Estimarea costurilor în managementul proiectelor: Cum să estimați costurile proiectului

O bună estimare a costurilor este esențială pentru succesul managementului de proiect. Multe costuri pot apărea pe parcursul ciclului de viață al managementului de proiect, iar o metodă exactă de estimare a costurilor poate fi diferența dintre un plan de succes și unul eșuat. Cu toate acestea, estimarea costurilor este mai ușor de spus decât de făcut. Proiectele aduc riscuri, iar riscurile aduc costuri neașteptate și probleme de management al costurilor.

Estimarea costurilor este procesul care ia în considerare costurile directe, costurile indirecte și alți factori și calculează un buget care îndeplinește angajamentul financiar necesar unui proiect de succes. Tehnicile de estimare a costurilor proiectului se aplică oricărui proiect, de la construirea unei punți până la dezvoltarea acelei noi aplicații ucigașe. Totul costă bani, așa că, cu cât ești mai clar cu privire la suma necesară, cu atât este mai probabil să-ți atingi obiectivul.

Estimarea costurilor este simplificată cu ajutorul unui software de management de proiect precum ProjectManager. Adăugați bugete de proiect, costuri planificate pentru sarcini specifice și includeți ratele de muncă pentru echipa dvs. Când vă construiți planul pe diagrama Gantt, costurile estimate ale proiectului vor fi calculate automat. În plus, pe măsură ce proiectul se desfășoară, vă puteți urmări costurile în timp real pe tabloul de bord automatizat. Încercați-l gratuit astăzi.

Ce este estimarea costurilor?

În managementul proiectelor, estimarea costurilor este însumarea elementelor individuale de cost, folosind metode de estimare consacrate și date valide, pentru a estima costurile viitoare ale unui proiect, pe baza celor cunoscute astăzi.

Acesta definește în continuare caracteristicile de bază ale estimărilor de costuri credibile, cum ar fi:

• Identificarea clară a sarcinilor
• Participare largă la pregătirea estimărilor
• Disponibilitatea datelor valide
• Structuri standardizate pentru deviz
• Prevederi pentru incertitudinile programului
• Recunoașterea inflației
• Costuri excluse
• Evaluări independente ale estimărilor
• Revizuirea estimărilor pentru modificări semnificative ale programului

De ce este importantă estimarea costurilor?

Estimarea costurilor și managementul costurilor sunt o parte esențială a managementului de proiect. Managerul de proiect este responsabil pentru realizarea unui buget de proiect cel mai precis posibil, folosind o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) și tehnici de estimare a costurilor pentru a vizualiza domeniul de aplicare al proiectului și apoi a atribui costuri fiecărei sarcini de proiect. Cunoașterea domeniului de aplicare al proiectului va ajuta nu numai în faza de planificare, ci pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului, în special în timpul executării, monitorizării și controlului unui proiect.

Având un proces de estimare a costurilor este modul în care managerii de proiect sunt capabili să atingă scopurile și obiectivele proiectului stabilite de directori și părțile interesate de proiect. Bugetul proiectului va colecta costuri indirecte și costuri directe, deoarece estimează costul total al livrării proiectului la timp și îndeplinirea așteptărilor de calitate. Aceasta înseamnă că orice veți avea nevoie pentru ca proiectul să aibă succes va fi gândit în timpul procesului de estimare a costurilor.

Tehnici de estimare a costurilor

Toți acești factori influențează estimarea costurilor proiectului, ceea ce face dificilă elaborarea unor estimări precise. Din fericire, există tehnici de estimare a costurilor care pot ajuta la dezvoltarea unei estimări mai precise a costurilor.

1. Estimare analogă

Căutați ajutorul experților care au experiență în proiecte similare sau folosiți propriile date istorice. Dacă aveți acces la date istorice relevante, încercați o estimare analogă, care poate arăta precedente care vă ajută să definiți care vor fi costurile viitoare în primele etape ale proiectului.

2. Estimarea parametrică

Există modelare statistică sau estimare parametrică, care utilizează, de asemenea, date istorice ale factorilor cheie de cost și apoi calculează care ar fi acele costuri dacă durata sau alta a proiectului este modificată.

3. Estimarea de jos în sus

O abordare mai granulară este estimarea de jos în sus, care utilizează estimări ale sarcinilor individuale și apoi le adună pentru a determina costul total al proiectului. Această metodă de estimare a costurilor este chiar mai detaliată decât estimarea parametrică și este utilizată în proiecte complexe cu o mulțime de variabile, cum ar fi proiectele de dezvoltare de software sau de construcții.

4. Estimare în trei puncte

O altă abordare este estimarea în trei puncte, care vine cu trei scenarii: intervale cel mai probabil, optimiste și pesimiste. Acestea sunt apoi puse într-o ecuație pentru a dezvolta o estimare.

