și calendare) care oferă un impuls constant asupra progresului unei sarcini
• Capacitatea de a atribui roluri și permisiuni pentru colaboratori (inclusiv angajații entry-level, contractorii și C-level) pentru a menține fluxurile de lucru structurate
• Actualizări automate și notificări pentru a menține un puls constant asupra progresului sarcinii

2. slăbiciune

Este greu să găsești o echipă care să nu folosească Slack (sau un instrument similar de chat pentru echipă) pentru a rămâne conectat.

Cu Slack, puteți organiza comunicările echipei dvs. în canale la nivel de companie, specifice departamentului sau specifice unui rol. Acest lucru permite o comunicare imediată, în timp util, care nu întrerupe total lucrătorii și nu provoacă întâlniri inutile. Probabil că cel mai mare punct de vânzare al Slack este ușurința în utilizare și integrările nesfârșite (inclusiv multe dintre instrumentele de pe această listă).

3. Munca în echipă

O soluție de management de proiect care este aproape un hibrid dintre cele două instrumente de mai sus, Teamwork se deosebește prin capacitatea sa de a urmări datele granulare ale proiectului, pe lângă actualizări și mesagerie. De exemplu, puteți urmări contribuțiile individuale la orice sarcină dată, precum și timpul petrecut la nivelul întregii echipe pentru sarcini.

Munca în echipă răspunde „ce s-a făcut, ce trebuie făcut și ce urmează” într-un singur loc. Funcțiile de urmărire a proiectelor ale platformei reprezintă o economie masivă de timp și creează mai puține dus-întors în rândul colaboratorilor.

4. Confluența

De la documente și politici interne la pagini de referință și wiki-uri, Confluence reprezintă un fel de „bază de bază” la care echipele se pot referi.

Platforma servește ca instrument de management al proiectelor în sine, dar oferă și echipelor o tablă digitală pentru a face brainstorming și pentru a face notițe după cum este necesar. Funcțiile Confluence sunt încă un exemplu despre cum puteți consolida comunicațiile corporative, mai degrabă decât să treceți între mai multe aplicații, căsuțe de intrare sau unități interne.

5. Bambu de Sprout

Advocacy angajaților este la modă în acest moment. Bambu îi împuternicește pe coechipieri din interior să câștige maxim din mesajele de marketing externe.

De exemplu, Bambu facilitează creșterea celor mai mari anunțuri și cele mai recente postări de blog ale mărcii dvs. În loc să creeze actualizări sau subtitrări individuale, platforma oferă șabloane, inspirație și opțiuni creative pentru a vă stimula mesajele postărilor sociale în cel mai captivant mod posibil.

6. Tastatură

Dialpad reprezintă o soluție all-in-one de videoconferințe, chat și telefon, ideală pentru echipele distribuite.

Poate cea mai „corporativă” dintre comunicațiile noastre corporative, datorită clientelei sale de întreprindere, Dialpad se mândrește cu o serie de funcții pentru a îmbunătăți comunicațiile echipei. Acestea includ instrumente AI, cum ar fi analiza sentimentului apelurilor, note automate pentru a aborda obiecțiile de vânzări și transcrierea automată a apelurilor.

Instrumente de comunicare externă

Pentru a doua jumătate a defalcării noastre, vom analiza instrumentele externe pe care le-ați putea lua în considerare ca parte a stivei dvs. de tehnologie de marketing.

7. Sprout Social

Nicio surpriză aici! Sprout Social este un instrument puternic, all-in-one, pentru eficientizarea comunicațiilor interne și externe legate de rețelele sociale.

Cum așa? Pentru început, permitem echipelor să-și consolideze toate mesajele și notificările sociale într-un singur loc. Nu numai că înseamnă mai puține sărituri între platforme, dar dă și echipelor putere să răspundă la mai multe mesaje mai rapid prin funcții de colaborare. Capacitatea de a vă combina căsuțele de e-mail este o economie masivă de timp și, de asemenea, vă oferă o imagine mai cuprinzătoare asupra comunicațiilor clienților dvs.

În plus, Sprout servește și drept bază pentru tot conținutul tău social extern.

Actualizări și anunțuri. Videoclipuri și imagini. Povești, role și tot ce este între ele.

Cu Sprout, vă puteți programa și optimiza conținutul pe mai multe rețele sociale simultan. Având toate activele și actualizările din rețelele sociale pe o singură platformă, vă permite să vă maximizați acoperirea și să transmiteți mesajul către publicul corespunzător mai rapid.

Și nu ne oprim aici!

Mai jos sunt câteva modalități în care ați putea folosi Sprout ca instrument de comunicare corporativă:

• Dezvoltarea și implementarea planului dvs. de criză pentru rețelele sociale
• Ascultarea conversațiilor sociale cruciale și a strigăturilor pentru a descoperi oportunități de a interveni sau de a răspunde la întrebări pentru clienți
• Încurajarea colaborării între echipe și a comunicațiilor unificate între întregul departament de marketing (inclusiv social, design și marketing de conținut)

8. SendinBlue

În timp ce tendințele în marketing vin și pleacă, e-mailul rămâne un element de bază al comunicațiilor externe.

Buletine informative. Mesaje de bun venit. Campanii de recuperare. Lista continuă.

