Ce este o structură de defalcare a costurilor (CBS) în managementul proiectelor?

Fabricarea unui produs sau construirea unei clădiri este un proces complicat, care, la rândul său, face ca determinarea prețului pentru acel produs să fie la fel de dificil de identificat. Există mulți factori care trebuie luați în considerare, iar managerii de proiect folosesc o structură de defalcare a costurilor pentru a-i ajuta să determine costul produsului respectiv.

Utilizarea unei defalcări a costurilor este esențială pentru a dezvolta o analiză solidă a defalcării costurilor și pentru a vinde acel produs sau pentru a livra proiectul cu profit. Acest lucru necesită înțelegerea a ceea ce este o analiză de defalcare a costurilor, a ceea ce este inclus într-o structură de defalcare a costurilor și a modului de realizare.

Ce este analiza defalcării costurilor?

Analiza defalcării costurilor este procesul de identificare a ceea ce va determina prețul unui produs, serviciu sau al oricărui produs final al proiectului. Unii se referă la aceasta ca o analiză a costurilor ar trebui să fie. Oricum s-ar numi, procesul găsește toate elementele care compun livrabilul final și de aici determină cât ar trebui să coste.

Acest instrument de economie de afaceri permite organizațiilor să eticheteze prețul produsului sau serviciului lor în funcție de factorii de cost sau de componentele care compun produsul final. Acest proces face parte dintr-o strategie mai amplă de reducere a costurilor și oferă oportunități pentru ca întreprinderile să rămână viabile și profitabile.

Prețul pentru produs sau serviciu este apoi dezvoltat folosind o analiză de defalcare a costurilor pentru a afla cât costă produsul sau serviciul și apoi se adaugă marja de profit. Acesta este defalcat în costuri directe și indirecte. Afacerile nu le pot influența pe cele din urmă, dar pot avea o anumită influență asupra primei, care include forța de muncă, materiile prime și subcontractarea.

Odată ce o analiză de defalcare a costurilor este completă, este important să respectați acel calcul în timp ce executați proiectul pentru a obține profitabilitatea pe care v-ați dat seama. ProjectManager este un software de management de proiect premiat, cu diagrame Gantt puternice, care gestionează și urmăresc resursele și costurile pentru a vă ajuta să vă mențineți bugetul. Odată ce ai stabilit o linie de bază, planul tău este capturat și comparat cu progresul tău real. Acest lucru vă permite să urmăriți variația proiectului în timp real. Dacă există o discrepanță, puteți răspunde rapid și puteți rămâne pe drumul cel bun. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.

Ce este o structură de defalcare a costurilor?

Pentru a efectua o analiză de defalcare a costurilor, aveți nevoie de o structură de defalcare a costurilor (CBS), care este o hartă ierarhică a costurilor din proiectul dvs. Structura de defalcare a costurilor funcționează dintr-o structură de defalcare a lucrărilor (WBS), care este, de asemenea, o diagramă ierarhică, dar mapează livrabilele și sarcinile proiectului, determinând costurile acelor livrabile și sarcini.

O structură de defalcare a costurilor este un instrument vital în gestionarea aspectelor financiare ale unui proiect și ajută nu numai la crearea unei estimări de proiect, ci și la crearea unor controale măsurabile ale costurilor. Managerii de proiect folosesc acest instrument pentru a-i ajuta să gestioneze ciclul de viață al proiectului, în special elementele financiare.

În mod ciudat, structurile de defalcare a costurilor nu sunt adesea incluse în managementul și programarea proiectelor, în timp ce WBS este o parte fundamentală a programării proiectului. Dar cele două sunt complementare și ar trebui utilizate împreună pentru a identifica toate livrabilele și costurile proiectului. Utilizarea unui CBS permite managerilor de proiect să urmărească comenzile de modificare, revizuirile și transferurile, situațiile neprevăzute, variațiile și multe altele.

Ce costuri ar putea fi incluse într-o structură de defalcare a costurilor?

În general, există patru tipuri de costuri esențiale pentru crearea unei structuri detaliate de defalcare a costurilor: forță de muncă, materiale, echipamente și costuri generale. Să explorăm fiecare și de ce sunt importante pentru CBS.

Costurile forței de muncă

Costurile cu forța de muncă sunt banii cheltuiți pe oamenii care vor executa proiectul. Acestea sunt costuri directe prin faptul că sunt costuri care pot fi direct legate de producția unui produs sau serviciu. Costurile cu forța de muncă sunt împărțite în categorii precum servicii sau producție. O rată este apoi atribuită fiecărei categorii de muncă, precum și orelor lucrate. Costurile cu forța de muncă sunt ușor de identificat și, prin urmare, reprezintă primul obiectiv al reducerii costurilor.

