Cum să faci un plan de management al costurilor

Știi cum merge treaba – ai mai rămas cu câteva luni de la un termen limită, iar echipa ta nu este nici pe departe să finalizeze proiectul. Rămâneți rapid fără buget și timp și începeți să vă stresați. Ar trebui să le spuneți părților interesate sau să așteptați puțin mai mult?

Ei bine, cel puțin nu ești singur, deoarece această situație se întâmplă cu mai mult de 45 la sută din toate proiectele IT la scară largă. Pentru mulți, acest lucru vine atât ca un detriment pentru calendarul unui proiect, cât și pentru produsul final, cu 56 la sută din proiecte oferind o valoare mai mică decât se anticipase. Da. Cum poți împiedica acest lucru să se întâmple? Un plan de management al costurilor poate ajuta.

Ce este un plan de management al costurilor?

Un plan de management al costurilor este o metodă de strategie de planificare și execuție a bugetului unui proiect. Desigur, acest lucru se face pentru a vă finaliza proiectul la timp și la buget. Cu toate acestea, fără un plan adecvat de gestionare a costurilor, ambele lucruri se vor zgudui – vă va costa enorm pe dumneavoastră și pe organizația dumneavoastră.

În plus, succesul proiectului depinde de managementul costurilor, deoarece costul este principalul factor determinant pentru succesul sau eșecul întreprinderii în ansamblu.

Deoarece un plan de management al costurilor este atât de important, trebuie să utilizați software de management de proiect pentru a vă urmări costurile. ProjectManager este un software de lucru și proiect bazat pe cloud, care vă poate urmări costurile proiectului în timp real. Construiește-ți planul pe diagrama Gantt premiată, apoi urmărește-l cu un tablou de bord live care nu necesită configurare. Veți ști întotdeauna dacă îndepliniți planul de management al costurilor cu ProjectManager, așa că începeți astăzi gratuit!

Cum se creează un plan de management al costurilor

Managementul costurilor este uneori cunoscut și sub numele de sub-sarcini mai specifice, cum ar fi managementul cheltuielilor, transparența costurilor și contabilitatea costurilor. Este de obicei alcătuit din patru pași: planificarea resurselor, estimarea costurilor, bugetarea și controlul costurilor. Este foarte recomandat să utilizați un software de planificare a proiectelor pentru a vă ajuta în procesul de creare a unui plan de management al costurilor, deoarece vor fi multe sarcini, costuri și resurse de urmărit.

1. Planificarea resurselor

Începând cu planul de resurse, managerii de proiect vor folosi în mod obișnuit o structură de defalcare a activității pentru a arăta proiectul și rezultatele sale într-o ierarhie de la cel mai important la cel mai mic. Această piesă îi ajută pe managerii de proiect să înțeleagă unde se va direcționa cea mai mare parte a costurilor și care componente ale proiectului vor necesita cele mai puține cheltuieli.

2. Estimarea costurilor

A doua etapă, estimarea costurilor, este un proces care este iterativ, ceea ce înseamnă că este conceput să se schimbe pe măsură ce proiectul se schimbă. Această etapă utilizează multe tehnici de estimare diferite care sunt determinate de obiective conceptuale, cunoștințe istorice, judecată experților, tehnici determinante sau o bază componentă cu componentă.

Înrudit: șablon gratuit de estimare a costurilor

Din punct de vedere istoric, tehnicile determinante s-au dovedit a fi cele mai precise. Cu toate acestea, acest proces are sens să fie utilizat numai după ce fiecare detaliu al proiectului a fost stabilit, inclusiv domeniul de aplicare și livrabile. Pentru proiectele cărora le lipsește tipărirea fine, tehnicile de estimare a costurilor mai puțin precise vor fi încă valoroase în această etapă.

3. Bugetarea

Acum, faza de estimare a costurilor s-ar fi putut simți ca și cum v-ați planificat deja bugetul, dar de fapt tocmai ați creat planurile pentru bugetul dvs. Bugetul proiectului dumneavoastră va fi puțin mai precis prin această măsură și va permite proiectului să reușească cu adevărat.

Bugetele sunt formate și aprobate după faza de estimare și sunt de obicei eliberate pentru proiect într-o serie de faze, în funcție de progresul proiectului. Acest lucru va ajuta proiectul să-și atingă reperele în cadrul fiecărei etape bugetare, mai degrabă decât să încerce să se potrivească cu bugetul general al proiectului.

4. Controlul costurilor

Controlul costurilor este simplu - veți măsura performanța în valoare a proiectului dvs. în raport cu costul total și calendarul dvs. Acest lucru va ajuta la furnizarea unui punct de referință pe tot parcursul procesului de proiect.