5. Analiza Rezervelor

Analiza rezervelor determină cât de multă rezervă trebuie alocată. Această abordare încearcă să combată incertitudinea.

6. Costul calității

Costul calității folosește banii cheltuiți în timpul proiectului pentru a evita eșecurile și banii aplicați după proiect pentru a rezolva eșecurile. Acest lucru vă poate ajuta să vă ajustați estimarea costurilor generale ale proiectului. Și compararea ofertelor de la furnizori poate ajuta, de asemenea, la determinarea costurilor.

7. Instrumente dinamice

Ori de câte ori estimați costurile, este util să utilizați un software online pentru a colecta toate informațiile despre proiect. Software de management de proiect care poate fi folosit în congres cu multe dintre aceste tehnici pentru a facilita procesul. Utilizați software online pentru a vă defini echipele de proiect, sarcinile și obiectivele. Gestionați-vă chiar și furnizorii și urmăriți costurile pe măsură ce proiectul se desfășoară. Vă vom arăta cum.

Cum să estimați costurile în 10 pași

Guvernul SUA a identificat un proces în 12 pași care are ca rezultat estimări de costuri fiabile și valide pentru managementul proiectelor. Acești doisprezece pași sunt subliniați mai jos.

1. Definiți scopul estimării costurilor

Determinați scopul estimării costurilor, nivelul de detaliu necesar, cine primește estimarea și sfera generală a devizului.

2. Elaborați un plan de estimare

Formați o echipă de estimare a costurilor și descrieți tehnicile de estimare ale acestora. Elaborați o cronologie și determinați cine va face estimarea independentă a costurilor. În cele din urmă, creați programul echipei.

3. Definiți caracteristicile

Creați o descriere de bază a scopului, a sistemului și a caracteristicilor de performanță. Aceasta include orice implicații tehnologice, configurații de sistem, programe, strategii și relații cu sistemele existente. Nu uitați de asistență, securitate, elemente de risc, testare și producție, implementare și întreținere și orice sisteme vechi similare.

4. Determinați tehnicile de estimare a costurilor

Definiți o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) și alegeți o metodă de estimare care este cea mai potrivită pentru fiecare element din WBS. Verificarea încrucișată a șoferilor de cost și program; apoi creați o listă de verificare.

5. Identificați regula, ipotezele și obțineți date

Definiți în mod clar ceea ce este inclus și exclus din estimare și identificați ipoteze specifice.

6. Dezvoltați estimarea punctuală

Dezvoltați un model de cost prin estimarea fiecărui element WBS.

7. Efectuați o analiză de sensibilitate

Testați sensibilitatea costurilor la modificările în estimarea valorilor de intrare și a ipotezelor cheie și determinați factorii cheie de cost.

8. Efectuați o analiză de risc și incertitudine

Determinați costul, programul și riscurile tehnice inerente fiecărui element din WBS și cum să le gestionați.

9. Documentați estimarea și prezentați-le conducerii

Aveți documentație pentru fiecare pas din procesul de estimare a costurilor, pentru a menține toată lumea pe aceeași pagină cu estimarea costurilor. Apoi, puteți informa părțile interesate ale proiectului despre estimările costurilor pentru a obține aprobarea acestora.

10. Actualizați estimarea costurilor

Orice modificare a estimării costurilor trebuie actualizată și raportată. De asemenea, efectuați o autopsie în care puteți documenta lecțiile învățate.

Șablon gratuit de estimare a costurilor

ProjectManager are șabloane gratuite pentru fiecare aspect al gestionării unui proiect, inclusiv un șablon gratuit de estimare a costurilor pentru Excel. Poate fi folosit pentru orice proiect prin simpla înlocuire a elementelor din coloana de descriere cu acele elemente care sunt relevante pentru proiectul dvs.

Acest șablon gratuit de estimare a costurilor conține toate câmpurile pe care trebuie să le completați atunci când estimați costurile proiectului. De exemplu, există coloana de descriere, urmată de coloana vânzător sau subcontractant și apoi există coloane pentru a capta costurile cu forța de muncă și cu materiile prime. Acestea pot fi adăugate împreună pe rând și apoi un cost total al proiectului poate fi calculat de șablon.

Desigur, un șablon de estimare a costurilor este un document static. Este util în ceea ce privește colectarea tuturor costurilor proiectului și apoi chiar urmărirea lor pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Cu toate acestea, toate aceste date trebuie adăugate manual, ceea ce necesită timp și efort - două lucruri pe care nu le aveți din abundență atunci când gestionați un proiect. Odată ce sunteți gata să simplificați procesul de estimare a costurilor, veți descoperi că există multe soluții software de management de proiect care pot construi bugete și le pot urmări în timp real pentru a vă împiedica să cheltuiți excesiv.