Costuri materiale

Orice materiale care sunt cumpărate de companie se încadrează în costurile materiale. Câteva exemple de costuri materiale includ materiile prime, piesele și componentele și consumabilele de fabricație. Dar nu numai articolele tangibile se încadrează în costurile materiale; sunt incluse și cheltuielile pentru asigurare și transport. În contabilitate, separați costurile materiale directe de cele indirecte, gândindu-vă la materialele directe ca având un singur obiectiv de cost, în timp ce materialele indirecte au mai multe obiective de cost.

Costurile echipamentelor

În timp ce unele costuri de echipamente împletesc cu costurile materialelor, este mai bine să le separați ca element rând distinct pe măsură ce lucrați la structura de defalcare a costurilor. Da, piesele și componentele sunt considerate costuri materiale, dar echipamentul real pe care îl utilizați se încadrează în această categorie de cost. Dacă preferați, puteți scoate piesele și componentele care sunt direct legate de echipament și le puteți enumera aici, lăsând piesele și componentele utilizate în fabricarea produselor dvs. sub materiale.

Costuri neestimate

Costurile generale sunt considerate costuri ascunse, deoarece sunt cheltuieli continue care nu sunt alocate direct unui anumit cost. Deși s-ar putea să nu contribuie la profituri, ele fac parte din activitățile mai mari ale proiectului. Costurile generale sunt acele costuri care fac parte din gestionarea afacerii sau organizației, cum ar fi spațiul de birouri, utilitățile, beneficiile, taxele și așa mai departe.

Structura de defalcare a costurilor vs. Structura de defalcare a muncii

Am atins deja diferența dintre o structură de defalcare a costurilor și o structură de defalcare a muncii, dar este o distincție importantă care necesită mai multe detalii. În mod clar, structura de defalcare a costurilor reprezintă costurile tuturor părților structurii de defalcare a lucrărilor.

Structura de defalcare a lucrărilor definește rezultatele proiectului și, astfel, descompune munca care trebuie finalizată de echipa de proiect. Structura de defalcare a muncii este realizată de echipa de proiect, dar structura de defalcare a costurilor este de competența departamentului financiar sau comercial al unei organizații.

Structura de defalcare a costurilor și structura de defalcare a lucrărilor sunt utilizate împreună, după cum s-a menționat, dar structura de defalcare a activității este specifică proiectului și o structură de defalcare a costurilor poate fi utilizată într-un portofoliu de proiecte.

Structura de defalcare a costurilor vs. Structura de defalcare a resurselor

Am explicat o structură de defalcare a costurilor, dar cum se compară cu o structură de defalcare a resurselor (RBS)? În primul rând, o structură de defalcare a resurselor este o listă de resurse, nu costuri. Acesta identifică toate resursele care vor fi necesare pentru executarea proiectului.

O structură de defalcare a resurselor definește fiecare resursă după funcția și tipurile sale. Aceasta include persoanele care vor executa proiectul. De fapt, resursele tind să fie orice costă bani într-un proiect.

Prin urmare, există o legătură comună între structura de defalcare a costurilor și structura de defalcare a resurselor, prin faptul că RBS colectează resurse precum oameni (forța de muncă), instrumente de management (echipamente), materiale și multe altele.

Cum să faci o structură de defalcare a costurilor

Ar trebui să fie clar că o structură de defalcare a costurilor este o parte importantă a procesului de planificare și planificare a proiectului. Lucrarea nu este prea dificilă și o faci deja cu alte structuri de defalcare care fac parte din tehnicile normale de management de proiect. Urmați acești pași pentru a realiza o structură de defalcare a costurilor.

1. Creați o structură de defalcare a muncii (WBS)

După cum sa menționat, structura de defalcare a lucrărilor face parte din crearea unei structuri de defalcare a costurilor. Probabil că faceți deja unul pentru a vă identifica livrabilele și sarcinile care sunt necesare pentru a le îndeplini. Utilizați structura de defalcare a lucrării pentru a vedea întregul proiect pe o singură diagramă. Tot ce trebuie să faceți este subliniat, așa că determinați care dintre acele piese vor contribui la costul proiectului.