În primul rând, cerințele dumneavoastră sunt stabilite cu mult înainte, în timpul fazei de planificare a proiectului. Apoi, ele sunt utilizate ca metodă de a contesta motivele modificărilor costurilor. Acest lucru va ajuta la corectarea cursului în cazul în care o creștere a costurilor în afara limitei bugetare și va împiedica proiectul să scape de sub control.

În cele din urmă, planul de management al costurilor vă va ajuta atât să planificați costul proiectului, cât și să gestionați costul proiectului pe parcursul ciclului de viață al proiectului. Pe măsură ce proiectul dvs. este în desfășurare, cheltuielile proiectului dvs. vor fi documentate în detaliu pe tot parcursul proiectului, astfel încât proiectul dvs. să poată rămâne în limita bugetului.

Termeni și formule ale planului de management al costurilor, definiți

În elaborarea planului dvs. de management al costurilor, va trebui să faceți o mulțime de calcule diferite, să exersați multe formule și să verificați de trei ori matematica când ați terminat. Dar acestea fiind spuse, aceste acțiuni poartă multe nume specifice. Să le definim.

• Structura de defalcare a lucrărilor: similară ca stil cu metoda cascadă sau cu o simplă diagramă de flux ierarhică, aceasta este un aspect orientat spre produs a muncii, sarcinilor și activităților care trebuie efectuate de membrii echipei.
• Linia de bază a costurilor: aceasta este creată prin estimarea costurilor dumneavoastră în raport cu perioada generală de timp în care se va desfășura proiectul dumneavoastră. Linia de bază a costurilor este în cele din urmă ceea ce veți utiliza pentru a vă compara performanța, de obicei ilustrată pe o curbă în S.
• Pragul de control: la fel cum vă setați valoarea de bază, pragul de cost este cea mai mare sau cea mai mică cheltuială pe care proiectul dvs. este permis. Orice lucru de mai sus sau de mai jos este considerat inacceptabil în ceea ce privește gestionarea costurilor.
• Nivel de precizie: această unitate de măsură va arăta cât de abrupte vor fi rotunjite în sus sau în jos estimările dvs. de cost. Nivelul dvs. de precizie va fi definit în plus de domeniul de aplicare și dimensiunea totală a proiectului dumneavoastră.
• Măsurarea valorii câștigate: Ecuația valorii câștigate îi ajută pe managerii de proiect să măsoare mai bine cantitatea de muncă care a fost deja efectuată pentru proiectul respectiv, cât mai precis posibil.
• Estimare în trei puncte: folosind această formulă, veți obține trei cifre. Prima ar fi cea mai bună estimare (BG) cu privire la cantitatea de muncă pe care ar trebui să o ia o activitate dacă ar fi efectuată de 100 de ori. A doua ar fi estimarea dvs. pesimistă (P) , care este cât de mult ar dura proiectul și cât ar costa dacă s-ar produce toate riscurile negative. Și a treia este estimarea optimistă (O) dacă toate riscurile pozitive au avut loc.
• Estimare de jos în sus: Această formulă implică utilizarea estimărilor mai mici ale proiectului dvs. și apoi agregarea acestora într-o sumă totală pentru a determina estimarea costului total al proiectului.
• Estimare analogă: această estimare este calculată comparând toate estimările de costuri ale proiectelor anterioare și măsurându-le în raport cu timpul și costul proiectului actual. Acest lucru se face de obicei atunci când sunt disponibile puține detalii ale proiectului.
• Estimare parametrică: această estimare este calculată prin legarea unui cost pentru fiecare sarcină și maparea costului respectiv cu cronologia proiectelor. Oricât de multe sarcini există vă vor ajuta să găsiți estimarea costului total. Acest lucru se poate face în ProjectManager utilizând diagrama Gantt online. Aici, puteți atribui un cost fiecărei sarcini, iar pe măsură ce proiectul este finalizat, costul total este calculat automat și comparat cu bugetul.

Cum să urmăriți rezultatele pentru planul dvs. de management al costurilor

Jumătate din planul dvs. de management al costurilor este, ei bine, gestionarea costurilor pe tot parcursul ciclului de viață al proiectului.

Când monitorizați costul proiectului dvs., utilizați valorile de referință, deoarece acestea vor fi cheia pentru a decoda dacă proiectul dvs. este pe drumul cel bun, în urmă sau peste buget. Din acest motiv, veți dori să puteți vedea progresul planificat față de progresul realizat pentru a vă asigura că sunteți încă pe drumul cel bun. Mulți oameni își folosesc fluxul de lucru de management al proiectelor (fie că este prin metodologia cascadă, diagramă Gantt sau instrument kanban) pentru a evalua această măsură.

