Analiza cost-beneficiu pentru proiecte: un ghid pas cu pas

Când gestionați un proiect, trebuie să luați o mulțime de decizii cheie. Managerii de proiect se străduiesc să controleze costurile în timp ce obțin cea mai mare rentabilitate a investiției și alte beneficii pentru afacerea sau organizația lor. O analiză cost-beneficiu (CBA) este exact ceea ce au nevoie pentru a-i ajuta să facă asta.

Într-un proiect, există întotdeauna ceva care trebuie executat și fiecare sarcină are un cost și beneficii așteptate. Din cauza mizei mari, managerii de proiect buni nu iau decizii doar pe baza instinctului. Ei preferă să minimizeze riscul cât mai bine și să acționeze numai atunci când există mai multă certitudine decât incertitudine.

Dar cum poți realiza asta într-o lume cu nenumărate variabile și economie în continuă schimbare? Răspunsul: consultați datele colectate cu software-ul de management al proiectelor, instrumente de raportare, diagrame și foi de calcul. Puteți utiliza apoi acele date pentru a vă evalua deciziile printr-un proces numit analiză cost-beneficiu (CBA). Utilizarea inteligentă a analizei cost-beneficiu vă va ajuta să luați decizii rentabile și să maximizați câștigurile atât pentru proiectul dvs., cât și pentru organizație.

Înainte de a explica cum să facem o analiză cost-beneficiu, să definim pe scurt ce este aceasta.

Ce este o analiză cost-beneficiu?

O analiză cost-beneficiu (CBA) este un proces care este utilizat pentru a estima costurile și beneficiile deciziilor pentru a găsi cea mai rentabilă alternativă. Un CBA este o metodă versatilă care este adesea folosită pentru afaceri, proiecte și decizii de politică publică. Un CBA eficient evaluează următoarele costuri și beneficii:

Cheltuieli

• Costuri directe
• Costuri indirecte
• Costuri intangibile
• Costuri de oportunitate
• Costurile riscurilor potențiale

Beneficii

• Direct
• Indirect
• Beneficii totale
• Beneficii nete

Vom extinde aceste costuri și beneficii în exemplul nostru de analiză cost-beneficiu de mai jos.

Urmărirea tuturor acestor cifre este simplificată cu ajutorul software-ului de management al proiectelor. De exemplu, ProjectManager are o vizualizare de foaie, care este exact ca un Gantt, dar fără o cronologie vizuală. Puteți comuta înainte și înapoi de la vizualizarea Gantt la vizualizarea foaie atunci când doriți să vă uitați doar la costurile într-o foaie de calcul. Puteți adăuga câte coloane doriți și puteți filtra foaia pentru a captura doar datele relevante. Urmărirea costurilor și beneficiilor dvs. este ceea ce aduce un proiect de succes. Utilizați instrumentul nostru pentru a obține controlul de care aveți nevoie, luând această încercare gratuită.

Analiza cost-beneficiu în managementul proiectelor

În managementul de proiect, o analiză cost-beneficiu este utilizată pentru a evalua costul versus beneficiile în propunerea de proiect și cazul de afaceri. Începe cu o listă, așa cum fac atâtea procese.

Există o listă cu fiecare cheltuială a proiectului și care vor fi beneficiile așteptate după executarea cu succes a proiectului. Din aceasta, puteți calcula raportul cost-beneficiu (CBR), rentabilitatea investiției (ROI), rata internă de rentabilitate (IRR), valoarea actuală netă (VAN) și perioada de rambursare (PBP).

Înrudit: șablon gratuit de analiză cost-beneficiu pentru Excel

Dacă beneficiile depășesc costurile sau nu, va determina dacă acțiunea este justificată sau nu. În cele mai multe cazuri, dacă costul este de 50 la sută din beneficii și perioada de rambursare nu este mai mare de un an, atunci acțiunea merită luată.

Scopul analizei cost-beneficiu

Scopul analizei cost-beneficiu în managementul proiectelor este de a avea o abordare sistemică pentru a descoperi plusurile și minusurile diferitelor căi printr-un proiect, inclusiv tranzacții, sarcini, cerințe de afaceri și investiții. Analiza cost-beneficiu vă oferă opțiuni și oferă cea mai bună abordare pentru a vă atinge obiectivul, economisind în același timp investiții.

Există două scopuri principale în utilizarea CBA:

1. Pentru a determina dacă cazul de afaceri al proiectului este solid, justificabil și fezabil, dând seama dacă beneficiile sale depășesc costurile.
2. Pentru a oferi o bază de referință pentru compararea proiectelor prin determinarea beneficiilor proiectului care sunt mai mari decât costurile acestuia.

