Ce este o bază de cost în managementul de proiect? Un ghid rapid

Majoritatea proiectelor au părți interesate care se așteaptă la o rentabilitate a investiției lor. Pentru ca acest lucru să se întâmple, proiectul trebuie să-și respecte termenul limită și să respecte bugetul. Pentru a crea un buget de proiect, mai întâi trebuie să creați o linie de bază a costurilor, astfel încât să puteți compara cheltuielile planificate cu cheltuielile reale.

Cu această bază de costuri puteți face estimări ale costurilor pentru fiecare sarcină a proiectului dvs. și puteți vedea dacă sunteți la țintă sau cheltuiți în exces. Să luăm un moment pentru a înțelege pe deplin acest concept de bază de management al costurilor și cum îl puteți folosi pentru a vă menține proiectul pe drumul cel bun.

Ce este o bază de cost în managementul de proiect?

O linie de bază a costurilor este bugetul care a fost aprobat pentru proiect, defalcat într-o listă de salarii, materiale, echipamente și multe altele. Este suma estimărilor de cost pentru toate sarcinile din programul dvs. de proiect. Odată ce aveți o linie de bază a costurilor, trebuie să adăugați o rezervă de management, care este o parte din bugetul proiectului care este utilizată ca rezervă pentru situații neprevăzute pentru controlul managementului și costurile neașteptate. Aceste două elemente alcătuiesc bugetul proiectului.

Crearea unui buget este primul pas în urmărirea cheltuielilor. Ca orice referință de management de proiect, o linie de bază a costurilor este utilizată pentru a compara cheltuielile reale cu costurile estimate.

În mod ideal, estimările de costuri și cifrele costurilor reale ale proiectului ar trebui să se potrivească sau, mai bine, costurile reale ar trebui să fie mai mici decât costurile de bază. Dacă costurile reale sunt mai mari, atunci cheltuiți în exces. Acest lucru scoate un semnal roșu că proiectul dvs. este în pericol de a eșua din cauza depășirii bugetului.

Doriți să stabiliți linia de bază între faza de planificare a proiectului și începutul execuției proiectului. Linia de referință bugetară nu trebuie atinsă decât dacă există o schimbare majoră în domeniul de aplicare al proiectului, resursele sau estimările costurilor; de exemplu, întârzieri, depășiri bugetare sau pierderi de resurse cheie. Linia de bază a bugetului poate fi modificată numai printr-o solicitare de modificare.

Utilizarea software-ului de management de proiect vă ajută să urmăriți costurile în proiect. ProjectManager este un software premiat de management al costurilor care vă permite să setați o linie de bază pentru proiect și să comparați costurile reale cu estimările de costuri. Încercați gratuit ProjectManager astăzi!

Ce este inclus într-o linie de bază a costurilor de proiect?

O valoare de referință a costurilor este planul de cheltuieli autorizat pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Include fiecare activitate de proiect, sarcină și resurse asociate care sunt necesare pentru un proiect.

Aceasta include orice fonduri de rezervă pentru situații neprevăzute care sunt rezervate pentru a face față problemelor potențiale pe care le identificați într-o analiză de risc. Aceste probleme pot întârzia proiectul, pot afecta calitatea rezultatelor sale și, bineînțeles, vă pot face să depășiți bugetul.

De ce sunt importante?

Stabilirea unei linii de bază a costurilor este importantă, deoarece respectarea bugetului proiectului este importantă. Depășirea bugetului este un semn sigur că proiectul tău se îndreaptă într-o direcție greșită. Pierdeți nota cu bugetul și veți avea niște părți interesate nemulțumiți.

Linia de bază a costurilor este o problemă de bază, dar este și o modalitate de a evalua variația costurilor, performanța costurilor și efortul planificat față de efortul real. Fără o linie de referință, nu aveți nimic cu care să vă măsurați cheltuielile și să controlați costurile. Puține lucruri sunt mai importante decât gestionarea costurilor atunci când gestionați un proiect.

Cum să creați o linie de bază a costurilor

Crearea unei linii de bază a costurilor începe cu estimarea costurilor totale ale proiectului. Aceasta include sarcinile și resursele necesare pentru a le îndeplini. Cel mai simplu mod de a face acest lucru este sarcină cu sarcină. Estimați costul forței de muncă, materialelor etc., apoi adunați totul. Acesta este bugetul inițial estimat pentru proiect.