Înrudit: șablon gratuit de structură de defalcare a muncii pentru Excel

2. Identificați costurile pentru fiecare sarcină de proiect

Odată ce ați schițat activitățile proiectului, trebuie să estimați cât vor costa acestea. Puteți împărți aceste costuri în forță de muncă sau costuri directe, precum și în materiale, echipamente, cheltuieli generale etc. Pentru a obține cea mai precisă estimare posibilă, veți dori să utilizați tehnici de estimare a costurilor. Odată ce ați estimat cu exactitate costurile tuturor acestor articole, atunci veți avea costul final pentru proiectul dvs.

3. Definiți o marjă de contingență

Indiferent cât de atent ai fi, estimările sunt doar atât, estimări. Trebuie să construiți o pernă dacă estimările dvs. sunt necorespunzătoare și să luați în considerare modificările care ar putea afecta costurile proiectului. Asta se numește marjă de urgență. Luați în considerare cheltuielile generale, costurile directe și indirecte și costurile administrative și oferiți suficient spațiu de operare pentru a finaliza proiectul fără a vă afecta negativ bugetul.

Exemplu de structură de defalcare a costurilor

Să ne uităm la o structură de defalcare a costurilor mai concretă, aplicând-o la un exemplu. Să presupunem că facem o casă pentru câini pentru un prieten care a spus că ne va plăti pentru muncă. Primul lucru pe care ar trebui să-l facem este să creăm o structură de defalcare a lucrării cu casa pentru câini terminată deasupra și asamblarea cherestea, utilizarea cuielor, ciocanelor, adezivului și a altor materiale.

Odată ce avem acele articole listate, putem începe să estimam costurile. Ne gândim că lemnul costă 20 de dolari, cuiele și lipiciul alți 5 dolari și echipamentul pe care îl avem, așa că va fi pliat în munca noastră. Ar trebui să ne ia două ore de la obținerea materialelor pentru a finaliza proiectul. Forța noastră este de 25 de dolari pe oră. Vom adăuga 5 USD în plus pentru marja noastră de urgență. Asta ne oferă un total de 80 USD, plus un profit de 20 USD pentru un total mare de 100 USD.

ProjectManager ajută la urmărirea costurilor

Desigur, proiectele tale vor fi mult diferite și mai complicate decât exemplul de defalcare a costurilor de mai sus. De aceea ai nevoie de software de management de proiect. ProjectManager este un software de management de proiect premiat care vă ajută să gestionați și să urmăriți costurile proiectului în timp real. Diagramele noastre robuste Gantt vă ajută să vă planificați și să programați resursele cu o structură de defalcare a activității care se ajustează automat pe măsură ce creați sarcini și sarcini rezumate.

Obțineți o imagine de nivel înalt a costurilor proiectului

Odată ce ați făcut toată munca cu o structură de defalcare a costurilor, doriți să vă asigurați că aceste costuri se lipesc de plan. Singura modalitate de a face acest lucru este prin monitorizarea și controlul proiectului dvs. Puteți comuta oricând la tabloul de bord în timp real pentru a obține o vedere la nivel înalt a progresului și performanței proiectului. Software-ul nostru colectează datele automat și afișează valori precum costul, volumul de muncă și multe altele în grafice și diagrame ușor de citit. Spre deosebire de software-ul ușor, nu există o configurare care necesită timp. Este gata când ai nevoie.

Generați rapoarte personalizabile pentru mai multe detalii

Când aveți nevoie de mai multe informații decât puteți obține din tabloul de bord live, utilizați funcțiile noastre de raportare. Puteți crea un raport cu o apăsare a tastei privind starea proiectului sau starea portofoliului dacă gestionați mai multe proiecte. Există, de asemenea, rapoarte despre foile de pontaj, sarcini și multe altele. Toate rapoartele pot fi filtrate pentru a afișa numai datele pe care doriți să le vedeți. Apoi, acestea pot fi partajate cu ușurință într-o varietate de formate cu părțile interesate pentru a le menține la curent.

Mai mult decât doar monitorizarea costurilor, le puteți gestiona și pe acestea. Software-ul nostru vă oferă funcții de gestionare a sarcinilor, de gestionare a resurselor și de gestionare a riscurilor care vă ajută să vă controlați costurile pentru a livra un proiect de succes.

ProjectManager este un software online de gestionare a proiectelor care permite echipelor să planifice, să gestioneze și să urmărească proiectele în timp real. Instrumentele noastre de urmărire a resurselor și a costurilor vă fac mai ușor să vă respectați bugetul și să livrați un proiect la timp. Alăturați-vă echipelor de la companii atât de diverse precum Avis, Nestle și Siemens, care folosesc software-ul nostru pentru a avea succes. Începeți acum cu ProjectManager gratuit.