Cum se face o analiză cost-beneficiu

Potrivit Economist, CBA există de mult timp. În 1772, Benjamin Franklin a scris despre utilizarea sa. Dar conceptul de CBA așa cum îl știm noi datează de Jules Dupuit, un inginer francez, care a subliniat procesul într-un articol din 1848.

De atunci, procesul CBA a evoluat foarte mult. Să parcurgem această listă de verificare pentru a afla cum să facem o analiză cost-beneficiu:

1. Care sunt scopurile și obiectivele proiectului?

Creați un caz de afaceri pentru proiectul dvs. și precizați scopurile și obiectivele acestuia.

2. Care sunt alternativele?

Înainte de a putea ști dacă proiectul este corect, trebuie să-l comparați cu proiecte similare din trecut pentru a vedea care este cea mai bună cale de urmat. Puteți verifica rapid valorile lor de succes, cum ar fi rentabilitatea investiției, rata internă de rentabilitate, perioada de rambursare și raportul beneficiu-cost.

3. Cine sunt părțile interesate?

Enumerați toate părțile interesate din proiect. Ei sunt cei afectați de costuri și beneficii. Descrieți care dintre ei sunt factori de decizie.

4. Cum veți măsura costurile și beneficiile?

Trebuie să decideți cu privire la valorile pe care le veți utiliza pentru a măsura toate costurile și beneficiile. Unele dintre ele vor avea o valoare în dolari, în timp ce altele vor avea nevoie de alte valori. De asemenea, cum veți raporta aceste valori?

Procesul poate fi mult îmbunătățit cu software-ul de management de proiect. ProjectManager are raportare cu un singur clic care vă permite să creați opt rapoarte de proiect diferite. Obțineți date despre starea proiectului, variația și multe altele. Rapoartele pot fi partajate cu ușurință ca fișiere PDF sau tipărite pentru părțile interesate. Filtrați orice raport pentru a afișa numai datele de care aveți nevoie la momentul respectiv.

5. Care este rezultatul costurilor și beneficiilor?

Priviți care sunt costurile și beneficiile proiectului, atribuiți-le o valoare monetară și mapați-le într-o perioadă de timp relevantă. Este important să înțelegeți că CBA estimează valoarea monetară a costurilor și beneficiilor prezente și viitoare.

6. Ce este moneda comună?

După cum sa menționat în ultimul pas, nu puteți compara valoarea monetară actuală a costurilor și beneficiilor cu ratele viitoare. De aceea, va trebui să calculați valoarea în timp a banilor, rata de actualizare și valoarea actuală netă a fluxurilor de numerar.

Cu toate acestea, în unele cazuri, beneficiile unui proiect nu sunt măsurabile în valoare monetară. Dacă vă aflați în această poziție, ar trebui să faceți o analiză cost-eficacitate.

7. Care este rata de reducere?

Rata de actualizare este utilizată pentru a calcula valoarea actuală a viitoarelor fluxuri de numerar care intră sau ies din proiect.

8. Care este valoarea actuală netă a proiectului?

Valoarea actuală netă a unui proiect este o măsurare a profitului care este calculată prin scăderea valorilor actuale ale ieșirilor de numerar din valorile actuale ale intrărilor de numerar pe o perioadă de timp.

9. Ce este analiza de sensibilitate?

O analiză de sensibilitate este o metodă de probabilitate utilizată în management și afaceri pentru a determina modul în care incertitudinea vă afectează deciziile, costurile și profiturile.
Într-un CBA de management de proiect, analiza de sensibilitate este utilizată pentru a determina raportul beneficiu-cost al scenariilor probabile. Puteți utiliza Excel sau un software mai specializat pentru a face analize de sensibilitate.

10. Ce faci odată ce CBA este complet?

Ultimul pas după colectarea tuturor acestor date este să faceți alegerea recomandată de CBA, care este cea cu cel mai mare raport beneficiu-cost.

Exemplu de analiză cost-beneficiu

Acum să punem această teorie în practică. Pentru exemplul nostru de analiză cost-beneficiu, vom face o evaluare a unui proiect care implică livrarea unui produs ca obiectiv principal.