3 lucruri de evitat atunci când faceți un plan de management al costurilor

A ști ce să nu faci este la fel de important ca și a ști ce să nu faci atunci când faci un plan de management al costurilor. Un plan de management al costurilor este complicat și pot fi făcute greșeli. Cu cât ești mai conștient de care sunt acești pași greșiți, cu atât vei fi mai puțin probabil să le faci. Iată câteva de care să fii atent.

1. Comunicare slabă cu părțile interesate: Rapoartele sunt principalul vehicul prin care managerii de proiect comunică părților interesate din proiect statistici vitale privind costurile. Părțile interesate au un interes personal în succesul proiectului și, prin urmare, sunt foarte interesați de modul în care acesta progresează.
2. Nu folosirea unei structuri de defalcare a lucrărilor: Necartografiarea fiecărui pas necesar pentru a ajunge la livrabilul final al proiectului dvs. va afecta bugetul dvs. și, în acest fel, planul dvs. de management al costurilor.
3. Folosind numai foi de calcul: foile de calcul sunt puternice și fac atât de bine. Dar nu sunt ceea ce doriți pentru a gestiona un plan de management al costurilor. Este ușor să faci greșeli la introducerea datelor, acestea pot deveni rapid prea complexe și există capacități vizuale și de raportare limitate.

Șabloane gratuite pentru a ajuta la planificarea managementului costurilor

Este mai productiv să vă gestionați planul de management al costurilor cu un software de management de proiect, dar dacă nu sunteți pregătit să investiți în instrumente digitale, există șabloane care pot acționa ca o soluție. ProjectManager are zeci de șabloane gratuite, dintre care multe sunt excelente pentru gestionarea costurilor. Am selectat trei dintre cele mai bune șabloane gratuite legate de planificarea managementului costurilor pentru a le descărca mai jos.

Șablon de buget de proiect

Un plan de management al costurilor începe cu un buget de proiect care prevede toate costurile asociate cu proiectul dvs. și vă ajută să monitorizați aceste costuri pe măsură ce executați proiectul. Șablonul nostru gratuit de buget de proiect pentru Excel vă ghidează prin procesul bugetar, de la capturarea costurilor cu forța de muncă și materialele la alte elemente rând, cum ar fi călătoriile, echipamentele și articolele fixe. Există chiar și un loc pentru a urmări costurile bugetare planificate față de cele reale.

Șablon de tablou de bord al proiectului

Urmărirea planului de management al costurilor pe măsură ce implementați este modul în care vă respectați acel plan. În timp ce software-ul în timp real este mai precis și implică mai puțină muncă, puteți introduce date în șablonul nostru gratuit de tablou de bord pentru proiect pentru Excel și puteți vedea cum sunt costurile dvs. cu grafice și diagrame ușor de citit. În acest fel, puteți înțelege când costurile depășesc costurile planificate și puteți ajusta în consecință pentru a rămâne în limitele bugetului dvs.

Șablon de plan de acțiune

Pentru a vă executa planul de management al costurilor, va trebui să aveți un set de sarcini atribuite membrilor echipei. Șablonul nostru gratuit de plan de acțiune pentru Excel prezintă acești pași pentru a vă transforma strategia în realitate. Veți găsi spațiu pentru a vă enumera sarcinile și în ce fază a proiectului le veți executa, prioritatea acestora, cine este alocat, durata, termenele de începere și scadență, resursele necesare și chiar stadiul lucrării în curs.

Cum ajută Managerul de proiect cu planurile de management al costurilor

Indiferent dacă următorul dvs. proiect este mare sau mic, va trebui să vă asigurați că estimarea costurilor este cât mai exactă posibil și ușor de gestionat pe termen lung.

Cu ProjectManager, veți avea puterea de a personaliza raportarea proiectului pentru a obține doar datele de care aveți nevoie, plus veți putea vedea progresul real al proiectului privind membrii echipei și sarcinile acestora.

Și dacă utilizați tehnici determinante, date istorice, estimare analogă sau estimare în trei puncte pentru a evalua estimările costurilor proiectului, veți avea un instrument care vă poate conecta datele proiectului și calcula estimările pentru dvs. În plus, cu tablourile noastre de bord în timp real, veți putea obține o imagine vizuală asupra benchmark-urilor estimate ale proiectului dvs., astfel încât să puteți vedea dacă sunteți în avans sau în întârziere cu un clic pe un buton.

Estimarea costurilor și obținerea unei citiri precise înainte de lansarea proiectului este una dintre cele mai importante componente pentru a asigura succesul proiectului. De aceea, ProjectManager este dedicat să ofere echipelor software-ul de care au nevoie pentru a planifica estimări de costuri, a utiliza un plan de management și a colabora eficient, indiferent unde se află. Înscrieți-vă pentru o încercare gratuită de 30 de zile a ProjectManager astăzi.