Exemplu de estimare a costurilor proiectului

Să luăm un moment pentru a crea un proiect ipotetic și să parcurgem un exemplu general de estimare a costurilor pentru a vedea cum funcționează acest proces. Estimarea costurilor de construcție este simplă, așa că vom folosi un exemplu de estimare a construcției. Acest proiect de construcție se va concentra pe cerințele generale pentru estimarea costurilor în managementul proiectelor.

În primul rând, veți dori să aveți o listă care să descrie diferitele elemente necesare pentru a vă construi proiectul de construcție. Adunați toate documentele dvs. de management al proiectelor de construcții, cum ar fi planuri, proiecte și specificații, planuri și autorizații pentru a afla date despre costuri. În documentele dvs., veți găsi costuri administrative, costuri de finanțare, taxe letale, taxe de inginerie, asigurări și alte elemente de cost.

Acum este timpul să utilizați o structură de defalcare a lucrărilor (WBS) pentru a identifica toate activitățile din proiectul dvs. de construcție. Identificați costurile cu forța de muncă, costurile directe și costurile indirecte asociate cu fiecare activitate din programul dvs. de proiect. Există diferite tehnici de estimare a costurilor, cum ar fi estimarea de jos în sus, care permit antreprenorilor să estimeze costurile pentru fiecare activitate de construcție pentru a crea propuneri precise pentru procesul de licitație pentru construcție.

Aceste costuri sunt apoi adăugate împreună pentru un total de linie. Toate aceste totaluri ale liniilor sunt apoi adăugate și aveți costul total al proiectului. A avea un șablon de estimare a costurilor este un instrument bun pentru a colecta și urmări aceste informații.

Cum poate ajuta ProjectManager la estimarea costurilor

ProjectManager este un software de management de proiect care are caracteristici pentru a ajuta la crearea unei estimări mai precise a costurilor proiectului. Diagrama noastră Gantt online poate fi folosită pentru a vă ajuta să urmăriți costurile și cheltuielile pentru proiecte și sarcini.

Estimați costurile sarcinilor specifice

La estimarea sarcinilor individuale, costurile pot fi, de asemenea, colectate și urmărite pe diagrama Gantt online. Aici puteți adăuga o coloană pentru costurile estimate, costul de referință și costurile reale pentru a vă ajuta să mențineți proiectul la buget odată ce a fost executat.

Diagrama noastră Gantt online nu poate urmări doar sarcinile, dar o puteți configura pentru a urmări materialele și costurile fixe asociate cu fiecare sarcină de proiect și pentru a monitoriza diferența dintre buget și costurile reale, așa cum puteți cu fiecare sarcină. Toate aceste date sunt colectate pe o singură pagină.

Începeți prin a crea un proiect și apoi accesați vizualizarea Gantt din ProjectManager. Dacă aveți deja date, le puteți importa făcând clic pe butonul de import din partea dreaptă sus a paginii. Sau puteți utiliza această diagramă Gantt online pentru a colecta datele. Poate fi partajat cu ușurință membrilor echipei și părților interesate atunci când sunteți gata să primiți contribuții sau aprobare.

Estimarea costului resurselor

Funcția de gestionare a resurselor de pe ProjectManager este un alt instrument care vă poate ajuta să obțineți o estimare mai precisă a costurilor proiectului. Oferă o modalitate de a vă analiza costurile prin volumul de lucru din sarcini și proiecte.

Atunci când planificați un proiect cu instrumentul nostru de gestionare a resurselor, puteți lua în considerare programul angajaților, închirierea echipamentelor, vacanțele și spațiul de birou, printre alți factori care vor avea un impact asupra bugetului dumneavoastră. Distribuirea resurselor proiectului este o modalitate de a echilibra un buget.

Creați un plan de resurse programând datele pentru resursele planificate, cât timp veți avea nevoie de ele și persoanele care vor fi implicate. Aceasta include orice echipament sau închiriere de site. De asemenea, împărțiți-l în cantitatea de resurse necesare pentru fiecare activitate în fiecare zi. Apoi creați un program cu resurse detaliate, inclusiv durata și costurile estimate.

Când estimați costurile unui proiect, doriți să aveți cele mai bune instrumente care să vă ajute să calculați un buget mai precis. ProjectManager este un software de management al proiectelor bazat pe cloud, cu diagrame Gantt online și funcții de gestionare a resurselor care vă oferă controlul asupra costurilor proiectului. Vedeți cum ProjectManager vă poate ajuta cu estimarea costurilor proiectului, luând astăzi această probă gratuită de 30 de zile.