Cheltuieli

• Costuri directe: Acestea sunt toate costurile care sunt direct legate de fabricarea produsului. Cum ar fi materiale, echipamente, forță de muncă etc.
• Costuri indirecte: alte cheltuieli care nu sunt direct legate de produs, cum ar fi chiria, utilitățile sau costurile de transport.
• Costuri intangibile: orice alte costuri care nu pot fi cuantificate, cum ar fi deteriorarea mărcii dacă piața nu răspunde pozitiv la produs.
• Costuri de oportunitate: Pierderea oportunităților care apare atunci când se ia o decizie în loc de alta. De exemplu, ați fi putut alege să fabricați un produs care ar fi putut fi mai profitabil decât cel pe care ați ales să îl faceți.
• Costurile riscurilor potențiale: Orice proiect este susceptibil la o varietate de riscuri. Ar trebui să vă gândiți întotdeauna că este posibil să aveți costuri neașteptate la un moment dat.

Beneficii

• Beneficii directe: beneficiile măsurabile în valoare monetară pe care le obțineți din proiect. În acest caz, veniturile, vânzările și profitul obținut din produsul dvs.
• Beneficii indirecte: beneficii pe care le puteți percepe, dar nu neapărat măsurate, cum ar fi creșterea gradului de conștientizare a mărcii.

Acum că aveți costurile și beneficiile proiectului dvs., este timpul să le atribuiți o valoare monetară. În acest caz, putem face asta doar cu costurile noastre directe și indirecte și cu beneficiile noastre directe. Cu toate acestea, ar trebui să atribuiți alte valori, cum ar fi indicatorii cheie de performanță, celor care nu pot fi măsurați cu o sumă în dolari.

Odată ce estimați valoarea în dolari a costurilor și beneficiilor dvs. folosind datele proiectelor anterioare, va trebui să le comparați pentru a vedea dacă costurile depășesc beneficiile.

Cu toate acestea, pentru a face un CBA mai fiabil, veți avea nevoie de o analiză de sensibilitate pentru a evalua diferite scenarii și modul în care acestea vă afectează raportul cost-beneficiu. De exemplu, încercați diferite niveluri de cerere pe ecuația de programare liniară.

Este important să rețineți că, în funcție de intervalul de timp al proiectului dvs., este posibil să aveți fluxuri de numerar care intră și ies în momente diferite. Din acest motiv, va trebui să luați în considerare valoarea în timp a banilor, rata de actualizare, valoarea actuală netă atunci când comparați fluxurile de numerar cost-beneficiu.

Capturați toate costurile și beneficiile cu software-ul de management de proiect. Dar, spre deosebire de multe aplicații cu liste inferioare de activități, ProjectManager are o vizualizare de listă dinamică. Adaugă etichete prioritare, personalizate și puteți atribui membrilor echipei să dețină fiecare articol. De asemenea, instrumentul nostru bazat pe cloud va urmări automat, în timp real, procentul completat pentru fiecare articol. Toate datele pe care le colectați în vizualizarea noastră listă sunt, de asemenea, vizibile în întregul instrument. Folosiți orice vizualizare doriți, toate sunt actualizate live și gata pentru a lucra.

Cât de precisă este analiza cost-beneficiu?

Cât de precis este CBA? Răspunsul scurt este că este la fel de precis ca și datele pe care le introduceți în proces. Cu cât estimările dvs. sunt mai precise, cu atât rezultatele sunt mai precise.

Unele inexactități sunt cauzate de următoarele:

• Bazându-te prea mult pe datele colectate din proiectele anterioare, mai ales atunci când acele proiecte diferă ca funcție, dimensiune etc. de cel la care lucrezi
• Folosind impresii subiective atunci când îți faci evaluarea
• Utilizarea necorespunzătoare a euristicii (rezolvarea problemelor utilizând o metodă practică care nu este garantată) pentru a obține costul intangibilului
• Prejudecăți de confirmare sau utilizarea doar a datelor care susțin ceea ce doriți să găsiți

Există limitări ale analizei cost-beneficiu?

Analiza cost-beneficiu este cea mai potrivită pentru proiectele de dimensiuni mai mici sau mijlocii care nu durează prea mult pentru a fi finalizate. În aceste cazuri, analiza poate ajuta factorii de decizie să optimizeze raportul beneficiu-cost al proiectelor lor.

Cu toate acestea, proiectele mari care se desfășoară pe o perioadă lungă de timp pot fi problematice în ceea ce privește CBA. Există factori externi, cum ar fi inflația, ratele dobânzilor etc., care influențează acuratețea analizei. În aceste cazuri, calcularea valorii actuale nete, a valorii în timp a banilor, a ratelor de actualizare și a altor indicatori poate fi complicată pentru majoritatea managerilor de proiect.

