Cum se creează un brief de proiect (exemplu inclus)

Proiectele nu se întâmplă doar. Există multă muncă înainte de a fi aprobate și, odată ce li s-a dat aprobarea, este nevoie de și mai multă planificare și programare! Cum comunicați aceste informații cu părțile interesate și cu echipa, astfel încât să înțeleagă proiectul?

Folosești un brief de proiect, un document important care subliniază despre ce este proiectul, pentru a face exact asta. Un brief de proiect vă permite să transmiteți obiectivele principale ale proiectului, astfel încât toată lumea să înțeleagă ce va face.

Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre ele și cum să vă faceți unul.

Ce este un brief de proiect?

Un brief de proiect comunică motivul și abordarea unui proiect și procesele care vor fi utilizate pentru a-l gestiona. Nu este la fel de detaliat ca un plan de proiect, deși este acolo sus ca importanță.

Părțile interesate și echipa de proiect au nevoie de o prezentare scurtă și concisă pentru a explica proiectul. Rezumatul proiectului este o modalitate de a furniza aceste informații într-un rezumat care va sublinia obiectivele proiectului, domeniul de aplicare al acestuia, principalele livrabile, reperele și calendarul.

Alocarea timpului pentru a crea un brief de proiect amănunțit ajută la reunirea tuturor pentru a îndeplini mai bine mandatul proiectului. De asemenea, va pregăti scena pentru un plan și un program de proiect mai bun. Cu cât rezumatul proiectului este mai bun, cu atât vei atinge mai bine scopurile și obiectivele proiectului.

Care este scopul unui brief de proiect?

Brief-ul proiectului face mai mult decât să încadreze proiectul – de asemenea, acționează ca un instrument eficient de comunicare. Un brief de proiect puternic îi ajută pe părțile interesate, echipe, designeri și pe oricine implicat în proiect să înțeleagă cerințele și scopul acestuia. Este un document cheie la inițierea unui proiect, prin aceea că îi aduce pe toți împreună pentru a servi unui scop comun.

Nu este o exagerare să spunem că brief-ul proiectului este cel mai important document pentru a conduce un proiect de succes. Aici definiți sfera proiectului și deschideți ușa unei conversații între toate părțile implicate în atingerea obiectivului cât mai eficient.

În termeni practici, brief-ul proiectului va clarifica care sunt obiectivele clientului dvs., cine este publicul țintă sau piața țintă pentru produs sau serviciu și chiar concurenții cheie în acel spațiu.

Cine creează un brief de proiect?

Deoarece este un document atât de fundamental în orice proiect, brief-ul proiectului este creat de managerul de proiect. Managerul de proiect este responsabil de crearea planului și programului de proiect, precum și de gestionarea resurselor, așa că este firesc să fie implicați în crearea brief-ului proiectului, deoarece acesta va ghida toate celelalte componente ale proiectului.

Cu toate acestea, un manager de proiect nu scoate din pălărie informațiile conținute în brief-ul proiectului. La fel ca producerea planului și a programului de proiect, există resurse pe care managerul de proiect le va atinge pentru a se asigura că documentul surprinde cu exactitate misiunea proiectului.

Primii și printre cei mai cheie oameni cu care vorbesc sunt, desigur, clienții și părțile interesate ale proiectului. Ei sunt cei pentru care proiectul există și își pot defini scopurile și obiectivele.

Odată ce viziunea este clară, managerii de proiect se pot referi la proiecte mai vechi pentru date istorice care pot ajuta la ghidarea direcției acestui nou proiect. O altă resursă sunt alți manageri de proiect care au condus proiecte similare și, bineînțeles, echipa, care este adunată pentru abilitățile și experiența lor.

În timp ce banii se opresc cu managerul de proiect, o mulțime de bucătari sunt în această bucătărie. Cu cât se fac mai multe cercetări și pregătiri înainte ca creionul să lovească hârtia, cu atât rezultatele sunt mai bune, ceea ce va da tonul întregului proiect care urmează.