Platformele precum SendinBlue sunt scalabile și fac ușor să configurați fluxuri de lucru automate pentru orice campanie la care vă puteți gândi. Capacitatea de a evalua valorile de implicare și de a vă ajusta campaniile în timp înseamnă că puteți maximiza privirea asupra mesajelor dvs. de marketing.

9. HubSpot

Suita HubSpot de instrumente de comunicare corporativă include un CRM robust, o platformă de marketing prin e-mail și un CMS integrat.

Având toate cele de mai sus într-o singură platformă, oferă marketerilor oportunitatea de a avea o înțelegere mai completă a clienților și nevoilor acestora.

De exemplu, cu ce conținut interacționează cel mai mult potențialii noștri? Care este obiecția noastră cea mai frecventă de vânzări? Care dintre campaniile noastre generează cele mai directe venituri?

Cu HubSpot, aveți o perspectivă holistică a canalelor dvs. de marketing și, de asemenea, ceea ce îi face pe clienții dvs.

10. Muck Rack

PR și relațiile cu bloggerii, jurnaliștii și instituțiile media sunt esențiale pentru companiile care doresc să câștige o expunere atât de necesară.

Instrumente precum Muck Rack fac procesul de găsire a țintelor relevante și de prezentare a acestora mai rapid. Oferind acces instantaneu miilor de jurnalişti, platforma vă permite să urmăriţi progresul campaniilor dvs. de prezentare şi să automatizaţi procesul de efectuare a urmăririlor după cum este necesar.

11. Stenografia

Shorthand este un instrument autoproclamat de „scrollytelling” care permite utilizatorilor să creeze experiențe digitale (cum ar fi site-uri web și pagini de destinație) pentru a le împărtăși clienților. Instrumentul se mândrește cu o varietate de funcții de colaborare în echipă care facilitează ca scriitorii, designerii și alți agenți de marketing să se reunească pentru a crea cele mai convingătoare povești posibile.

Mai jos este un instantaneu al modului în care funcționează platforma:

Cum să vă alegeți instrumentele de comunicare corporativă

Înțelegem: alegerea între instrumente poate fi dificilă.

Acest lucru este valabil mai ales dacă sunteți în căutarea unei soluții pentru întreprinderi.

Pentru a încheia lucrurile, haideți să revizuim câteva detalii cheie care vă vor ajuta să luați o decizie mai rapid.

Fii atent la bugetul tău

Fără idee, nu? Majoritatea instrumentelor SaaS necesită prețuri negociate pentru echipele mai mari. Indiferent, încercați să alegeți soluții care sunt rezonabile la scară și nu implică prețuri bazate pe utilizare.

Incorporarea ar trebui să fie o briză

În mod ideal, ar trebui să puteți adopta și să implementați instrumente de comunicare corporativă în echipa dvs. cât mai curând posibil. Multe instrumente fac eforturi mari pentru a educa și a împuternici echipele atunci când vine vorba de integrare. Unii vă vor ține de mână pe parcursul procesului pentru a-l face mai puțin descurajantă.

De exemplu, Asana are o mulțime de resurse, ghiduri și videoclipuri pentru a ajuta echipele să înceapă.

Nu ghiciți siguranța

Securitatea contează pentru orice software, iar instrumentele de comunicare ale afacerii dumneavoastră nu sunt diferite. Potențialele încălcări sau pierderi de date nu sunt o opțiune atunci când aveți de-a face cu materiale sensibile ale companiei.

De exemplu, multe companii au trecut implicit la Zoom în timpul pandemiei. Cu toate acestea, preocupările continue privind confidențialitatea evidențiază modul în care alegerea unui instrument înainte de a face cumpărături poate duce la dureri de cap pe viitor.

Verificați din nou integrările cu software-ul dvs. actual

După cum am menționat mai devreme, orice puteți face pentru a consolida instrumentele și comunicațiile este un plus. Majoritatea instrumentelor de comunicații majore se conectează între ele pentru a ajuta la creșterea productivității și, de asemenea, pentru a reduce spamul de notificări.

Mai jos este un instantaneu a două dintre cele mai populare integrări ale lui Sprout pentru comunicații interne și externe.

Asigurați-vă că instrumentele dvs. de comunicații au un istoric

Când aveți îndoieli, citiți recenziile! Deși nu este nimic în neregulă cu testarea instrumentelor noi, vă recomandăm să rămâneți la o platformă mai „dovedită” pentru comunicații.

Site-urile de recenzii precum G2 pot evidenția aplicațiile care au utilizatori pe termen lung și cei mai mulțumiți clienți. De asemenea, informațiile de la cumpărători pot defalca caracteristici sau preocupări specifice care ar putea fi relevante pentru echipa ta.

Ce instrumente de comunicare corporativă folosiți?

Dacă doriți ca echipele dvs. să comunice mai eficient, începeți cu stiva dvs. de tehnologie.

Orice combinație a instrumentelor de mai sus este un punct de plecare solid pentru construirea unei afaceri mai conectate și mai aliniate. Procedând astfel, nu numai că ușurează viața lucrătorilor, ci și împuternicește echipa să trimită mesajul potrivit clienților tăi.

Dacă nu ați făcut-o deja, asigurați-vă că verificați sau ghidați pentru a vă îmbunătăți abilitățile de comunicare corporativă pentru a face exact asta.