Există și alte metode care completează CBA în evaluarea proiectelor mai mari, cum ar fi NPV și IRR. În general, totuși, utilizarea CBA este un pas crucial în a determina dacă vreun proiect merită urmărit.

Șabloane pentru a vă ajuta cu analiza cost-beneficiu

Pe măsură ce lucrați pentru a calcula analiza cost-beneficiu a proiectului dvs., puteți obține ajutor de la unele dintre șabloanele gratuite de management de proiect pe care le oferim pe site-ul nostru. Avem zeci de șabloane gratuite care ajută fiecare fază a ciclului de viață al proiectului. Pentru analiza cost-beneficiu, utilizați aceste trei.

Matricea RACI

Unul dintre pașii când executați o analiză cost-beneficiu (așa cum este detaliat mai sus) include identificarea părților interesate din proiectul dumneavoastră. Trebuie să enumerați acești părți interesate, dar șablonul nostru gratuit de matrice RACI face un pas mai departe, subliniind cine trebuie să știe ce. RACI este un acronim pentru responsabil, responsabil, consultat și informat. Prin completarea acestui șablon, vă veți organiza echipa și părțile interesate și vă veți menține pe toți pe aceeași pagină.

Bugetul proiectului

Nu poți face o analiză cost-beneficiu fără a-ți sublinia mai întâi toate cheltuielile. Aici intervine șablonul nostru gratuit de buget de proiect. Vă ajută să capturați toate cheltuielile legate de proiectul dvs. de la costurile forței de muncă, taxele de consultanță, prețul materiilor prime, licențe software și călătorii. Există chiar și spațiu pentru a captura alte elemente, cum ar fi taxele telefonice, spațiul de închiriere, echipamentele pentru birou, administrarea și chiar asigurarea. Un buget amănunțit face o analiză mai precisă a costurilor.

Registrul de risc al proiectului

Aveți părțile interesate identificate și bugetul subliniat, dar întotdeauna există necunoscut cu care să vă confruntați. Nu puteți lăsa asta la voia întâmplării: trebuie să gestionați riscul, motiv pentru care registrul nostru gratuit de riscuri de proiect este atât de esențial. Folosiți-l pentru a sublinia riscurile inerente proiectului. Există locuri pentru a enumera descrierea riscului, impactul acestuia, nivelul de risc și cine este responsabil pentru acesta. Prin menținerea unui registru de risc bun puteți controla variabilele din proiectul dvs. și puteți face o analiză cost-beneficiu mai bună.

Faceți profitabil orice proiect cu ProjectManager

Indiferent cât de mare ar fi rentabilitatea investiției pe hârtie, o mare parte din această valoare se poate evapora odată cu executarea proastă a proiectului. ProjectManager este un software de management de proiect premiat, care are instrumentele de care aveți nevoie pentru a realiza potențialul proiectului dumneavoastră. În primul rând, aveți nevoie de un plan etanș.

Planificare

Diagramele noastre Gantt online au funcții pentru a vă planifica proiectele și a vă organiza sarcinile, astfel încât să conducă la un rezultat final de succes. Dacă lucrurile se schimbă și se vor schimba, Gantt este ușor de editat, astfel încât să puteți pivota rapid.

Managementul resurselor

O altă problemă care poate influența un proiect sunt resursele tale. ProjectManager are instrumente de gestionare a resurselor care vă urmăresc materialele, consumabilele și cea mai valoroasă resursă: echipa de proiect. Dacă sunt suprasolicitați, moralul se erodează și producția are de suferit.

Pagina de volum de lucru din ProjectManager este codificată cu culori pentru a arăta cine lucrează la ce și vă oferă instrumentele de realocare pentru a menține volumul de lucru echilibrat și echipa productivă.

Urmărirea costurilor în timp real

Cel mai sigur mod de a ucide orice proiect este ca acesta să sângereze bani. ProjectManager vă permite să setați un buget pentru proiectul dvs. de la început. Această cifră este apoi reflectată în rapoarte și în diagramele și graficele tabloului de bord în timp real, astfel încât să fiți întotdeauna conștienți de modul în care costurile vă afectează proiectul. ProjectManager are caracteristicile de care aveți nevoie pentru a vă conduce proiectul către profitabilitate.

Analiza cost-beneficii este un proces bazat pe date și necesită un software de management de proiect suficient de robust pentru a digera și distribui informațiile. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, cu instrumente, cum ar fi un tablou de bord în timp real, care vă poate colecta, filtra și partaja rezultatele în grafice și diagrame ușor de înțeles. Încercați-l astăzi cu această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.