Ce ar trebui să includă un brief de proiect?

Rezumatul proiectului este un pic un oximoron. Trebuie să descrie în detaliu întregul proiect, oferind în același timp doar un rezumat. Nu este atât de diferit de un rezumat executiv, prin faptul că acționează undeva între un elevator pitch și prezentarea generală a unei agende.

Deși briefele de proiect pot varia în format, majoritatea vor atinge aceste subiecte.

• Titlu
• Client (informații de contact, tip de afacere și bază de clienți)
• Definiția proiectului (fond, rezultate, domeniul de aplicare)
• Abordarea proiectului (procese și proceduri)
• Proiect obiectiv
• Detaliile proiectului (publicul țintă, obiective, cronologie, fază, revizuire etc.)

Exemplu scurt de proiect

Să aruncăm o privire la un brief de proiect și să vedem unul în care să adunăm toate aceste elemente pe o pagină. ProjectManager are o mulțime de șabloane gratuite pentru fiecare aspect al managementului de proiect, inclusiv un șablon de scurt proiect gratuit. Puteți vedea că totul este aranjat clar și curat. Numele proiectului este sus, la fel ca data la care a fost creat brief-ul proiectului, informații despre client și o prezentare generală a proiectului în sine.

Sunt descrise scopurile și obiectele, sunt date constrângeri și ipoteze și este detaliat domeniul de aplicare al proiectului. De asemenea, puteți adăuga publicul țintă și cine este autorizat să considere proiectul un succes și după ce criterii.

După aceea urmează mai multe detalii despre execuția proiectului, cum ar fi bugetul, calendarul, durata și etapele de referință.

Cum se creează un brief de proiect

Când scrii un brief de proiect trebuie să încorporezi fundalul, obiectivele proiectului și ceea ce va determina dacă acesta este un succes. Trebuie să existe o schiță a programului proiectului și a publicului țintă.

Cel mai simplu, un brief de proiect poate răspunde la aceste întrebări și își poate îndeplini scopul. Puteți enumera secțiunile ca marcatori pe un document de o pagină sau dacă este un link digital către documentația justificativă. Nu există o singură modalitate de a crea un brief de proiect, dar următorul este un ghid general despre cum să începeți:

rezumatul proiectului

Începeți prin a colecta informațiile de contact. Este un început bun și ușor. Notează clientul, contractul, un rezumat despre afacerea și baza de clienți. Având un fundal solid, va informa restul briefului dvs. de afaceri.

Obiectivele proiectului

Cunoscând care sunt obiectivele proiectului dumneavoastră, veți obține o mai bună înțelegere a proiectului în ansamblu. Uitați-vă la ce livrabile aveți, în special pe cel final. De asemenea, așa începeți să definiți cum arată un proiect de succes. Utilizați metoda SMART, ca fiind specific, măsurabil, realizabil, realist și limitat în timp.

Cronologia proiectului

Ați definit ce trebuie să livrați, acum trebuie să vă dați seama de intervalul de timp în care trebuie să faceți acele livrabile. Aceasta înseamnă să știi când vei începe și care este cronologia proiectului. Ceea ce întreprindeți aici este T în SMART, partea legată de timp. Pentru a rafina și mai mult programul, priviți reperele (date importante, cum ar fi când se termină o fază și începe alta).

Cine este publicul țintă?

Rezumatul proiectului este mai mult decât ceea ce faci și atunci când o faci, trebuie să subliniezi pentru cine o faci. Fără un public țintă, nu poți defini dacă proiectul tău este un succes sau nu. Puteți face totul la timp și în limita bugetului și, totuși, nu reușiți, deoarece nu ați îndeplinit așteptările de calitate ale publicului țintă. Aceasta înseamnă date demografice și alte profiluri pentru a vă asigura că satisfaceți nevoile publicului respectiv.