Rețineți că costul real al oricărei sarcini poate să nu fie clar în etapa de planificare a proiectului. Ați putea ajunge să constatați că au crescut costurile materiale sau alte costuri suplimentare neprevăzute. De asemenea, este posibil să aveți nevoie de mai mult timp pentru a vă realiza proiectul, ceea ce afectează și costurile.

De aceea, este important să existe o rezervă pentru neprevăzute alocată în buget pentru a aborda riscurile proiectului. Odată ce toate acestea sunt la locul lor, veți dori să vă gestionați proiectul cu un software de management de proiect. În acest fel, puteți seta o linie de bază pentru proiect și puteți calcula automat variația proiectului pe măsură ce lucrați.

Care este diferența dintre un buget de proiect și un cost de referință?

Confuzia este de înțeles deoarece ambele sunt instrumente de management al costurilor, dar o linie de bază a costurilor nu este același lucru cu un buget de proiect. În schimb, linia de bază a costurilor este primul pas pentru a crea un buget de proiect. În primul rând, trebuie să aduni toate estimările de cost pentru fiecare sarcină de proiect și să adaugi o rezervă de management pentru cheltuieli neașteptate. Odată ce le aveți, puteți crea un buget de proiect care include toate fondurile necesare pentru a vă executa proiectul.

Când începe proiectul dvs., bugetul proiectului va fi utilizat pentru a aproba costurile proiectului și pentru a ține evidența cheltuielilor, în timp ce linia de bază a costurilor va fi utilizată pentru a compara costurile reale ale proiectului cu estimările de cost care au fost înregistrate pentru prima dată în linia de bază a costurilor.

Linia de bază a costurilor este, de asemenea, utilizată ca măsurătoare pentru a măsura performanța costurilor. Bugetul dumneavoastră este cea mai bună estimare pentru ceea ce vă așteptați să fie costul proiectului. Prin urmare, puteți numi linia de bază a costurilor linia de bază a bugetului, deoarece este o riglă pe care o utilizați pentru a măsura performanța costurilor.

O linie de bază a costurilor este utilizată pentru a măsura bugetul, în timp ce crearea bugetului în sine face parte din procesul de planificare a proiectului. Bugetarea are loc aproape de început, în timp ce liniile de bază ale costurilor sunt un instrument de management al costurilor pentru a măsura progresul în timpul execuției.

Cum vă stabilește ProjectManager bugetul de bază

Crearea unei linii de bază a costurilor este una dintre cele mai eficiente moduri prin care puteți măsura performanța costurilor proiectului dumneavoastră. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, care colectează datele proiectului în timp real, oferindu-vă informațiile de care aveți nevoie pentru a lua decizii informate de gestionare a costurilor și pentru a vă menține proiectul să funcționeze conform planului.

Planificați pe diagramele Gantt

Înainte de a putea seta o linie de bază a costurilor, trebuie să faceți un plan de proiect. Diagrama Gantt online a ProjectManager vă permite să vă diagramați munca pe o cronologie vizuală, să legați dependențe și să stabiliți repere. După ce ați terminat, puteți filtra după calea critică și puteți seta o linie de bază pentru a vă măsura progresul. Toate acestea pot fi văzute pe diagrama Gantt, care poate fi partajată întregii echipe de proiect.

Urmăriți progresul în timp real pe tablouri de bord

Pentru o vizualizare la nivel înalt a proiectului, puteți utiliza tabloul de bord în timp real al ProjectManager. Tabloul de bord este configurat și gata să măsoare costurile proiectului, variația proiectului (și multe altele!), toate afișate automat în grafice și diagrame ușor de citit.

Creați rapoarte privind variația instantaneu

Părțile interesate vor să știe că vă mențineți bugetul. ProjectManager are rapoarte cu un singur clic care afișează starea proiectului și a portofoliului. Există, de asemenea, un raport de variație a proiectului. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa numai informațiile pe care doriți să le vedeți.

ProjectManager este un software premiat care vă organizează sarcinile, echipele și proiectele, astfel încât să puteți respecta bugetul și programul. Platforma de colaborare a ProjectManager conectează echipele și oferă managerilor transparența de care au nevoie pentru a-i menține pe toți la țintă. Alăturați-vă la zeci de mii de echipe de la NASA până la Ralph Lauren care folosesc ProjectManager pentru a livra la timp și în limita bugetului. Încercați gratuit ProjectManager astăzi.