Leagă-l de părțile interesate și de echipă

În cele din urmă, doriți să legați toate piesele de părțile interesate și de echipă, care sunt publicul țintă pentru brief-ul proiectului. Asta înseamnă să-l faceți relevant pentru ei prin includerea resurselor pentru proiect, conturarea bugetului, chiar și a unui plan de comunicare și definirea rolurilor și responsabilităților. Cât mai mult vrei să adaugi depinde de tine, dar ar trebui să găsească un echilibru între ceea ce este important și ceea ce este și în buruieni. Amintiți-vă, nu doriți să vă ascundeți mesajul.

Lucruri de evitat atunci când elaborezi un brief de proiect

Există greșeli comune pe care oamenii le fac atunci când își elaborează brief-ul de proiect; haideți să aruncăm o privire rapidă la aceste greșeli de mai jos.

Mușcă mai mult decât poți mesteca

Fii atent la capcane precum definirea prea multor obiective. Rezumatul proiectului trebuie să fie, ei bine, scurt și prea multe obiective nu numai că îl vor face mai lung, ci și mai greu de înțeles.

Comunicare confuză

Claritatea este cheia unui proiect de succes. Dacă nu sunteți clar când vă definiți publicul țintă, atunci obiectivele proiectului vor fi oprite de la început. Chiar dacă obiectivul este doar puțin dezactivat, pe parcursul proiectului, efectul va fi cumulativ, iar livrabilul final va fi nerespectat.

Lipsa de precizie

Un alt lucru de evitat sunt generalizările. Scrierea bună este specifică, iar un brief de proiect bine scris împărtășește aceeași precizie. Evitați jargonul și orice umplutură fără sens. Spuneți ceea ce doriți sunt câteva cuvinte bine îndreptate care descriu ceea ce vorbiți, punându-l în centrul atenției.

Sunând-o

În sfârșit, nu fi leneș. Pune la treabă. Faceți toate cercetările, discutați cu toți cei de care aveți nevoie pentru a vă oferi un proiect puternic. Acesta este un document de bază care duce la planul proiectului, dar este și un instrument de comunicare. Dacă nu aveți un proiect clar, restul proiectului va avea de suferit.

Cum ProjectManager permite proiecte de succes

ProjectManager este un software de management de proiect premiat care transformă un brief într-un proiect de succes. Cu funcții care pot planifica, monitoriza și raporta progresul și performanța, veți avea nevoie de un singur software pentru a gestiona toate aspectele proiectului.

Toate sarcinile care duc la livrabile din descrierea proiectului trebuie să fie realizate în intervalul de timp și bugetul estimat. Pentru a controla toate aceste elemente, avem o vizualizare online a proiectului diagramă Gantt. Vă organizează sarcinile și subsarcinile, resursele și costurile.

Liste de sarcini pentru execuție ușoară

Acum aveți sarcinile stabilite, dar sarcinile au nevoie de oameni care să le execute și să vă ducă proiectul mai departe. Vă puteți direcționa echipa să folosească listele noastre de sarcini, care prezintă descrierile sarcinilor dvs. și fișierele atașate. Apoi, ei pot lucra împreună, comentând la nivel de sarcină cu alți membri ai echipei, care sunt notificați prin e-mail.

Urmăriți proiectele cu tablouri de bord automatizate

Puteți urmări progresul lor cu funcții excelente de monitorizare, cum ar fi un tablou de bord în timp real care afișează starea sarcinilor, costurile și alte vizualizări la nivel înalt ale proiectului. Software-ul nostru calculează actualizările sarcinilor și le afișează în diagrame și grafice cu coduri de culori, perfecte pentru a le împărtăși la întâlnirile părților interesate pentru a le ține la curent.

ProjectManager este un software bazat pe cloud care organizează sarcini, echipe și proiecte. Vă ajută să vă transformați rezumatul proiectului într-un plan de proiect, programând sarcini pe o diagramă Gantt și oferind echipelor panouri kanban pentru a-și vizualiza volumul de lucru. Tablourile de bord în timp real și raportarea cu un singur clic vă mențin pe drumul cel bun, iar părțile interesate sunt la curent. Vedeți singuri luând această perioadă de încercare gratuită de 30 de zile.